施工企業(yè)加強內部控制的策略分析

賀小琴

摘要:隨著現(xiàn)代企業(yè)制度在我國的廣泛建立,加強和完善企業(yè)內部控制制度已經成為企業(yè)發(fā)展最為關注的課題。對于建筑施工企業(yè)而言,科學有效的內部控制制度的建立和實施,有助于施工企業(yè)經營管理目標的實現(xiàn),提高了施工企業(yè)的競爭力,對建筑施工企業(yè)的發(fā)展意義重大。本文提出了施工企業(yè)加強內部控制應遵循的基本原則,在闡述目前施工企業(yè)內部控制存在問題的基礎上,分析了解決這些問題的基本策略。

關鍵詞:施工企業(yè);內部控制;內部審計

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立要求企業(yè)建立并完善內部控制制度,它是提高企業(yè)競爭力,使企業(yè)在市場中得以生存和發(fā)展的重要保障。施工企業(yè)的生產和經營活動比較特殊,其產品的生產周期長,投資額較大,產品具有異質性特征,企業(yè)的生產活動面臨較大風險,因此,加強和完善內部控制制度對施工企業(yè)意義重大。

首先,內部控制制度的建立規(guī)范了企業(yè)會計核算,防止了會計錯誤和舞弊行為的發(fā)生,保證了會計信息的真實性和可靠性,有利于管理者做出正確的管理決策。

其次,內部控制制度中有關企業(yè)資產的規(guī)定,加強了對企業(yè)生產資料的控制和管理,有力的防止了企業(yè)財產的流失,有利于降低企業(yè)施工非正常損耗,提高了經濟效益。再次,內部控制制度是企業(yè)對自身的內部約束,貫徹和執(zhí)行了企業(yè)內部的規(guī)章制度,使企業(yè)資源能夠真正得以合理高效的配置和利用,提高了企業(yè)經營效率。

一、施工企業(yè)完善內部控制制度應遵循的原則

(一)全面性原則

全面性原則要求施工企業(yè)在完善內部控制制度時,要對企業(yè)各方面、全體員工以及施工的全過程實行全面管理,在企業(yè)的各項工作流程中落實內部控制制度,以確保內部控制的實施效果。在對全體員工進行管理時,針對企業(yè)的各部門進行責任細化,對企業(yè)的各種規(guī)章制度進行完善,以使內部控制的責任落實到每個員工。加強對施工過程的監(jiān)督監(jiān)管,尤其要關注施工質量和安全以及控制施工成本,在項目施工進展的各個階段都要制定相應的控制措施,保持政策的連貫性和一致性,使施工項目自始至終都能得到有效的管理。

(二)合規(guī)合法性原則

國家制定了一系列法律法規(guī)和相關政策來約束和規(guī)范企業(yè)的生產經營活動,對企業(yè)的管理活動起著強制性或指導性作用,因此,施工企業(yè)建立內部控制的基本前提是符合國家有關法律法規(guī)的要求,貫徹和執(zhí)行相關政策規(guī)定。同時,國家的宏觀調控政策是對國民經濟的規(guī)范和指導,也影響著企業(yè)生產經營的方向,是施工企業(yè)各項經濟活動的指南。從而,施工企業(yè)應在遵守國家法律法規(guī),順應宏觀調控政策的基礎上,根據(jù)自身的實際業(yè)務特點,制定和完善符合自身發(fā)展要求的內部控制制度。

(三)不相容職務相分離的原則

建立內部控制制度的基本實施原則就是確定企業(yè)內的不相容職務,制定相關政策,防止一個人兼任企業(yè)不相容職務,以防止舞弊行為的發(fā)生。企業(yè)不相容職務若由一個人擔任,就可能產生錯誤和舞弊,而且相關人員能夠掩蓋其錯誤與舞弊行為,使企業(yè)遭受損失的同時面臨巨大的風險。因此,不相容職務必須由不同的人員擔任,以防止不正常行為的發(fā)生。例如,在材料采購時,有權審批材料采購的人員不能同時從事具體采購工作;填寫購貨發(fā)票的人員不能兼任審核人員;倉庫保管員負責登記材料的數(shù)量,管理材料的收、發(fā)、存工作,而會計人員負責相關的賬務處理。

(四)成本效益原則

施工企業(yè)是自主經營、自負盈虧的法人主體,其各項經營管理活動都必須控制成本,以最大化企業(yè)效益,因此,企業(yè)在進行內部控制設計時必須貫徹成本效益原則。在制定和完善內部控制制度時,隨著控制環(huán)節(jié)和關鍵點的增多,內部控制成本也相應增加,控制的措施也越來越復雜。雖然較多的控制環(huán)節(jié)能較好的發(fā)現(xiàn)問題,但高成本的內部控制制度使得企業(yè)無法承受,具體的實施效果也難以保證,這就要求企業(yè)必須運用科學合理的方法,在保證內控效果的同時,盡量減少不必要的控制環(huán)節(jié),以降低控制成本。例如施工企業(yè)可以合理規(guī)劃和設計會計信息系統(tǒng),通過內部計算機網(wǎng)絡來傳遞會計信息,在提高信息流動性的同時,系統(tǒng)的自我審核功能也有利于減少內部控制人員工作量,控制內控成本。

二、施工企業(yè)內部控制制度存在的問題

(一)公司治理結構基礎不合理

作為現(xiàn)代企業(yè)制度的核心,合理的公司治理結構是施工企業(yè)能夠建立高效內部控制制度的基礎,也是內部控制制度發(fā)揮作用的重要保證。為了實現(xiàn)經營管理目標,管理當局建立了一系列規(guī)則和政策,內部控制制度是其重要組成部分。但是,現(xiàn)代公司治理結構在我國施工企業(yè)初步建立,決策權、監(jiān)督權和經營權還未完全理清,沒有明確各法人主體的權利和責任,在實際運作中,董事會、監(jiān)事會和經理層人員交叉任職的現(xiàn)象還比較普遍。

(二)相關控制制度不健全

施工企業(yè)在設計內部控制制度時,并未遵循全面性原則,一味簡化控制程序,使得一些主要控制環(huán)節(jié)無相關的制度,給企業(yè)留下了風險隱患。例如,對材料采購及領用,沒有制定詳細的采購及領用制度,導致具體采購工作僅僅依靠采購人員的業(yè)務素質,按照松散的采購慣例進行,而沒有規(guī)章制度可循,日常管理中出現(xiàn)在材料入庫時沒有進行嚴格的質量、數(shù)量的審核,材料領用也沒有嚴格的領用制度隨意性較大。在對分包工程款的結算中,缺乏詳細的結算控制程序以及監(jiān)督措施,使得工程款結算隨意性較大,給不法員工利用職權謀取私利提高了機會。由上可知,關鍵控制環(huán)節(jié)的缺失使內部控制制度難以奏效。銀行預留印鑒和有關印章的管理不能嚴格有效的控制。

(三)內部審計未發(fā)揮應有作用

在施工企業(yè)的內部控制制度設計中,內部審計制度是其特殊組成部分,是內部控制制度能夠發(fā)揮作用的最后保證。但我國處于經濟轉型時期,市場經濟體制初步建立,由于相關教育體制的滯后,使得內部審計人員的業(yè)務素質低下,難以保證審計工作的質量,無法勝任內部審計工作的要求。同時,在施工企業(yè)中,管理層普遍輕視內部審計的重視作用,對審計意見不能認真對待,也不能很好的落實審計意見書提出的合理建議,使得企業(yè)內部審計工作難以展開,影響了企業(yè)內部控制制度的整體效果。

(四)信息傳送機制欠缺

建筑施工企業(yè)的生產具有較高的流動性特征,工程項目實施的范圍廣,對內部控制的信息化要求較高,只有工程項目部與公司總部和各管理部門之間信息流動暢通,才能使企業(yè)內部控制真正約束各方面部門的行為。一些大型的國家施工項目,例如南水北調工程利用移民系統(tǒng)管理軟件進行信息化管理,對工程實施的各個階段進行有效控制,保證了工程的順利實施。但是目前我國大部分施工企業(yè)信息化建設滯后,信息處理技術落后,較低的信息化水平導致信息傳遞不暢,難以滿足內部控制管理的需要。由于公司總部無法及時得到項目的有效信息,使得工程項目建設沒有受到應有的約束,信息失真現(xiàn)象比較嚴重,給企業(yè)帶來了一些不必要的損失。

三、加強內部控制制度的策略分析

(一)重視企業(yè)內部控制制度

施工企業(yè)建立和完善內部控制制度,首先要提高對企業(yè)內部控制工作重要性的認識,為內部控制措施的實施創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境。現(xiàn)代企業(yè)管理的核心組成部分之一就是內部控制制度,它有效地保護了施工企業(yè)資產的安全,防止了企業(yè)管理錯誤與舞弊行為的發(fā)生,有利于保證企業(yè)會計資料的真實性和完整性,規(guī)避了經營風險的發(fā)生,是企業(yè)實現(xiàn)經營管理目標的重要保證。施工企業(yè)必須重視內部控制制度,在全體員工之間普及內部控制基本理論,強化各級管理部門的內部控制意識。例如,可以將內部控制措施規(guī)章制度化,制定成冊發(fā)放到每個員工手中,并定期進行考核,從而使全員形成重視內部控制的意識,自覺遵守內控紀律。同時企業(yè)還應有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范,包括制度的編號、格式、分類、內容、審批程序、執(zhí) 行及其他應注意事項進行統(tǒng)一的規(guī)范化管理,并以書面形式予以約束。

(二)完善公司治理結構

施工企業(yè)公司治理結構存在的缺陷是內部控制制度難以有效實施的重要原因,只有完善公司治理制度,理順公司治理結構,才能建立并實行合理高效的內部控制制度。完善公司治理結構,首先必須理順董事會、監(jiān)事會和經理層三者之間的關系,劃分三者內部控制權限,使他們形成相互制衡,相互促進的良性發(fā)展關系。施工企業(yè)應深化改革,在構建內部控制框架的過程中,確立董事會的核心地位,保證監(jiān)事會的監(jiān)督職能,防止企業(yè)管理層一權獨大,侵害董事會、監(jiān)事會的合法利益。我國目前的國有企業(yè)改造的目標就是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度,明確政府作為國有資產管理者的責任和義務,從而形成完善的公司治理結構。

(三)健全企業(yè)內部控制制度

施工企業(yè)在實施內部控制制度的過程中,應根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務特點,不斷更新和完善內部控制制度,對工程施工關鍵過程和特殊過程制定相應的職責分工和程序方法,切實保證工程質量。在健全和完善企業(yè)內部控制制度的過程中,應堅持不相容職務相分離的原則,確定和劃分不相容職務,在施工重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由多個部門分工負責,使其相互監(jiān)督,防止舞弊行為的發(fā)生。例如:在采購工程材料時,采購部門、驗收部門以及會計核算部門行使各自的職權,有效分工,而同時專門的核查部門應該審核材料數(shù)量和質量,最后由項目經理負責審核簽字,從而在整個采購流程中,堅持不相容職責分離原則的內部控制體系有效發(fā)揮作用,在保證采購正常進行的同時,防止了舞弊行為的發(fā)生。

(四)強化企業(yè)內部審計工作

內部審計工作是對企業(yè)內部經營管理活動的獨立經濟監(jiān)督,是對企業(yè)內部控制制度是否有效運行的檢驗。因此,施工企業(yè)應該加強內部審計工作,提高內部控制制度執(zhí)行的有效性。一方面,應對企業(yè)內部審計人員加強職業(yè)教育,提高其從事審計工作的能力,保證審計報告的質量,在審計過程中能夠分析會計問題發(fā)生的原因,并提出彌補漏洞的對策,以完善內部控制體系;另一方面,企業(yè)管理人員應認識到內部審計工作的重要性,自覺遵守相關會計制度,積極采納審計報告提出的改進意見。作為施工企業(yè)中的佼佼者,我國中鐵股份有限公司已經建立了完善統(tǒng)一的內部審計制度,設立的審計委員會直屬于董事會,接受董事會的直接領導,在其轄有的46家二級子公司設立專門的審計部門,監(jiān)督子公司的日常運轉,向審計委員會負責,一系列健全高效的內部審計制度保障了中鐵集團的健康發(fā)展。

(五)提高企業(yè)信息化水平

由于施工企業(yè)的特殊性質,必須提高企業(yè)信息化水平,保證企業(yè)信息流通順暢,建立項目管理信息應用平臺,才能對項目施工進行有效管理,完善內部控制制度。施工企業(yè)往往規(guī)模龐大,下面分支機構以及施工項目眾多,因此核算難度較大,體系復雜。為了集成與共享各個部門之間數(shù)據(jù),企業(yè)應建立集中的財務核算體系,對企業(yè)的財務狀況進行全面把握。同時,要構建企業(yè)內部統(tǒng)一的局域網(wǎng)絡,通過辦公自動化和人力資源管理系統(tǒng),真正實現(xiàn)統(tǒng)一管理,統(tǒng)一經營。企業(yè)信息化水平的提高,為內部控制制度的有效實施提供了物質保障和技術支持。

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(作者單位:中鐵七局集團第三工程有限公司)