新時期醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策

文/安陽市人民醫(yī)院 何曉雯

醫(yī)院檔案資料組成成分較為特殊，其內部具體信息可以為醫(yī)院發(fā)展以及醫(yī)務工作者提供一定的數(shù)據(jù)參考，但是就現(xiàn)階段檔案管理實際情況而言，很多醫(yī)院對于檔案管理沒有高度重視，檔案的錄入與管理存在一定的缺陷，致使醫(yī)療檔案無法發(fā)揮作用。因此，對新時期醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策研究有著現(xiàn)實意義。

一、新時期醫(yī)院檔案管理存在的問題

醫(yī)院的檔案資料管理存在很多問題，在一定程度上會限制醫(yī)務人員的日常工作，還會阻礙企業(yè)發(fā)展，問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）管理人員意識薄弱，不夠重視。通過調查分析發(fā)現(xiàn)，當下很多醫(yī)務工作者認為檔案管理十分必要，應該進一步加強管理力度，但是實際工作中，很多醫(yī)院領導對檔案重視程度不夠，只重視收益，不在乎檔案工作，導致檔案管理工作人員思想松懈，往往認為自己的工作內容較為簡單，無須花費太多時間與精力，即使因為操作不當發(fā)生事故，也不會對醫(yī)院發(fā)展造成過多影響。

（二）管理人員水平不夠專業(yè)?，F(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理工作者并沒有形成專業(yè)化隊伍，人員管理能力參差不齊，大多數(shù)管理人員是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉崗過來，沒有設置檔案專業(yè)專職人員，因此所掌握的檔案專業(yè)相關知識不夠，導致管理水平偏低，加之對檔案管理的相關培訓不足，無法掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識，只能長期依靠簡單陳舊的管理模式，這對于檔案管理工作的開展十分不利。

（三）檔案管理制度不完善，工作流程不明確。在檔案管理過程中，很多的醫(yī)院依然使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，這雖然可以發(fā)揮一定作用，但是隨著醫(yī)院發(fā)展進程的不斷加快，檔案數(shù)量也在增加，傳統(tǒng)制度在管理過程中暴露出很多問題。加之工作流程不明確，沒有相應的考核機制，各部門不了解相關資料保存流程，不能積極配合，導致信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，使有價值的文件材料無法快速和統(tǒng)一收集，收集效率降低，造成檔案工作缺乏完整性。因此，缺乏科學的工作管理制度、流程和相應的考核機制，便不能很好地順應時代發(fā)展的要求。

（四）硬件投入不足，數(shù)字化建設不完善。新時代，檔案管理工作應該與信息技術以及計算機技術進行融合。但是就目前應用情況而言，有些醫(yī)院不重視檔案工作，硬件投入少，致使檔案室用房不足，未達到檔案保管標準要求。加之檔案管理設備陳舊，管理技術滯后，雖然近年來隨著網(wǎng)絡數(shù)字化的發(fā)展，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中被廣泛運用，但在檔案管理實際操作中，數(shù)字化等技術的應用并沒有從根本上提升檔案管理效率，具體表現(xiàn)為應用計算機錄入資料，然后進行存儲，僅此而已。

二、新時期醫(yī)院檔案管理存在問題的對策

（一）加強領導重視，提升管理人員意識。檔案管理工作本身是一個領導性強、保密性高的專業(yè)性工作，在信息技術和科學技術迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院的全面建設提供著重要的力量支持。因此，只有醫(yī)院領導重視檔案工作才能助力醫(yī)院進一步蓬勃發(fā)展。首先，要將檔案工作納入年度工作目標當中，與其他工作同部署、同組織、同考核。其次要進一步提升檔案管理工作的效率，就需要從人員意識角度進行考慮，意識主導行動，只有管理人員意識提高，才能從根本上解決檔案管理工作中的不足之處。其次，檔案管理人員要改變服務意識，摒棄“管理就是保管”的傳統(tǒng)理念，應該主動出擊，加強收集，為醫(yī)院提供有價值的檔案資料。最后，要注重檔案材料收集的方式方法，提高效率，保證時效性，快速及時地為需要者提供資料。人員意識培養(yǎng)需要醫(yī)院內部加強宣傳，通過展板以及會議等方式增強管理人員對檔案管理的重視程度。新時代，還可以應用醫(yī)院官網(wǎng)進行檔案管理重要性等知識的傳播，此種方法不僅可以更加契合現(xiàn)階段人們的生活方式，還可以打破空間和時間限制。

（二）優(yōu)化人員配置，提高管理水平。醫(yī)院檔案管理工作存在一定的特殊性，相比于其他類型的檔案管理，涉及的資料內容更加復雜，資料數(shù)量更加龐大，這主要是由于醫(yī)院工作性質所決定，基本上每天都會產(chǎn)生大量信息資源，同時這類檔案管理周期性很長，幾乎貫穿整個醫(yī)院發(fā)展史。以上諸多內容共同決定了當下醫(yī)院檔案管理工作者需要有足夠的耐心以及責任心，即使每天面對大量信息資料仍然需要做分類和錄入等工作。這就需要醫(yī)院要配備具有較高專業(yè)素質工作人員擔當檔案管理人員，要求管理團隊中的每個工作人員都有高水平業(yè)務能力，一方面醫(yī)院可以對現(xiàn)有的管理工作者進行定期培訓，從管理方式到管理行為都需要進行明確的規(guī)范。另一方面可以從外界聘請專業(yè)的管理的人才，從而增強隊伍活力。日常管理工作中，需要對相關人員進行定期考核，根據(jù)考核成績進行人員調整和調動，實際的考核內容不應該僅限于管理技術層面，還需要綜合考慮管理人員的行為、品德以及工作態(tài)度等內容，工作懶散的人員不能委以重任。

（三）完善管理制度，明確工作流程。要保證檔案工作高效有序地發(fā)展，需要建立一套適合實際的檔案工作制度，比如檔案人員管理制度、檔案保管制度、檔案收集歸檔制度、檔案利用借閱制度等等。還要建立工作人員工作職責和考核機制，從而約束檔案工作人員的工作態(tài)度和效率。醫(yī)院不僅要健全工作制度，還應該建立工作流程，明確檔案管理部門職能，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，對醫(yī)院日常工作中所有資料進行收集、整理與保護。應該在各個科室中安排有專門的檔案資料收集上報人員，定期移交臨床科室的相關檔案資料。在檔案資料收集中，建立檔案資料接收、借用登記表，保證檔案資料有去有回。并且每一個可以歸檔的文件，都必須要保證內容的準確性、系統(tǒng)性以及完整性，還要特別注意對檔案的保密，必須嚴格執(zhí)行國家《保密法》，保證檔案袋的機密與安全。在立卷歸檔、整理保管、鑒定銷毀、提供利用等環(huán)節(jié)注意保密，整理時要存放有序，嚴防丟失。檔案收進、移出必須建賬登記，做到賬檔相符。

（四）完善檔案數(shù)字化建設。新時代，各類信息技術與計算機技術已經(jīng)被應用在人們日常生活中，并且可以發(fā)揮更加重要的作用。醫(yī)院作為社會基礎組成部分，更應該深化高端技術的應用，通過技術的合理應用進一步提升檔案管理工作的效率和質量。應該明確，數(shù)字化的技術應用并不僅僅是信息資源的錄入，可以將傳統(tǒng)的檔案變成視頻、聲音、文字等元素組合的綜合系統(tǒng)。可以立足于網(wǎng)絡技術在醫(yī)院官網(wǎng)中建立一個檔案管理入口，并在其中按照時間為主線，各類醫(yī)院部門為參考的綜合搜索系統(tǒng)，不僅可以便捷檔案管理，還可以便捷檔案查找和閱讀?？梢栽谌粘９ぷ鲬秒娮咏栝喛?，方便紙質檔案的借閱和登記效率。需要注意，數(shù)字化的檔案管理，應該進一步考慮到信息安全問題，操作人員在進行檔案錄入時，應該保證電腦環(huán)境安全，外接U盤等設備沒有病毒，做好信息備份，采用云存儲技術和云桌面技術進一步強化設備以及信息系統(tǒng)的安全。

三、結論

綜上所述，檔案管理工作是重中之重，尤其對于醫(yī)院而言，檔案管理更應該被高度重視，為了解決現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理問題，需要從多個角度進行考慮，無論是提升人員素質還是健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)都不能一蹴而就，還需醫(yī)院各個層級的領導和工作者共同努力。