論控制高校維修項目的成本管理

摘 要:文章剖析了當(dāng)前高校維修項目成本管理存在的問題,提出成本管理的任務(wù)和控制成本的方法。指出規(guī)范化的管理機(jī)構(gòu)、規(guī)范化的管理制度、規(guī)范化的管理措施、規(guī)范的成本責(zé)任制、規(guī)范的審計監(jiān)督是降低項目造價,實現(xiàn)投資效益最大化的有效措施。

關(guān)鍵詞:高校 維修項目 成本管理

中圖分類號:G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)08-083-02

一、高校維修項目成本管理存在的問題

高校維修項目是具有獨立存在意義的完整工程,由多個單位工程項目組成;造價不一、項目難度不一、工期長短不一;維修項目涉及學(xué)校教學(xué)、科研和師生生活;涉及土建、水電、道路、綠化等方方面面。高校后勤社會化改革以來,維修項目一般由后勤管理處提出預(yù)算,經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后采取招投標(biāo)或談判確定中標(biāo)人。由于學(xué)校后勤實體的特殊性,維修項目在一般情況下交給本校后勤實體完成的概率較高。由于后勤管理處和后勤實體對維修項目的管理不到位,當(dāng)前,不少高校存在以下一些問題:

1.缺乏計劃性。高校大規(guī)模擴(kuò)張,基建大工程不斷,主要精力大多集中到以規(guī)模擴(kuò)張為主的外延發(fā)展建設(shè),維修項目未能擺到重要位置。許多高校原有設(shè)施大都陳舊落后,急需更新維修。后勤部門每年將維修項目列入年度財務(wù)預(yù)算,由于資金缺乏等原因,學(xué)校預(yù)算難以落實,常常憑急需或領(lǐng)導(dǎo)意見安排維修項目,不能按照計劃實施,因而缺乏計劃性、時效性,也影響了資金的使用效益。

2.管理不規(guī)范。學(xué)校的教學(xué)科研用房改造、水電改造、道路改造、園林綠化等要求具有較高專業(yè)水平,而高校后勤維修管理的技術(shù)力量薄弱。后勤社會化改革時剝離出來的“老人”多為工人,文化程度低,缺乏專業(yè)知識,十年來基本上沒有招收過正式工,僅靠外聘員工維持局面。因此,在質(zhì)量管理過程中大多只能停留在工作和表面層上的管理,而無法參與施工過程中技術(shù)層面的質(zhì)量管理。執(zhí)行維修項目管理制度不規(guī)范,許多維修項目利用假期完成,時間短、任務(wù)重,有的來不及驗收就要交付使用。高校各學(xué)院之間基礎(chǔ)設(shè)施和教學(xué)條件不一樣,大型維修項目改造和裝修標(biāo)準(zhǔn)存在互相攀比,追求高標(biāo)準(zhǔn)、高檔次也不少。而后勤實體為了經(jīng)濟(jì)效益,有的管理人員還認(rèn)為學(xué)校維修項目就是搞修修補補,只要不出事就行了。由于對工程監(jiān)督管理不到位,漏洞也較多,加上部分項目的建設(shè)企業(yè)的施工人員對于維修項目的施工技術(shù)、工藝、材料、設(shè)備等了解不深,在施工過程中,不能起到有效的監(jiān)管作用,導(dǎo)致工程質(zhì)量不能滿足規(guī)定的項目設(shè)計要求。

3.經(jīng)濟(jì)效益不高。施工企業(yè)普遍存在預(yù)算高估,維修項目的預(yù)算和結(jié)算一般是由施工企業(yè)編制,建設(shè)單位認(rèn)可。施工企業(yè)在預(yù)算和結(jié)算過程中往往冒算,有虛報工程造價的情況。學(xué)校管理人員如果調(diào)查研究工作不細(xì)不實,對預(yù)算、結(jié)算中量價組合了解不夠精確,就會給一些施工企業(yè)帶來可乘之機(jī)。少數(shù)施工企業(yè)利用這個空子,有意識地利用虛報工程量,增大材料單價來提高工程造價。而審計部門忽視維修項目,在新建和維修項目增多、審計任務(wù)與審計力量的矛盾突出的情況下,往往只注重新建大型項目的審計,而忽視了維修項目的審計;也有的是審計人員業(yè)務(wù)水平有限,維修項目復(fù)雜,僅憑手中的資料無法客觀反映真實情況,導(dǎo)致學(xué)校維修資金在一定程度上的流失。

二、高校維修項目成本管理的任務(wù)

1.項目成本的構(gòu)成。維修項目成本可分為三類:預(yù)算成本、計劃成本、實際成本。(1)預(yù)算成本。預(yù)算按維修項目預(yù)算定額和各項取費標(biāo)準(zhǔn)計算的預(yù)算造價。預(yù)算成本項目包括人工費、材料費、施工機(jī)械使用費、其他直接費、現(xiàn)場管理費、臨時設(shè)施費、間接費和目標(biāo)利潤。(2)計劃成本。計劃成本是為了有計劃地降低維修項目成本而編制的內(nèi)部控制的、可操作的計劃指標(biāo)。(3)實際成本。實際成本是維修項目實際支出的成本費用的總和。它反映維修項目成本耗費的實際水平,是成本分析的可靠資料。

2.項目成本的管理任務(wù)。維修項目成本管理是維修企業(yè)為降低維修成本而進(jìn)行的各項管理工作的總稱。維修企業(yè)各項管理工作都同成本管理有著緊密的聯(lián)系,都會反映到成本上。成本管理的任務(wù)就是在不降低成本的基礎(chǔ)上,通過對維修項目施工中各項耗費進(jìn)行預(yù)測、計劃、控制、核算、分析和考核,用最少的消耗取得最優(yōu)的經(jīng)濟(jì)效果。具體實施任務(wù)如下:(1)嚴(yán)格成本控制。認(rèn)真編好成本計劃,把降低成本的指標(biāo)、措施層落實到各職能部門和各環(huán)節(jié)上去,并通過承包等方法和職工的物質(zhì)利益掛起鉤來,真正調(diào)動起職工的積極性,努力降低消耗,節(jié)約開支。在施工中嚴(yán)格進(jìn)行成本控制,保證所有支出都控制在計劃成本內(nèi)。(2)做好基礎(chǔ)工作。加強定額管理,建立健全原始記錄、計量與檢驗制度,建立健全成本管理責(zé)任制。(3)加強成本核算。合理地劃分成本核算對象,正確核算維修項目的實際耗費。(4)搞好成本分析。通過成本分析,可以及時找出存在的問題,了解各項成本費用節(jié)約或超支的情況,找出原因,有針對性地提出解決問題的辦法。

3.成本管理的內(nèi)容。維修項目成本管理包括:成本預(yù)測、成本計劃、成本控制、成本核算以及成本分析和考核。(1)成本預(yù)測。成本預(yù)測是加強成本事前管理的重要手段。成本預(yù)測的目的,一是制定企業(yè)降低成本目標(biāo);二是為企業(yè)編制成本計劃提供依據(jù)。(2)成本計劃。維修項目成本計劃是以貨幣形式規(guī)定計劃期內(nèi)維修工程的耗費和成本水平,以及為保證成本計劃實施所采取的方案、措施。(3)成本控制。成本控制就是在維修施工過程中,依據(jù)成本計劃,對實際發(fā)生的耗費進(jìn)行嚴(yán)格的計算,對成本偏差進(jìn)行預(yù)防、監(jiān)督和及時糾正,把成本費用限制在成本計劃的范圍內(nèi),以達(dá)到預(yù)期降低成本的目標(biāo)。成本控制的方法有直接成本控制和間接成本控制。①直接成本的控制。直接成本是直接耗用在工程上的各種費用,包括人工費、材料費、機(jī)械使用費和其他直接費等。為了控制直接成本,最重要的是在施工過程中,落實降低成本的技術(shù)組織措施,經(jīng)常把實際發(fā)生的各種直接費用與各種消耗定額及預(yù)算中各相應(yīng)的分部分項工程的目標(biāo)成本進(jìn)行對比分析,及時發(fā)現(xiàn)實際成本和計劃成本的差異,并找出成本差異發(fā)生的因素和主客觀原因,采取有效措施加以改正。②間接成本控制。間接成本是施工項目管理人員和職能部門為了組織、管理工程施工所發(fā)生的各種管理費用。該費用項目多而雜,并且與工程無直接聯(lián)系,一般采用指標(biāo)分解歸口管理的辦法。凡是超過標(biāo)準(zhǔn)、違反成本開支范圍的費用都要予以抵制。

4.成本核算。成本核算對象應(yīng)以施工圖預(yù)算所列的單位工程為劃分標(biāo)準(zhǔn),并結(jié)合施工管理的具體情況來確定。維修項目成本核算對象一經(jīng)確定后,不得任意變更。所有的原始記錄,都必須按照確定的成本核算對象填寫清楚,以便歸集各個成本核算對象的費用和計算工程成本。為充分發(fā)揮成本核算的作用,在進(jìn)行成本核算時,必須做好三項工作:(1)加強對費用支出的審核和控制。審核費用是否應(yīng)該發(fā)生,已經(jīng)發(fā)生的費用是否應(yīng)計入維修項目成本;在費用發(fā)生過程中,對各種耗費進(jìn)行指導(dǎo)、限制和監(jiān)督,使費用支出控制在定額或計劃要求內(nèi)。(2)正確劃分各種費用的界限。嚴(yán)格遵守成本、費用的開支范圍,正確劃分應(yīng)計入成本和不應(yīng)計入成本的界限,劃分當(dāng)期費用與下期費用的界限;劃分不同成本核算對象之間的成本界限等。(3)做好各項基礎(chǔ)工作。做好消耗定額的制定和修改工作;建立健全原始記錄。

5.成本分析與考核。成本分析是在成本形成過程中,成本分析主要是利用成本核算資料及其他有關(guān)資料,全面分析、了解成本變動情況,找出影響成本升降的各種因素及其形成的原因,尋找降低成本的潛力。通過成本分析,對成本計劃的執(zhí)行過程進(jìn)行有效的控制,定期對成本計劃執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析、評價和總結(jié),為成本預(yù)測、編制成本計劃提供依據(jù)。成本考核是指定期對維修項目預(yù)算成本、計劃成本及有關(guān)指標(biāo)的完成情況進(jìn)行考核、評比。成本考核的目的在于充分調(diào)動職工降低成本的積極性,進(jìn)一步挖掘潛力。成本考核應(yīng)和企業(yè)的獎懲制度掛起鉤來,以利于節(jié)約開支、降低成本,取得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

三、高校維修項目成本控制的方法

1.有規(guī)范化的維修項目管理機(jī)構(gòu)。配備一個懂業(yè)務(wù)、會管理的后勤管理班子,維修項目管理設(shè)置相應(yīng)的科室,有專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)全校的維修項目的管理。學(xué)校應(yīng)以文件的形式,規(guī)定對全校維修項目管理的職責(zé)權(quán)限,負(fù)責(zé)全校維修項目年度預(yù)算的論證、審核、報批、執(zhí)行等管理程序。把每年的維修經(jīng)費管好用好,發(fā)揮維修資金的投資效益。當(dāng)前,高校普遍存在專業(yè)管理隊伍素質(zhì)不高的問題。提高維修隊伍人員素質(zhì),是提升維修項目管理質(zhì)量的重要保證。在隊伍建設(shè)上,要強化職業(yè)培訓(xùn),不斷增強自身的業(yè)務(wù)及綜合素質(zhì)能力,才能提高維修管理水平和管理監(jiān)督的力度,提高管理效率,規(guī)避管理過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險。

2.有規(guī)范化的維修項目管理制度。學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際,制定維修項目的一系列管理制度,如浙江師范大學(xué)制定了解情況《維修項目報批辦法》、《維修項目流程》、《維修項目管理制度》、《維修項目經(jīng)費管理辦法》、《維修項目招投標(biāo)制度》、《維修項目預(yù)決算制度》、《維修項目現(xiàn)場管理辦法》、《維修項目竣工驗收制度》、《維修項目結(jié)算制度》、《維修項目轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的結(jié)算辦法》等管理制度。維修項目從申請、立項、論證、審批、招投標(biāo)、現(xiàn)場管理到變更簽證等每道程序都明確,從驗收、初審、終審、資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)到交付使用等每項手續(xù)都能有章可循,學(xué)校有關(guān)部門和有關(guān)人員對維修項目的管理程序都了如指掌。

3.有規(guī)范化的維修項目管理措施?，F(xiàn)場管理是整個維修項目的中心環(huán)節(jié)。施工階段必須按照設(shè)計要求、合同條款、施工規(guī)范及上級文件進(jìn)行,確保工程的進(jìn)度和質(zhì)量。維修施工管理要規(guī)范的簽訂工程合同,在合同中明確規(guī)定施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、施工工期以及違約責(zé)任,以保護(hù)雙方的合法權(quán)益。浙江師范大學(xué)后勤處管理維修項目在事前做到:(1)確定維修項目立項資金來源的;(2)嚴(yán)格控制維修項目費用;(3)科學(xué)編制概、預(yù)算;(4)嚴(yán)格招標(biāo)程序,公開、公平、公正地?fù)駜?yōu)選擇施工單位,及時與中標(biāo)單位簽訂施工合同。在事中做到:(1)以工期、質(zhì)量、變更簽證為重點施工現(xiàn)場加強管理;(2)對維修項目進(jìn)行全過程跟蹤管理;(3)對隱蔽工程做好實物測量或拍照驗收等證據(jù)的收集工作;(4)及時辦理變更及點工簽證;(5)控制維修項目的材料和設(shè)備價格,控制造價。在事后做到:(1)組織大型維修項目驗收;(2)提出限期整改意見,落實整改措施;(3)初審工程結(jié)算資料;(4)做好維修項目施工資料的歸檔工作。

4.有規(guī)范的維修項目成本責(zé)任制。項目成本責(zé)任制是項目管理人員在處理工程經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項中的經(jīng)濟(jì)責(zé)任,一般地說,是施工企業(yè)有關(guān)職能部門和管理人員的一種責(zé)任。浙江師范大學(xué)后勤處掌握了這個情況,對下列責(zé)任人問責(zé)、追查:(1)項目經(jīng)理。問責(zé)、追查成本管理責(zé)任;(2)項目預(yù)算員,問責(zé)、追查維修工程合同編制和執(zhí)行、竣工決算;(3)施工員。問責(zé)、追查現(xiàn)場管理;(4)材料員。問責(zé)、追查材料供應(yīng);(5)報賬員。問責(zé)、追查工作量完成進(jìn)度及費用支出原始臺賬。規(guī)范的維修項目成本責(zé)任制應(yīng)當(dāng)查實成本費用是否都有對應(yīng)預(yù)算收入,有否存在支大于收等情況,檢查預(yù)算有否漏項,并及時糾正偏差,降低項目成本。

5.有規(guī)范的維修工程的審計監(jiān)督。維修項目審計是建設(shè)單位對工程進(jìn)行全過程監(jiān)督的重要環(huán)節(jié),審計既可監(jiān)督施工單位,又可監(jiān)督建設(shè)單位,在維修項目管理過程中有不可替代的作用。尤其要把重點放在結(jié)算審計工作上,項目工程竣工后,嚴(yán)格細(xì)致地監(jiān)督工程量、套價、取費等,是否按合同執(zhí)行,在保證質(zhì)量的同時,將工程價款控制在最低標(biāo)準(zhǔn),從而達(dá)到控制維修項目資金投入,降低工程造價、節(jié)約投資、提高效益的目的。

(作者簡介:馬藝菻,浙江師范大學(xué)在讀碩士研究生,工作單位為浙江師范大學(xué)后勤處 浙江金華 321004)(責(zé)編:若佳)