中原油田分公司采購過程管理研究

劉芳云

提要隨著“第三利潤源”、“物流冰山學(xué)說”的興起并廣泛被企業(yè)高層管理所重視,加強(qiáng)企業(yè)物流管理已成為企業(yè)降低物流成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、謀求持續(xù)健康發(fā)展的重要手段。采購過程管理作為企業(yè)物流管理的重要組成部分,已引起企業(yè)的高度重視。

關(guān)鍵詞:采購;JIT采購;招標(biāo)采購

中圖分類號:F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

采購從狹義上講是買東西,就是企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應(yīng)商﹑經(jīng)過商務(wù)談判確定價格和交貨條件,最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。廣義的采購是指除了以購買的方式占有物品以外,還可以通過其他途徑取得物品的使用權(quán),來達(dá)到滿足需求的目的。采購成本是企業(yè)成本管理中的主體和核心部分,采購是企業(yè)管理中“最有價值”的部分。在工業(yè)企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成中,采購的原材料及零部件成本占企業(yè)總成本的比例平均水平在60%以上。采購過程從廣義上講,是指從物資需求分析開始到物資驗收入庫整個過程的所有活動;從狹義上講,采購的過程是采購方正確選擇合適的采購模式和采購方式,將采購訂單交付給供應(yīng)商的過程。

一、采購模式概述

企業(yè)信息化程度不同、管理水平不同、生產(chǎn)方式不同,會造成物料需求狀態(tài)的不同。但綜合目前的生產(chǎn)需求方式,基本可以歸納出以下幾種采購方法:

(一)訂貨點采購。它是根據(jù)需求的變化和訂貨提前期的大小,精確確定訂貨點、訂貨批量或訂貨周期、最高庫存水準(zhǔn)等,建立起連續(xù)的訂貨啟動、操作機(jī)制和庫存控制機(jī)制,達(dá)到既滿足需求又使庫存總成本最小的目的。

(二)MRP采購。MRP采購主要應(yīng)用于生產(chǎn)企業(yè)。它是生產(chǎn)企業(yè)根據(jù)主生產(chǎn)計劃和主產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)以及庫存情況逐步推導(dǎo)出生產(chǎn)主產(chǎn)品所需要的零部件、原材料等的生產(chǎn)計劃和采購計劃的過程。

(三)JIT采購。JIT采購也叫準(zhǔn)時化采購,是一種完全以滿足需求為依據(jù)的采購方法。要求供應(yīng)商恰好在用戶需要的時候﹑將合適的品種﹑合適的數(shù)量送到用戶需求的地點。

(四)供應(yīng)鏈采購。它是一種供應(yīng)鏈機(jī)制下的采購模式。采購者把自己的需求信息及庫存信息向供應(yīng)商連續(xù)及時地傳遞,供應(yīng)商則根據(jù)自己產(chǎn)品的消耗情況不斷、及時、小批量地補(bǔ)充庫存,保證采購者既滿足需要又使總庫存量最小。

(五)電子商務(wù)采購。電子商務(wù)采購也就是網(wǎng)上采購,是在電子商務(wù)環(huán)境下的采購模式。其基本特點是在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商、尋找品種、網(wǎng)上洽談貿(mào)易、網(wǎng)上訂貨甚至網(wǎng)上支付貨款,但在網(wǎng)下送貨、進(jìn)貨。

二、招標(biāo)采購方式概述

招標(biāo)采購是通過在一定范圍內(nèi)公開購買信息,說明擬采購物品或項目的交易條件,邀請供應(yīng)商或承包商在規(guī)定的期限內(nèi)提出報價,經(jīng)過比較分析后,按既定標(biāo)準(zhǔn)選擇最優(yōu)的投標(biāo)人并與其簽訂采購合同的一種采購方式。目前,世界各國和國際組織的有關(guān)采購法律、規(guī)則都規(guī)定了公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、議標(biāo)等三種招標(biāo)投標(biāo)方式。招標(biāo)采購的一般程序包括策劃、招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)。

三、中原油田分公司采購過程管理研究

(一)中原油田分公司采購管理現(xiàn)狀。中原油田分公司是中國石化股份有限公司旗下的第二大油田,主要承擔(dān)著其所屬區(qū)域的油氣開發(fā)、生產(chǎn)和銷售任務(wù)。首先,分公司現(xiàn)有的物資采購流程中,從采購計劃的編制、定期審批,到與供應(yīng)商談判或組織招標(biāo),通常需要幾周時間,從而導(dǎo)致采購準(zhǔn)備時間長,對需求的響應(yīng)速度慢。同時,一份采購計劃的實施,按照管理權(quán)限,通常需要科長、業(yè)務(wù)副處長、處長三級審批;一份采購合同的簽訂,一般須經(jīng)價格、合同和資源市場等部門的審核,導(dǎo)致審批環(huán)節(jié)多,辦事程序復(fù)雜。其次,管理手段比較落后,缺少信息共享平臺。分公司物資系統(tǒng)和供應(yīng)處內(nèi)部缺乏信息平臺,各部門容易做到信息流的單面、正向傳遞,難以實現(xiàn)反饋和逆向傳遞。最后,現(xiàn)有的采購流程是根據(jù)油田內(nèi)部業(yè)務(wù)流程設(shè)計的,缺乏對供應(yīng)商等外部資源的考慮。此外,公司主要采用招標(biāo)采購的方式進(jìn)行物資采購,采購價格主要通過歷史價格、招標(biāo)價和掛牌價三種方式確定。采購人員通常把這三種價格作為確定采購價格的依據(jù),通過與供應(yīng)商博弈來確定一個較低的價格作為采購價格。

(二)對重要物資采取JIT采購模式。重要類物資一般具有采購金額大、對供應(yīng)商依賴程度高的特點,比如石油專用管材、鉆采配件、石油專用設(shè)備等。重要類物資品種少,占有采購資金的份額比較大,通常來說,此類物資采購的難度和對油田生產(chǎn)建設(shè)的影響程度比較大。因此,在采購實踐中,應(yīng)對重要類物資采取JIT采購模式。

1、實施條件分析。(1)能夠與供應(yīng)商建立互利合作的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對油田而言,JIT采購模式能夠有效地降低庫存水平,減少流動資金占用;對供應(yīng)商而言,油田有著穩(wěn)定和較大的產(chǎn)品銷售市場,在買方市場的前提下,油田的物資市場對供應(yīng)商有著較強(qiáng)的吸引力;(2)良好的交通運輸和通訊條件。隨著社會物流的發(fā)展,油田和供應(yīng)商利用第三方物流能夠很好地解決運輸?shù)募皶r性問題;(3)利用現(xiàn)代信息技術(shù),向供應(yīng)商提供綜合的、穩(wěn)定的生產(chǎn)計劃和作業(yè)數(shù)據(jù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,如電子數(shù)據(jù)交換(EDI)、持續(xù)補(bǔ)貨系統(tǒng)(CRP)、電子訂貨系統(tǒng)(EOS),油田與供應(yīng)商之間可以充分地實現(xiàn)預(yù)測協(xié)同、庫存信息協(xié)同、采購計劃協(xié)同和采購訂單協(xié)同,雙方能夠高度地共享信息資源。

2、實施重要物資JIT采購模式的措施。(1)對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估,減少供應(yīng)商的數(shù)量;(2)實施小批量采購。通過與供應(yīng)商的預(yù)測協(xié)同提高油田物資需求預(yù)測的準(zhǔn)確性,實行小批量多批次采購,實時滿足油田生產(chǎn)的物資需求;(3)選擇安全快捷的運輸方式。通過專門的承包運輸商和第三方物流企業(yè)負(fù)責(zé)送貨,按照事先達(dá)成的協(xié)議,搜集分布在不同地方的供應(yīng)商的小批量物料,及時按量送到油田生產(chǎn)線上;(4)保證采購質(zhì)量。通過加強(qiáng)對供應(yīng)商地認(rèn)證審核可以從源頭上保證采購物資的質(zhì)量;(5)進(jìn)行有效的信息交換。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,雙方可以充分實現(xiàn)油田生產(chǎn)作用計劃、庫存信息、采購計劃信息等數(shù)據(jù)交換,從而大幅度增強(qiáng)油田供應(yīng)商交貨變更的響應(yīng)性。

3、實行重要物資JIT采購的意義。(1)大幅度的降低庫存水平,減少庫存資金的占用;(2)提高采購物資的質(zhì)量;(3)有利于采購效率的提高。重要物資品種少,供應(yīng)商的數(shù)目少,有利于油田采購部門進(jìn)行集中采購。同時,由于油田與供應(yīng)商之間建立了戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,雙方能夠有效地避免采購過程中繁多的環(huán)節(jié),極大地提高了采購管理的效率;(4)降低采購物資的價格。由于與供應(yīng)商的密切合作以及內(nèi)部規(guī)模效益與長期訂貨,再加上消除了采購過程中的一些浪費,就使得采購物資的價格大大降低。

(三)確定合理的采購方式

1、規(guī)范物資采購招標(biāo)活動。(1)合理選擇招標(biāo)方式。根據(jù)采購物資料性、金額和采購任務(wù)的不同,選擇合適的招標(biāo)方式;(2)減少招標(biāo)次數(shù)。油田采購部門應(yīng)通過加強(qiáng)對物資需求的準(zhǔn)確預(yù)測,增加招標(biāo)標(biāo)的的金額,減少重復(fù)性的對同一物資的招標(biāo)采購次數(shù),提高招標(biāo)采購的管理效率;(3)制定科學(xué)合理的評標(biāo)規(guī)則;(4)做好招標(biāo)活動的組織工作。油田要遵守招標(biāo)的程序,做好各環(huán)節(jié)的管理,確保招標(biāo)活動有計劃、有步驟地順利進(jìn)行。

2、明確比價談判采購的適用條件。比價談判采購是油田傳統(tǒng)的采購方式。但過分地壓低采購物資的價格,不能保證采購物資的質(zhì)量。美國著名采購學(xué)者亨瑞芝給出了比價談判采購的適用條件,為油田采購部門選擇招標(biāo)采購還是比價談判采購提供了合理的依據(jù)。亨瑞芝認(rèn)為,在下列條件談判采購較之招標(biāo)采購更能滿足采購的目標(biāo):(1)采購設(shè)備獨特而又復(fù)雜,以前不曾采購過,且很少有成本信息;(2)當(dāng)某類產(chǎn)品的價格因慣例、公開貿(mào)易或供應(yīng)商共謀而固定時。如果在某一領(lǐng)域有許多供應(yīng)商,良好的談判策略通常能成功的促使希望獲得合同的供應(yīng)商進(jìn)行讓步;(3)當(dāng)在某一領(lǐng)域供應(yīng)商數(shù)量很少或只有一個供應(yīng)商,但擬購的產(chǎn)品可以由采購方自己的JIT生產(chǎn),或者可以國外采購,或者有替代產(chǎn)品時;(4)當(dāng)有幾個供應(yīng)商競爭提供該產(chǎn)品,但沒有一個報價十分滿意時;(5)當(dāng)現(xiàn)有合同變更時。以上五個條件,對于油田采購部門選擇比價采購方式具有較強(qiáng)的指導(dǎo)作用。

四、結(jié)論

物流第三利潤源說,被企業(yè)所重視并逐步把改善物流管理水平、提高物流管理效率作為企業(yè)降低成本、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。中原油田作為中石化的第二大油田,物資采購規(guī)模巨大。因而,促使物資采購工作更加合理化、規(guī)范化,提高物資采購效率,對于提高油田經(jīng)濟(jì)效益、改進(jìn)企業(yè)管理水平具有非常重要的作用。本文結(jié)合分公司的實際情況,運用現(xiàn)代物流管理、供應(yīng)鏈管理的理論和方法,對中原油田分公司的物資采購過程管理進(jìn)行了研究。對油田重要類物資實施JIT采購模式,改進(jìn)完善物資采購的方式方法,如規(guī)范物資招標(biāo)活動和明確比價談判采購適用的條件等,這些都有利于提高采購管理的效率,提高企業(yè)物流管理水平。

(作者單位:長江大學(xué)物流管理學(xué)院;指導(dǎo)老師唐立新)

主要參考文獻(xiàn):

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