淺談高校會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題

王永剛

［摘要］ 本文指出了高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題，分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并從配備專業(yè)人員、加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)、加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理、加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通等方面提出完善高校會(huì)計(jì)檔案管理的舉措。

［關(guān)鍵詞］ 高校會(huì)計(jì)檔案；管理；舉措

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中圖分類號(hào)］ F233［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校會(huì)計(jì)檔案是指高校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要資料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時(shí)也是會(huì)計(jì)工作過(guò)程最有說(shuō)服力的憑證。由此可見(jiàn)，做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于高校教育改革和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

1當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.１ 會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后，不能適合當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的要求

眾所周知，高等院校實(shí)施的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要是參照２００１年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》編制的。管理對(duì)象主要是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。而目前，我國(guó)各個(gè)高校均已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但是對(duì)于由此產(chǎn)生的大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，則沒(méi)有制訂相應(yīng)的管理辦法，許多應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落在不同的經(jīng)辦人手中，因此造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔的不完整。

1.２ 會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。然而，許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，仍然沒(méi)有將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等重要資料，沒(méi)有按會(huì)計(jì)檔案的管理要求進(jìn)行正確歸檔保存。

1.３ 會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)

根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交學(xué)校檔案部門，不得自行封包保存。但實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時(shí)，常常是會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期擺放在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，要么是不按期向?qū)W校檔案管理部門移交，要么就根本不向?qū)W校檔案管理部門移交。

1.４ 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難

在實(shí)際工作中，高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數(shù)量大，開(kāi)展工作需花費(fèi)大量的人力物力；二是鑒定銷毀無(wú)切實(shí)可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，而會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行、完成情況和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來(lái)作出鑒定銷毀的簽字。同時(shí)，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會(huì)計(jì)檔案大多為１５年以上，而根據(jù)現(xiàn)行的干部任用情況，幾乎沒(méi)有一個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能在此位如此長(zhǎng)時(shí)間，這就造成要讓現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審批銷毀以前領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下形成的原始和唯一的經(jīng)濟(jì)責(zé)任記錄原始資料，從而形成了事實(shí)上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時(shí)清繳的債權(quán)賬務(wù)的影響。學(xué)校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權(quán)賬務(wù)，即使年代很長(zhǎng)，也不能作為壞賬核銷，只能是長(zhǎng)期掛賬，保留追償權(quán)利，而憑證作為追償掛賬的證據(jù)就具有了不可銷毀的權(quán)利。由此原因，使檔案管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責(zé)任重大而產(chǎn)生畏難情緒及無(wú)所適從，導(dǎo)致學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開(kāi)展，從而影響了檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

2完善高校會(huì)計(jì)檔案管理的舉措

2.１ 制定和落實(shí)高校會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十五條規(guī)定：“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管?！币虼?，高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，結(jié)合本校實(shí)際，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目和開(kāi)發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會(huì)計(jì)檔案工作科學(xué)管理、有序開(kāi)展。

2.２ 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整，只有溝通了，財(cái)務(wù)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)務(wù)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

2.３ 加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)

財(cái)務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交檔案的本質(zhì)原因。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理。由于學(xué)校對(duì)債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，致使很多往來(lái)款款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向校檔案管理部門移交。

2.４ 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理

第一，做好會(huì)計(jì)檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，有學(xué)校的財(cái)務(wù)部門應(yīng)把每年形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的會(huì)計(jì)資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對(duì)于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由學(xué)校財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，然后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。

第二，完善會(huì)計(jì)檔案借閱制度。會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度，指定專人保管，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借閱與工作有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，而且借閱時(shí)必須由會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行登記，并由借閱人簽字。

第三，對(duì)磁性介質(zhì)檔案管理時(shí)應(yīng)注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會(huì)計(jì)檔案要備份雙份，定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。

第四，對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，需要核銷時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

2.５ 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又精通財(cái)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作的需要。因此，各高校應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

會(huì)計(jì)檔案管理工作是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學(xué)校整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理不僅可以推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)管理的水平和質(zhì)量，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

主要參考文獻(xiàn)

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