Excel給力 進(jìn)項稅額自動比對

孫宗乾

一、兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點及核對難點

（一）增值稅發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特點。增值稅發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)是將一張張發(fā)票的信息，按每張發(fā)票形成一條數(shù)據(jù)記錄存儲于系統(tǒng)中。發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)的顯著特點是確保每張發(fā)票信息的完整性和獨(dú)立性、完整性，確保每張發(fā)票的輸入信息能夠滿足比對使用。獨(dú)立性，確保各發(fā)票信息不交叉，不論發(fā)票有多少，確保不漏掉每一張發(fā)票。另外一個特點就是，目前的增值稅認(rèn)證系統(tǒng)，所有數(shù)據(jù)記錄均不包含漢字。

（二）賬務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)項稅額的數(shù)據(jù)特點。財務(wù)核算系統(tǒng)中涉及到進(jìn)項稅額的數(shù)據(jù)處理主要是確定發(fā)生了多少進(jìn)項稅額，從哪個企業(yè)形成進(jìn)項稅額，至于總共有多少張發(fā)票構(gòu)成，每張發(fā)票的號碼是多少，則不是賬務(wù)處理系統(tǒng)關(guān)注的重點；另一個特點就是賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，通過借貸分錄記錄這些信息，借方分錄記錄發(fā)生多少進(jìn)項稅額，貸方分錄記錄由哪個單位形成進(jìn)項稅額。

（三）兩者比對難點。兩者的比對難點時，發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)數(shù)據(jù)是單張發(fā)票為信息構(gòu)成單位，而財務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)是以銷貨方為構(gòu)成單位。因此，兩套系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量往往不一致。只有所有的銷貨方均只有一張增值稅進(jìn)項發(fā)票時，兩套系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量才一致，即使這樣，認(rèn)證系統(tǒng)使用納稅識別號而賬務(wù)處理系統(tǒng)使用銷貨方名稱，也導(dǎo)致兩者無法直接比對。

二、一般比對方法及其缺點

在會計實務(wù)中，現(xiàn)行的增值稅進(jìn)項稅額比對辦法是，將賬務(wù)處理系統(tǒng)中的涉及到進(jìn)項稅的所有記賬憑證全部找出來，由于發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)是每張為構(gòu)成單位，所以只能再將記賬憑證中的每張發(fā)票根據(jù)發(fā)票號碼一張一張進(jìn)行比對，找出差異。這樣做的主要缺點就是速度慢、效率低。

三、自動比對的基礎(chǔ)——數(shù)據(jù)的結(jié)合點

（一）發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)與賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)合點。發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)兩者都有的就是銷貨方和進(jìn)項稅額。進(jìn)項稅額是我們需要比對的內(nèi)容，因此銷貨方就是兩套系統(tǒng)的結(jié)合點，無非發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)是以納稅人識別號標(biāo)識，而賬務(wù)處理系統(tǒng)以銷貨方名稱標(biāo)識。但是由于納稅人識別號與名稱存在一一固定對應(yīng)關(guān)系，即每一個納稅人識別號對應(yīng)一個固定的銷貨方，不同的銷貨方納稅人識別號也必不相同。兩者之間的關(guān)系一經(jīng)確定，幾乎不發(fā)生變動。因此，通過建立納稅人識別號與納稅人名稱對應(yīng)關(guān)系表，即可實現(xiàn)兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)的結(jié)合。

（二）賬務(wù)處理系統(tǒng)借貸兩方分錄結(jié)合點。在上面的數(shù)據(jù)特點中也提出賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)借方記錄進(jìn)項稅額，貸方記錄形成單位。所以，單純的從每條進(jìn)項稅額記錄上無法獲取由哪個單位提供，那么怎樣才能實現(xiàn)借貸數(shù)據(jù)的結(jié)合呢？答案就是憑證號，一張記賬憑證需借貸兩條分錄完整才能形成，因此就通過憑證號確定每條進(jìn)項稅額的形成單位。

四、實現(xiàn)自動比對的具體方法

（一）建立納稅人識別號與納稅人名稱對應(yīng)關(guān)系表。此對應(yīng)關(guān)系表一般可以通過現(xiàn)行賬務(wù)處理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)即可獲得。

（二）整理發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（1）利用EXCEL分類匯總功能，合并同一納稅人進(jìn)項稅額。（2）利用VLOOKUP函數(shù)，實現(xiàn)納稅人識別號與名稱的轉(zhuǎn)換。

（三）整理賬務(wù)處理數(shù)據(jù)。（1）使用EXCEL篩選功能，獲取進(jìn)項稅稅額明細(xì)數(shù)據(jù)。（2）利用VLOOKUP函數(shù)，通過憑證號確定進(jìn)項稅額構(gòu)成單位。

（四）比對兩套數(shù)據(jù)。通過對分別處理后的兩套數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，如果存在差異，可以直接確定是哪一個供貨單位的數(shù)據(jù)在兩套系統(tǒng)中數(shù)據(jù)不一致，在賬務(wù)處理系統(tǒng)中以該供貨單位為依據(jù)查找憑證再核對發(fā)票，大大縮小查找范圍，提高核對效率。

五、使用此方法需要注意的幾個方面

（一）賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一張憑證只能涉及一個單位。雖然在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，一個單位發(fā)生多筆業(yè)務(wù)可以通過分類匯總進(jìn)行處理，但是一張憑證中的進(jìn)項稅額涉及到兩單位形成時，單純的使用憑證號的方法無法確定進(jìn)項稅額由哪個單位形成，導(dǎo)致后續(xù)工作無法開展。一張憑證只涉及一個供貨單位既符合一借一貸的“借貸記賬法”，也利于我們實現(xiàn)自動比對。

（二）對于運(yùn)費(fèi)發(fā)票等特殊事項，建議對進(jìn)項稅額再進(jìn)行明細(xì)科目核算。對于運(yùn)費(fèi)發(fā)票、收購農(nóng)產(chǎn)品無進(jìn)項發(fā)票等特殊情況建議對于進(jìn)項稅額再根據(jù)需要設(shè)置明細(xì)科目，對于能實現(xiàn)自動比對的采用自動比對方法，其他的仍按傳統(tǒng)方法比對。

（三）直接付款時，先掛賬，再付款。進(jìn)項發(fā)票直接付款時，建議先以對方發(fā)票進(jìn)行掛賬，再以對方收據(jù)及銀行憑據(jù)編制付款憑證。