西文圖書回溯建庫：問題·對策·思考

張麗霞 馬克芬 張玉玲 單承偉

（大連理工大學圖書館，遼寧 大連 116085）

1 引言

回溯建庫，簡言之是將圖書館非機讀型文獻目錄轉換成機讀型目錄的過程[1]。它是完善和實現(xiàn)圖書館書目數據自動化管理的前提和基礎，是實現(xiàn)資源共享的必要準備，也是文獻信息資源整合的必要環(huán)節(jié)。由于大連理工大學圖書館（下稱“本館”）將實行總分館制，需要調整館藏布局，遂在搬遷新館前對未建庫的西文圖書進行回溯，實現(xiàn)其書目數據自動化管理。

筆者是第二次進行西文圖書回溯建庫。1999年初涉西文圖書回溯，當時遵循的是照書填單、照單錄入（同時核實卡片）等程序，將西文圖書書目記錄及館藏信息錄入計算機。采用多人分工合作形式完成，其目的主要是建設本館自動化系統(tǒng)，向CALIS提交本館館藏，基本處于CALIS聯(lián)合目錄項目的搜集與整理階段。10年后重操西文圖書回溯舊業(yè)，工作流程及工作形式已今非昔比。新的工作流程與方式，使筆者切身領略了USMARC的變遷和計算機聯(lián)機編目的發(fā)展，充分體會到了資源共享所帶來的快捷與便利。再一次回溯建庫的實踐，更加印證了回溯建庫是一項長期的、復雜的、必要的工作。此次回溯盡管工作方式、數據獲取途徑等更加便利，數據更加規(guī)范，但問題尚存。隨著工作的進展，筆者發(fā)現(xiàn)有些問題很普遍，質量控制是回溯的根本，遂對所存問題進行了成因分析并提出解決對策。

2 西文圖書回溯常見問題

本館目前所回溯西文圖書屬上世紀30～90年代不等，歷史跨越較長，書目數據多樣，規(guī)范與不規(guī)范混雜；同時由于部分圖書與本館總部圖書重復（即復本），館藏現(xiàn)狀也比較復雜。通過歸納整理本館現(xiàn)已完成的化工類西文圖書回溯數據（4252種），其普遍存在如下問題：①財產號重復；②呈已編狀態(tài)（正常應為審校狀態(tài)）；③同類圖書分在不同類目；④雙MARC或多MARC；⑤集中與分散著錄；⑥財產號錯誤；⑦簡編MARC；⑧垃圾數據；⑨同書異號；⑩異書同號。

3 成因分析及解決對策

3.1 財產號重復

財產號重復現(xiàn)象在本館比較普遍，這一現(xiàn)象實為工作不細所致。由于當年多為手工打印財產號，又缺乏科學合理的查重手段，致使出現(xiàn)了一些財產號重復的圖書。這些圖書給日后的文獻管理帶來了麻煩。處理此問題時，本館首先檢索同財產號圖書，確定館藏地，再找實書、查卡片，并核對財產號，然后以尊重館藏歷史為先，修改現(xiàn)有圖書為主，使修改后的財產號唯一。

3.2 呈已編狀態(tài)

正常進入流通的書目記錄應呈審校狀態(tài)。如果圖書仍呈“已編”狀態(tài)，要么該書未經審校，要么審校未存盤?？傊?，出現(xiàn)這種情況說明圖書館在信息資源組織方面存在制度漏洞，即缺少相應的監(jiān)督管理環(huán)節(jié)?！耙丫帬顟B(tài)”圖書雖說不影響圖書的流通使用，但就整個目錄系統(tǒng)來說不規(guī)范，況且缺少審校環(huán)節(jié)使書目數據有一種不確定性。對此類圖書，我們首先檢查、補全該MARC數據，確信無誤后經審校存盤。

3.3 同類圖書分在不同類目

此類問題在本館較多，尤其是出版周期較長的圖書。究其原因可能與當時的編目人員對文獻組織的理解、圖書編目的經驗及圖書分類知識的掌握程度有關，不過由此也反映出圖書館在文獻組織制度方面失范。圖書館的館藏建設歷史是延續(xù)的，但編目人員卻是更迭的。由于編目分類是主客觀并存的工作，出現(xiàn)這種情況雖說難免，但同一種書出現(xiàn)在不同類目卻不應該。為此，我們對該類圖書重新歸類，使整個館藏體系合理、統(tǒng)一，并在圖書及卡片目錄做相應標注，以示修改。

3.4 多條MARC記錄

多條MARC記錄是回溯過程中所遇最多的問題。就本館而言，1999年計算機機讀目錄出現(xiàn)，我們便組織一些曾從事過西文讀者服務、西文圖書采訪和外語較好的人員成立西文回溯小組。當時是手工照書填單，然后按單計算機著錄，后又采用光盤檢索、套錄。由于存在復本、多個館藏地，又由于對計算機操作及回溯經驗不足，多次下載、多人操作等原因可能造成多條MARC現(xiàn)象。對此類問題，我們首先選擇最好記錄作為館藏書目數據，然后逐一進行多MARC合并、修改，使數據規(guī)范化。

3.5 集中與分散著錄

對于集中與分散著錄，CALIS、國圖等國內3家主要編目機構標準不一[2]，因此編目數據出現(xiàn)多卷書集中或分散現(xiàn)象尚屬正常，但作為一館的館藏書目數據則應統(tǒng)一。審查本館的多卷書狀況，發(fā)現(xiàn)某個時期是集中著錄，某個時期是分散著錄，原因則為不同時期的記錄出自不同編目人員，尤其是歷史跨度較長的多卷書。對于這種情況應該制定統(tǒng)一規(guī)則，保持本館書目數據的歷史延續(xù)。在回溯中盡量按照現(xiàn)行的西文圖書著錄規(guī)則與標準集中著錄，以保持與目前本館的西文圖書編目數據的統(tǒng)一，也保持與CALIS的統(tǒng)一。

3.6 財產號錯誤

縱觀本館西文回溯編目過程，發(fā)現(xiàn)財產號錯誤形式多樣，如少零、缺E、掛錯等。究其原因：一是本館缺乏統(tǒng)一的圖書管理機制；二是工作人員的粗心。這種問題對孤立的一本書而言，可能無關緊要，但對整個藏書體系而言，就會影響用戶對資源的檢索、利用及圖書的管理，影響對圖書資源的查全率、查準率。為此，我們對錯誤的財產號在回溯過程中進行修改，使其無論在流通還是管理環(huán)節(jié)都能順暢檢索、利用。

3.7 簡編MARC

回溯中，簡編MARC的情況也比較多。出現(xiàn)簡編這種狀況，筆者認為還是由于當時不能達到資源共享或是工作人員的編目能力有限所致。MARC的簡繁情況從某種程度上反映了西文圖書編目的發(fā)展狀況，見證了計算機編目的發(fā)展歷史。對此問題要么對簡編MARC進行修改，完善記錄；要么套錄CALIS等機構的完整記錄，然后覆蓋原有簡編記錄。

3.8 垃圾數據

垃圾數據是無任何館藏信息的書目數據。導致這種現(xiàn)象的原因是編目員多次下載數據存盤所致。垃圾數據既占據數據庫的空間，還影響?zhàn)^藏數據庫的書目質量，如果不是在回溯中或進行書目檢索很難發(fā)現(xiàn)。對此類問題，我們一旦發(fā)現(xiàn)便做刪除、合并處理。這樣做的目的是為了及時剔除沒有參考意義的書目數據，以提高目錄的查準率和查新率。

3.9 同書異號

同書異號的情形在回溯中常見。造成此類問題的原因有多種，其中之一是編目人員在分配書號后未查重所致；之二與編目人員對著者號的分配方式不同有關（或將中西文圖書著者號混淆）。如：同種書責任者同、著者號不同（54.57 F744與54.573 S875）；同一責任者、著者號不同（54.1 N361-6和54.1 H758-7）。此類問題基本都可在回溯環(huán)節(jié)解決，首先查卡片、查實書確認是同種書，然后進行相應修改（注：此例不僅著者號分錯、卷次號也分錯）。

3.10 同號異書

同號異書正與同書異號相反。本是兩種不同的圖書，卻被分給同一書號，導致重號。如：E169076《Crystallization as a separations process》著者 Allan S.Myerson 和 E0187639《Crystal structureanalysis…》著者WilliamClegg，兩者的著者號均為C957。因此其中之一應加注附角。究其原因：①未查重；②排卡片時未發(fā)現(xiàn)重號。

4 思考與建議

通過對回溯中問題的歸納、分析，反映出圖書館在文獻組織方面的一些不足或缺陷。首先是認識上、能力上的不足（工作人員認識不足導致馬虎、不細、分錯等；能力不足導致對編目規(guī)則的理解與運用存在差異等）；其次是制度上、管理上的缺陷（缺少制度監(jiān)督、缺少人員培訓、缺少數據維護等）。對此，筆者認為管理層和具體工作人員應該從回溯工作性質、回溯工作功能、回溯工作原則、回溯工作意義等諸多方面提高認識，提升館員業(yè)務能力，加強質量控制與監(jiān)管，確保回溯建庫工作順利、準確、規(guī)范進行。

4.1 重視回溯工作

早在1997年業(yè)界便有學者對西文回溯建庫管理層面的問題進行過分析，如各自為政、自我開發(fā)、重復投資、隨心所欲、缺乏統(tǒng)一組織與管理等[1]，從目前回溯建庫的現(xiàn)狀來看，上述問題依然存在?；厮萁◣焓且粋€復雜的資源組織過程，牽涉相關的人力及一定的物力。就本館目前的建庫現(xiàn)狀而言，可用臟（書臟）、亂（數據亂）、差（工作環(huán)境差）、少（工作人員經驗少）來概括，如果管理制度不健全，那么此項工作無異于勞民傷財。因此從館藏資源建設與信息資源利用的角度來看，管理層應該站在可持續(xù)發(fā)展的角度，重視回溯建庫工作，配置有能力有經驗的人員，制定科學合理的規(guī)范與制度，組織必要的學習與培訓，有計劃、有步驟地完成回溯建庫，使其能夠達到計算機聯(lián)機檢索及資源共享的目的。

4.2 站在用戶使用角度回溯

回溯是文獻編目的一部分，是對“大量館藏實體信息資源進行整理、整序和整合的工作”[3]，它遵循一定的原則，其中之一就是要“兼顧讀者用戶實際”，即讀者用戶使用原則[3]。筆者認為回溯建庫體現(xiàn)著圖書館藏與用的關系，如何發(fā)掘圖書館的現(xiàn)有資源，促進知識增值，是現(xiàn)代大學圖書館的服務理念，圖書館建庫人員應該站在讀者用戶的角度進行回溯，即使書目信息盡可能全面、準確，這樣才能便于用戶了解、獲取、利用文獻信息資源，也才能更加有效地提高館藏文獻信息資源的利用率。

4.3 挖掘回溯工作附加值

回溯書目數據規(guī)范、準確、全面能夠提高機讀目錄的質量，從而提高館藏文獻資源的利用率，是圖書館文獻資源建設與用戶服務不可或缺的組成部分。就工作性質而言，回溯雖屬于編目，但與新書編目有著一些不同。除了其工作流程差異外，回溯還可以接觸、了解到圖書在建藏、流通、加工等諸多方面的信息。譬如在西文圖書回溯中，筆者就發(fā)現(xiàn)這樣一個現(xiàn)象，即本館有許多西文圖書無論是從書后卡的記載還是從書的瀏覽情況及從業(yè)務窗口來查看均處于“零借閱”狀態(tài)。出現(xiàn)“零借閱”情況無非有幾種可能：一是文獻采集沒有針對性，讀者用戶不需要；一是讀者用戶不了解館藏文獻資源情況；一是讀者用戶能力所限，不能閱讀該文獻。但無論處于哪種可能，“零借閱”都是文獻信息資源的浪費，需要引起圖書館相關部門或相關人員的注意。從藏與用的角度出發(fā)，管理層可以引導工作人員做一些拓展性的工作，利用回溯建庫的契機開展一些深層的學術性、研究性、知識性的工作，諸如：資源推介、建藏結構評估、館藏歷史研究、資源利用評析等。這樣一方面能體現(xiàn)工作人員的自身價值，提高其主觀能動性，進一步揭示館藏文獻資源；另一方面也為文獻資源建設與用戶服務的可持續(xù)發(fā)展做些參考性、輔助性的工作，順應時代發(fā)展，體現(xiàn)知識服務。

5 結語

近來有學者對1991～2008年國內的西文文獻編目研究進行了綜述，指出“對回溯建庫研究的重視程度不夠”[4]。筆者認為對回溯建庫研究的重視程度也反映出對其工作實踐的重視程度。盡管隨著新信息技術的應用，圖書館的書目管理已經進入了電子化、數字化時代，但回溯建庫仍是一項長期而復雜的工作，它對完善和維護館藏書目數據具有重要的保障作用[5]。圖書館和回溯從業(yè)者本身都應該重視回溯建庫實踐和回溯建庫研究，使其真正發(fā)揮資源組織與為用戶服務的作用。

[1] 錢紅，夏勇.建立回溯書目數據庫方案的分析和探索[J].中國圖書館學報，1997（1）.

[2] 謝琴芳.國內編目實踐差異.CALIS聯(lián)機合作編目中心簡報[EB].[2010-02-04].http：//www.calis.edu.cn/CALIS/lhml/jianbao/21/2.htm.

[3] 王松林.信息資源編目 [M].北京：北京圖書館出版社，2005.

[4] 李春燕，張姍姍.近十年西文文獻編目研究綜述（1999-2008年）[J].圖書館建設，2009（11）：47-51.

[5] 聯(lián)合目錄數據庫建設項目實施方案（簡要版）[EB].[2010-02-04].http：//www.calis.edu.cn/calis/lhml/lhml.asp？fid=FA0301&class=1.