向時(shí)間管理要效益

呂曉鳳

摘要：時(shí)效性對(duì)于圖書(shū)出版而言非常重要和關(guān)鍵。圖書(shū)編輯應(yīng)學(xué)習(xí)時(shí)間管理的知識(shí)和方法，在工作中有意識(shí)地根據(jù)每個(gè)選題及作者的特點(diǎn)，合理分配及管理時(shí)間，量身定做每本圖書(shū)的編輯出版流程，以此來(lái)?yè)屨际袌?chǎng)先機(jī)，保證圖書(shū)出版價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：時(shí)間管理；出版生產(chǎn)流程；圖書(shū)出版計(jì)劃

由于當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速、日新月異，作為知識(shí)傳播載體的圖書(shū)也就具備了很強(qiáng)的時(shí)效性，出版時(shí)間稍晚一點(diǎn)就會(huì)丟失市場(chǎng)先機(jī)、最佳的市場(chǎng)效益及出版價(jià)值。因此，圖書(shū)編輯需要對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理，從而獲得最大的市場(chǎng)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益。

時(shí)間管理就是指對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效地計(jì)劃和控制，從而在有限的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益。時(shí)間具有四個(gè)顯著特征：不變性、不可存儲(chǔ)性、不可替代性和伸縮性。時(shí)間管理并不意味著要把所有事情都做完，而是要提高時(shí)間的利用率，以更有效地完成既定目標(biāo)。

然而，時(shí)間管理對(duì)于編輯而言也非易事。一本圖書(shū)的出版過(guò)程涉及多個(gè)環(huán)節(jié)、部門(mén)以及工作伙伴，在時(shí)間管理上存在很大的難度。因此圖書(shū)編輯更需要在時(shí)間管理上下大力氣，樹(shù)立正確的時(shí)間管理觀念，掌握先進(jìn)的時(shí)間管理方法，理順生產(chǎn)流程，提高工作效率，科學(xué)加快圖書(shū)的出版速度。

一、造成圖書(shū)編輯時(shí)間浪費(fèi)的因素

1編輯自身時(shí)間管理不合理

有些編輯自身的時(shí)間敏感度不高、時(shí)間觀念不強(qiáng)，沒(méi)有工作計(jì)劃和目標(biāo)，根本不知道自己一天的時(shí)間具體花在哪些事務(wù)上面了。有些編輯有計(jì)劃，但是時(shí)問(wèn)安排不合理，往往把時(shí)間花費(fèi)在不重要或者不該花費(fèi)時(shí)間的事情上，沒(méi)有重點(diǎn)，沒(méi)有條理。

2編輯對(duì)作者缺乏有效的時(shí)間管理

眾所周知，很多圖書(shū)作者都是名人、領(lǐng)導(dǎo)或者學(xué)科帶頭人，整日忙于學(xué)術(shù)會(huì)議、海外交流、行政工作和主管業(yè)務(wù)，只能在業(yè)余時(shí)間抽空寫(xiě)書(shū)，因此很難按時(shí)交稿，有些書(shū)稿甚至?xí)捎谧髡叩耐涎佣罱K流產(chǎn)。這是編輯最常遇到也是最難解決的問(wèn)題之一。

3出版流程時(shí)間管理不易掌控

出版流程中的編輯加工、校對(duì)、版式設(shè)計(jì)、排版、印刷、裝訂、發(fā)行等環(huán)節(jié)，又涉及文字編輯、校對(duì)、設(shè)計(jì)、排版、印刷、發(fā)行等多方人員的合作，因此在時(shí)間管理上也很難宏觀掌控。在出版旺季，編輯經(jīng)常會(huì)遇到由于大量書(shū)稿集中于同一時(shí)間出版而導(dǎo)致人手不足、無(wú)法按時(shí)出版及發(fā)行的情況。

二、編輯自身的時(shí)間管理

1全面考慮出版流程，合理制訂工作計(jì)劃

要想做好自身的時(shí)間管理，編輯需要明確工作目標(biāo)，做好工作計(jì)劃，合理安排工作日程。以大學(xué)出版社出版的專業(yè)圖書(shū)為例，一本學(xué)術(shù)專著完整的出版流程及可能出現(xiàn)的時(shí)間管理問(wèn)題如表1所述。一個(gè)完整的出版流程大致包括18個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)所需的具體時(shí)間要視具體情況而定。這就要求編輯根據(jù)每個(gè)選題及作者的特點(diǎn)，合理分配及管理時(shí)間，量身定做每本圖書(shū)的編輯出版流程。排產(chǎn)時(shí)從最后的出版發(fā)行倒計(jì)時(shí)，根據(jù)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作量及具體經(jīng)辦人員的情況合理規(guī)劃時(shí)間，直至得出最初策劃選題開(kāi)始的時(shí)間。

2掌握科學(xué)的工作方式

編輯在制訂計(jì)劃時(shí)要全面考慮、合理估算，提前預(yù)料到每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的拖延時(shí)間的問(wèn)題及發(fā)生幾率，根據(jù)出版時(shí)間要求留足預(yù)防特殊情況發(fā)生的時(shí)間。出版流程一旦確定，就要嚴(yán)格按照計(jì)劃行事，克服拖拉低效，確保按時(shí)完成。同時(shí)需要注意的是，要預(yù)留出一定的富余時(shí)間，防止在遇到不可抗力的情況下及時(shí)變更選題的進(jìn)度計(jì)劃。

同時(shí)，編輯在制訂工作計(jì)劃時(shí)，需要注意以下幾大關(guān)鍵要素：（1）設(shè)立明確的目標(biāo)，列出總清單，并逐層分割，比如年度目標(biāo)分割成季度目標(biāo)，季度目標(biāo)分割成月度目標(biāo)，月度目標(biāo)分割成周目標(biāo)，周目標(biāo)分割成日目標(biāo)。（2）分清輕重緩急，用80％的時(shí)間做20％最重要的事。（3）每天至少留出一小時(shí)不被干擾的時(shí)間，可以安靜思考或者做一些重要的事情。（4）同一類事情最好一次性解決，如寫(xiě)材料集中在一段時(shí)間處理，打電話集中在某個(gè)時(shí)間段辦理，這樣才能保證思路不被打斷，提高辦事效率。（5）做好時(shí)間記錄，這樣才能回顧分析，找出浪費(fèi)時(shí)間的癥結(jié)所在。

三、編輯對(duì)作者的時(shí)間管理：做好前期服務(wù)工作

約稿時(shí)，為了保證作者能夠按期交稿，編輯應(yīng)該盡可能多地為作者提供詳細(xì)科學(xué)的服務(wù)和幫助。通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研及與作者的多次協(xié)商，編輯應(yīng)該交給作者一份盡可能詳細(xì)的編寫(xiě)工作方案，包括：編寫(xiě)目的、讀者對(duì)象、出版價(jià)值及特色、主要內(nèi)容、編寫(xiě)體例、全書(shū)目錄、樣章示例、編寫(xiě)要求（說(shuō)明關(guān)于標(biāo)題、格式、術(shù)語(yǔ)、數(shù)字、圖片、光盤(pán)、外文、版權(quán)等事宜的具體要求，越詳細(xì)越好。如是翻譯書(shū)，對(duì)于書(shū)中常見(jiàn)的專業(yè)詞語(yǔ)在翻譯工作開(kāi)始時(shí)就需確定統(tǒng)一規(guī)范的中文譯名），以及編寫(xiě)工作各階段的時(shí)間安排。作者一方面可以按照樣章的示范進(jìn)行編寫(xiě)，保證后期的如約交稿，另一方面還能在編寫(xiě)時(shí)就注意到編寫(xiě)規(guī)范，為后期的編輯加工節(jié)省時(shí)間。可見(jiàn)前期工作越細(xì)致，后期工作越省事。

圖書(shū)作者的編寫(xiě)工作大致分為四個(gè)階段：正式啟動(dòng)編寫(xiě)工作、編寫(xiě)中期工作進(jìn)度跟蹤、完成全部稿件和專家審稿修改、最終定稿交出版社。其間，編輯應(yīng)該督促作者，檢查每個(gè)階段的工作是否如期完成。有圖書(shū)是由多名專家聯(lián)合編寫(xiě)，因此要注意督促到每位作者，防止因?yàn)橐蝗送细宥鴮?dǎo)致出版延遲。同時(shí)，還需與圖書(shū)的主要負(fù)責(zé)人經(jīng)常溝通交流，及時(shí)了解書(shū)稿的完成情況，請(qǐng)其協(xié)助監(jiān)管進(jìn)度。有些作者在編寫(xiě)過(guò)程中可能出國(guó)、更換單位或者崗位，編輯都應(yīng)及時(shí)了解，從而保證書(shū)稿的編寫(xiě)進(jìn)度。

作者交稿后，他的工作并沒(méi)有結(jié)束，還有最后一道工序：審閱修改二校清樣。在此環(huán)節(jié)經(jīng)常會(huì)遇到：作者大肆修改，相當(dāng)于重寫(xiě)；或接到清樣后束之高閣，忘記此事；或分給各專家審稿后，很難收集全稿件。如果不幸發(fā)生了這些情況，編輯不能礙于情面，還須及時(shí)、多次督促作者交稿。作者常說(shuō)：“你們催得勤我們就交得快。不然沒(méi)人催，我們就會(huì)以為此事不著急。”此話反映了作者的真實(shí)心理活動(dòng)，也從側(cè)面指出編輯做好時(shí)間管理的重要性。

四、編輯對(duì)其他部門(mén)的時(shí)間管理：做好溝通工作

一本圖書(shū)的順利按時(shí)出版涉及多個(gè)部門(mén)的全力配合，假設(shè)編輯前期很幸運(yùn)，作者能夠如期交稿，那么之后還需要編輯部按時(shí)完成稿件的文字加工、制作部按時(shí)完成稿件的設(shè)計(jì)排版、出版部按時(shí)完成稿件的印刷裝訂、發(fā)行部及時(shí)發(fā)貨等，只有這樣才能保證一本圖書(shū)按時(shí)出版。后續(xù)還涉及財(cái)務(wù)部的稿費(fèi)發(fā)放、成本核算等。這些流程都環(huán)環(huán)相扣、緊密銜接，只有做好時(shí)間管理，每個(gè)環(huán)節(jié)才能按部就班地順利進(jìn)行，圖書(shū)才能按期出版銷(xiāo)售。因此編輯需要養(yǎng)成良好的時(shí)間習(xí)慣，事前要做好計(jì)劃、合理安排時(shí)間并提前告知相關(guān)部門(mén)，給其他部門(mén)留出足夠的時(shí)間，同時(shí)及時(shí)與其他部門(mén)溝通。只有這樣才能取得其他部門(mén)的理解和配合，才能很好地控制時(shí)間進(jìn)度、保證及時(shí)出版。

我們當(dāng)前所處的時(shí)代是個(gè)講求高效的時(shí)代，“時(shí)間就是金錢(qián)，效益就是生命”。時(shí)間管理是我們每個(gè)人都需要掌握的本領(lǐng)。圖書(shū)編輯的時(shí)間管理觀念和能力越強(qiáng)，就越善于管理時(shí)間，越能有效避免因周期過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致內(nèi)容過(guò)時(shí)或價(jià)值減損，越能提高圖書(shū)的質(zhì)量和效益，越能贏得讀者市場(chǎng)和作者支持，越能強(qiáng)化出版社的品牌效應(yīng)和學(xué)術(shù)領(lǐng)先地位。 （作者系北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社辦公室主管、策劃編輯）

出史版話

第一位青史留名的出版商——阿提庫(kù)斯

第一位青史留名的出版商堪稱人杰。此人便是阿提庫(kù)斯，西塞羅的朋友。身為富有的豪門(mén)顯貴，他集高尚的文化底蘊(yùn)和敏銳的商業(yè)才華于一身。他以龐大規(guī)模經(jīng)營(yíng)圖書(shū)，大量雇傭奴隸或自由人，親自指導(dǎo)其工作?？苾?nèi)利鳥(niǎo)斯·內(nèi)波斯曾為阿提庫(kù)斯作傳，說(shuō)他擁有的奴隸中間，不乏受過(guò)高等教育之人，以及許許多多的抄工。他不僅出版西塞羅的作品，也為其他作家出書(shū)。他還兼做書(shū)商，既零售，也集為文庫(kù)，整體出售。他出版過(guò)瓦羅所著的畫(huà)傳，其制作過(guò)程，不僅需要寬房闊室，以利書(shū)寫(xiě)，亦須備置其他工具，用于數(shù)百幅畫(huà)作的商業(yè)化復(fù)制。他的生意網(wǎng)延展廣闊，可助西塞羅在雅典和希臘其他城市，發(fā)行關(guān)于就任執(zhí)政官經(jīng)歷的專著。

（摘編削荷蘭]H.L.皮納著，康慨譯：《古典時(shí)期的圖書(shū)世界》，浙江大學(xué)出版社2011年版）