對施工企業(yè)設備管理信息化的分析

楊路帆

（中國中鐵股份有限公司工業(yè)設備部，北京 100039）

施工設備是建筑施工企業(yè)重要的生產工具，也是其固定資產組成的主要部分。由于施工的流動性和工程項目的一次性等特點增加了施工企業(yè)設備管理的難度，利用信息技術無疑是加強設備管理的有效手段。中國中鐵股份有限公司從20世紀90年代初利用dBASE程序進行設備管理，之后又自主開發(fā)了設備管理系統(tǒng)軟件和目前正在推行的工程項目綜合管理系統(tǒng)，使設備管理信息化逐步深入。在這個過程中也存在一些問題，有些甚至直接制約著信息化的發(fā)展。下面結合工作中的經驗來分析信息化過程中存在的問題，并據此提出相關的意見與建議，以便更好地推進設備管理信息化工作。

一、設備管理系統(tǒng)簡介

由于公司推進設備管理信息化時間跨度大，前后變化多，這里選取其中具有代表性的的設備管理系統(tǒng)進行簡要介紹：該系統(tǒng)根據企業(yè)設備管理的主要內容，由前期管理、工程管理、資產管理、運行管理、安全管理、租賃管理、維修管理、經濟管理以及其他一些輔助的管理功能組成。其結構見圖1。

該系統(tǒng)的設計思想源于早期企業(yè)以dBASE數(shù)據庫進行的臺賬管理，在此基礎上，擴展為以臺卡（賬）為核心，以設備履歷為線索，對設備進行全壽命管理。系統(tǒng)采用B/S結構，使用JAVA語言開發(fā)，采用SQLServer數(shù)據庫。系統(tǒng)運行后在一些二級企業(yè)得到了一定程度的運用，但由于資金等一些條件的限制，使二次開發(fā)和全面推廣受到制約，進而將該系統(tǒng)的一些管理思想融進企業(yè)開發(fā)的工程項目管理系統(tǒng)中。

二、制約設備管理信息化發(fā)展的因素

在推廣設備管理系統(tǒng)過程中，我們發(fā)現(xiàn)設備管理，特別是作為國有資產的施工設備管理存在著一些制度上的欠缺，進而影響了設備管理信息化的發(fā)展，其中主要有以下因素。

1.財務管理難以客觀反映實物資產的價值

設備臺賬管理是設備管理信息化的基礎工作，設備價值無疑是設備臺賬的一個核心內容。在市場經濟條件下，資產的市場價格是其價值最直觀的表現(xiàn)。然而由于我國目前尚處于社會主義市場經濟初級階段，二手設備市場發(fā)育還不健全，國有資產流通環(huán)節(jié)仍有一些體制上的障礙，因此無法從市場上直接獲得某種技術狀況下設備的價格。在實際操作中主要以企業(yè)財務中資產的賬面價值為依據來確定設備的價值，由此便存在以下問題。

首先，以統(tǒng)一的折舊方法計算的設備價值難以反映具體設備管理的情況。根據企業(yè)財務政策，同類設備的賬面價值等于設備賬面余額減去折舊和減值準備，因此對于同類設備，只要設備采購價格相等，使用年限相同，則其反映在設備臺賬上的價值就相同。這無疑抹殺了設備管理對設備價值的影響。因此這種以財務賬面價值作為設備使用價值的做法則導致了“設備管好與管壞都一樣”等現(xiàn)象的出現(xiàn)，進而削弱了人們對企業(yè)設備管理意義的認識。

其次，年限平均的折舊方法難以反映工程項目的特點。一般企業(yè)根據財政部的規(guī)定制定本企業(yè)的折舊方法，通常施工企業(yè)固定資產的折舊通常采用年限平均法，即將資產成本均衡地分攤到各會計期間，每期資產折耗金額相等。而現(xiàn)在施工企業(yè)以招投標承攬工程項目為主要經營方式，設備的使用以項目的需要進行配置，并施行動態(tài)優(yōu)化。所以具體設備在施工過程中不同階段使用強度并不相同，其磨損也就存在差異。更需要指出的是在一個項目和另一個項目銜接過程中往往會發(fā)生一段時間的閑置，有的長達數(shù)年。如果仍采用年限平均法進行折舊，則與實際情況存在很大差異。

再次，雖然財務上規(guī)定了其他折舊方法，如工作量法、雙倍余額法、年限法等，但由于企業(yè)原先大部分設備采用的是年限平均法，而折舊方法的改變屬于會計政策變更。不僅需要企業(yè)有充分、合理的證據表明其變更的合理性，并需要說明變更后，能提供關于企業(yè)財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流等更可靠、更相關的會計信息的理由，而且因為會計和納稅申報采用不同的折舊方法出現(xiàn)的時間性差異調整工作量較大，并有避稅風險，因此據了解，目前絕大部分設備仍采用年限平均法，僅在小部分設備中采用了工作量法或雙倍余額法等方法。

總之，使用財務管理的賬面價值來反映設備資產的價值不僅無法客觀反映某一臺設備的實際價值，而且嚴重削弱了設備管理對資產管理的意義，從根本上動搖了設備資產管理信息化的發(fā)展。

2.企業(yè)內部職責的劃分不利于信息化建設

設備管理信息化是企業(yè)信息化的一個重要組成部分，其發(fā)展必然受企業(yè)內部管理機制的影響。通常一個企業(yè)設備管理信息工作，從橫向上分析，由多個部門來推進：設備管理部門、資產管理部門以及信息化管理部門。設備部門偏重于技術管理，資產管理部門偏重于賬務管理，信息化管理部門負責信息化技術。在施工企業(yè)項目管理的操作層面，設備管理部門負責維護設備的技術性能，而設備消耗，如油料、配件等又主要由物資部門來管理。

而從縱向關系上分析，一個大型施工企業(yè)往往是多級法人的管理模式，如總公司、集團公司、三級公司等。因此企業(yè)的設備管理工作通常采用“統(tǒng)一領導，分級管理”的模式，即上一級公司負責制定相對宏觀的管理制度和辦法，并負責監(jiān)督執(zhí)行；下一級公司則進行具體的操作和管理。但由于以下幾方面原因導致管理難度加大：①業(yè)務種類不同導致設備構成不同。如以土方施工為主的企業(yè)設備構成則以通用設備為主，其管理便于統(tǒng)一；若是以橋梁、隧道施工為主的企業(yè)，則設備的構成以專用設備或非標設備為主，則往往大型關鍵設備要單獨制訂辦法進行管理。②地域分布不同導致管理模式的差異。如子分公司處于東部經濟較發(fā)達地區(qū)，則可利用的社會資源較多，則以租賃和服務外包方式管理為主，設備管理偏重于設備租賃費用的結算；處于西部經濟欠發(fā)達或不發(fā)達地區(qū)，則以自有設備為主，管理也多依賴企業(yè)自己的力量，則更偏重于設備的全壽命管理。③不同企業(yè)管理習慣的差異。比如有些單位將專用設備集中在某一子分公司進行管理，而有些單位則將專用設備分散在幾個子分公司管理。這樣不同類設備管理要求上的差異難以按照一個統(tǒng)一的操作流程進行管理。

3.推進信息化的成本與效益之間的關系不清晰

企業(yè)推進信息化，一方面是由于企業(yè)資質的外在要求，一方面是企業(yè)發(fā)展的內在要求。因此在企業(yè)中推進信息化工作同企業(yè)里的其他工作一樣，也涉及一個成本與效益的問題。在推廣設備管理信息化過程的實務中，發(fā)現(xiàn)有以下幾個問題：①推進過程中偏重考慮軟件開發(fā)，忽視硬件投入。在開發(fā)設備管理系統(tǒng)時，最初的預算只考慮了軟件開發(fā)的費用，由于在后面的調研階段，根據企業(yè)管理實際情況，采用了兩級數(shù)據集中管理的模式，因此需要各二級公司購置服務器。但由于這屬于預算外的開支，致使很多單位無法購置服務器，使整個系統(tǒng)最終也未能完全上線運行。②投入只考慮研發(fā)階段，忽視推廣階段。同樣，信息化是一個隨著企業(yè)內部改革而不斷調整的過程，因此盡管有了一個很好的管理信息系統(tǒng)，推廣使用和不斷地升級很必要。但這部分費用，特別是在推廣階段對人員的培訓費用往往被忽視，而這一環(huán)節(jié)恰恰很重要。往往是因為培訓階段的效果不佳，在系統(tǒng)具體應用中會產生很多問題，有的甚至會給領導或員工造成一種軟件不好用的印象，從而對信息化的推進起到了阻礙作用。③缺少對信息化客觀的評價。企業(yè)推廣信息化，一般是為了減輕工作負荷，提高工作效率，獲得好的經濟效益。但目前還沒有一個較客觀的指標體系對信息化的效果進行評價，人為的因素較大，缺少了內在的動力。

三、總結

1.充分認識流程再造在設備信息化中的作用

當企業(yè)利用信息技術進行設備管理的最初階段，往往認為信息化就是簡單地利用計算機代替手工勞動。但隨著過程的深入，受人員素質、硬件水平、日常工作量，以及其他業(yè)務的制約，發(fā)現(xiàn)信息化不僅僅是將傳統(tǒng)管理方式搬到計算機網絡中，而是借助現(xiàn)代信息技術，引進現(xiàn)代管理理念，對傳統(tǒng)管理模式進行的全面變革，因此企業(yè)信息化的過程也是企業(yè)流程再造的過程。這二者的關系是相輔相成的，它們之間既相互制約，也相互提高，如果沒有流程再造，那么信息化就無法推進，更談不上提高了；反之，信息化水平提高，可以有力地促進流程的改造，提升流程運行效率，從而降低成本。因此在推進信息化的過程中必須重視企業(yè)流程再造。

2.結合企業(yè)管理的內控制度和設備管理標準化工作推進流程再造。

在設備管理的流程再造過程中，我們認為有兩個方面值得重視：一是通過企業(yè)健全內控制度來規(guī)范設備管理的流程。內控制度是提高企業(yè)經營管理水平和風險防范能力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一種有效手段。2008年5月由財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合制定發(fā)布的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》。其后，財政部會同國資委等部門發(fā)布了《企業(yè)內部控制配套指引》。對我國國有企業(yè)建立內控制度做了完善的規(guī)定。在具體執(zhí)行過程中，我們重新梳理了企業(yè)制度，并對管理流程進行了重新界定，對一些憑經驗和習慣的制度進行了描述，使之更具有操作性。這對健全設備管理流程起到了很好作用。二是根據企業(yè)管理的標準化推進項目設備管理的標準化。為了應對企業(yè)近年來快速的發(fā)展和日益增多的安全風險，我們企業(yè)提出了全公司工程項目管理向制度化、標準化、規(guī)范化方向發(fā)展。因此在認真調研和總結各單位經驗的基礎上，公司制定了項目設備管理標準化指引，即在項目設備管理的各環(huán)節(jié)，如資源配置、設備進場、基礎資料管理、使用、保養(yǎng)、維修、安全、成本核算、監(jiān)督檢查、退場等環(huán)節(jié)制定標準、明確職責、規(guī)范流程，使管理更加明晰。這兩項工作的開展為設備管理信息化奠定了基礎。

3.制訂信息化規(guī)則與局部信息化同時開展

無論是企業(yè)的流程再造還是信息化的推進都是一個漸進的過程。受企業(yè)發(fā)展、人員素質提高、信息技術進步等多方面因素的影響。所以從開始就規(guī)劃出一個完全適用的信息系統(tǒng)是不現(xiàn)實的。因此對待企業(yè)信息化的發(fā)展不能抱急于求成的態(tài)度，也不能抱大而全、小而全的思想。當然，“等、靠、要”更不利于企業(yè)的發(fā)展和實際的需要。所以在工作中，管理流程相對清晰、技術手段相對完善的部分可以充分采用信息化技術，立竿見影的效果不僅提高了工作效率，也增強了人們對信息化發(fā)展的信心。如公司一些二級企業(yè)在信息化之初利用加密EXCEL表格和郵件進行設備報表和臺賬的動態(tài)管理，基本滿足了工作的需要。與此對應，對于這種局部流程的信息化，企業(yè)則應該盡快從宏觀層面制定信息化規(guī)則，如公共數(shù)據編碼的標準，數(shù)據接口標準以及數(shù)據安全規(guī)范等，這樣為今后順利向完善的信息系統(tǒng)過渡奠定基礎。

4.設備管理信息化應與企業(yè)信息化同步進行

需要指出的是，設備管理信息系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一部分。因此其信息化過程中必須納入企業(yè)整體信息化過程中去。企業(yè)的設備管理信息系統(tǒng)就是經過近10多年的獨立發(fā)展，最終將其成果納入了工程項目綜合管理系統(tǒng)，使其與工程進度管理、物資管理、勞務管理等作為一個項目管理的子系統(tǒng)。因此總結這個過程，也使我們認識到在推進設備管理信息化的過程中，企業(yè)應盡早制訂統(tǒng)一的規(guī)則，以便使各業(yè)務模塊在開發(fā)過程中少走彎路。同時在具體模塊的開發(fā)過程中，要與企業(yè)其他業(yè)務做橫向溝通，注意模塊間的銜接，這既是流程再造的一部分，也是信息化不斷發(fā)展的要求。

[1]財務會計 [M].經濟科學出版社出版，2011，4.

[2]張敏順.管理信息化與企業(yè)流程再造研究 [J].科技與管理，2004，5.