行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化管理模式之探索

張擁軍

摘 要:財(cái)務(wù)信息化管理模式具有財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性、數(shù)據(jù)資源的共享性、工作流程的可視性等特征。構(gòu)建高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的全新的財(cái)務(wù)信息化管理模式,應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手:加強(qiáng)精細(xì)化管理;加強(qiáng)預(yù)算控制、執(zhí)行、分析;規(guī)范網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)流程;創(chuàng)建人性化的信息表達(dá)方式。財(cái)務(wù)信息化管理模式運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)注意:建章立制;常態(tài)培訓(xùn);培養(yǎng)復(fù)合型財(cái)務(wù)信息化人才;進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)信息化管理模式 精細(xì)化 預(yù)算 網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)

中圖分類(lèi)號(hào):F234.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)09-184-02

隨著信息化建設(shè)的日益發(fā)展,行政事業(yè)單位傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化管理模式效率和效益較低,提供的財(cái)務(wù)信息內(nèi)涵有限,支撐和保障各單位中心工作的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)顯得十分必要和緊迫。加快財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),加速財(cái)務(wù)由記賬、算賬及提供報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化初級(jí)階段向運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的高級(jí)階段轉(zhuǎn)變,可以達(dá)到業(yè)務(wù)處理高度智能、信息高度共享、監(jiān)管預(yù)警實(shí)時(shí)主動(dòng)、財(cái)務(wù)工作精細(xì)管理的目標(biāo),為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)、高效、正確決策奠定基礎(chǔ)。

一、財(cái)務(wù)信息化和會(huì)計(jì)電算化兩種管理模式的對(duì)比

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化管理是現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息化管理模式的基礎(chǔ),財(cái)務(wù)信息化是依托現(xiàn)代信息科技對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行的創(chuàng)新。建設(shè)財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái),實(shí)際上就是要改變以往以會(huì)計(jì)核算代替財(cái)務(wù)管理的財(cái)務(wù)理念,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和應(yīng)用軟件相互協(xié)同,對(duì)原有的會(huì)計(jì)電算化工作進(jìn)行創(chuàng)新與探索,建立一個(gè)集預(yù)算控制、網(wǎng)上審批、資金結(jié)報(bào)、遠(yuǎn)程核算、預(yù)警監(jiān)管、智能分析、圖形化演示等功能于一體的財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)主管單位和下屬單位財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化。具體而言,財(cái)務(wù)信息化和會(huì)計(jì)電算化兩種管理模式差別主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.處理的信息內(nèi)涵不同。會(huì)計(jì)電算化處理的信息主要指會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)報(bào)表等。財(cái)務(wù)信息化處理的信息不僅包括會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)報(bào)表等,還包括運(yùn)用財(cái)務(wù)管理手段生成的如財(cái)務(wù)分析指標(biāo)、網(wǎng)上審批、預(yù)算控制、決策流程、預(yù)警反饋、圖形顯示等各種財(cái)務(wù)信息。

2.處理的時(shí)間跨度不同。會(huì)計(jì)電算化主要是對(duì)過(guò)去的、已經(jīng)發(fā)生的、客觀存在的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行反映。財(cái)務(wù)信息化則是對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的事前、事中、事后的全過(guò)程的“動(dòng)態(tài)信息”進(jìn)行處理。

3.作用不同。會(huì)計(jì)電算化反映財(cái)務(wù)活動(dòng)中“量”的變化。財(cái)務(wù)信息化反映“量”的變化的同時(shí),更多地評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)活動(dòng)的“質(zhì)”,幫助決策者證實(shí)過(guò)去事項(xiàng),評(píng)價(jià)和修正過(guò)去決策,為新的決策提供依據(jù)。

二、財(cái)務(wù)信息化管理模式的特征

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化管理模式作為對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)電算化管理模式的創(chuàng)新與探索,具有以下鮮明的特征:

1.財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息,是在業(yè)務(wù)發(fā)生后,經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)核算、經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)周期而得到的,比如行政事業(yè)單位下屬單位上報(bào)的會(huì)計(jì)月報(bào)、年報(bào)等。而現(xiàn)在,財(cái)務(wù)活動(dòng)信息被整合于一個(gè)財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng),并與外部系統(tǒng)如國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)、非稅收入收繳管理系統(tǒng)、政府采購(gòu)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)等實(shí)時(shí)連接。這樣,一方面可直接與行政事業(yè)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)政部門(mén)、銀行等外部系統(tǒng)通過(guò)安全交換平臺(tái)交換信息,拓展信息渠道,豐富信息內(nèi)容。另一方面,行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位活動(dòng)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都能被立刻反映出來(lái)并被加工成為最新的財(cái)務(wù)信息,各種傳統(tǒng)的靜態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)被實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)更新。財(cái)務(wù)信息與財(cái)務(wù)活動(dòng)同步,極大提高了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、預(yù)算控制、監(jiān)管預(yù)警等財(cái)務(wù)管理方法的實(shí)時(shí)性。

2.數(shù)據(jù)資源的共享性。數(shù)據(jù)資源共享是財(cái)務(wù)信息化管理模式的又一個(gè)重要特征。以往單機(jī)系統(tǒng)的獨(dú)立性使它擁有的各種軟件、硬件資源只能為其所用,而行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的核心軟硬件以及數(shù)據(jù)的安全交換、保存、備份均由上級(jí)部門(mén)維護(hù),下屬單位可以跨越地域限制,只需依靠單位內(nèi)網(wǎng)客戶端即可共享各種軟、硬件資源,改變以往不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)就必須有互不兼容的網(wǎng)絡(luò)、不同的專(zhuān)門(mén)客戶端電腦進(jìn)行操作的弊端,這既提高了資源的利用率,又減少了辦公成本,使財(cái)務(wù)人員一臺(tái)電腦就可以跨平臺(tái)操作,完成不同的財(cái)務(wù)工作。

3.工作流程的可視性。財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái)業(yè)務(wù)高度集成、統(tǒng)一、規(guī)范,為不同部門(mén)之間的協(xié)同工作提供暢通的溝通機(jī)制,協(xié)調(diào)和驅(qū)動(dòng)了整個(gè)行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)的開(kāi)展,滿足財(cái)務(wù)管理的動(dòng)態(tài)化需求。通過(guò)建造一個(gè)科學(xué)工作流引擎,來(lái)驅(qū)動(dòng)跨部門(mén)的業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作,保證業(yè)務(wù)運(yùn)作的流暢。每一位授權(quán)用戶均可以在任意時(shí)間登錄財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái),實(shí)時(shí)查看待辦事項(xiàng)在整個(gè)業(yè)務(wù)流程圖中的流轉(zhuǎn)狀態(tài),待辦事項(xiàng)已經(jīng)經(jīng)過(guò)哪幾個(gè)環(huán)節(jié),目前在哪一個(gè)節(jié)點(diǎn)等待審批。目前正在開(kāi)始流行電子簽章認(rèn)證,財(cái)務(wù)審批將在網(wǎng)上進(jìn)行,各種財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)單據(jù)將掃描進(jìn)入財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)可在網(wǎng)上隨時(shí)查看可視化的有關(guān)掃描信息,經(jīng)辦人員不必找領(lǐng)導(dǎo)簽字,領(lǐng)導(dǎo)只要登錄相應(yīng)的單位內(nèi)部的辦公綜合運(yùn)用平臺(tái),就可以查閱和處理財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái)發(fā)來(lái)的待辦事項(xiàng)提示信息。

三、財(cái)務(wù)信息化管理模式的創(chuàng)新與探索

要構(gòu)建一個(gè)高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的全新的財(cái)務(wù)信息化管理模式,就需要行政事業(yè)單位對(duì)原有的傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化管理模式分析、解剖、梳理,并結(jié)合現(xiàn)代信息化的發(fā)展方向和財(cái)務(wù)管理工作的迫切需求,進(jìn)行重新規(guī)劃,設(shè)計(jì)流程,穩(wěn)步實(shí)施。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手:

1.精細(xì)化管理貫穿財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。行政事業(yè)單位的任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都有其財(cái)務(wù)意義,財(cái)務(wù)保障的程度永遠(yuǎn)無(wú)法完全滿足單位業(yè)務(wù)工作的需求,因此,必須細(xì)化財(cái)務(wù)管理內(nèi)容,拓寬財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平提高,圍繞支撐和保障中心工作的目標(biāo),整合涉及財(cái)務(wù)控制的各個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)施精細(xì)化管理,形成步調(diào)一致的合力,確保各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)。

(1)精細(xì)化管理是一種精益求精的意識(shí)、一種科學(xué)的管理理念,精細(xì)化管理不是一場(chǎng)運(yùn)動(dòng),而是永續(xù)漸進(jìn)的過(guò)程,是自上而下積極引導(dǎo)和自下而上自覺(jué)響應(yīng)的常態(tài)管理模式。

(2)精細(xì)化管理是一種科學(xué)的管理方法。精細(xì)化財(cái)務(wù)管理就是將有限的經(jīng)費(fèi)資源發(fā)揮最大效能的過(guò)程。要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,必須建立科學(xué)量化的標(biāo)準(zhǔn)和可操作、易執(zhí)行的各種業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)規(guī)范,開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、跟蹤對(duì)比、監(jiān)控預(yù)警的各種管理工具。

(3)精細(xì)化管理必須建立和完善各種內(nèi)部控制制度和管理運(yùn)行規(guī)則,考慮整體流程的各個(gè)銜接點(diǎn)、流程的配合,鼓勵(lì)進(jìn)行科學(xué)與技術(shù)的創(chuàng)新,制定精細(xì)化指標(biāo),統(tǒng)計(jì)、分析、評(píng)價(jià)實(shí)施效果,實(shí)現(xiàn)各類(lèi)資源的優(yōu)化配置。

(4)實(shí)施精細(xì)化財(cái)務(wù)管理必須實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高,即財(cái)務(wù)工作職能從記賬核算型向精細(xì)管理型轉(zhuǎn)變;財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域從事后的靜態(tài)核算向全過(guò)程、全方位的動(dòng)態(tài)管理控制轉(zhuǎn)變;財(cái)務(wù)工作作風(fēng)從監(jiān)督、控制為主向服務(wù)、指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)變。

2.順應(yīng)財(cái)務(wù)管理發(fā)展方向,加強(qiáng)預(yù)算控制、執(zhí)行、分析。社會(huì)在不斷進(jìn)步,經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展,單位的管理也需要不斷提高才能適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì),而財(cái)務(wù)管理是單位全面管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),預(yù)算管理是隨著財(cái)務(wù)管理的不斷深入而出現(xiàn)的一種適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的手段,這是管理者在新形勢(shì)下的必然選擇。

(1)抓住管理重點(diǎn),完善預(yù)算控制。加強(qiáng)預(yù)算管理是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的發(fā)展方向。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)依賴(lài)指標(biāo),預(yù)算指標(biāo)成為預(yù)算控制的重點(diǎn),預(yù)算指標(biāo)的分解必須科學(xué)、準(zhǔn)確、貼近實(shí)際,預(yù)算內(nèi)容必須全面、充分,預(yù)算指標(biāo)的確認(rèn)是一個(gè)決策過(guò)程,各單位、各部門(mén)都應(yīng)該參與進(jìn)來(lái),預(yù)算情況要公開(kāi)、透明,使大家對(duì)預(yù)算都心中有數(shù),有利于預(yù)算的執(zhí)行。