圖書館管理的科層化分析

丁明勤

關鍵詞:圖書館;知識管理;科層化

摘 要:圖書館的科層化主要表現(xiàn)為專業(yè)行政管理與公共行政管理特性,是由訓練有素的專業(yè)人員按照既定的規(guī)則使之不斷的運作,滿足公眾信息需求。圖書館管理的基本管理功能、角色、技能的設計,要建構到科層化體制之中去,才能發(fā)揮作用。

中圖分類號:G647文獻標識碼:A 文章編號:1003-1588(2009)03-0023-03

Analysis on Bureaucracy of Library Management

Ding Ming-qin

(Library,Xinyang Normal university,Xinyang 464000,China)

Key words: library; knowledge management; bureaucracy

Abstract: The bureaucracy of the library mostly represented in the form of special administration management and common administration management, which operated by bridle-wise professional and runs uninterrupted following fixed regulations, to satisfy the public requirement of information. It is certain that library management function and redesign of role and skill will take to bureaucracy, or combines with bureaucracy that it can exert function.

科層制(Bureaucracy)又稱官僚制、科層組織或官僚組織。這一術語包含著諸多涵義,如:文官統(tǒng)治、專業(yè)行政管理統(tǒng)治、公共行政管理等。不同的意義源自不同的學科背景,如比較政治學、組織社會學、公共行政管理學或政治經(jīng)濟學等?？茖踊呢撁嫘饕憩F(xiàn)在效率的低下、對民主的雙重性、對人性的壓抑等。而圖書館的科層化主要表現(xiàn)為專業(yè)行政管理與公共行政管理特性,它不是一種政府類型,而是指一種行政體制,它是由訓練有素的專業(yè)人員按照既定的規(guī)則使之不斷的運作,滿足公眾信息需求。其特征表現(xiàn)在具有分工與專業(yè)化、法規(guī)與條例、權威的層級節(jié)制、非個人取向、終身事業(yè)取向等。圖書館管理要發(fā)掘組織內(nèi)的知識資源使之達到組織效益的最大化,就要探尋新的組織體制設計,首先表現(xiàn)在對科層制的沖擊,但又要建構到科層制之中去,才能發(fā)揮作用。

1 圖書館管理的功能

管理既是一門藝術也是一門科學,其功能主要是對包括人、信息、技術和資金等資源的協(xié)調(diào),以達到組織的目標。通過科學地制定決策、計劃和適當?shù)氖褂眉夹g,藝術的處理組織內(nèi)部和外部的各種資源的交流、關系的協(xié)調(diào),從而完成目標設定的任務。

圖書館的管理可以從基本的管理功能、角色、技能幾方面來分析。在不同類型的圖書館中,由于基本外部環(huán)境不同,管理功能、角色就會不同;圖書館的歸屬、辦館時間、技術裝備和組織文化以及館員的素質(zhì)不同,管理功能、角色也不同。管理技能在任何組織活動中都是必需的,運用技能去獲得圖書館資金、決策發(fā)展方向和策劃新的服務,以及促進組織內(nèi)部的交流以完成圖書館目標。

一般來講,管理有五項基本功能:計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)和命令(見表1)。

現(xiàn)在還有更多的特殊功能,如指導、人事、預算和報告等,他們不是分離的,而在整個圖書館管理過程中是相關的。

2 圖書館管理角色

管理者在管理過程中扮演不同的管理角色。Henry Mintzberg研究了不同的管理角色,并確定了10種管理者所扮演的內(nèi)部活動角色。Mintzberg將其分成三組:人際關系的、信息的、決策的(見表2)。每種在圖書館都能被確認并起作用。

這些角色的描述是分離的,但他們在實踐中是高度統(tǒng)一相互依賴的。角色之間的關系主要受管理者個人領導風格的影響、組織類型的影響、以及其外部環(huán)境,下屬素質(zhì)、技術使用和組織文化的影響。

3 圖書館管理的科層化層次

管理者在組織的不同層次上發(fā)揮作用,并且它們的作用、技能按他們的地位層次有所不同。一般地,管理者被分為上層、中層、一線管理者(見圖1)。每一管理層次人數(shù)從低到高依次減少,非管理者形成龐大的一般館員隊伍。

上層管理:上層管理負責計劃,審視環(huán)境的變化,規(guī)避風險,把握機會。在圖書館中,上層管理履行優(yōu)先角色。同外部組織的關系中代表圖書館。如在公共事務、商務處置、政府磋商中代表圖書館行使權利。這個層次的管理者花更多的時間與他們的同僚以及地位相近的其他組織的人交往,而較少時間同下屬交往。在未來計劃中,上層管理者注意從他們接觸的外部環(huán)境以及下屬提供的組織內(nèi)部報告中獲取信息。在建立政策時他們統(tǒng)觀全局,確定下屬目標的完成情況。

中層管理:中層管理者從上層管理者接受明確的總體戰(zhàn)略和政策,轉(zhuǎn)換成中層管理者實行的特定的活動程序。他們花時間思考和分析數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)由一線管理者統(tǒng)計提供,并在思考分析后概括在給上層管理的報告中。其作用就像上層管理與一線管理的緩沖劑。中層管理者花大量時間用于與高層的交流、參加會議和準備報告。圖書館中的中層管理者必須具備相關部門的較深入的知識以及同其他部門的關系協(xié)調(diào)能力,以便發(fā)揮必要的協(xié)調(diào)功能。

一線管理:一線管理直接面向日常的資源管理,以便實現(xiàn)管理的短期目標。他們是主要的監(jiān)管者和矛盾的化解者。他們的任務需要較強的技術性和人際關系能力。他們花較少的時間與上層或其他組織管理者交往。主要處理下屬及讀者關系。在圖書館一線的管理者最繁忙,他們花費更多時間解決問題;并進行一對一交流,他們進行標準與質(zhì)量控制,以保證圖書館能盡可能快捷、正確的滿足信息需求,適當?shù)奶瓿c資料的正確上架。

明白管理層次的劃分是重要的,以便于每個管理層次完成適當?shù)娜蝿蘸凸δ?。高層管理限于圖書館的日常事務是不經(jīng)濟的,也不能期望一線管理者有全局的眼光做出決策。

4 圖書館管理技能與管理層次

圖書館管理技能可以被描述成一種將組織的知識轉(zhuǎn)化成有效行動的能力。一般來說,管理者運用三種技能來完成他們的任務:技術、人際關系、理念。另外加上診斷和分析技能,組織的不同層次的管理者需要不同的技能,隨館員在組織中管理層的晉升,技術和人際關系技能的重要性較理念、判斷、分析技能的重要性下降。

人際關系技能:人際關系技能是管理者在同組織內(nèi)部人員相互作用時起作用的技巧與能力。在知識管理背景下是發(fā)揮團隊知識能力的必要條件。它的特征在Mintzberg的10種管理角色中表現(xiàn)得非常鮮明。用于保持人際關系網(wǎng)絡的必要程序,以達到組織活動的目的。人際關系技能也用于個人與小組的交流、理解與激勵。圖書館上層運用人際關系既能獲得圖書館組織運作決策者所需的外部環(huán)境知識;中層管理者運用人際關系技能建立與上層管理及一線管理的聯(lián)系,討論需要和復雜活動中貫徹政策;一線管理者更需要人際關系技能開拓愉快、有效地完成任務的工作環(huán)境。具有人際關系能力的一線管理者的團隊更易獲得成功。

技術技能:技術技能構成完成任務的基本技能,是對某項活動,尤其是對涉及方法、流程、程序或者技巧的特定活動的理解程度和熟練程度,主要是如何“處事”。它涉及的是專業(yè)知識和專門領域的分析能力,以及對相關工具和規(guī)章政策的熟練應用,大多數(shù)職業(yè)教育以及在崗培訓課程,主要與技術性技能的培養(yǎng)有關。在圖書館它包括網(wǎng)絡信息系統(tǒng)知識與專門技術知識、多媒體文獻檢索、各種文獻分類表等。技術技能對于圖書館一線管理者培訓和監(jiān)管員工工作是最有用的。為了回答問題和獲得下屬尊重在項目組中取得核心地位,他們必須具備儀器、設備、系統(tǒng)和圖書館的技術應用于信息服務的相關技術。

理念技能:理念技能可以定義為理解部分到整體的關系,以及整體到部分的關系的能力,也要求理解組織內(nèi)外關系的原因與結(jié)果。在圖書館中理念技能需要整體聯(lián)系的理解不同部門或者服務目的的活動與貢獻到實際結(jié)果的關聯(lián),以及外部環(huán)境力量對目標與活動的影響。這些技能允許上層和中層管理以總體觀點和決心看組織的各個部門需要承擔哪些任務,以及所反映的可能的潛在問題。

判斷技能:判斷技能提供了一種分析、解釋信息,以確定組織的輸入、輸出或傳播過程變化的原因。在圖書館中這種變化可以是問題或良好狀況的表征。例如:技術服務部門員工頻繁調(diào)換,可能是那兒的部門主管缺乏人際關系技能而導致的人員關系問題,或工作負荷的增加造成單調(diào)乏味的工作環(huán)境的產(chǎn)生。

分析技能:分析技能是圖書館員能夠確定變化的原因和提供正確的活動(行為)或發(fā)揮優(yōu)勢。補充判斷技能,使管理者能夠明白形勢,選擇合適的行動路線。

總之,圖書館的管理需要新的理念與新的技能,但這些必須建構到合理的科層化管理體系當中去才能實現(xiàn)。

參考文獻:

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