辦公自動(dòng)化下公文寫(xiě)作一體化教學(xué)的思考

黃愛(ài)華 楊琇瑋

摘 要:文章探討辦公自動(dòng)化時(shí)代公文實(shí)操教學(xué)存在的問(wèn)題及其原因，并根據(jù)時(shí)代需要和秘書(shū)工作實(shí)際，提出公文教學(xué)必須結(jié)合Word的處理技術(shù)開(kāi)發(fā)公文一體化教學(xué)的主張，以期豐富公文實(shí)訓(xùn)教學(xué)，促進(jìn)公文教學(xué)質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞:公文版式 開(kāi)發(fā) 實(shí)操教學(xué) Word的處理技術(shù)

中圖分類(lèi)號(hào):G642.0文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914（2012）08-124-03

一、辦公自動(dòng)化時(shí)代公文寫(xiě)作教學(xué)現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化時(shí)代，行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)進(jìn)行工作，從而達(dá)到提高行政效率的目的。文書(shū)的寫(xiě)作和處理大都利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行操作。近幾年，國(guó)家對(duì)職業(yè)教育提出一體化教學(xué)要求，主張有條件的院校在同時(shí)并行理論與實(shí)操教學(xué)。一體化教學(xué)不僅重視理論知識(shí)的傳授，更重視相關(guān)寫(xiě)作技能的鍛煉和提高，這就滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)新員工“一到崗就能上崗”的要求。一體化教學(xué)無(wú)疑是一種進(jìn)步，但是公文寫(xiě)作學(xué)科一體化教學(xué)開(kāi)發(fā)嚴(yán)重不足，仍存在以下問(wèn)題：

（一）重結(jié)構(gòu)字句訓(xùn)練，輕word版式設(shè)計(jì)

目前公文寫(xiě)作教學(xué)依然停留于舊教學(xué)模式，偏重理論教學(xué)，缺乏實(shí)操教學(xué)。課堂上教師一般注重公文結(jié)構(gòu)安排、語(yǔ)言的順暢程度，培養(yǎng)學(xué)生時(shí)一般訓(xùn)練公文結(jié)構(gòu)安排、遣詞造句等。許多老師認(rèn)為公文寫(xiě)作就是公文結(jié)構(gòu)的安排和字句的排列，故實(shí)操教學(xué)就是寫(xiě)作訓(xùn)練。站在發(fā)展的歷史觀來(lái)觀照這個(gè)認(rèn)識(shí)，其錯(cuò)誤就在于忽略了計(jì)算機(jī)時(shí)代對(duì)公文寫(xiě)作提出的新要求。

（二）重手稿寫(xiě)作訓(xùn)練，輕計(jì)算機(jī)操作訓(xùn)練

部分教師受傳統(tǒng)習(xí)慣影響或教學(xué)設(shè)備限制，公文寫(xiě)作教學(xué)及作業(yè)批改時(shí)仍采用手動(dòng)形式。然而，辦公自動(dòng)化時(shí)代，文書(shū)的寫(xiě)作處理都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。

若寫(xiě)作教學(xué)培養(yǎng)出來(lái)的學(xué)生大多習(xí)慣于手寫(xiě)、專(zhuān)業(yè)于理論，外行于辦公自動(dòng)化下的寫(xiě)作實(shí)際操作，被用人單位貼上“眼高手低”的標(biāo)簽。辦公自動(dòng)化時(shí)代，公文實(shí)操教學(xué)不能僅僅停留于公文內(nèi)容的寫(xiě)作訓(xùn)練，還應(yīng)包含基于word的公文版式處理訓(xùn)練，只有結(jié)合word的處理技術(shù)開(kāi)發(fā)公文實(shí)操教學(xué)，實(shí)現(xiàn)一體化教學(xué)，才能幫助學(xué)生實(shí)現(xiàn)學(xué)生懂理論、懂技能的教學(xué)目標(biāo)。

二、公文實(shí)操教學(xué)內(nèi)容不完整的原因及改進(jìn)思路

多年來(lái)，應(yīng)用文寫(xiě)作教師實(shí)施教學(xué)時(shí)局限于學(xué)科特性，認(rèn)為公文寫(xiě)作僅僅是寫(xiě)作的問(wèn)題，只要把寫(xiě)作之道傳授給學(xué)生就了事。殊不知，計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展使辦公自動(dòng)化的程度越來(lái)越高，尤其是Word的廣泛使用使靠一張紙、一支筆撰寫(xiě)公文的歷史逐漸遠(yuǎn)去，換言之，當(dāng)今社會(huì)在深諳應(yīng)用文寫(xiě)作技巧的基礎(chǔ)上，對(duì)秘書(shū)提出了這個(gè)時(shí)代的要求之一：嫻熟運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)處理文稿。這就要求職業(yè)院校在制定文秘專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)時(shí)，必須并重理論和實(shí)操教學(xué)。很遺憾，無(wú)論是公文教材的編寫(xiě)，還是教學(xué)的實(shí)施，都過(guò)于注重理論介紹，而忽略甚至無(wú)視實(shí)際操練，導(dǎo)致實(shí)訓(xùn)教學(xué)得不到全面落實(shí)。辦公自動(dòng)化下，公文寫(xiě)作實(shí)訓(xùn)應(yīng)當(dāng)包含文書(shū)寫(xiě)作和版式設(shè)計(jì)兩部分。筆者詳細(xì)查閱了100余種應(yīng)用文寫(xiě)作教材，發(fā)現(xiàn)實(shí)訓(xùn)安排都只停留在寫(xiě)作的層面，絲毫未涉及版面設(shè)計(jì)。又查閱將近百種文秘辦公自動(dòng)化書(shū)籍，也未發(fā)現(xiàn)有哪一種講述版式設(shè)置，只是照搬計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)有關(guān)Word處理技術(shù)的章節(jié)，與公文寫(xiě)作的實(shí)際操作的特殊要求完全不符。

（一）版式實(shí)操教學(xué)缺失的原因

造成公文格式實(shí)操教學(xué)缺失的主客觀原因很多，主要原因有三個(gè)。

1.傳統(tǒng)作業(yè)下，文稿寫(xiě)作、版式設(shè)計(jì)跟文件印刷的脫離使秘書(shū)不必負(fù)責(zé)版式制作。“由于原稿（特別是手寫(xiě)稿）與正式發(fā)出的文本在格式上有所不同，為此，需要在付印之前根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的公文格式對(duì)原稿各部分的排列次序與位置做出設(shè)計(jì)?！眰鹘y(tǒng)版面設(shè)計(jì)不是直接對(duì)頁(yè)邊、字型、字號(hào)、行距、字句、圖表進(jìn)行規(guī)劃和調(diào)整，而是“將版面設(shè)計(jì)的結(jié)果逐項(xiàng)簽批在原稿或版式設(shè)計(jì)說(shuō)明上”，再交由文印部門(mén)排版和印刷。既然排版和印刷不是秘書(shū)的職責(zé)，是否掌握排版技術(shù)就無(wú)關(guān)緊要了。

2.《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（下稱(chēng)格式）》的限制。當(dāng)下，公文幾乎是使用計(jì)算機(jī)完成寫(xiě)作和版式設(shè)計(jì)的，我國(guó)竟然未制定電子公文格式標(biāo)準(zhǔn)，只能“符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（下稱(chēng)辦法）》的有關(guān)規(guī)定”，但《辦法》缺乏操作標(biāo)準(zhǔn)，還得參照《格式》。《格式》雖然“規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則”，卻非建立于Word的處理技術(shù)，不能精確指導(dǎo)基于word的公文版式制作。國(guó)家參照《格式》編制公文寫(xiě)作教學(xué)大綱時(shí)就不可能不忽略了計(jì)算機(jī)處理的內(nèi)容。

3.傳統(tǒng)教學(xué)觀的影響。文稿寫(xiě)作、版式制作、公文印刷一體化的出現(xiàn)使原本由文印部門(mén)負(fù)責(zé)的工作一并成為現(xiàn)代秘書(shū)的工作職責(zé)，業(yè)界卻未編著結(jié)合三者的教材，教師只能囿于現(xiàn)有教學(xué)大綱和教材開(kāi)展教學(xué)，側(cè)重文稿寫(xiě)作，而忽略版式制作的實(shí)操教學(xué)。從教務(wù)的角度看，Word的處理技術(shù)已經(jīng)在《計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)》課程講授，不需要專(zhuān)門(mén)開(kāi)設(shè)基于Word的版式設(shè)計(jì)課程，殊不知《計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)》對(duì)Word的處理技術(shù)僅只作簡(jiǎn)單的介紹，還不足以實(shí)現(xiàn)公文版式的制作。這兩種落后的教學(xué)觀導(dǎo)致學(xué)生得不到必須的技能培訓(xùn)，以致不能勝任工作。筆者廣泛接觸多家單位的公文，出現(xiàn)版式錯(cuò)誤的絕非少數(shù)。

（二）開(kāi)發(fā)公文版式實(shí)操教學(xué)的思路

教育界大張旗鼓地倡導(dǎo)一體化教學(xué)，要求理論與實(shí)操教學(xué)同時(shí)開(kāi)展，追求更好的教學(xué)效果。這就是公文版式教學(xué)的指導(dǎo)方針。在理論與實(shí)操教學(xué)的共同作用下，實(shí)現(xiàn)學(xué)生掌握理論，掌握技能的終極目標(biāo)。筆者在該思路的指導(dǎo)下開(kāi)展了公文一體化教學(xué)實(shí)踐，收效甚好。

1.深挖掘?qū)嵱?xùn)內(nèi)容。公文的實(shí)訓(xùn)內(nèi)容不僅僅是寫(xiě)作訓(xùn)練，還要增加版式設(shè)置。有些秘書(shū)不懂制作合乎規(guī)范的公文，就是缺少版式設(shè)置技能?！皩?shí)現(xiàn)文書(shū)編輯自動(dòng)化的規(guī)范必須做到文件模板規(guī)范化和文字輸入規(guī)范化”。版式設(shè)置要嚴(yán)格參照《格式》及其附件《行政機(jī)關(guān)公文格式釋義（下稱(chēng)釋義）》。

2.建設(shè)秘書(shū)模擬辦公室，營(yíng)造情景教學(xué)環(huán)境。模擬辦公室可在計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室的基礎(chǔ)上增加個(gè)人辦公區(qū)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜而成。首先，以一套計(jì)算機(jī)為一個(gè)單位隔開(kāi)若干個(gè)空間，每位學(xué)生使用一個(gè)空間作為辦公區(qū)域，進(jìn)入辦公角色。其次，給定辦公任務(wù)——某公文的寫(xiě)作（包含版式設(shè)置）。最后，要求學(xué)生限時(shí)完成任務(wù)。當(dāng)然，教師應(yīng)事先演示，最好使用極域網(wǎng)傳輸?shù)矫恳慌_(tái)計(jì)算機(jī)上，讓學(xué)生真切地觀看到圖象，強(qiáng)化記憶和理解，為他們的實(shí)踐做好指導(dǎo)。“辦公自動(dòng)化是對(duì)文字、數(shù)據(jù)、語(yǔ)音和圖像等信息的一體化的處理過(guò)程。”公文寫(xiě)作有諸多要求，單靠講授，恐怕效果細(xì)微。把課堂搬到實(shí)驗(yàn)室的目的之一就是要充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的聽(tīng)覺(jué)和視覺(jué)，讓他們直觀了解文書(shū)的處理方法，最后輔以訓(xùn)練，使技能在模擬操作中得到提升。

3.操作上，寫(xiě)作指導(dǎo)與版式設(shè)置齊頭并進(jìn)，分項(xiàng)目依序?qū)嵤?。公文?shí)操教學(xué)分寫(xiě)作和版式兩個(gè)專(zhuān)題，版式中除了頁(yè)邊、印章與寫(xiě)作無(wú)關(guān)以外，其余內(nèi)容相互交織，故此，不必分開(kāi)處理。當(dāng)然，為了條理清晰，應(yīng)當(dāng)分成若干項(xiàng)目，按照依次一一操作。

三、公文實(shí)操教學(xué)設(shè)置

根據(jù)開(kāi)發(fā)公文實(shí)操教學(xué)的思路，本文將公文一體化教學(xué)確定為理論傳授+寫(xiě)作指導(dǎo)+版式制作演示，站在學(xué)生的層面就是聽(tīng)講+寫(xiě)作訓(xùn)練+版式設(shè)置實(shí)操。由于理論傳授和寫(xiě)作指導(dǎo)的研究已經(jīng)十分透徹，我們只探討版式制作的方法。事實(shí)上，我國(guó)在1996年就研制出了第一代專(zhuān)門(mén)的公文處理軟件方正飛騰，此后又陸續(xù)出現(xiàn)了許多優(yōu)秀的同類(lèi)軟件，但沒(méi)有幾家單位愿意花錢(qián)購(gòu)買(mǎi)，秘書(shū)處理公文還得使用免費(fèi)的word?？紤]這一事實(shí)，教學(xué)工作者開(kāi)發(fā)公文實(shí)操教學(xué)應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合word的處理技術(shù)，讓教師的教學(xué)演示和學(xué)生的訓(xùn)練都在word上得到直觀體現(xiàn)。

仔細(xì)研究《格式》的規(guī)定，我們發(fā)現(xiàn)公文版式設(shè)置包括頁(yè)邊與版心、排版規(guī)格、各要素排列等三項(xiàng)內(nèi)容。13種法定公文中，前兩項(xiàng)的設(shè)置要求是一致的，但命令、函、會(huì)議紀(jì)要的要素排列各有特定要求，其余10種的大同小異，統(tǒng)稱(chēng)一般公文，為了讓不同的要素排列要求得到直觀體現(xiàn)，需要建立四個(gè)Word文檔，分別命名為“命令模板”、“函模板”、“會(huì)議紀(jì)要模板”、“一般公文模板”，依照不同的要求展開(kāi)項(xiàng)目教學(xué)和訓(xùn)練。

（一）頁(yè)邊與版心設(shè)置

由于《格式》和《辦法》都沒(méi)有給白邊下定義，若教師也不給予明確，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)生認(rèn)識(shí)模糊，因此我們的首要工作是確定白邊的概念。根據(jù)《格式》第五條關(guān)于公文用紙幅面及版面尺寸的規(guī)定，得知公文用紙分為白邊和版心兩個(gè)區(qū)域，再據(jù)“版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）”的陳述，推得版心以外的區(qū)域即是白邊，而版心是公文各要素排列的區(qū)域，為此我們將白邊定義為公文用紙非公文要素排列的區(qū)域。隨后，將公文用語(yǔ)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)用語(yǔ)，指出公文白邊在word的體現(xiàn)就是頁(yè)邊距。當(dāng)然，由于《格式》只規(guī)定了上白邊和下白邊的尺寸，我們還得用幅面高297mm減去上白邊高37±1mm和版心高225mm，用幅面寬210mm減去左白邊28±1mm和版心寬156mm，分別運(yùn)算出下白邊和右白邊的尺寸：35±1mm、26±1mm。最后打開(kāi)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話(huà)框，分別對(duì)上下左右頁(yè)邊距進(jìn)行設(shè)置。

（二）排版規(guī)格

《格式》第七款規(guī)定正文用三號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行28個(gè)字。在符合三號(hào)仿宋字的條件下，從頁(yè)眉往頁(yè)腳空行，我們發(fā)現(xiàn)word默認(rèn)每頁(yè)排20行，執(zhí)行頁(yè)面設(shè)置—文檔網(wǎng)格—行—每頁(yè)22。至于每行28字的要求，只要使用三號(hào)仿宋字，不需進(jìn)行額外設(shè)置就能實(shí)現(xiàn)。

（三）各要素的標(biāo)識(shí)

公文各要素中，僅有份數(shù)序號(hào)和印章不能在計(jì)算機(jī)上處理，需要另外使用工具印制，其他要素都能在電腦上實(shí)現(xiàn)。

1.秘密等級(jí)和保密期限。點(diǎn)擊Word工具欄處右對(duì)齊圖標(biāo)，將首行光標(biāo)移到文檔右側(cè)，用三號(hào)黑體字輸入秘密等級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密任一個(gè)），以同樣方式在秘密等級(jí)后標(biāo)識(shí)保密期限（期限可根據(jù)需要編制）。據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，最好在秘密等級(jí)與保密期限之間連續(xù)按空四次空格鍵留出兩個(gè)字的距離，以便插入五角星的：執(zhí)行插入—圖片—自選圖形—星與旗幟—五角星。此時(shí)彈出“在此處創(chuàng)建圖形”的對(duì)話(huà)框，切記勿在框內(nèi)做任何操作，而在框外單擊鼠標(biāo)插入五角星，并使對(duì)話(huà)框同時(shí)消失，不至占據(jù)大幅版面。隨后雙擊五角星，執(zhí)行設(shè)置自選圖形格式—顏色和線(xiàn)條—填充及線(xiàn)條—紅色，完成套紅工作。欲使五角星與文字融為一體，需執(zhí)行版式—環(huán)繞方式—嵌入型。最后將五角星的大小調(diào)整適當(dāng)，移到秘密等級(jí)和保密期限之間。另，《釋義》第八條規(guī)定：如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離。方法是將光標(biāo)移到秘密等級(jí)中間按兩次空格鍵。另，《釋義》第八條規(guī)定：如不標(biāo)識(shí)保密期限，秘密等級(jí)兩字之間應(yīng)空l(shuí)字距離。故此，實(shí)際應(yīng)用中若只需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，應(yīng)當(dāng)把光標(biāo)移到秘密等級(jí)中間連續(xù)按兩次空格鍵。

2.緊急程度。緊急程度有特急和急件兩種，標(biāo)識(shí)于秘密等級(jí)和保密期限下一行，格式秘密等級(jí)一致，不贅。

3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。

（1）與上白邊的間距處理。根據(jù)規(guī)定，命令與函的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與上白邊分別相距20mm、30mm，會(huì)議紀(jì)要參照一般公文執(zhí)行。一般公文視行文關(guān)系：上行文為80mm，非上行文為25mm。這幾個(gè)距離在Word上不容易精確實(shí)現(xiàn)，只能接近實(shí)現(xiàn)。用版心高225mm除以每面22行，得出每行高約10.227mm，即知在第三、四、九行標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)能接近20mm、30mm、80mm。唯有25mm需額外操作，即在第三行執(zhí)行段落—縮進(jìn)和間距—間距—段前：0.5行。此時(shí)第三行與上白邊距離為2.5行，接近25mm。為方便學(xué)生直觀認(rèn)識(shí)，以中華人民共和國(guó)教育部為例分別在四個(gè)模板的相應(yīng)位置書(shū)寫(xiě)“中華人民共和國(guó)教育部部長(zhǎng)命令”、“中華人民共和國(guó)教育部”、“中華人民共和國(guó)教育部會(huì)議紀(jì)要”、“中華人民共和國(guó)教育部文件”，并把字體套紅。

（2）字號(hào)的調(diào)整?！陡袷健返诎藯l規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)最大不能等于或大于22mm×15mm（高×寬）。為了滿(mǎn)足這一標(biāo)準(zhǔn)需要在毫米和磅之間做一個(gè)換算，首先要明確1磅=0.3527mm；其次換算出22mm=62磅，據(jù)此將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)設(shè)為62磅；最后根據(jù)15跟22之間的比例關(guān)系，執(zhí)行字體—字符間距—縮放—68%。要提出的是，不能把15mm換算成42.5磅，再據(jù)之設(shè)置字寬，否則字體的高度也隨之變?yōu)?5mm。

4.發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，其中年份需要用六角括號(hào)括入。六角括號(hào)要執(zhí)行插入—特殊符號(hào)—單位符號(hào)—六角括號(hào)。

5.反線(xiàn)、武文線(xiàn)、文武線(xiàn)。先畫(huà)一條橫條：插入—圖片—自選圖形—線(xiàn)條—直線(xiàn)。再雙擊橫線(xiàn)進(jìn)行格式處理：執(zhí)行顏色與線(xiàn)條—線(xiàn)條顏色—紅色；線(xiàn)型選用2.25磅；大小—寬度—15.6厘米。武文線(xiàn)、文武線(xiàn)分別選用4.5磅上粗下細(xì)或上細(xì)下粗的線(xiàn)型，寬度均設(shè)17厘米。

6.成文日期?！陡袷健芬?guī)定成文時(shí)間用漢字標(biāo)全，特別說(shuō)明零要寫(xiě)成○，不許用數(shù)字0或字母O。執(zhí)行插入—特殊符號(hào)—標(biāo)點(diǎn)符號(hào)—○即可。另，加蓋印章要上距正文2～4mm，而且下弧有字的章采用中套，無(wú)字的采用下套，因此落成文日期時(shí)，要考慮與正文之間留出適當(dāng)?shù)目瞻仔?。公章直徑一般?8～42MM，假設(shè)中套，公章圓心與正文的垂直距離應(yīng)為（19～21）+（2～4）MM，即21～25mm，也就是正文下第三行；假設(shè)下套，公章的下弧高為直徑1/3，折算出成文日期與正文間的距離應(yīng)為28.5～35.5mm，故在正文下第四行標(biāo)識(shí)。

7.頁(yè)碼。《格式》第9條規(guī)定用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空l(shuí)字，雙頁(yè)碼居左空1字。這一要求需三步走。第一步執(zhí)行插入—頁(yè)碼—位置：頁(yè)面底端（頁(yè)腳）—格式—數(shù)字格式：-1-,-2-，之后單擊頁(yè)碼文本框，將字號(hào)字型改為4號(hào)白體字。第二步執(zhí)行頁(yè)面設(shè)置—版式—頁(yè)眉頁(yè)腳：奇偶頁(yè)不同及頁(yè)腳：1.9厘米（下白邊高26mm，減去7mm，剛好是1.9厘米）。第三步，分別把第一頁(yè)和第二頁(yè)的頁(yè)碼移到頁(yè)腳右側(cè)向左1字符處和左側(cè)向右1字符處，實(shí)現(xiàn)奇偶頁(yè)不同的頁(yè)碼排列要求；同時(shí)要保證一字線(xiàn)和頁(yè)腳的上虛線(xiàn)重合。

其余要素都是字號(hào)、字型、線(xiàn)條的處理，不再贅言。其余要素都是字號(hào)、字型、線(xiàn)條的處理，不再贅言。

版式制作妥當(dāng)，保存到相應(yīng)模板，需要使用時(shí)直接調(diào)用，以提高工作效率。這個(gè)意識(shí)一定要幫助學(xué)生養(yǎng)成。當(dāng)然，為了幫助學(xué)生熟練制作版式，教師不止要安排專(zhuān)門(mén)的課時(shí)講解和訓(xùn)練，還應(yīng)當(dāng)在教授各種公文的寫(xiě)作時(shí)，結(jié)合版式制作開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

科技的發(fā)展給秘書(shū)工作者提出了新的要求，教師要不斷關(guān)注這種變化，根據(jù)社會(huì)需求開(kāi)發(fā)新的教學(xué)內(nèi)容，尤其要重視新技能的鍛煉，才能培養(yǎng)出符合社會(huì)需要的應(yīng)用型人才。本文在掌握社會(huì)對(duì)秘書(shū)提出的新要求之后，提出公文一體化教學(xué)應(yīng)增加基于Word的版式設(shè)置技能鍛煉的內(nèi)容，期望使學(xué)科教學(xué)與社會(huì)需求零距離接通。如果版式設(shè)置能成為公文寫(xiě)作實(shí)操教學(xué)的主干內(nèi)容，肯定能讓學(xué)生理論是技能共長(zhǎng)進(jìn)，值得嘗試。

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（作者單位:廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東番禺 511450）

（責(zé)編:賈偉）