試論電子檔案信息化管理

汪圻

摘要：隨著計算機和網絡技術的飛速發(fā)展，人類社會進入信息時代，黨政機關部門、企事業(yè)單位逐步實現(xiàn)了辦公自動化，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內容。

關鍵詞：電子文件；電子檔案；信息化

檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，隨著經濟社會的不斷發(fā)展，信息、網絡及計算機技術的飛速發(fā)展，使整個社會信息化程度日益提高，在日常工作中相應生成了大量的電子檔案，電子檔案將成為未來檔案的主體。

一、必須加強檔案信息化基礎設施建設

信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

（一）計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還、收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（二）檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效。建立企業(yè)檔案信息網絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

二、加強電子文件的歸檔辦法

電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術、網絡技術發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時歸檔與有效利用，各單位必須在科學推動電子文件歸檔的工作中，密切結合本單位實際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設之中。

（一）建立電子文件網絡歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網絡系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時，檔案部門要和計算機與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。

（二）由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業(yè)務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點”。

必須強調的是：無論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性；同時，檔案部門都必須積極參與其中，承擔業(yè)務指導與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

三、鑒定電子文件歸案質量

（一）保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員與時間。

（二）保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

（三）保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業(yè)。

（四）保障電子文件的安全性。一般應于次年的6月底之前，將上一年度形成的電子文件經鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔移交；有條件的單位，負責電子文件形成的計算機與信息管理等業(yè)務部門則應當于電子文件形成后的3個月內，將其向本單位檔案部門進行在線移交。 檔案部門必須將計算機與信息管理等業(yè)務部門移交的、具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。

四、重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)

隨著網絡時代的來到，新生的事物----電子文件、電子檔案。如何利用現(xiàn)代技術來提高電子文件檔案化管理是檔案工作面臨的一個新機遇和挑戰(zhàn)。電子文件歸檔、電子檔案保存和檔案的開發(fā)利用，就給檔案管理人員提出了新的課題。由于電子檔案的內容是數(shù)學化，其保管需要相應的技術，所以從事電子檔案管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前來說，一是要重視吸納各高等院校的檔案專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中。二是聘用具有懂計算機應用技術或數(shù)字通信技術的工程技術人員到檔案部門工作；三是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們進行系統(tǒng)的檔案管理基礎、電子計算機知道、數(shù)學通信技術進行強化培訓，使他們能迅速掌握檔案管理的基本知識技能，以適應電子檔案管理的需要，解決檔案管理人才缺泛的現(xiàn)狀。