高校人事檔案管理工作探究

孫　序

摘要:從人事檔案工作必須適應(yīng)社會人事制度變革和社會文明進(jìn)步的要求,在當(dāng)前我國高校人事制度發(fā)生重大改革的形勢下,根據(jù)變化了的情況及時調(diào)整自己的工作內(nèi)容和工作方法,這應(yīng)該是當(dāng)前高校人事檔案工作改革的重要方向。

關(guān)鍵詞:高校;人事檔案;管理;改革

中圖分類號:G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)20-0216-02

人事檔案是社會組織成員在參與社會活動過程中所形成的重要歷史記錄。人事檔案的歸集和立卷要按照一定的規(guī)范和程序進(jìn)行,這種一定的規(guī)范和程序就是一定時期的人事檔案制度。人事檔案制度必須符合國家人事制度變革和社會文明進(jìn)步的要求。

一、高校人事管理出現(xiàn)的新情況

人事檔案工作從屬于社會人事制度,人事檔案工作必須及時服務(wù)于社會人事制度的變革。改革開放以來,我國高校的人事制度發(fā)生了重大變化,而且這種變化正在向不斷深化的方向發(fā)展。在這些變革的帶動下,高校的人事工作出現(xiàn)了許多新情況:

(一)人員身份出現(xiàn)新變化。中共中央辦公廳2000年發(fā)布的《深化干部人事制度改革綱要》提出“破除事業(yè)單位目前實際存在的干部身份終身制,全面推行聘用制度”,從根本上打破“大中專畢業(yè)生一律取得國家干部身份”的傳統(tǒng)觀念。一些高校采取“老人老辦法,新人新辦法”,對新招聘進(jìn)入學(xué)校的人員采用聘用制、兼職制、人事代理制等多種方式,開始突破傳統(tǒng)的人事編制限制,逐步轉(zhuǎn)變高校教師的國家干部身份,使高校中從業(yè)人員的身份形成了多元化的局面。

(二)用人制度出現(xiàn)新機制。中組部、國家人事部、國家教育部2000年聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于深化高等學(xué)校人事制度改革的實施意見》提出“相對穩(wěn)定、合理流動、專兼結(jié)合、資源共享”后,許多高校打破統(tǒng)一接受國家分配畢業(yè)生的傳統(tǒng)做法,自主向國內(nèi)外廣攬賢才,國內(nèi)高校之間、國內(nèi)國外高校之間人員流動活躍,來去相當(dāng)自由。這種機制促進(jìn)了高校教師的校際合理流動,有利于提高教師隊伍的教學(xué)和科研水平,但與此同時由于人事管理措施的滯后,高校中人在檔案不在、檔案在人不在、一個人在兩所以上高校分別建立檔案的現(xiàn)象比比皆是。

(三)工資制度出現(xiàn)新突破。隨著社會分配制度改革的發(fā)展,各高校采取按崗定薪、工資浮動、確立崗位津貼、實行目標(biāo)管理等多種分配方式,從根本上突破了事業(yè)單位傳統(tǒng)的工資總額控制制度。高校工作人員“檔案工資”與實際收入不符,甚至實際收入遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案工資,人事檔案中的記載與實際情況嚴(yán)重脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在。

(四)人事關(guān)系出現(xiàn)新內(nèi)容。1995年國家施行《勞動法》和2008年國家施行《勞動合同法》后,事業(yè)單位中與其建立勞動關(guān)系的勞動者與事業(yè)單位之間的關(guān)系被明確為勞動關(guān)系,加之聘用制的全面推行,已從根本上打破了幾十年來事業(yè)單位的從業(yè)人員統(tǒng)一按人事編制管理的傳統(tǒng)做法,高校教職工與學(xué)校之間的關(guān)系除事業(yè)單位的人事關(guān)系外,又增加了聘用關(guān)系、勞動關(guān)系、勞務(wù)關(guān)系等多種形式,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已遠(yuǎn)不能適應(yīng)新情況的需要。

二、改革高校人事檔案管理的新思考

高校人事制度的變革給人事檔案管理工作提出了許多新課題,與高校深化人事制度改革的要求相比,目前高校人事檔案工作有許多問題需要盡快解決:

(一)調(diào)整高校人事檔案工作的定位。目前我國高校人事檔案管理方式基本上沿用著傳統(tǒng)的干部檔案管理模式,1991年中組部和國家檔案局下發(fā)《干部檔案工作條例》后,一些高校依據(jù)該條例規(guī)范了本校的人事檔案管理工作,規(guī)范后的檔案管理自然更屬于干部檔案管理的范疇。人事檔案管理應(yīng)該不同于干部檔案管理,尤其是現(xiàn)代意義的人事檔案管理,要強調(diào)檔案的信息服務(wù)功能,強調(diào)檔案的人力資源寫實功能,強調(diào)檔案對工作人員合法權(quán)益的保護功能。在高?，F(xiàn)代人事檔案工作的定位中,上述三個方面的功能應(yīng)該是不能缺少的。

(二)調(diào)整檔案材料的選取和歸集內(nèi)容。中組部和國家檔案局在《干部檔案工作條例》中對干部檔案材料規(guī)定了十類內(nèi)容,這些內(nèi)容對于反映一個人的基本面貌有些是必不可少的,應(yīng)該認(rèn)真收集和歸檔。但與此同時,針對當(dāng)前高校人事管理的新發(fā)展所形成的新材料,如反映教職工個人素質(zhì)和業(yè)績變化的各種培訓(xùn)、訪學(xué)、留學(xué)、訪問研究、學(xué)歷提高的證書和證明材料,反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動的各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議以及解聘、辭退、崗位變動等相關(guān)材料,反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權(quán)益的等級和變動材料等,都應(yīng)該及時歸集存檔。

(三)調(diào)整人事檔案的保管和查閱辦法。傳統(tǒng)的人事檔案管理具有嚴(yán)格的保密性,這種嚴(yán)格保密性應(yīng)該是從干部檔案管理的要求中派生出來的。如1991年中組部和國家檔案局下發(fā)的《干部檔案工作條例》中,就有查閱干部檔案“應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》”,“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”等明確規(guī)定。但是如果把人事檔案與干部檔案明確區(qū)分開來,則現(xiàn)代意義上的人事檔案不僅應(yīng)該適當(dāng)“解禁”,而且應(yīng)該適度向本人開放。“美國所有的人事檔案只對本人或經(jīng)過本人授權(quán)的他人開放。每個雇員都可以上網(wǎng)查詢自己的某些人事檔案?！边@樣做不但可以保證檔案記載的真實性,而且在保障教職工的知情權(quán)及其他合法權(quán)益方面更有其重要意義。

(四)調(diào)整人事檔案管理的隸屬關(guān)系。在傳統(tǒng)人事檔案管理理念和干部制度的影響下,高校中大中專院校畢業(yè)的人員都具有干部身份,其人事檔案管理一直視同為干部檔案管理,所以學(xué)校的人事檔案管理機構(gòu)多隸屬于黨委的組織部門。前已述及,事業(yè)單位人事制度改革后,高校的人事管理已經(jīng)明顯區(qū)別于傳統(tǒng)意義上的干部管理,現(xiàn)代高校人事管理的內(nèi)涵已經(jīng)逐漸趨向于人力資源管理。從這個意義上說,結(jié)合高校人事制度改革的推進(jìn),重新清理和健全現(xiàn)代意義的高校人事檔案,逐步把高校人事檔案管理機構(gòu)從黨委的組織部門轉(zhuǎn)移到學(xué)校的人事(人力資源)管理部門,這應(yīng)該是高校人事檔案管理改革的一項重要任務(wù)。

[責(zé)任編輯 王 莉]