合并后的高職院校檔案管理若干思考

常　虹

摘要:合并后的高職院校面臨著許多管理問題,而檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著一些問題。解決的對策是強(qiáng)化檔案意識,規(guī)范檔案管理;加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),提高檔案管理的現(xiàn)代化水平;合理配備檔案管理人員,加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè);確定檔案工作目標(biāo),使檔案工作開展有的放矢。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案;管理;利用

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)20-0214-02

近年來,我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展,合并升格的高職院校達(dá)1 100多所,進(jìn)一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu),優(yōu)化了教育資源配置,提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校使我們面臨著許多新的管理問題。檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校(如中等職業(yè)學(xué)校)合并而來,原來的學(xué)校對檔案沒有自主管理權(quán),長期以來未能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視,從而出現(xiàn)了諸多問題。

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案,由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證,基本不會出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書,由于合校前人心思動,工作狀態(tài)不穩(wěn)定,一些正常的工作不能按常規(guī)辦理,自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放;而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問;更有甚者,在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中,將大量的文件材料隨無用材料一并處理,致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重,無處尋找,嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因:一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白;二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng),無制約措施;三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事,檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規(guī)范,管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一,質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格;收集過程中紙張大小不統(tǒng)一;檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理,有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂;現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3.信息開發(fā)利用率差,發(fā)揮服務(wù)作用程度低

檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面,檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高,存在著要什么找什么,沒有主動做好服務(wù)工作,由于不注意平時的搜集和整理,嚴(yán)重制約著檔案的服務(wù)利用工作。

4.檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規(guī)模相當(dāng),類別相近的院校并建而成,由于原各校建立的時間或早或晚,隸屬關(guān)系不一,各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異,合并后檔案卷宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗,而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號的編制不盡相同,老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法,成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外,合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題,如有的合并高校,原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?或人事檔案歸人事處管理,科研檔案歸科研處管理,聲像檔案歸電教中心管理等;有的合并高校,原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī),實(shí)行檔案機(jī)檢,有的檔案則分散于各職能部門,由兼職檔案員管理,檔案管理處于原始的手工檢索階段等;這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此,筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境,應(yīng)對癥下藥,采取有效的解決措施。

二、解決高職院校檔案的管理與利用問題的途徑

1.強(qiáng)化檔案意識,規(guī)范檔案管理

前已述及,檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足,因此,合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言,文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作,它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳,增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識,使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財富,是社會各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求,維護(hù)檔案的完整與安全,從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時,要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題,及時調(diào)研,確定整齊劃一的檔案管理方法,便于檔案的集中保管、利用,以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度,使工作有序,有據(jù)可依,保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料,對收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時代的發(fā)展,增加資金投入,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn),注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性,做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員,加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

不言而喻,人作為檔案工作的主體,對檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人,檔案工作的各個方面均無從談起。因此,建設(shè)一支忠誠事業(yè),業(yè)務(wù)精良,結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍,是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此,首先要建設(shè)好檔案館(室)隊(duì)伍,確保一定數(shù)量的專職檔案人員,并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理,便于發(fā)揮整體效應(yīng);其次要整體推進(jìn),大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè),發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明,檔案工作涉及學(xué)校各個方面,僅靠檔案部門單槍匹馬,無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò),同時采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵措施,提高兼職檔案員的工作積極性,才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

4.確定檔案工作目標(biāo),使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標(biāo),是由于合并高校層次較前相對提高,并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢,制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略,使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開展。這里,之所以強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化,一方面是明確了檔案工作目標(biāo),即明確了檔案工作的發(fā)展總方向,一則可以根據(jù)總目標(biāo),不斷消除偏離目標(biāo)的因素,二則可以通過局部優(yōu)化,使日常具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);另一方面,明確了檔案工作目標(biāo),便于加強(qiáng)日常管理,有利于調(diào)動檔案工作人員的主動性,增強(qiáng)競爭性。為此,合并高校要根據(jù)確定的新目標(biāo),進(jìn)一步加強(qiáng)自身造血功能,完善各種配套管理措施,并要注重調(diào)查研究,不斷總結(jié)并完善檔案工作中一些根本性的問題,促進(jìn)檔案工作的開展。當(dāng)今時代,機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存,若不能及時把握機(jī)遇,發(fā)展的希望便會失之交臂。因此,合并高校檔案工作應(yīng)面對改革的新形勢,立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況,采取有效措施,促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。

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[責(zé)任編輯 王 莉]