如何提高醫(yī)院科研檔案質(zhì)量

◆杜為紅

解放軍第307醫(yī)院醫(yī)務(wù)部信息中心資料室 北京 100071

醫(yī)院科研檔案是指醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過程中產(chǎn)生的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料。它記載了科學(xué)研究的詳細(xì)過程，是醫(yī)院科研管理工作的重要組成部分［1］。只有科學(xué)、合理地管理科研檔案，確保其質(zhì)量，才能充分發(fā)揮其所蘊藏的價值［2］，進(jìn)而提升醫(yī)院科研水平，提高醫(yī)院核心競爭力。

1 醫(yī)院科研檔案特點

(1)形成周期長，連續(xù)性強。檔案形成周期與科研周期密切相關(guān)?？蒲姓n題的完成從項目立項到結(jié)題要經(jīng)歷較長的周期，涉及資料相對復(fù)雜且具有連續(xù)性。如一般項目的研究年限為2～3年，重大專項項目通常需要3～5年［3］。因此，科研檔案形成時間跨度大，周期長，且具有連續(xù)性。

(2)專題突出，成套性強。醫(yī)學(xué)研究均以一個專題為研究對象，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案專題性強。

(3)學(xué)科突出，專業(yè)性強。醫(yī)院科室的設(shè)置是按學(xué)科專業(yè)劃分的，不同科室專業(yè)內(nèi)容、規(guī)模大小雖有所不同，卻都是進(jìn)行科研活動的基本單位，且具有各自不同的學(xué)科專業(yè)特點，因而科研檔案也體現(xiàn)出較明顯的專業(yè)特征。

(4)學(xué)科綜合性強，項目協(xié)作多。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，許多重大研究課題不再是少數(shù)人、一個專業(yè)、一個學(xué)科所能完成的，必須匯集多個學(xué)科綜合研究、聯(lián)合攻關(guān)。因此，協(xié)作項目較多，檔案內(nèi)容的學(xué)科綜合性較強。

(5)載體形式多樣化。由于醫(yī)學(xué)研究的復(fù)雜性，不同學(xué)科研究方法不同，同一學(xué)科中不同科研課題所使用的技術(shù)方法也不相同，因而科研檔案載體也多種多樣，如病歷、化驗單、標(biāo)本、儀器檢測結(jié)果、照片、錄像帶等。

2 存在問題

2.1 資料殘缺，完整性、系統(tǒng)性無法保證

這是影響科研檔案質(zhì)量最普遍、最突出的問題。究其原因有三:第一，科研檔案自身特點導(dǎo)致檔案收集工作難度高，數(shù)據(jù)資料不夠齊全、完整、詳實，造成檔案管理工作量大，檔案完整性、系統(tǒng)性難以保證;第二，科研人員檔案管理意識淡薄，檔案基本管理知識欠缺，不了解檔案材料的歸檔范圍及相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致檔案材料在收集過程中隨意性強、保存不完整，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量;第三，多數(shù)醫(yī)院只注重科研進(jìn)展情況和研究成果，沒有真正將科研檔案工作納入科研管理工作中，使檔案工作與科研管理脫節(jié)，導(dǎo)致許多寶貴的科研材料無法收集完整，檔案質(zhì)量無法保證。

2.2 規(guī)范化程度不高，客觀性、真實性、可靠性不強

一方面是原始文件材料不夠嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。如沒有交代詳細(xì)的科研背景;某些重要內(nèi)容和技術(shù)細(xì)節(jié)記錄不夠完整、詳實;科研數(shù)據(jù)遺漏或不準(zhǔn)確;不同形式載體的實驗結(jié)果保存不規(guī)范;僅記錄陽性結(jié)果或僅保留符合主觀想象的內(nèi)容;數(shù)據(jù)修改隨意性強;沒有嚴(yán)格執(zhí)行實驗記錄規(guī)范要求等。另一方面，對科研文件材料的整理加工水平也是影響檔案規(guī)范化程度的重要因素之一。如材料內(nèi)容重復(fù)冗余、分類不合理、立卷方法不規(guī)范、案卷裝訂質(zhì)量欠佳等，導(dǎo)致檔案不科學(xué)、不合理、不規(guī)范，憑證及參考價值得不到充分發(fā)揮。

2.3 信息化程度低

近年來，醫(yī)院信息化建設(shè)取得了突飛猛進(jìn)地發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，但科研檔案普遍存在信息化程度偏低的現(xiàn)象。一方面，多數(shù)醫(yī)院的科研檔案難以實現(xiàn)大范圍的數(shù)字化，無法真正發(fā)揮信息技術(shù)的作用;另一方面，受傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，即便使用了管理軟件，實際上也未真正發(fā)揮作用，極大地影響了檔案信息資源快速、有效的利用。這與醫(yī)院信息化水平極不相稱，制約了醫(yī)院科研及科研管理水平的提升。

3 建議

3.1 加大科研人員培訓(xùn)力度，提高檔案規(guī)范化管理意識

科研人員具有良好的科研作風(fēng)是形成高質(zhì)量科研檔案的前提條件［4］。一是應(yīng)定期以不同形式針對不同科研人員進(jìn)行相關(guān)主題的培訓(xùn)，如科研規(guī)范化及實驗記錄規(guī)范化培訓(xùn)、科研誠信培訓(xùn)、檔案法律法規(guī)培訓(xùn)、科研管理制度及檔案管理制度培訓(xùn)、檔案基本知識培訓(xùn)等，并將培訓(xùn)納入醫(yī)院各部門工作范圍。只有培訓(xùn)常規(guī)化，才能逐步培養(yǎng)并不斷提高科研人員的檔案規(guī)范化管理意識，杜絕科研不端行為，明確檔案管理的責(zé)任與義務(wù)，從而使科研人員主動配合檔案管理部門做好科研材料歸檔工作，保證科研檔案的完整性、客觀性、真實性。二是應(yīng)建立健全科研作風(fēng)考核機制，將科研規(guī)范化檢查及信用評比常態(tài)化，并將檢查評比情況與科研人員年度績效考核掛鉤，從而提高其對檔案管理的主動性與積極性。

3.2 健全科研檔案管理機制

一家醫(yī)院若沒有完善的科研檔案管理機制，沒有科學(xué)、規(guī)范的科研檔案管理制度，要實現(xiàn)科研檔案的集中、統(tǒng)一管理是十分困難的。首先，健全科研檔案管理機制，把科研檔案管理納入日常管理議事日程，明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門的職責(zé)，自上而下地形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其次，轉(zhuǎn)變管理模式，變被動為主動，深入各課題組協(xié)助、指導(dǎo)建檔，實行課題全程監(jiān)管，使科研檔案管理步入規(guī)范化、制度化軌道。第三，制定和完善科研檔案管理制度，包括文件材料的歸檔要求、保管期限及檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀等相關(guān)環(huán)節(jié)的制度。第四，制定并完善科研人員培訓(xùn)、檢查、獎懲等制度，將科研人員參加培訓(xùn)情況、檔案質(zhì)量檢查情況、歸檔情況等納入個人績效考核，并與獎金發(fā)放掛鉤，從而確保制度有效落實。

3.3 狠抓制度落實，確保檔案質(zhì)量

制度的落實是實現(xiàn)檔案規(guī)范化、提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，也是檔案管理工作的重點和難點。各級主管部門應(yīng)改變過去被動的管理方式，切實把科研檔案管理納入科研管理體系中，與計劃管理、課題管理、成果管理等緊密結(jié)合，實現(xiàn)科研和建檔的同步管理，保證檔案材料齊全、完整。對科研檔案材料的形成，必須做到提前把關(guān)，即從項目一開始就著手抓科研材料的收集，使科研檔案管理成為日?？蒲械囊徊糠?。一是要做到在下達(dá)科研工作計劃任務(wù)的同時，明確文件材料的歸檔范圍及要求，發(fā)放統(tǒng)一的實驗記錄本、歸檔說明書和檔案移交清單，實行全程跟蹤管理;二是要做到在檢查課題計劃執(zhí)行情況的同時，檢查文件材料的形成情況;三是要在課題結(jié)束時，由課題負(fù)責(zé)人主持立卷，將積累的有關(guān)材料按要求歸檔;四是要做到在評審鑒定成果時嚴(yán)格把關(guān)，驗收并鑒定檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性;五是要落實獎懲，獎罰分明。未按要求歸檔的，不予辦理申報成果手續(xù)，也不再予以申報新課題;能按時、保質(zhì)歸檔的，則進(jìn)行表彰，并給予一定物質(zhì)獎勵。

3.4 加強科研檔案管理人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人員，是科研檔案質(zhì)量管理的主力軍。提高科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)可從2方面著手:一方面，對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行檔案學(xué)、科研管理學(xué)、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識的崗位培訓(xùn)，針對存在問題設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，從而有針對性地提升其檔案加工整理水平，提高檔案質(zhì)量;另一方面，有目的地吸收醫(yī)學(xué)、信息技術(shù)等專業(yè)人才補充到科研檔案管理隊伍中，對其進(jìn)行檔案管理知識系統(tǒng)培訓(xùn)，從而提高科研檔案管理人員整體素質(zhì)，使人才隊伍知識結(jié)構(gòu)趨于合理，以促進(jìn)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

3.5 推動檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，實現(xiàn)檔案管理信息化

隨著信息化的不斷普及，以電子文件為代表的數(shù)字化檔案成為醫(yī)院科研檔案的主體。為進(jìn)一步明確電子文件涉及范圍，完善相關(guān)功能，建議醫(yī)院檔案管理部門引進(jìn)一套功能強大且規(guī)范的科研檔案管理系統(tǒng)軟件，建立各類科研檔案數(shù)據(jù)庫，依靠該系統(tǒng)及醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)遠(yuǎn)程信息的錄入、更新、檢索、瀏覽、下載和傳輸，最終實現(xiàn)信息資源共享［5］。

［1］王淑華，劉 燕，董 恒，等.運用科學(xué)的方法提高醫(yī)院科研檔案管理質(zhì)量［J］.醫(yī)學(xué)信息，2009 ，22(11):2359－2361.

［2］王愛平，李海艷，包 捷.GLP實驗室資料檔案的管理［J］.中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2005，12(5):45 －48，61.

［3］周毅斌.醫(yī)學(xué)科研檔案特點及其作用［J］.廣州醫(yī)藥，2010，41(2):72 －74.

［4］徐水珠，姚登福，倪啟超，等.醫(yī)院科研檔案的管理［J］.解放軍醫(yī)院管理雜志，2008 ，15(14):354，357.

［5］梅 虹，王力寧，韋艾凌，等.加強醫(yī)院科研檔案管理促進(jìn)科研信息利用［J］.中醫(yī)藥管理雜志，2010 ，18(1):32 －34.