Ｅｘｃｅｌ（電子表格）在高職院校財(cái)務(wù)管理中的實(shí)踐應(yīng)用

劉青玲

摘要：Excel是財(cái)務(wù)管理運(yùn)用最普遍的工具，本文主要闡述Excel在會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、內(nèi)部監(jiān)管、日常財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：Excel財(cái)務(wù)管理應(yīng)用

對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，Excel是運(yùn)用最普遍的財(cái)務(wù)管理工具，利用Excel的制表、函數(shù)、運(yùn)算、圖形等功能，幫助財(cái)務(wù)人員迅速掌握財(cái)務(wù)管理電算化模型的建立方法，建立起屬于自己的Excel財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，尤其是學(xué)會(huì)解決財(cái)務(wù)管理中的預(yù)測、決策和經(jīng)營分析問題，使Excel電子報(bào)表軟件真正成為手中十分有效的電算化工具。由于眾所周知的原因，大多數(shù)人目前還在使用Excel 2003以下版本，筆者現(xiàn)就Excel 2003在日常財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，如會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、內(nèi)部監(jiān)管、日常管理等方面淺談自己的心得，僅供同行參考、指正和初入者學(xué)習(xí)借鑒。

一、會(huì)計(jì)報(bào)表的編制

目前本地區(qū)行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的帳都統(tǒng)一由會(huì)計(jì)核算中心進(jìn)行核算，各單位也應(yīng)建立輔助帳以便單位內(nèi)部管理及與會(huì)計(jì)核算中心核對(duì)，這時(shí)各單位沒有必要購買財(cái)務(wù)軟件，手工記帳已不能適應(yīng)現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的需要，利用Excel自己制作資產(chǎn)負(fù)債表，即提高了工作效率，也節(jié)約了成本。那么，如何應(yīng)用EXCEL制作資產(chǎn)負(fù)債表呢?

以高職院校為例，首先，新建一個(gè)工作簿，給工作簿命名，如“2009年會(huì)計(jì)報(bào)表”。按科目建立工作表，如現(xiàn)金、銀行存款、財(cái)政授權(quán)額度、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款等，事業(yè)單位還應(yīng)分預(yù)算內(nèi)科目、預(yù)算外科目，如工資福利支出(預(yù)算內(nèi))、工資福利支出(預(yù)算外)、補(bǔ)助支出(預(yù)算內(nèi))、補(bǔ)助支出(預(yù)算外)等等，每個(gè)科目就是一個(gè)工作表。

1、現(xiàn)金、銀行存款、財(cái)政授權(quán)額度等工作表按三欄式制作，抬頭先寫明×××明細(xì)帳，然后按帳簿格式，設(shè)置年、月、日、憑證號(hào)、摘要、借方、貸方、余額，空出若干行，以便進(jìn)行登帳，然后進(jìn)行每月合計(jì)，余額用函數(shù)公式計(jì)算，選中需要計(jì)算的余額單元格，輸入“=”上欄余額+本欄借方-本欄貸方，回車，就可用公式計(jì)算出余額，選中該單元格右下方，往下拉，就可復(fù)制該公式，每登一筆帳，余額就會(huì)自動(dòng)計(jì)算。

2、“其他應(yīng)收款”、“其他應(yīng)付款”、“工資福利支出(預(yù)算內(nèi))”、“工資福利支出(預(yù)算外)”等科目的每個(gè)工作表，按多欄式設(shè)置，每一列就是一個(gè)明細(xì)科目，可以按帳簿的格式設(shè)置月、日、憑證號(hào)、摘要。每一行有小計(jì)，把每一行的數(shù)字加起來，小計(jì)用公式計(jì)算，空出若干行，以便登帳，小計(jì)欄通過公式下拉若干行，然后進(jìn)行合計(jì)，按月把每個(gè)二級(jí)明細(xì)科目加總。

3、設(shè)置資產(chǎn)負(fù)債表，按科目名稱分為五大類，資產(chǎn)類、負(fù)債類、凈資產(chǎn)、收人類、支出類。左邊是資產(chǎn)類和支出類，右邊是負(fù)債類、凈資產(chǎn)、收人類，左邊資產(chǎn)部類合計(jì)應(yīng)等于右邊負(fù)債部類合計(jì)。每個(gè)科目名稱即包括年初數(shù)，又包括期末數(shù)，年初數(shù)每月固定不動(dòng)，期末數(shù)隨每月變化。資產(chǎn)類包括現(xiàn)金、銀行存款、授權(quán)額度、其他應(yīng)收款、材料、固定資產(chǎn)等，支出類包括?？钪С?、事業(yè)支出等項(xiàng)目，負(fù)債類包括借入款項(xiàng)、應(yīng)付帳款、其他應(yīng)付款、應(yīng)繳財(cái)政專戶等科目，凈資產(chǎn)包括事業(yè)基金、固定基金、事業(yè)結(jié)余等科目，收人類包括財(cái)政補(bǔ)助收入、上級(jí)補(bǔ)助收入、撥入?？?、事業(yè)收入、其他收入等項(xiàng)目。資產(chǎn)類、負(fù)債類的期末數(shù)按各個(gè)科目的期末合計(jì)取值，如一月資產(chǎn)負(fù)債表銀行存款期末數(shù)，選中此單元格，“=”，找到銀行存款工作表中一月合計(jì)余額，回車，銀行存款工作表中一月合計(jì)余額就鏈接到資產(chǎn)負(fù)債表中，每登一筆帳，余額就會(huì)改變。事業(yè)支出的期末數(shù)=22資福利支出(預(yù)算內(nèi))+工資福利支出(預(yù)算外)+公用支出(預(yù)算內(nèi))+公用支出(預(yù)算+外)+補(bǔ)助支出(預(yù)算內(nèi))+補(bǔ)助支出(預(yù)算外)+其他資本性支出(預(yù)算內(nèi))+其他資本性支出(預(yù)算外)+其他支出項(xiàng)目。通過各科目工作表，鏈接到資產(chǎn)負(fù)債表中事業(yè)支出科目，每登一筆帳，資產(chǎn)負(fù)債表的金額都會(huì)變化，如果金額登記錯(cuò)誤，資產(chǎn)負(fù)債表左右方就不平衡，這樣就可隨時(shí)發(fā)現(xiàn)登帳是否錯(cuò)誤。避免了手工登帳時(shí)，金額登記錯(cuò)誤不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，只有在月末編制資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，左右方不平衡，才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。而此時(shí)查找錯(cuò)誤就需花費(fèi)很長的時(shí)間。

二、內(nèi)部管理表格的編制

(一)結(jié)合本單位的情況，目前高職院校推行內(nèi)部管理體制改革，實(shí)行院(系)二級(jí)管理，按“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則及要求設(shè)置預(yù)算管理組織體系，財(cái)務(wù)處作為預(yù)算管理的日常辦事機(jī)構(gòu)，根據(jù)預(yù)算決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后的預(yù)算方案，對(duì)學(xué)校各系、處室下達(dá)的預(yù)算指標(biāo)，利用信息技術(shù)對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行日?？刂?；定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、分析、匯報(bào)。

首先，利用Excel新建一個(gè)工作簿，各系、處室為單位建立工作表，如護(hù)理系、工程系、辦公室、學(xué)生處等，每張工作表都應(yīng)詳細(xì)列出各單位的支出明細(xì)，如護(hù)理系這張工作表，格式按費(fèi)用明細(xì)帳的格式設(shè)置，年、月、日、憑證號(hào)、摘要、支出合計(jì)、后面就是支出的明細(xì)科目。支出明細(xì)包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)、加班費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、其他等等，同樣，工程系、辦公室等都有一個(gè)明細(xì)帳，如還要增加系、處室明細(xì)?？梢栽黾庸ぷ鞅?，然后復(fù)制一個(gè)工作表的格式，粘貼后該張工作表就有了相同的格式。在實(shí)際工作中，我們需要隨時(shí)增加一些明細(xì)支出項(xiàng)目，如要增加值班費(fèi)，為統(tǒng)一格式，需在每個(gè)工作表都插入一列，如果分別打開每個(gè)工作表，再插入一列，就會(huì)很麻煩，甚至還會(huì)出錯(cuò)，這時(shí)我們可以采用編輯同組工作表的方法。即當(dāng)需要在多個(gè)工作表中的相同單元格內(nèi)輸入相同的數(shù)據(jù)或進(jìn)行相同的編輯時(shí)，可以將這些工作表選定為工作組，之后在其中的一張工作表中輸入或編輯操作后。輸入的內(nèi)容或所做的編輯操作就會(huì)反映到其他選定的工作表中。步驟如下：

1、要選定所有的工作表，單擊第一個(gè)工作表標(biāo)簽，按住Shift鍵。再單擊最后一個(gè)要選定的工作表標(biāo)簽，或按住Ctrl鍵，分別單擊要更改的工作表標(biāo)簽，形成一個(gè)工作組。

2、在工作組中，選定需要編輯的單元格或單元格區(qū)域，插入一列，選定單元格，編輯“值班費(fèi)”三個(gè)字，回車，所有選定的工作表中都插入了“值班費(fèi)”一列。

此外，應(yīng)設(shè)置一個(gè)總表，把每個(gè)系、處室的預(yù)算數(shù)，實(shí)際支出數(shù)，余額進(jìn)行登記。如下表：

預(yù)算額度固定不變。支出合計(jì)及各系處室費(fèi)用明細(xì)根據(jù)各系處室工作表中的數(shù)據(jù)引用過來，余額就用預(yù)算額度減支出合計(jì)，這樣就可以隨時(shí)了解各系處室費(fèi)用使用情況，及余額的剩余情況，以便對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行日?？刂?。

(二)為讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解單位的收入情況，也為了管理的需要。我們制定了一個(gè)收入明細(xì)表。按月為單位，每月編制一張工作表，可以把收入細(xì)分為中職學(xué)費(fèi)、中職住宿費(fèi)、高職學(xué)費(fèi)、高職住宿費(fèi)、鑒定費(fèi)、水電費(fèi)、其他等，從每月1日開始下拉，到31日，每行進(jìn)行合計(jì)，就可算出每日小計(jì)，再列一欄“存入銀行”，用“每日小計(jì)”減“存入銀行”，就是累計(jì)余額，代表當(dāng)日未存數(shù)。

綜上所述，Excel作為通用電子表格軟件，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，是進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的強(qiáng)有力工具，它不僅具有簡單易用的特點(diǎn)，而且可以使得財(cái)務(wù)分析變得直觀、準(zhǔn)確、經(jīng)濟(jì)和迅速，極大地提高了工作效率，從而為計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用開辟了廣闊的前景。