人事檔案工作要適應人事制度改革的需要

宋媛 梁威

（1.黑龍江省農(nóng)業(yè)機械運用研究所 黑龍江 綏化 152054；2.黑龍江省畜牧機械化研究所 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

人事檔案是個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)的歷史和現(xiàn)實記錄，因而它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。在社會主義市場經(jīng)濟不斷完善，人事制度改革不斷深化的新形勢下，隨著人事檔案管理職能、管理內(nèi)涵及管理手段的發(fā)展，人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新必須適應人事制度改革發(fā)展的客觀要求。

一、人事制度改革使人事檔案的流動性增大，必須重視法規(guī)、制度建設并做好人事檔案的安全保密工作

第一，安全保密是人事檔案管理工作的基本原則和光榮傳統(tǒng)，而市場經(jīng)濟的發(fā)展及人事制度改革的進一步深化，給安全保密工作增加了難度。人事制度改革，促進了各類人才的合理流動。公務員制度、公選競聘、合同使用、崗位技能工資制度等制度的實行，跨地區(qū)、跨系統(tǒng)、跨部門、跨行業(yè)的人員流動越來越大，人員流動的數(shù)量越來越多。由此而引起的人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞也隨之日趨頻繁，社會對檔案的利用率增加，給檔案的安全保密工作帶來了一定的難度。第二，要注意轉(zhuǎn)遞過程的安全。主管單位變了，檔案就要隨著干部的工作崗位變動而及時轉(zhuǎn)遞，以防檔案失控或出現(xiàn)“無頭檔案”。要專人專遞，嚴禁個人攜帶，私自郵寄，以免在轉(zhuǎn)遞中失密或失控。第三，做好檔案利用中的保密工作，做到檔案專人專管。查閱時，要審查查閱人的身份、審查查閱目的，辦理完備的查閱手續(xù)，消除隨意指派查閱人及隨意查閱現(xiàn)象，杜絕人事檔案內(nèi)容外泄。

二、人事制度改革使檔案種類的轉(zhuǎn)化更為頻繁，必須建立統(tǒng)一的管理體系，把干部和工人檔案擺在同樣重要的位置

傳統(tǒng)的人事檔案工作實行分類管理，并以干部管理為側(cè)重點。人事制度改革對原有的管理模式提出了挑戰(zhàn)。人事檔案種類的劃分是以當事人所從事的社會分工活動為依據(jù)的，而人們所參與的社會實踐活動又是在不斷變化的，所以說，各類人事檔案一開始就是互相轉(zhuǎn)化、互相包容的。這種特征還會隨著人事制度的改革進一步顯現(xiàn)。

三、人事制度改革需要檔案更能全面地反映各類人員的特點，必須提高檔案材料的質(zhì)量

選拔人才要對干部進行歷史地、全面地考察了解，不僅要看干部的現(xiàn)實表現(xiàn)，還要看干部的一貫表現(xiàn)，不僅要看一時一事，還要看干部的全部歷史和全部工作。人事檔案是人事部門任用干部的重要工具，是“選賢舉能”的重要依據(jù)。

四、人事制度改革使檔案管理的工作量增大，必須逐步應用現(xiàn)代管理手段

由于機構改革和人事任免制度改革，人才流動日益頻繁，人事管理日趨復雜，雖然機構改革使人員分流，但干部隊伍還在不斷增長，干部檔案數(shù)量越來越多，各類人員社會活動節(jié)奏加快，經(jīng)歷不斷豐富更新，每年需歸檔的材料也增多，所有這些都使檔案管理工作量大大增加。另一方面，人才市場的建立，社會各方面對人事檔案利用的需要越來越迫切；經(jīng)濟建設信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準確的提供服務。只有應用現(xiàn)代管理手段，才能較好地解決繁瑣的手工勞動和低效率之間的矛盾。應用電腦管理技術是時代發(fā)展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。

五、現(xiàn)代檔案管理需要高素質(zhì)的人才，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員是人事檔案工作的主體，起主導和支配作用，提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、科學文化素質(zhì)、業(yè)務技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作質(zhì)量的基礎。先進的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學技術飛速發(fā)展并廣泛得到應用的今天，檔案管理人員要加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構，提高業(yè)務素質(zhì)；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代檔案管理新技術，要及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度和當前人才流動規(guī)律，要培養(yǎng)一絲不茍、認真細致的敬業(yè)精神，以適應人事檔案管理日益復雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。