信息化條件下的備品備件全流程管理探討

崔發(fā)亮，姬生峰，趙有

（日照鋼鐵有限公司，山東 日照 276806）

一、備品備件全流程管理的必要性

當(dāng)前無論什么行業(yè)，企業(yè)都需要有足夠的備品備件物資儲(chǔ)備來保證企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，所以備品備件物資的管理對(duì)每一個(gè)企業(yè)的發(fā)展都有十分重要的作用。同時(shí)備品備件等物資具有種類繁多、整體數(shù)量龐大、使用數(shù)量不可預(yù)測、使用難跟蹤以及不少物資需要專門定做等特點(diǎn)，從而加大了其采購、庫存管理的難度，給企業(yè)的精細(xì)化管理提出了嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

當(dāng)前不少企業(yè)紛紛以企業(yè)信息化建設(shè)為契機(jī)，推動(dòng)企業(yè)備品備件物資管理的信息化，以達(dá)到對(duì)備品備件進(jìn)行規(guī)范管理、降低庫存資金占用、提高企業(yè)管理水平的目的。然而在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，由于備品備件等物資具有業(yè)務(wù)流程長、審批工作流程長、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作量大、特殊業(yè)務(wù)多、庫存管理相對(duì)復(fù)雜等特點(diǎn)，所以信息化建設(shè)如果單純實(shí)現(xiàn)其業(yè)務(wù)鏈條上一個(gè)或幾個(gè)零碎的環(huán)節(jié)，很難達(dá)到規(guī)范管理、提升效益、降低備品備件庫存資金占用的目的，所以如何推進(jìn)備品備件的規(guī)范管理給企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高要求。

二、備品備件全流程管理的做法

鑒于備品備件物資的管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性和復(fù)雜性，企業(yè)信息化建設(shè)只有充分考慮備品備件計(jì)劃、招投標(biāo)、采購、供應(yīng)商協(xié)同、庫存、付款、成本核算、設(shè)備管理等相關(guān)層面，及實(shí)現(xiàn)對(duì)備品備件整個(gè)生命流程的管理和跟蹤，才能實(shí)現(xiàn)備品備件管理的規(guī)范化、對(duì)備品備件的采購和庫存領(lǐng)用實(shí)施有效控制、降低備品備件庫存資金占用，提高企業(yè)精細(xì)化管理水平，從而達(dá)到實(shí)施備品備件信息化建設(shè)的初衷，備品備件全流程管理功能的實(shí)現(xiàn)主要需要從幾個(gè)方面開展，見圖1。

圖1 備品備件全流程管理圖

1.備品備件計(jì)劃的管理：實(shí)現(xiàn)備品備件采購計(jì)劃的提報(bào)、采購計(jì)劃審批工作流程的處理和公司采購計(jì)劃的管理。同時(shí)可以根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、管理狀況按照安全庫存、最大最小庫存等設(shè)置自動(dòng)產(chǎn)生采購計(jì)劃，以保證公司生產(chǎn)的安全運(yùn)行，還可以對(duì)采購計(jì)劃預(yù)算額度進(jìn)行管控，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行庫存現(xiàn)有量平衡，以加強(qiáng)對(duì)計(jì)劃的管理，減少多余計(jì)劃的提報(bào)，從源頭上減少多余物資的采購。

2.備品備件招投標(biāo)的管理：主要用于在采購計(jì)劃的基礎(chǔ)上進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)的處理工作，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)信息的公開公正，減少暗箱操作，減少企業(yè)損失。

3.備品備件采購的管理：主要用于采購合同的創(chuàng)建、管理、打印，而采購合同要做到可以依據(jù)采購計(jì)劃自動(dòng)創(chuàng)建，同時(shí)庫存接收入庫時(shí)也要可以共享采購合同的數(shù)據(jù)，以減少采購人員、庫存管理人員工作量，提高工作效率。

4.備品備件的供應(yīng)商協(xié)同：由于公司備品備件的采購種類繁多且不少物資為專門定做，所以為了保障公司生產(chǎn)的正常運(yùn)行，采購人員應(yīng)該加強(qiáng)和供應(yīng)商的協(xié)同，以便于及時(shí)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，了解到物資的生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、開票情況，同時(shí)通過協(xié)同供應(yīng)商也可以及時(shí)了解物資發(fā)出后的入庫和付款情況，便于發(fā)現(xiàn)問題時(shí)可以及時(shí)補(bǔ)貨、換貨、退貨等。

5.備品備件的庫存管理：主要用于備品備件物資的出入庫的管理，為了加強(qiáng)公司對(duì)庫存物資的管控，庫存數(shù)據(jù)必須實(shí)現(xiàn)在全公司范圍的充分共享，同時(shí)還必須提供強(qiáng)大的功能來滿足備品備件實(shí)現(xiàn)批次或件次管理，對(duì)備品備件實(shí)現(xiàn)多維度的庫存分析，對(duì)備品備件實(shí)現(xiàn)庫、區(qū)、架、層、列等的貨位管理，對(duì)庫存出入庫實(shí)行審批和單據(jù)打印，對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)庫存領(lǐng)用實(shí)行定額管控等需要。

6.備品備件的財(cái)務(wù)管理：實(shí)現(xiàn)備品備件采購、入庫時(shí)可自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)計(jì)負(fù)債等科目信息，從而實(shí)現(xiàn)采購接收、入庫與財(cái)務(wù)銜接，并能滿足備品備品發(fā)票匹配、付款等，同時(shí)由于備品備件具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點(diǎn)，所以備品備件成本核算需能做到對(duì)每個(gè)物料出入庫信息和每個(gè)物料科目信息都能正確收集和準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，以提高備品備件成本核算的精確性。

7.設(shè)備管理、領(lǐng)用跟蹤管理：由于備品備件種類繁多，使用單位領(lǐng)用后公司很難跟蹤備品備件的具體使用情況，所以應(yīng)推進(jìn)設(shè)備管理、領(lǐng)用跟蹤管理的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)備品備件的使用跟蹤，以保證物資得到有效合理使用，同時(shí)依據(jù)使用情況自動(dòng)觸發(fā)生成采購計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)與采購計(jì)劃管理的銜接，從源頭上減少使用單位亂報(bào)采購計(jì)劃等問題。

三、備品備件全流程管理的重點(diǎn)及難點(diǎn)

信息化備品備件全流程管理涉及到備品備件業(yè)務(wù)流程的各個(gè)層面，除此之外還需要如下幾個(gè)方面進(jìn)行強(qiáng)有力的支撐。

1.要建立完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系，實(shí)現(xiàn)物料編碼、供應(yīng)商等基礎(chǔ)信息的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的好壞直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗，沒有規(guī)范、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)體系支撐，備品備件全流程管理很難實(shí)現(xiàn)，所以備品備件信息化建設(shè)推進(jìn)過程中要對(duì)備品備件的名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、采購員、訂單價(jià)格、物料類別以及供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商帳戶等信息進(jìn)行仔細(xì)整理和規(guī)范，如此才能保證采購計(jì)劃、采購訂單、庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而為備品備件全流程實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.建立物料、物料類別、財(cái)務(wù)科目賬戶等信息間準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)、對(duì)應(yīng)關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)自動(dòng)觸發(fā)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，保證財(cái)務(wù)成本、財(cái)務(wù)應(yīng)付等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)產(chǎn)生的及時(shí)性，推進(jìn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)。

3.建立完善的報(bào)表體系，從多角度、多層面對(duì)備品備件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，滿足業(yè)務(wù)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)層績效、考核等需求，提高工作效率。

4.實(shí)現(xiàn)庫存設(shè)置的靈活性。由于備品備件物資管理存在種類多、整體數(shù)量大、存在使用有效期等特點(diǎn)，因此不少企業(yè)的貨位管理細(xì)化到庫、區(qū)、架、層、列等5層，不少物料要按照批次或件次進(jìn)行管理和跟蹤，同時(shí)由于備品備件統(tǒng)計(jì)口徑復(fù)雜（是備件還是材料，是否零庫存以及是內(nèi)建零庫存還是外建零庫存、是否大中修、是工藝件還是易損件等），更加大了庫存業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理的難度，所以必須對(duì)庫存進(jìn)行靈活的設(shè)置，盡量滿足不同的業(yè)務(wù)需求。

5.實(shí)現(xiàn)審批工作流程靈活配置。由于備品備件全流程過程中諸多地方都需要進(jìn)行審批，如采購計(jì)劃、采購訂單、庫存領(lǐng)料出庫等，同時(shí)每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的審批流程涉及到的審批層次、審批金額等各不相同，所以審批流程的設(shè)置一定靈活。

四、成效

信息化備品備件全流程的管理打通了備品備件從計(jì)劃到訂單，從訂單到庫存，從庫存到使用，從使用到計(jì)劃整個(gè)流程，并給企業(yè)帶來如下成效。

1.建立完善的物料基礎(chǔ)信息體系，提高公司對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平，為公司信息化管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的充分共享。備品備件全流程管理上環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)充分為下環(huán)節(jié)所用，從而實(shí)現(xiàn)了相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的共享，縮短了采購部整理采購計(jì)劃、庫存部門根據(jù)訂單辦理入庫等環(huán)節(jié)的時(shí)間，提高了工作效率、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，同時(shí)庫存數(shù)據(jù)的共享，加強(qiáng)了公司對(duì)庫存物資的管理和跟蹤，提高了公司的管理水平。

3.推進(jìn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)現(xiàn)。由于備品備件采購、庫存業(yè)務(wù)自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息，財(cái)務(wù)賬戶與物料等數(shù)據(jù)緊密關(guān)聯(lián)，從而提高了財(cái)務(wù)應(yīng)付、成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，并提高了公司備品備件成本核算的精細(xì)化和自動(dòng)化水平。

4.降低采購、庫存資金。備品備件全流程管理的實(shí)現(xiàn)，使得每一個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都是上一環(huán)節(jié)產(chǎn)生或觸發(fā)，從而避免了采購計(jì)劃多報(bào)、采購部盲目采購、庫存不斷積壓、物資領(lǐng)用后沒有跟蹤等問題的產(chǎn)生，從而大幅降低公司庫存資金占用和采購額度。

5.堵塞管理漏洞。備品備件全流程管理的實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)公司對(duì)物資領(lǐng)用后跟蹤和管理，實(shí)現(xiàn)了招投標(biāo)數(shù)據(jù)的公開公正，從而堵塞了公司管理漏洞，提升了公司的管理和管控水平。

五、結(jié)束語

通過信息化手段，推進(jìn)備品備件全流程的管理，實(shí)現(xiàn)備品備件相關(guān)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化、規(guī)范化處理，達(dá)到了對(duì)備品備件進(jìn)行全流程跟蹤的目的，不僅提高了公司的信息化水平，同時(shí)也可有效降低備品備件采購、庫存費(fèi)用，給公司的管理水平帶來大幅度的提升，具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。