淺析檔案信息的保密與公開

彭利華

摘要:信息公開與保密是矛盾的統(tǒng)一體。在不斷變化的新形勢下,需要充分認(rèn)識信息公開的必要性,把握信息公開與保密的界線,并進(jìn)一步改進(jìn)和完善信息管理體制,正確處理信息公開與保密的關(guān)系。

關(guān)鍵詞:檔案信息;保密;公開

21世紀(jì)是一個高度科技化的時代,同時又是一個信息高度共享的時代。隨著我國綜合國力的提升,對外開放的步伐進(jìn)一步加快,透明度也進(jìn)一步加大,信息公開已是一種必然的趨勢。在新形勢下如何進(jìn)行檔案保密、如何認(rèn)識和正確處理檔案保密與公開的關(guān)系已成為一種現(xiàn)實(shí)的要求。

一、檔案信息保密工作的必要性

檔案是國家寶貴歷史文化財富,檔案的歷史價值在社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中,在內(nèi)政、外交、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等諸多領(lǐng)域一直占有突出地位,發(fā)揮著不可替代的信息支撐作用。對于國家而言,保密工作的好與壞,關(guān)系到國家的安全和利益,關(guān)系到社會的穩(wěn)定;對于單位而言,保密工作的好與壞關(guān)系到該單位的切身利益、發(fā)展,甚至存亡。

《國家保密法》第三條明確規(guī)定:一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務(wù)?！稒n案法》第三條規(guī)定,一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。因此,上至國家,下至單位組織,檔案保密都是一項非常重要的工作,做好檔案保密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)。

二、新形勢下檔案信息管理對策

1.檔案管理人員要盡到自己的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé),就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的最終目的就是要做到不壞、不丟、不散、不亂。

2.做好檔案庫房的建設(shè)和管理工作

檔案庫房按照國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)單獨(dú)興建,不是任何一間辦公室都可以用作庫房的。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫房管理制度。

3.做好檔案的定密、解密工作,完善工作制度

保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。

檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,對秘密載體不能“一定終身”,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。要嚴(yán)格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用,為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

4.做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限表示機(jī)關(guān)、單位的檔案在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)而產(chǎn)生法律效力的時限。

5.做好檔案開放利用的審查工作

審查工作的主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進(jìn)行:一是初審,檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn),對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查,初步判定開放與控制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志,重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍。三是終審,由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)初審和中審的情況,權(quán)衡利弊,進(jìn)行綜合分析、審查,最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。對珍貴、重要的檔案,應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制,搞好檔案副本,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密以及文件的完好無損。

6.引進(jìn)精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才,充實(shí)保密隊伍,強(qiáng)化技術(shù)力量

加強(qiáng)上網(wǎng)信息的保密管理,建立健全網(wǎng)絡(luò)規(guī)章制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;明確職責(zé),依法管理。堅持“誰上網(wǎng)、誰審查、誰負(fù)責(zé)”的原則,信息必須經(jīng)過信息提供單位的嚴(yán)格審查和批準(zhǔn)。

三、檔案保密與公開相結(jié)合

檔案保密與公開是矛盾的統(tǒng)一體。一方面檔案保密與公開是對立的,另一方面,檔案保密與公開又相互聯(lián)系,相互影響。在新時期,我們既要做好檔案保密工作,又要及時、靈活地實(shí)施信息公開,以最大限度地滿足社會“廣、精、快、準(zhǔn)”的信息要求,做好檔案信息資源的公開利用工作。

在傳統(tǒng)的保密觀念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象,以致大批檔案得不到充分的利用,甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣,變成一文不值的廢紙。因此,在不斷變化的新形勢下,在嚴(yán)格做好保密工作的同時,要充分認(rèn)識信息公開的必要性,把握信息公開與保密的界線,并進(jìn)一步改進(jìn)和完善信息管理體制,利用新的技術(shù)手段,使信息溝通更暢通、更安全,做到檔案保密與檔案公開利用兩不誤,讓檔案信息更好地服務(wù)社會,造福人類。

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