加強(qiáng)后勤外委單位管理 提升后勤管理水平

高艷霞 李妙靈

摘要：文中分析了后勤外委專業(yè)化隊(duì)伍管理中存在的問題，對(duì)加強(qiáng)后勤外委專業(yè)化隊(duì)伍的管理提出了幾點(diǎn)看法，并進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);外委;管理

引言

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，后勤管理模式也不斷創(chuàng)新，各項(xiàng)業(yè)務(wù)越來(lái)越市場(chǎng)化，以神東礦業(yè)服務(wù)公司為例，外委的后勤業(yè)務(wù)主要有環(huán)境保潔、公寓管理、會(huì)議服務(wù)、停車場(chǎng)管理、洗衣服務(wù)、洗浴服務(wù)、綠化管護(hù)、花卉租擺、垃圾清運(yùn)、治安保衛(wèi)、煤粉鍋爐運(yùn)營(yíng)、蒸汽供應(yīng)、冬季供熱季節(jié)工、橡膠壩管理、電梯維保、太陽(yáng)能系統(tǒng)維保、食堂排油煙系統(tǒng)清洗、中央空調(diào)運(yùn)行及維保、小型空調(diào)維修、生活垃圾清運(yùn)、直飲用桶（瓶）裝水灌裝配送、滅火器校驗(yàn)及維修等22項(xiàng)業(yè)務(wù)。有后勤外委專業(yè)化服務(wù)項(xiàng)目53個(gè)，服務(wù)商33家，總服務(wù)面積518.0268萬(wàn)㎡，外委工作人員達(dá)到3000人左右（此為2021年7月份數(shù)據(jù)）。因此，外委隊(duì)伍的管理已成為突出的問題，如何做好外委單位的管理，成為公司管理的重要課題。

要做好外委單位的管理，讓他們更好地分擔(dān)我們的工作而不是給我們的工作拖后腿，以下幾方面是關(guān)鍵抓手。

一、改變觀念，業(yè)務(wù)外委不是能當(dāng)“甩手掌柜”，而是要將外委單位按照自營(yíng)單位嚴(yán)格要求

2021年在礦業(yè)公司1-10月份考核通報(bào)中總共問題2507條，自營(yíng)單位占1968條、外委單位占384條，自營(yíng)單位問題占78.50%、外委單位問題占15.32%。而在神東公司1-10月份考核中，總問題2451條，自營(yíng)單位占1450條，外委單位占1000條，自營(yíng)單位問題占59.16%、外委單位問題占40.80%。從數(shù)據(jù)中可以看出，在日常的考核管理中，對(duì)外委的管理并沒有一視同仁的去抓，認(rèn)為“外委單位”就是“外單位”，不好過分介入管理。不管是安全責(zé)任體系、班組建設(shè)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化方面都落實(shí)的與自營(yíng)單位有明顯的差異。改變觀念，外委單位與自營(yíng)單位都是本單位管理的一部分，外委單位的考核結(jié)果是與本單位100%掛鉤的，安全責(zé)任體系、班組建設(shè)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化這些工作都是礦業(yè)公司后勤服務(wù)品牌能在長(zhǎng)期服務(wù)主業(yè)的過程中慢慢豎起來(lái)的基礎(chǔ)，這些基礎(chǔ)管理在外委單位的管理中得不到全面貫徹勢(shì)必會(huì)給公司的發(fā)展扯后腿。所以，外委單位并不是“外單位”，它和自營(yíng)單位是一榮俱榮、一損俱損的關(guān)系。

二、提高外委單位現(xiàn)場(chǎng)管理人員業(yè)務(wù)水平

一方面，外委單位現(xiàn)場(chǎng)管理人員配置應(yīng)有嚴(yán)格要求，比如文化水平、專業(yè)資格;另一方面，多年來(lái)，公司的發(fā)展蒸蒸日上，主要是因?yàn)橐呀?jīng)形成了一套相對(duì)完善的管理理論和成熟的企業(yè)文化，外委單位在剛剛介入時(shí)很多東西需要接軌，沒有一定的實(shí)踐管理和業(yè)務(wù)知識(shí)上手比較困難?，F(xiàn)場(chǎng)外委員工對(duì)于監(jiān)管單位管理普遍有一種排斥感，認(rèn)為管理嚴(yán)格是刁難，甚至存在抵觸情緒和逆反心理，從全面質(zhì)量管理方面來(lái)說，要想搞好管理，首先要搞好管理人員的管理?，F(xiàn)場(chǎng)管理人員認(rèn)識(shí)水平和管理水平直接影響整體工作的開展，所以，對(duì)外委現(xiàn)場(chǎng)管理人員進(jìn)行強(qiáng)制性的安全管理知識(shí)、制度、標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，讓外委現(xiàn)場(chǎng)管理人員從根本上認(rèn)同公司的管理機(jī)制，徹底轉(zhuǎn)變思想變被動(dòng)管理為認(rèn)同管理和自我約束，從根本上提高認(rèn)識(shí)水平和管理水平。避免因“不理解、不認(rèn)同”而出現(xiàn)的陽(yáng)奉陰違、表里不一，對(duì)工作應(yīng)付了事，貫徹不到實(shí)際中的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)外委單位員工隊(duì)伍建設(shè)

1、提高員工進(jìn)入門檻，保證外委員工隊(duì)伍基本素質(zhì)。外委員工隊(duì)伍總體文化水平低是外委單位的明顯特點(diǎn)，以某兩處保潔場(chǎng)所為例：A處：共18人，大專2人、初中4人、小學(xué)12人;B處：共19人，高中3人、初中6人、小學(xué)10人。由于員工文化素質(zhì)低，增加了日常管理難度，管理制度、工作職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)等許多基本業(yè)務(wù)要求學(xué)習(xí)起來(lái)都很吃力。因此，外委單位在進(jìn)入前不僅應(yīng)對(duì)員工年齡進(jìn)行限定，同時(shí)也應(yīng)對(duì)文化水平限制在初中及以上。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提升外委單位員工業(yè)務(wù)素質(zhì)?，F(xiàn)在，外委管理人員和員工參加培訓(xùn)的積極性不高，對(duì)培訓(xùn)只是被動(dòng)參加，真正求學(xué)、求知識(shí)的不多，培訓(xùn)工作浮于形式。即便是管理人員也普遍認(rèn)為工作、業(yè)務(wù)是實(shí)，教育培訓(xùn)是虛的，是在浪費(fèi)時(shí)間和精力，而且投入多，回報(bào)少。對(duì)人員的再培訓(xùn)工作不夠重視，所以在培訓(xùn)工作中起到了反面作用，不僅不能及時(shí)糾正培訓(xùn)工作中的不足，還助長(zhǎng)了厭學(xué)、學(xué)習(xí)無(wú)用的風(fēng)氣。有的外委場(chǎng)所只發(fā)試題代替培訓(xùn)，甚至有的外委場(chǎng)所拿到試題后找一人代答所有試題，以此交差。這樣不僅起不到培訓(xùn)的作用，反而造成更差的影響。

從管理層面來(lái)看，培訓(xùn)是管理的前提、是管理的手段，培訓(xùn)不僅為管理員工創(chuàng)造了條件，其本身就是一種高效的管理手段，即培訓(xùn)通過滿足員工高層次的精神文化需求來(lái)激發(fā)員工的干勁和熱情。從員工自身層面看培訓(xùn)不僅讓員工更快、更好地勝任崗位，而且增強(qiáng)員工本人的素質(zhì)和能力，使員工受益。所以說有效地培訓(xùn)無(wú)論對(duì)企業(yè)還是對(duì)員工個(gè)人都是雙贏的業(yè)績(jī)。因此，必須要求外委單位對(duì)自己的培訓(xùn)建立完善的培訓(xùn)制度和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，并制定切實(shí)可行地培訓(xùn)計(jì)劃，來(lái)提升員工隊(duì)伍的素質(zhì)。

3、監(jiān)督外委單位的用工情況，確保員工隊(duì)伍的穩(wěn)定。外委單位員工隊(duì)伍流動(dòng)性大，是外委單位又一個(gè)突出的問題。相較于自營(yíng)場(chǎng)所，外委單位用工更加靈活、隨意，同樣使管理變得難上加難。同樣以A、B兩處場(chǎng)所為例：A處工齡1年以下員工10人，2-3年2人、3年以上不到4年6人;B處工齡1年以下11人，2-4年4人，5年以上4人。從調(diào)查結(jié)果來(lái)看，幾乎每月都有新人進(jìn)入，同時(shí)也說明崗位上總有缺員情況，這就導(dǎo)致有員工“一人兼數(shù)職”，不論是人員流動(dòng)還是本身長(zhǎng)期缺員都無(wú)法保證服務(wù)質(zhì)量和安全管理的要求。因此，在外委單位進(jìn)入后，監(jiān)管單位一定要對(duì)外委隊(duì)伍的人員流動(dòng)、缺員情況進(jìn)行考核，人員流動(dòng)每年不得超過1/3，缺員不得超過1/10，以此，督促外委單位做好員工內(nèi)部管理，做好溝通工作，克服太過隨意的缺陷，確保工作質(zhì)量的有效完成，并將此作為外委單位年終綜合評(píng)價(jià)的一個(gè)重要指標(biāo)，為續(xù)約提供可靠依據(jù)。

四、貫徹管理制度，做到制度無(wú)縫銜接，標(biāo)準(zhǔn)一致

健全管理制度，做到管理有章可循，對(duì)外委單位管理主要依據(jù)《神東煤炭集團(tuán)后勤外委專業(yè)化服務(wù)項(xiàng)目管理及考核辦法》和適合相關(guān)專業(yè)的一系列安全制度和工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束的，現(xiàn)有制度覆蓋面全、專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)違反制度的、不按操作規(guī)程、有“三違”發(fā)生的外委單位可以找到明確的規(guī)章制度行進(jìn)行處罰。只是處罰的途徑、標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)一步完善，不能“一事兩罰”或漏罰。在實(shí)際操作中，監(jiān)管單位有權(quán)根據(jù)考核情況建議礦業(yè)公司進(jìn)行處罰，主業(yè)單位也可以根據(jù)考核情況在內(nèi)部市場(chǎng)化系統(tǒng)中直接扣除監(jiān)管單位的勞務(wù)費(fèi)，這樣一來(lái)，如果是針對(duì)外委單位的罰款就會(huì)扣除到監(jiān)管單位上，影響監(jiān)管單位的費(fèi)用兌現(xiàn)，卻并沒有影響到外委單位的費(fèi)用兌現(xiàn)，而監(jiān)管單位再建議公司對(duì)外委單位進(jìn)行處罰，這部分“主業(yè)扣除”的費(fèi)用也無(wú)法彌補(bǔ)到監(jiān)管單位，這既增加了管理的流程，也不合理。建議處罰要堅(jiān)持閉合管理、處罰得當(dāng)，主業(yè)單位可以直接處罰到外委單位，且系統(tǒng)中處罰的標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)管單位的考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)內(nèi)容一致，做到責(zé)任明確、有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致的閉環(huán)管理。

綜上所述，加強(qiáng)外委單位的管理，在后勤生產(chǎn)服務(wù)中是非常重要的，逐漸形成齊抓共管良好局面，只有自營(yíng)單位、外委單位不斷夯實(shí)管理基礎(chǔ)，公司才能穩(wěn)步發(fā)展、越來(lái)越好。