關(guān)于建設(shè)檔案工程招標電子檔案管理的研究

摘?要：隨著當今社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的高速運轉(zhuǎn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息化、多樣化、科技化的應(yīng)用給予網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理研究提供了一個很好地發(fā)展環(huán)境和平臺。那么如何高效的利用好信息技術(shù)從而管理電子檔案井井有條呢？研究各個單位的業(yè)績水平和工作檔案，進行深入的科學分析，提高管理工作的能力。合理運用好網(wǎng)絡(luò)化媒體帶來的便捷，制定好發(fā)展計劃，了解各單位的整體情況，對工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時做適當?shù)恼{(diào)整。不斷提升自身在市場大環(huán)境的作用力，促進全民集體經(jīng)濟建設(shè)。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理?網(wǎng)絡(luò)信息化 建設(shè)研究

當今社會生活與工作方方面面均需要電子檔案對內(nèi)容細致歸納分類，促進經(jīng)濟發(fā)展，各行各業(yè)通過建設(shè)電子檔案管理，產(chǎn)生巨大的社會經(jīng)濟效益，這一點是毋庸置疑的。現(xiàn)在化、科技化是當今社會常用的管理信息的有效手段，節(jié)省人力物力，且能高效的完成工作任務(wù)。使復雜的問題簡單化。這也是現(xiàn)代檔案管理所呈現(xiàn)的必然趨勢。注重發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代化電子檔案中需要解決的問題，分析其中利弊，有針對性的解決問題，給出合理化建議。檔案管理工作是奠定基礎(chǔ)工作的大前提，改善和促進紛繁復雜的巨量工作的最佳手段。因此，推進和改革建設(shè)電子檔案管理的研究刻不容緩。

一、建設(shè)電子檔案管理研究中存在的必然問題和解決方向

眾所周知，電子檔案在人民的日常生活與工作中發(fā)揮著及其重要的作用，對國家集體經(jīng)濟建設(shè)帶來了巨大收益。電子檔案的合理利用需要我們認識到其中寶貴的價值存在，讓其在可能性范圍內(nèi)發(fā)揮出最大的效益價值。高度重視檔案的管理收集工作，細心核對電子信息，靈活運用科學技術(shù)。使工作得到更叫有效的提高與發(fā)展。

1.1管理人對工作的疏忽與懈怠將會導致電子檔案利用率低下

首先，在基礎(chǔ)的檔案管理中，很多管理檔案的工作人員無法認清電子檔案的價值，對其深刻的工作意義不夠重視。不習慣運用電子檔案合理歸納存儲的信息。檔案管理機制不能發(fā)揮自身的價值，限制企業(yè)的發(fā)展，阻礙了前進的道路。長期對工作的疏忽與懈怠導致工作效率降低，制度的分崩離析。管理人由于自己欠缺經(jīng)驗和知識，不能合理完善管理制度，在其崗怠其事。管理的不正規(guī)愈發(fā)欲裂。枉枉是投入了大量的人力，物力，財力后也得不到想要的結(jié)果。得不償失，工作效率無法提高，困難接踵而來，這使得管理電子檔案的任務(wù)更加艱巨了。

其次，執(zhí)行力度在工作中的緩慢進行，致使檔案管理的工作更加混亂不堪。進而出現(xiàn)材料不完整，信息殘缺不全面，破損的情況發(fā)生。不論是軟件還是硬件的引用和投入使用均有不足之處，有些企業(yè)的事業(yè)單位甚至沒有獨立進行工作的檔案室，沒有可以操作的系統(tǒng)和機器設(shè)備。無法對信息檢索查找，大大降低了工作效率。檔案管理人員也出現(xiàn)老齡化，不學習新知識，綜合能力素質(zhì)偏低等各種棘手問題。長此以往得不到解決，對檔案管理的極為不重視，都會導致工作不能按時完成，無法上交，完不成任務(wù)。

最后，一定要重視信息化的重要性，加強對管理人員對工作的培訓，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)資料檔案為主的查閱方式，收集和整理好信息后電子化上傳到網(wǎng)絡(luò)進行歸檔，存放。這樣需要使用相關(guān)資料時可以快速查閱，節(jié)省時間從而提高效率。網(wǎng)絡(luò)操作起來方便快捷，不受地理、空間、時間的限制，任何時間任何地點只要需要查閱，即可上網(wǎng)查詢，就能快速得到想要的信息。數(shù)據(jù)庫的不斷增加擴大以及互聯(lián)網(wǎng)多媒體的飛速發(fā)展，在建設(shè)電子檔案的管理工作過程中承擔著巨大的挑戰(zhàn)，但挑戰(zhàn)與機遇并存，積極的迎接挑戰(zhàn)與壓力才能為電子信息技術(shù)化打下一片美好的未來。

1.2合理優(yōu)化提升電子檔案信息化的管理措施

首先，提高加強管理人員對信息科技化的管理意識，各企業(yè)單位可以將此問題作為開會研討的重要問題之一，加大宣傳力度，普及電子科技知識，使年輕化、老齡化管理人員互相幫助。老齡化組員可以將傳統(tǒng)查找資料、快速歸納分類的方式方法傳授給年輕人。年輕人可以幫助年長的管理人員學會操作電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠節(jié)省人力財力，提升檔案工作各方面的影響力。檔案管理工作者要不斷增強自身能力，學習豐富知識。這樣有利于提升自身企業(yè)單位的核心競爭力。選取先進的科學管理技術(shù)手段，發(fā)揮管理人員靈活的應(yīng)用能力，高效，規(guī)范、自然的完成工作任務(wù)。為社會效益價值提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，全面，便捷的開發(fā)軟件試用，應(yīng)用功能。利用科技智能，高效的能源特性打造適合人們工作的電子檔案管理系統(tǒng)。

其次，培養(yǎng)收集整合電子檔案資源的好習慣。電子檔案管理中是人員共享的，收集完整全面的資料自然成為寶貴的資源。從多方面可以印證，檔案信息的管理與使用可以折射出我國上千年優(yōu)秀的傳統(tǒng)歷史文化，不論從宏觀還是微觀方向，都能非常細致的反映出人們?nèi)粘Ｉ罟ぷ髦械狞c點滴滴。社會是不可分割的，只有將集體利益與個人利益完美的結(jié)合展現(xiàn)在信息科技中，才能完成好國家資源最合理配置和運用。

最后，想做好信息資源工作，需要領(lǐng)導和管理人員多多用心，在工作中找尋規(guī)律，結(jié)合電子檔案分級管理的相關(guān)制度要求，完成資源共享，實現(xiàn)對國家資源信息管理的科學整合，發(fā)揮積極作用。當然，為了盡快高效的提高電子檔案信息的使用價值，需要對檔案信息進行加工，編輯，使用技術(shù)方法使信息更工作，合理。管理人員運用自己的智慧操作系統(tǒng)，研究電子軟件的功能，有針對性的合理開發(fā)人性化、便捷式的操作管理機制。

二、結(jié)合先進科學技術(shù)創(chuàng)建高效保密的電子檔案管理系統(tǒng)

2.1創(chuàng)建電子檔案保密系統(tǒng)的意義

2.1.1多加電子信心備份文件

增加電子檔案備份系統(tǒng)，以免正常途徑存儲的文件意外丟失，不能使用。采用多方面多層次，從軟件、系統(tǒng)、人工等角度備份入手，高效的備份機密文件，養(yǎng)成良好的備份文件習慣?？梢员苊夂芏嗖槐匾穆闊?。

2.1.2學習應(yīng)用“防盜”技術(shù)

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達培育出很多精通網(wǎng)絡(luò)的高端科技人才，不少黑客，病毒等鉆漏洞，入侵電子網(wǎng)絡(luò)，竊取重要文件和信息，使網(wǎng)絡(luò)處于十分不安全的狀態(tài)。善用“防火墻”等網(wǎng)絡(luò)防盜技術(shù)可以有效制止此種惡略行為。現(xiàn)代化防火墻技術(shù)已經(jīng)逐漸成熟，慢慢向用戶安全認證、保障數(shù)據(jù)安全、防止黑客病毒入侵等多個角度嚴防死守。在電子檔案管理系統(tǒng)的過程中設(shè)置網(wǎng)絡(luò)連接，對其進行防火墻安裝，監(jiān)控信息存儲安全性。確保電子網(wǎng)絡(luò)的安全性得以保障。杜絕任何想要侵犯網(wǎng)絡(luò)信息的不法分子，不給其有任何的可乘之機。

2.2添加網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)測系統(tǒng)

這一點是為了防止有入侵系統(tǒng)行為的危險，及時避免。阻斷入侵者偷襲網(wǎng)絡(luò)安全?？梢杂玫骄W(wǎng)絡(luò)監(jiān)測技術(shù)，提前檢測查到有入侵的危險，第一時間對危險的源頭進行阻斷，預防黑客和不明來訪者的入侵行為。及時報警，挽救損失。電子信息技術(shù)的高速發(fā)展和運作，各行各業(yè)已經(jīng)在電子檔案管理的工作中成為一種極為重要的形式。此舉非常有效的促進了人們從最原始的記錄信息的方法改變成高效比便捷的根本性轉(zhuǎn)變。這一點非常難能可貴，是歷史的進步，社會的發(fā)展，屬于全人類共同努力創(chuàng)造的結(jié)果。也滿足了各企業(yè)單位日常工作中的信息需求。我們更應(yīng)該再次基礎(chǔ)之上創(chuàng)新、改革、使科技的力量改變生活與工作，滿足信心化建設(shè)的發(fā)展方向。

三、結(jié)語

綜上所述，電子檔案的管理機制大幅度提高了工作的效率，比以往傳統(tǒng)收集信息方法形式方便的效果更為顯著。不僅節(jié)約時間、財力的成本，對國家集體經(jīng)濟建設(shè)也是一種有力的保障。電子系統(tǒng)信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展與普及，為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供了良好的技術(shù)支持。不僅可以有效保障工作之中的效率，調(diào)動管理人員的工作積極性，還可以為網(wǎng)絡(luò)發(fā)展創(chuàng)造了一個非常健康且有未來前景的發(fā)展方向。把建設(shè)電子檔案管理研究透徹，使其與現(xiàn)代化信息做到同步發(fā)展，為國家經(jīng)濟發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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羅曉華?四川省內(nèi)江市市中區(qū)建設(shè)工程招標投標服務(wù)中心