關(guān)于對職校學(xué)生檔案歸檔管理的研究

高 月

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

1.學(xué)生檔案工作存在的主要問題

1.1 缺少相關(guān)法律法規(guī)的約束。改革開放以來，國家針對學(xué)校的學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件，如《學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等等。但到現(xiàn)在為止，沒能看到專門針對職校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關(guān)的條文約束，也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，致使職校學(xué)生檔案管理體制不健全，有的把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理；有的把學(xué)生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系，實(shí)行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個(gè)共同的特征——學(xué)生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因?yàn)樗葲]有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是，學(xué)生檔案管理工作在不規(guī)范的環(huán)境中運(yùn)行，其結(jié)果必然是雜亂無序。

1.2 學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理“政”出多門，在缺少“標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”“公權(quán)力”的約束下，產(chǎn)生的檔案的“權(quán)威性”能不遭遇挑戰(zhàn)抑或質(zhì)疑。說的具體一點(diǎn)：

1.2.1 歸檔材料手續(xù)不完備——簽章不符合要求。比如學(xué)生畢業(yè)生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學(xué)校公章——用系所印章取而代之；學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章，用復(fù)印件替代的也時(shí)?？吹?。

1.2.2 檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、獎學(xué)金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現(xiàn)，便順序不清、無法排序。1.2.2.1頁面設(shè)置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設(shè)置，為我們的書法藝術(shù)保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標(biāo)準(zhǔn)化”的約束。職校學(xué)生檔案產(chǎn)生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發(fā)揮，其結(jié)果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規(guī)范整理時(shí)，頁面參差不齊，紙張裁剪不到位（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量和檔案的信息化處理。

1.2.2.2 書寫用筆不規(guī)范。我們在整理大學(xué)生（錄用者）人事檔案時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他們填寫檔案材料時(shí)采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙，也有的用鉛筆。不規(guī)范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細(xì)節(jié)》。

1.3 檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點(diǎn)。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案電子化、信息化。令人不解的是進(jìn)入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出:目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中。學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。

1.4 檔案信息量不足。目前職校學(xué)生檔案承載的信息量是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，歸檔材料涉及的一般只是職校招生報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、黨（團(tuán)）材料等。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些材料有的已經(jīng)過時(shí)，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。據(jù)反映，當(dāng)前用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí)，更多的是希望能從中獲悉準(zhǔn)職工在情商、誠信、創(chuàng)新能力等等能體現(xiàn)個(gè)人特質(zhì)諸方面的資訊。

2.職校學(xué)生檔案管理工作的對策與措施

2.1 加強(qiáng)法規(guī)建設(shè)，確保學(xué)生檔案管理有章可循。改革開放以來，黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規(guī)用來規(guī)范檔案管理工作，唯獨(dú)缺少的是針對學(xué)生檔案管理的專門法規(guī)。為此，筆者建議相關(guān)部門在《檔案法》的指導(dǎo)下，從學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，盡快出臺諸如《職校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī)，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。這是與時(shí)俱進(jìn)的迫切要求。隨著中國職業(yè)教育大眾化步伐的加快，職校學(xué)生人口比率快速提升，職校學(xué)生檔案成為人事檔案管理工作重頭戲。從職校學(xué)生個(gè)人來講，學(xué)生時(shí)期的檔案是其全部檔案的基礎(chǔ)?；A(chǔ)牢固，大廈永存。所以，用“法規(guī)”的力量強(qiáng)化人們的檔案意識，指導(dǎo)、約束職校學(xué)生的檔案管理及運(yùn)作方式，不單單是檔案工作者的心聲，更是國家檔案事業(yè)所要求的。

2.2 及時(shí)收集、有效整理。學(xué)生檔案記錄的雖然是他們學(xué)習(xí)期間數(shù)年的成長歷程，要從學(xué)生被錄取那一天起就做好建檔工作，入學(xué)后立即根據(jù)其專業(yè)、班組群體性特點(diǎn)，隨時(shí)按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、征集有關(guān)材料。一經(jīng)形成，盡快存入。當(dāng)前，大學(xué)生參加的各種競賽琳瑯滿目，技能、等級（英語四、六級、計(jì)算機(jī)）、資格考試落英繽紛，社會實(shí)踐活動層出不窮，入黨入團(tuán)、評優(yōu)獲獎屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長的記錄。檔案管理者應(yīng)該憑借敏銳的嗅覺，不失時(shí)機(jī)地向有關(guān)職能部門索取、征集。尤其畢業(yè)之際是學(xué)生檔案材料形成的最集中最重要的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)期是對學(xué)生在學(xué)期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評價(jià)，形成的材料大致有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、大學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等。

顯然，職校學(xué)生檔案的主要特點(diǎn)是“動態(tài)”而非“靜止”的，除了上述有規(guī)律地及時(shí)收集學(xué)生在校各個(gè)階段形成的檔案材料外，還必須建立學(xué)生檔案收集制度，形成檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)；要善于抓住各種機(jī)會，廣泛宣傳學(xué)生檔案收集的意義和作用，以引起各級領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視，增強(qiáng)教職工和學(xué)生的檔案意識，獲得他們的支持與配合。

2.3 擴(kuò)大檔案歸檔范圍，全面記錄人才成長歷程。全面推進(jìn)素質(zhì)教育是中國教育事業(yè)一場深刻的變革，是一項(xiàng)事關(guān)人才素質(zhì)、影響深遠(yuǎn)和涉及社會各個(gè)方面的系統(tǒng)工程。學(xué)生檔案應(yīng)該詳盡記錄在這一教育變革背景下的成長歷程。換句話說，原有的歸檔范圍既不能涵蓋其全貌，也不能使用人單位對畢業(yè)生有全面準(zhǔn)確的了解。所以，當(dāng)前應(yīng)根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)生活的特點(diǎn)，補(bǔ)充、擴(kuò)大職校學(xué)生檔案歸檔范圍。通過這些檔案材料真實(shí)反映其個(gè)性化發(fā)展特征，更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)教育改革，服務(wù)于學(xué)生管理工作和就業(yè)。筆者建議：根據(jù)當(dāng)前職校學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態(tài)、個(gè)性特征、發(fā)展?jié)撃艿惹闆r增加如下內(nèi)容。（1）誠信記錄。誠實(shí)守信是個(gè)人發(fā)展的重要品德之一，也是用人單位熱切關(guān)注的焦點(diǎn)。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，可以通過積累學(xué)生在校期間誠實(shí)守信方面材料形成，準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。（2）創(chuàng)新潛能。創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的過去學(xué)業(yè)成績，而且要善于發(fā)現(xiàn)、詳盡記錄學(xué)生可能發(fā)展的潛能，特別是學(xué)生的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力。也有研究者指出：學(xué)生心理檔案能夠準(zhǔn)確地分析學(xué)生的個(gè)性特征，及時(shí)采取相應(yīng)的心理疏導(dǎo)措施促進(jìn)學(xué)生健康成長；實(shí)踐也已證明，用人單位選拔人才時(shí)希望通過情商檔案了解準(zhǔn)職工的心理健康狀況，篩選出最合適的人才。為此，近年來職校已經(jīng)注意到了情商與人才成長的關(guān)系，紛紛開展學(xué)生心理健康教育及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調(diào)查等活動，形成了很多關(guān)于學(xué)生情商方面的文字材料。我們應(yīng)該注意收集和整理，形成能準(zhǔn)確反映學(xué)生情商的文字檔案，為用人單位提供有益的全面了解人才的窗口。

[1]田翠萍;充分利用學(xué)校檔案信息資源[N];貴州政協(xié)報(bào);2000年.

[2]楊利平;學(xué)校檔案要為德育工作服務(wù)[N];中國檔案報(bào);2001年.

[3]宋靜竹;曹育紅;高俊;檔案工作應(yīng)與高校發(fā)展同步[N];中國檔案報(bào);2002年.