淺談PM模塊外委維修工單工序管理的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)

于峰

(中石化集團(tuán)金陵石化公司機(jī)動(dòng)處，江蘇 南京 210033）

2009年，中國(guó)石化ERP建設(shè)和應(yīng)用已從“以建為主、邊建邊用”轉(zhuǎn)入“建用結(jié)合、以用為主”，深化應(yīng)用已成為ERP工作的主旋律。中石化集團(tuán)資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有限責(zé)任公司ERP建設(shè)和應(yīng)用迫在眉睫，總部組織五家企業(yè)進(jìn)行了集中設(shè)計(jì)和建設(shè)，并于兩年內(nèi)進(jìn)行了實(shí)施，ERP融入到各公司發(fā)展戰(zhàn)略、管理體系和日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，促進(jìn)企業(yè)降本增效，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。金陵石化分公司是這五家企業(yè)中第一期ERP上線(xiàn)的企業(yè)之一，于2010年2月9日成功上線(xiàn)實(shí)施。我作為資產(chǎn)公司ERP-PM模塊關(guān)鍵用戶(hù)，有幸參與了資產(chǎn)公司集中服務(wù)器系統(tǒng)前期調(diào)研、設(shè)計(jì)及實(shí)施的全過(guò)程。

ERP-PM模塊是整個(gè)ERP系統(tǒng)中跨線(xiàn)長(zhǎng)、涉及面廣、用戶(hù)多，聯(lián)系生產(chǎn)裝置實(shí)際運(yùn)行工作最密切、實(shí)際業(yè)務(wù)量最大的模塊。中石化股份公司金陵分公司ERP實(shí)施已余7年，ERP-PM模塊日常業(yè)務(wù)和管理水平已很成熟，并進(jìn)入深化應(yīng)用的階段，為資產(chǎn)公司金陵石化分公司（現(xiàn)已更名為中石化集團(tuán)金陵石化有限責(zé)任公司）的ERP-PM實(shí)施和應(yīng)用提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，并避免了實(shí)施過(guò)程中的很多彎路。但是，由于歷史原因，資產(chǎn)公司又有其比較特殊的管理體系和模式，各二級(jí)單位獨(dú)立而分散，給ERP實(shí)施應(yīng)用和監(jiān)控帶來(lái)了一些困難。

接觸ERP系統(tǒng)兩年以來(lái)，逐漸對(duì)PM模塊的運(yùn)行和管理有了一些認(rèn)識(shí)，尤其認(rèn)識(shí)到維修工單管理的重要性。工單用來(lái)計(jì)劃維護(hù)維修任務(wù)、監(jiān)控維護(hù)維修任務(wù)的執(zhí)行，同時(shí)用來(lái)追蹤維護(hù)維修成本，承載著檢維修計(jì)劃、審批、實(shí)施、費(fèi)用的諸多信息，加強(qiáng)工單管理和規(guī)范操作有著至關(guān)重要的作用。工單由檢維修工作的一般描述、完成該項(xiàng)維護(hù)維修任務(wù)的工序、計(jì)劃成本與實(shí)際成本等組成，相當(dāng)于施工方案、組件料單、費(fèi)用等的集合體。而工單中的工序含有所需的備件、維護(hù)維修工作實(shí)際內(nèi)容、內(nèi)部工作人工工時(shí)、外部工作供應(yīng)商安排等。此處，筆者著重談一下對(duì)外委維修工單的工序管理的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

資產(chǎn)公司剛上線(xiàn)初期，有二級(jí)單位的外委維修工單采用多工序?qū)?yīng)多供應(yīng)商。原則上系統(tǒng)操作是能通過(guò)的，也不完全違背推廣模板的要求。但是對(duì)于工單對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)管理、采購(gòu)訂單、服務(wù)收貨、關(guān)閉工單，甚至合同管理等帶來(lái)了一系列的管理不便和麻煩。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的需要，我建議除維保工單和存在按照合同需要付進(jìn)度款的外委項(xiàng)目采用多工序?qū)?yīng)單一供應(yīng)商外，外委維修工單采用單工序?qū)?yīng)一個(gè)供應(yīng)商，實(shí)際檢維修內(nèi)容在工序長(zhǎng)文本中進(jìn)行詳細(xì)描述，作為實(shí)際檢維修、簽訂合同和預(yù)結(jié)算的依據(jù)，舉例如下。

某二級(jí)單位某庫(kù)區(qū)儲(chǔ)罐檢修，設(shè)備員創(chuàng)建外委檢修工單，采用多工序：八個(gè)工序，其中刪除了兩個(gè)工序，見(jiàn)表1。且多工序?qū)?yīng)多個(gè)供應(yīng)商：六個(gè)工序?qū)?yīng)六個(gè)供應(yīng)商（其中兩個(gè)在外部工序中沒(méi)有維護(hù)供應(yīng)商編碼），見(jiàn)表2。

這種外委維修工單采用多工序?qū)?yīng)多個(gè)供應(yīng)商的弊端，我認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：①不利于專(zhuān)業(yè)管理。此工單的工單描述為某儲(chǔ)罐檢修，工序內(nèi)容涉及：儲(chǔ)罐檢修、防腐、全面檢測(cè)、清罐、全面檢測(cè)等多專(zhuān)業(yè)，不利于專(zhuān)業(yè)人員對(duì)工單的審批；專(zhuān)業(yè)歸屬不明確，不利于專(zhuān)業(yè)統(tǒng)計(jì)和分析工作。②工單無(wú)法及時(shí)關(guān)閉。從下面圖1可以看出，自2010年4月28日工單創(chuàng)建，至2011年6月22日最后一次收貨，仍然有工序沒(méi)有收貨，致使工單無(wú)法關(guān)閉，直接影響總部達(dá)標(biāo)考核結(jié)果。因?yàn)樯婕岸鄠€(gè)承包商，在創(chuàng)建采購(gòu)訂單和收貨時(shí)，很容易對(duì)應(yīng)行項(xiàng)目出錯(cuò)，出現(xiàn)反復(fù)收貨的情況。③不利于工單管理。維修工單是檢維修工作的依據(jù)，也是與供應(yīng)商簽訂合同的依據(jù)。一張工單對(duì)應(yīng)多個(gè)供應(yīng)商，只能以工單工序?qū)?yīng)合同，不利于合同統(tǒng)計(jì)和管理。

表1

表2

外委維修工單采用單工序（PM03）后，工單數(shù)量有所增加，但是可以從管理的角度加以控制。如：ERP的原則是盡量針對(duì)設(shè)備開(kāi)具工單，同一裝置內(nèi)不針對(duì)具體設(shè)備的同類(lèi)型施工原則上只能開(kāi)一張工單，不能按設(shè)備員的分工不同而拆分成多張工單，如腳手架、零星保溫防腐等；對(duì)于同種施工性質(zhì)的內(nèi)容可適當(dāng)合并，尤其是過(guò)濾器的拆清、設(shè)備的熱緊、零星管配件的維修等，如“XX裝置P401入口過(guò)濾器拆清、P402入口過(guò)濾器拆清”可合并成“XX裝置P401、P402等泵入口過(guò)濾器拆清”，可在長(zhǎng)文本中將具體情況加以說(shuō)明；對(duì)管配件維修或更換，可對(duì)不同位置開(kāi)多道工序（同一供應(yīng)商），再將組件所對(duì)應(yīng)的工序號(hào)填入，也可將聯(lián)系人填入相應(yīng)的工序，尤其是在大修工單這種處理方式可減少工單數(shù)量。工單數(shù)量的相對(duì)增加這一弱點(diǎn)，相比對(duì)于設(shè)備檢維修管理的幫助和提高，是可以允許存在的。

圖1

中石化股份金陵分公司現(xiàn)在正上線(xiàn)試運(yùn)行的“生產(chǎn)裝置檢維修費(fèi)用管理系統(tǒng)”，具有維修計(jì)劃庫(kù)、費(fèi)用估算、材料差價(jià)統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算編制與審批（供應(yīng)商、運(yùn)行部、機(jī)動(dòng)處、審計(jì)、財(cái)務(wù)）、統(tǒng)計(jì)分析等主要功能。系統(tǒng)根據(jù)ERP導(dǎo)入的工單完成預(yù)算書(shū)的編制、審核、批準(zhǔn)，對(duì)于需要簽訂合同的預(yù)算書(shū)完成合同號(hào)的錄入，可進(jìn)行預(yù)算書(shū)的瀏覽操作；可以根據(jù)ERP導(dǎo)入的工單完成結(jié)算書(shū)的編制、上傳、審核、批準(zhǔn)、收貨、竣工資料驗(yàn)收結(jié)算書(shū)詳細(xì)信息的瀏覽操作，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算、結(jié)算的線(xiàn)上審批和流轉(zhuǎn)，使預(yù)算、結(jié)算流程處于可追蹤可控狀態(tài)，有效地縮短了流轉(zhuǎn)時(shí)間。同時(shí)這個(gè)系統(tǒng)對(duì)工單管理的要求也提高了，工單的及時(shí)下達(dá)、及時(shí)關(guān)閉以及工序的規(guī)范創(chuàng)建，都對(duì)后續(xù)的預(yù)算、結(jié)算工作起著至關(guān)重要的作用。

目前中石化推廣，我公司正在實(shí)施的“合同信息管理系統(tǒng)”，對(duì)于PM模塊來(lái)說(shuō)，與ERP-PM的接口就是工單和采購(gòu)訂單，要求工單信息里外委供應(yīng)商只能有一個(gè)，這樣才能對(duì)應(yīng)針對(duì)此供應(yīng)商簽訂合同。同樣對(duì)工單的外委工序管理提出了一定的要求。

由此可以看出，費(fèi)用管理系統(tǒng)也好，合同管理系統(tǒng)也好，與實(shí)際檢維修業(yè)務(wù)相關(guān)的信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和來(lái)源，都是ERP-PM工單數(shù)據(jù)。總之，除維保工單和存在進(jìn)度款的外委項(xiàng)目采用多工序?qū)?yīng)單一供應(yīng)商外，外委維修工單采用單工序（PM03）對(duì)應(yīng)一個(gè)供應(yīng)商的工序管理模式是合理的，這對(duì)于加強(qiáng)工單管理和相應(yīng)業(yè)務(wù)的處理和規(guī)范管理是必要的。

從最基本的工序管理開(kāi)始，加強(qiáng)工單管理，將ERP-PM逐步打造成為上下貫通的設(shè)備核心管理平臺(tái)，有效地將ERP融入到設(shè)備管理體系和日常檢維修工作中，以提升檢維修費(fèi)用的有效控制力。