Excel在考務(wù)管理中的應(yīng)用創(chuàng)新

楊 斌

（河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 現(xiàn)代科技學(xué)院，河北 保定 071001）

Excel在考務(wù)管理中的應(yīng)用創(chuàng)新

楊 斌

（河北農(nóng)業(yè)大學(xué) 現(xiàn)代科技學(xué)院，河北 保定 071001）

主要論述了獨立學(xué)院考務(wù)工作應(yīng)如何充分利用Excel軟件強大的數(shù)據(jù)處理功能，有效提高工作效率。首先從獨立學(xué)院的教學(xué)管理制度、學(xué)生基礎(chǔ)及考務(wù)管理信息化等方面對獨立學(xué)院考務(wù)管理工作的現(xiàn)狀和面臨的問題進行分析。并以重修考試工作為例，將獨立學(xué)院重修考試工作與學(xué)校其他學(xué)院（系）重修考試工作進行對比，同時結(jié)合獨立學(xué)院考務(wù)管理工作的現(xiàn)狀和面臨的問題介紹了Excel在獨立學(xué)院重修考試報名、重修數(shù)據(jù)整理、重修考試安排以及發(fā)放重修卡工作中的具體創(chuàng)新應(yīng)用情況。最后提出，從獨立學(xué)院的實際出發(fā)，在考務(wù)管理中對Excel進行應(yīng)用創(chuàng)新。

Excel；獨立學(xué)院；考務(wù)管理；重修考試；數(shù)據(jù)處理

獨立學(xué)院自1999年從浙江發(fā)端，并相繼在全國大部分省市推廣開來。國家教育部提出，獨立學(xué)院是專指由普通本科高校按新機制、新模式與社會力量合作舉辦的本科層次的二級學(xué)院，是我國高等教育實現(xiàn)跨越式發(fā)展，從精英化教育到大眾化教育發(fā)展過程中出現(xiàn)的新生事物。由此可見，獨立學(xué)院由于其學(xué)生的特點，加強教學(xué)管理、確保教學(xué)質(zhì)量就顯得尤為重要。結(jié)合學(xué)院教學(xué)管理、考務(wù)管理的實踐，針對學(xué)生的實際情況，加強考務(wù)管理并運用計算機技術(shù)進行創(chuàng)新，對提高獨立學(xué)院考務(wù)管理水平有積極意義。

一、獨立學(xué)院考務(wù)管理工作的現(xiàn)狀和面臨的問題

（一）很多獨立學(xué)院的教務(wù)管理制度不規(guī)范、體系不健全

教務(wù)管理機構(gòu)設(shè)置大多是沿用母體學(xué)校的教務(wù)管理制度。獨立學(xué)院雖然有專門的教學(xué)管理人員，但其承擔(dān)的職責(zé)只相當(dāng)于母體學(xué)校下的學(xué)院（系）的教學(xué)管理人員，對于各種考試的管理主要依靠母體學(xué)校的教務(wù)處，這種考務(wù)管理模式不能體現(xiàn)獨立學(xué)院的獨立性 ，使獨立學(xué)院的考務(wù)管理最終歸屬于母體考務(wù)管理部門。在教學(xué)管理和考務(wù)管理的實際過程中，獨立學(xué)院考試管理與母體學(xué)校下的學(xué)院（系）的考試管理工作有很大不同，考務(wù)管理制度比較規(guī)范，考務(wù)管理流程體系也比較健全，與母體學(xué)校形成了很好的合作關(guān)系。但是，也存在沿用母體學(xué)校管理制度的現(xiàn)象［1］。尤其在考務(wù)管理中，由于獨立學(xué)院專業(yè)不斷增多，招生規(guī)模不斷擴大，完全按照母體學(xué)校對下屬學(xué)院（系）考試管理要求做，已經(jīng)不能適應(yīng)獨立學(xué)院考試工作的開展。

（二）獨立學(xué)院學(xué)生基礎(chǔ)較差，考試及格率偏低，使考務(wù)管理難度增加

獨立學(xué)院的學(xué)生生源質(zhì)量相對本科母體學(xué)校稍差。由于高考經(jīng)歷了挫折，獨立學(xué)院的學(xué)生往往自信心不足，影響了學(xué)習(xí)的積極性。部分學(xué)生入學(xué)后學(xué)習(xí)不努力，自我約束的能力差，表現(xiàn)在學(xué)習(xí)上不求上進，造成基礎(chǔ)知識的不扎實，這就使得部分獨立學(xué)院學(xué)生許多課程的考試及格率偏低。較多的重修人數(shù)、科目和專業(yè)的繁雜也增加了考務(wù)管理人員工作的難度。

（三）獨立學(xué)院考務(wù)管理信息化存在不足

獨立學(xué)院專業(yè)、學(xué)生人數(shù)不斷增加，教學(xué)活動的不確定性增大，管理信息量增大，在考試管理中按照傳統(tǒng)的手工操作效率低、信息量小、傳播速度慢。傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)前考務(wù)管理工作。應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的管理手段，將先進的信息技術(shù)運用到獨立學(xué)院考務(wù)管理工作中，實現(xiàn)考務(wù)管理的信息化，提高工作效率。

二、Excel在獨立學(xué)院重修考務(wù)管理中的應(yīng)用創(chuàng)新

Excel是Microsoft Office system中的電子表格程序。是一款集數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)運算和處理于一身的功能強大的電子表格［2］。可以使用Excel創(chuàng)建工作簿（電子表格集合）并設(shè)置工作簿格式，以便分析數(shù)據(jù)和做出更明智的業(yè)務(wù)決策。在考務(wù)工作中，我們主要利用Excel對存儲數(shù)據(jù)進行排序、數(shù)據(jù)透視和篩選等操作。

由于獨立學(xué)院學(xué)生基礎(chǔ)較弱，學(xué)生初修課程及格率偏低，使得獨立學(xué)院安排重修考試的任務(wù)量非常大，利用學(xué)校傳統(tǒng)的管理方式、操作方法不能在規(guī)定的時間內(nèi)完成學(xué)校所下達的任務(wù)，造成后續(xù)考試工作不能正常進行，對學(xué)校整體考試工作造成影響。因此，利用信息化手段提高考試管理水平，提高工作效率勢在必行。

學(xué)校重修報名程序為學(xué)校下發(fā)重修考試報名通知，各院匯總數(shù)據(jù)上報學(xué)校，各院根據(jù)學(xué)生重修情況組織教師出題、印刷試卷，學(xué)校安排公共必修課考試安排，專業(yè)課由各院自行安排。在考務(wù)管理中，我們充分利用Excel的功能，在重修考試報名、數(shù)據(jù)整理、安排考試等環(huán)節(jié)進行了應(yīng)用創(chuàng)新。

（一）excel在重修考試報名中的具體應(yīng)用

最初，我們使用學(xué)校下發(fā)的重修申請表，申請表內(nèi)容包括所申請的課程代號、課程名、原始成績、申請人等信息。根據(jù)調(diào)查了解，其他各院（系）重修人數(shù)少，專業(yè)課考試基本只涉及本院教師，所以報名表中信息可以滿足報名需要，各班報名后只上交紙制報名表即可。對于獨立學(xué)院來說，學(xué)院有專業(yè)40余個，涉及母校30多個院（系），每次報名人數(shù)達四、五千人次，只利用學(xué)校下發(fā)報名表上的信息量統(tǒng)計重修考試信息遠不能滿足報考需要，所以筆者利用Excel自制重修報名表，且要求學(xué)生交紙制報名表同時要上交相對應(yīng)的Excel電子版報名表（見表1），然后將每個班報名數(shù)據(jù)進行匯總形成一個Excel總表，再進行操作。安排透視表中“行字段”、“列字段”和“數(shù)據(jù)”項就可以對考試進行排查。

圖1 獨立學(xué)院重修報名表

圖2 獨立學(xué)院重修報名匯總表

（二）Excel在重修數(shù)據(jù)整理中的具體應(yīng)用

學(xué)生重修報名，經(jīng)統(tǒng)計形成一個Excel表后，對此表項目進行整理，統(tǒng)一所報項目數(shù)據(jù)的格式，對考試科目、任課教師進行整理。由于獨立學(xué)院專業(yè)眾多，涉及本二學(xué)院近30個，所以整理后利用Excel中高級篩選功能選出相同專業(yè)，根據(jù)專業(yè)的不同添加相應(yīng)的“開課院系”（見圖2）。此時重修報名工作基本完成，重修安排工作開始。此時，我們可以利用Excel的數(shù)據(jù)透視功能對數(shù)據(jù)進行處理。首先，在“備注”列填充“1”，然后依次以“開課院系”、“重修課目”、“年級”、“專業(yè)班級”作為數(shù)據(jù)透視表的行字段，以“備注”作為數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)項進行透視（見圖3），經(jīng)透視后我們很清楚地得到涉及每個院有多少門重修課目，每門重修課程有多少名學(xué)生參加重修。這樣，可以馬上與各院聯(lián)系，通知教師出題、印刷試卷。既節(jié)省人力、時間，又真正做到數(shù)據(jù)統(tǒng)計完整、準(zhǔn)確。

（三）Excel在重修考試安排中的具體應(yīng)用

獨立學(xué)院重修考試參加的學(xué)生多，專業(yè)分散。重修考試安排好后，檢查考試安排是否有問題是一項繁重的工作，如果手工核對需要大量時間且不能保證絕對的準(zhǔn)確。還可以利用Excel的數(shù)據(jù)透視功能來進行核對，以考試地點沖突排查為例，以“專業(yè)班級”作為數(shù)據(jù)透視表的行字段，“地點”、“時間”作為數(shù)據(jù)透視表的列字段，“考試課程”作為數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)項進行透視，結(jié)果就可顯示某專業(yè)同一個地點、時間安排的考試課程數(shù)，總記若為“1”，則沒有沖突問題；總計若大于“1”，顯示為“2”、“3”等，說明同一時間、地點有兩門以上考試課，可能沖突，然后對重修考試安排進行修改后在進行數(shù)據(jù)透視檢查，總記若完全為“1”則考試安排已不存在沖突。同理，查看考試時間、專業(yè)班級、教室容量、監(jiān)考教師等是否沖突，只要合理

圖3 獨立學(xué)院重修數(shù)據(jù)透視圖

（四）Excel在通知重修考試安排及發(fā)放重修卡中的具體應(yīng)用

當(dāng)重修考試安排核對完成、正式確定后，以何種形式通知到各個院系，以及怎樣讓學(xué)生一目了然清楚的知道學(xué)生自己的考試安排是主要問題?？梢岳肊xcel的排序功能。首先，確定重修考試安排中，表格的列（字段）需要有那些項目組成；其次，根據(jù)重修考試安排中，每場考試詳情即表格的行（記錄內(nèi)容）進行不同排序以便查詢。在發(fā)給各院時“主”、“次”、“第三”關(guān)鍵字應(yīng)依次為“開課院”、“考試課程”“教師”的順序進行排序，方便各院教務(wù)老師通知任課教師、印試卷、安排監(jiān)考等工作；在通知學(xué)生時“主”、“次”、“第三”關(guān)鍵字應(yīng)依次為“上課院”、“年級”、“專業(yè)”的順序，方便學(xué)生以此查看自己所有考試的安排。

重修考試中還有一項很重要的工就是為學(xué)生發(fā)放重修卡。重修卡是學(xué)生能否參加重修考試的憑證，同時也是考試后教師登記重修成績的成績單。根據(jù)重修報名表中的數(shù)據(jù)進行重修卡的打印。其他院系只有紙制的學(xué)校下發(fā)的重修報名表（見圖1），在打印重修卡是要將紙制報名表中的數(shù)據(jù)錄入學(xué)校提供的重修卡系統(tǒng)（見圖4）。把每個學(xué)生輸入后，可以將數(shù)據(jù)儲存為“dbf”格式的電子文檔，然后打印重修卡。由于其他院系學(xué)生重修人數(shù)較少，經(jīng)調(diào)查一般每個院重修人數(shù)不會多于百人，錄入相對較簡單，因此這種方法可以比較節(jié)省時間，提高工作效率。但是對于獨立學(xué)院來說，一般每學(xué)期重修人數(shù)為四、五千人次，如果將每名同學(xué)的數(shù)據(jù)進行錄入，在學(xué)校規(guī)定的時間內(nèi)不可能完成學(xué)校交給的任務(wù)。這時我們利用Excel與Access自行開發(fā)了重修卡打印系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以直接將Excel表中數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access中，我們將重修報名表（見圖2）鏈接到Access中（見圖5）直接打印出重修卡（見圖6）。大大節(jié)省了人力、物力。

圖4 學(xué)校提供的重修錄入系統(tǒng)

圖5 自行開發(fā)的重修卡打印系統(tǒng)

圖6 獨立學(xué)院重修登記卡

實踐證明，在獨立學(xué)院重修考試報名初期要求學(xué)生交紙制報名表同時上交Excel電子版報名表，符合現(xiàn)代教學(xué)管理實現(xiàn)辦公自動化的要求，為獨立學(xué)院重修后續(xù)工作的開展奠定了良好的基礎(chǔ)；在重修數(shù)據(jù)整理、重修考試安排以及發(fā)放重修卡工作中，結(jié)合獨立學(xué)院遇到的實際問題，利用Excel等找到了適合獨立學(xué)院開展工作的方法，不失為一種創(chuàng)新。

Excel的這些功能不需要編寫程序公式，通俗易學(xué)、可操作性強，對提高考務(wù)管理效率有明顯幫助。同時，Excel在考務(wù)管理中的應(yīng)用能更好的使教學(xué)管理工作實現(xiàn)實時、動態(tài)和交互，達到教學(xué)管理的微機機化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，對實現(xiàn)教學(xué)管理創(chuàng)新，促進教學(xué)管理決策科學(xué)化，提升教學(xué)管理水平具有極強的現(xiàn)實意義。

四、總結(jié)

筆者從獨立學(xué)院的實際工作要求出發(fā)，在考務(wù)管理的實施中對Excel進行應(yīng)用創(chuàng)新，改善和優(yōu)化教學(xué)管理系統(tǒng)，使教學(xué)管理工作實現(xiàn)實時、動態(tài)和交互，達到教學(xué)管理的微機化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高教學(xué)管理效率，輔助決策學(xué)校教學(xué)政策的制定和實施［3］，既充分的發(fā)揮其功能，使之成為做好考務(wù)工作的手段，更對考務(wù)管理人員提出了更高的要求，即靈活運用、不斷創(chuàng)新。我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真總結(jié)對Excel應(yīng)用的經(jīng)驗，使獨立學(xué)院考務(wù)管理更加規(guī)范并富有效率。

［1］ 李景寶．淺議獨立學(xué)院的教務(wù)管理模式［J］．遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2007（9）：224－225．

［2］ 葛安娜，劉慎，陳躍安．Excel在考務(wù)管理中的應(yīng)用［J］．硅谷，2009（17）：32．

［3］ 李震宇．Excel在教學(xué)管理中的應(yīng)用［J］．硅谷，2008（23）：149．

The innovative application of Excel in examination management

YANG Bin

（Agricultural University of Hebei，Department of Modern Science and Technology，Baoding 071001）

This article mainly discussed how to improve work efficiency effectively，through taking full advantage of the data processing functions of Excel software．First of all，it analyzed the situation and problems pertaining to examination management of independent institute based on such areas as teaching management system，students and examination management information．Secondly，it takes retake examination for instance，comparison of retake examination in independent institute and the one in other college（Department）．At the same time，combined with the current situation and problems of examination management in independent institute，this article introduced the innovative applications of Excel in such respects as retake test registration，retake data management，retake examination arrangements and hand over of retake card in independent institute．At the end of the article，it is declared that the work should be proceed from reality to conduct the innovative applications of Excel in the process of examination management．This is，not only a means to function and do the examination affairs work well，but also a higher request to examination management staff．

Excel；independent Institute；examination management；retake examination；data processing

G 647 < class="emphasis_bold">文獻標(biāo)志碼：A

A

1008－6927（2011）03－0269－04

2011－05－10

楊 斌（1980－），男，河北保定人，在讀碩士，助教，研究方向：農(nóng)業(yè)推廣。

（編輯：劉偉霄）