高校二級學(xué)院資金審計應(yīng)突出四個重點(diǎn)

郝名玉

摘要:隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,高校內(nèi)部逐漸采取了學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),二級學(xué)院管理的財務(wù)管理模式。然而,目前二級學(xué)院的財務(wù)管理存在不少問題,應(yīng)實(shí)施審計監(jiān)督,以規(guī)范資金的使用和管理。

關(guān)鍵詞:高校;二級學(xué)院;審計監(jiān)督

近幾年來,許多高校采取建立新校區(qū)、重組、合并、擴(kuò)招等多種形式,以擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模,提高辦學(xué)層次,發(fā)展高等教育事業(yè)。按照《高等學(xué)校財務(wù)制度》第五條“高等學(xué)校實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理的財務(wù)管理體制,規(guī)模較大的學(xué)校實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的財務(wù)管理體制”的規(guī)定,許多高校結(jié)合自身擴(kuò)大規(guī)模后的實(shí)際情況,采取了學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),二級學(xué)院管理的財務(wù)管理模式,致使二級學(xué)院資金(以下簡稱資金)規(guī)模日漸擴(kuò)大,其擁有的可支配資金量達(dá)到上百萬元,甚至上千萬元,資金管理也日趨復(fù)雜,然而高校普遍存在著重視一級財務(wù)管理,弱視二級財務(wù)管理;二級學(xué)院內(nèi)部控制制度不健全,有效性不足;負(fù)責(zé)會計業(yè)務(wù)的人員往往是非專業(yè)人員,業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān);缺乏系統(tǒng)、有效的監(jiān)督機(jī)制等問題,致使有些二級學(xué)院出現(xiàn)財務(wù)管理混亂,甚至于出現(xiàn)貪污公款、私設(shè)小金庫等違法違紀(jì)的情況。因此,亟待實(shí)施審計監(jiān)督,以規(guī)范資金的使用和管理,保證資金、資產(chǎn)的安全完整。其中如何有效實(shí)施審計監(jiān)督,突出審計重點(diǎn),就成了重中之重。

一、突出資金合法性的審計,保證資金的安全完整

重點(diǎn)審查是否存在截留、隱匿收入,私設(shè)小金庫、公款私存、違規(guī)招生等違法違紀(jì)情況。為了解決辦學(xué)中有些特殊開支的需要,改善本院教職工福利待遇,維持教師隊伍的穩(wěn)定,二級學(xué)院想方設(shè)法,開拓渠道,組織創(chuàng)收,但在組織收入的過程中,有些二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職員工由于對財務(wù)制度的嚴(yán)肅性認(rèn)識不夠,財務(wù)管理知識又比較匱乏,出現(xiàn)了一系列違法違紀(jì)的問題,如二級學(xué)院與社會中介合作非法招生,將學(xué)費(fèi)等收入截留在本學(xué)院,形成小金庫,并公款私存,甚至于出現(xiàn)有的黑中介卷款潛逃,有的黑中介發(fā)布欺詐信息,誆騙學(xué)生,嚴(yán)重影響了高校和二級學(xué)院的聲譽(yù)。審計這類情況時,首先需取得二級學(xué)院與社會中介的協(xié)議、社會中介的辦學(xué)資質(zhì)文件等有關(guān)資料,了解其是否具備相應(yīng)的辦學(xué)資格;檢查是否有經(jīng)國家物價部門核準(zhǔn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)文件,是否開具正規(guī)稅務(wù)票據(jù),判斷收費(fèi)的合規(guī)性;了解學(xué)生人數(shù),根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),核實(shí)實(shí)際收入費(fèi)用情況;取得有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款賬簿、原始憑證等會計資料,查看資金的使用、管理情況。再如,二級學(xué)院采取私自收取學(xué)生贊助費(fèi)、出租公用房屋收入等形式違規(guī)形成的小金庫。審查這類情況時,需向有關(guān)人員了解情況,說明私設(shè)小金庫的嚴(yán)重性,取得記錄小金庫的賬簿等會計資料,核查資金的來龍去脈。

二、突出資金內(nèi)部控制的審計,規(guī)范使用二級學(xué)院資金

重點(diǎn)審查二級學(xué)院內(nèi)部管理制度的健全性和有效性。首先檢查二級學(xué)院是否建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制、財務(wù)管理制度、資產(chǎn)管理制度等內(nèi)部管理制度,并根據(jù)教育系統(tǒng)內(nèi)部審計工作規(guī)定中有關(guān)內(nèi)部控制審計的規(guī)定,核實(shí)二級學(xué)院內(nèi)控制度的健全性;根據(jù)二級學(xué)院提供的會議決議或會議記錄等資料,檢查二級學(xué)院有無成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組,如財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組和資產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組,核實(shí)二級學(xué)院重大經(jīng)濟(jì)決定是否集體討論決定,有無形成書面會議決議;通過召開二級學(xué)院部分教職員工座談會,查看有關(guān)資料,了解學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是如何進(jìn)行資金使用和管理的,同時,了解學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子有無在全院教職員工大會上定期或不定期地公布經(jīng)費(fèi)收支情況,是否做到資金使用公正、公開,透明;核查管錢和管賬等不相容職務(wù)是否分離,通過核查管錢人員和管賬人員是否是同一人,二人是否定期對賬,并有相應(yīng)對賬記錄即可,此項(xiàng)審計工作看似簡單,易做,但往往是最容易忽視,最容易出現(xiàn)問題的重要控制點(diǎn)。二級學(xué)院一般不設(shè)立會計崗位,往往由學(xué)院行政人員兼職,這些人思想上不重視這項(xiàng)工作,業(yè)務(wù)上沒有或僅有很少的會計專業(yè)知識,只能記一些簡單的流水賬。我們在審計過程中,常常發(fā)現(xiàn)兩種情況,其一是一個人既管錢又管賬,其二是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)明確分工和要求管錢和管賬的人員分開,但在實(shí)際操作時,往往只是管錢的人一人記賬又管錢,沒有真正做到不相容職務(wù)分離,如:某高校二級學(xué)院辦公室主任正是利用這一失控點(diǎn)貪污公款,被依法判處有期徒刑5年,在其56歲時被開除公職,給學(xué)校、家庭和個人造成很大損失和傷害。

三、突出資產(chǎn)管理的審計,提高資產(chǎn)的使用效益

這里的資產(chǎn),主要指固定資產(chǎn)。二級學(xué)院為了辦學(xué)需要,利用其院管資金購置資產(chǎn),如何保證這部分資產(chǎn)的安全完整,加強(qiáng)管理,并提高資產(chǎn)使用效益,也是我們審計的重點(diǎn)。

(一)重視對資產(chǎn)可行性調(diào)查、采購、驗(yàn)收、使用、管理的審計

通過核查設(shè)備購置的可行性報告,以及購置當(dāng)時在用資產(chǎn)情況,掌握是否存在重復(fù)購置,是否有必要購置;通過查看招投標(biāo)文件等初始資料,了解設(shè)備采購時,程序是否合法合規(guī);通過查閱驗(yàn)收記錄,了解設(shè)備是否完好,相關(guān)人員是否簽字認(rèn)可;通過查看有關(guān)設(shè)備使用的管理制度以及設(shè)備使用記錄,掌握設(shè)備使用效益及管理情況。

(二)重視對重點(diǎn)實(shí)物的盤點(diǎn)審計

為了保證資產(chǎn)的安全完整,根據(jù)二級學(xué)院提供的資產(chǎn)清單,對于涉及到例如數(shù)碼照相機(jī)、筆記本電腦、便攜式攝像機(jī)等單位和家庭、個人均可使用的資產(chǎn)以及調(diào)離人員使用的資產(chǎn),在有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)人員、資產(chǎn)管理員以及審計人員均在的情況下,采取突擊盤點(diǎn)方式,取得盤點(diǎn)結(jié)果記錄,并進(jìn)行賬實(shí)核對,確定是否存在盤盈盤虧情況。

(三)重視對盤盈盤虧資產(chǎn)處理的審計

通過查閱盤盈盤虧申報審批單等資料,了解審批程序是否合法合規(guī);通過查閱會計憑證等會計資料,掌握學(xué)院對已批準(zhǔn)的盤盈盤虧資產(chǎn)是否及時做相應(yīng)的會計處理,以真正做到賬實(shí)相符。

四、突出對二級學(xué)院債權(quán)的審計,保障二級學(xué)院的權(quán)益

隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,各二級學(xué)院可支配資金也在不斷上升,有些二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)為了穩(wěn)定教師隊伍,尤其是青年教職工,考慮到他們收入低,再加上日漸上漲的房價,使他們無力購置房屋安家,允許他們向?qū)W院借支一部分房款,或者有些教職工出于種種原因,向?qū)W院借款,形成了學(xué)院的債權(quán)。針對上述情況,通過核查會議記錄和借條,確定該債權(quán)是否經(jīng)院財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組集體討論決定,是否是個別領(lǐng)導(dǎo)的個別行為。通過查閱會計憑證、會計賬簿,上述債權(quán)是否已列入學(xué)院賬簿管理中,檢查所有借條是否完好無損,與賬簿金額是否一致。通過編制債權(quán)賬齡分析表,分析還款情況,并敦促有關(guān)會計人員及時收回借出款,保證學(xué)院資金的安全完整。