高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實踐

王士卿 紀(jì)正尚

摘要 目前,高校辦公離不開自動化建設(shè),許多高校都依照各自的需求及具備的軟、硬件條件建立了自己的辦公自動化系統(tǒng)。本文根據(jù)我校辦公自動化系統(tǒng)管理的經(jīng)驗,旨在提高辦公效率,合理利用網(wǎng)絡(luò)資源。

關(guān)鍵詞 高校 辦公自動化

中圖分類號:G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

提高辦公自動化程度是人們對辦公自動化最為關(guān)注的問題。雖然計算機(jī)的普及給高校辦公帶來一場新的技術(shù)革命,對人們以前的辦公模式有了不同程度的改革。在很大程度上,對整個高校教育的管理及教學(xué)的改革都是一場信息風(fēng)暴,甚至隨著辦公自動化程度的提高,人們對自動化辦公的依賴性會越來越強(qiáng)。但是,基于各個高校的管理方法不一,所運用的自動化辦公平臺設(shè)計差異,人們在使用自動化辦公的同時,對某些硬件和軟件的管理都提出了新的要求,這就需要充分利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺與網(wǎng)絡(luò)通訊相結(jié)合,提供一個安全、可靠、簡便、快捷的信息網(wǎng)絡(luò)的辦公自動化、信息管理電子運用平臺,為管理部門提供日?？焖俸糜玫木C合信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)高校檔案管理、圖書館管理,以提高辦公效率和管理水平,實現(xiàn)高校工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化,實現(xiàn)信息的在線查詢、借閱,最終實現(xiàn)高效便捷的無紙化辦公目的。

1 系統(tǒng)設(shè)計任務(wù)目標(biāo)

高校辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))的目標(biāo)就是提高工作效率,增強(qiáng)同事間交流,提高同事之間協(xié)同工作效率,實現(xiàn)無紙化辦公,節(jié)能環(huán)保等都具有重要意義。具體達(dá)到如下目的。

首先,工作流轉(zhuǎn)的自動化。高校辦公中常見的公文處理和各項需要審核簽字的工作都可以建立相應(yīng)的工作流程,達(dá)到工作流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)自動化辦公。對于收文處理、發(fā)文處理、工作請示匯報、工作聯(lián)系、出差申請、采購申報預(yù)算等都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線處理。流轉(zhuǎn)監(jiān)控功能使各級主管可以對工作的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行實時監(jiān)控管理。普通工作人員也可以運用流轉(zhuǎn)跟蹤了解工作的后續(xù)處理情況,達(dá)到信息自上而下及部門與部門之間的信息暢通,協(xié)調(diào)一致,提高各部門的工作辦事效率,在某種程度達(dá)到工作內(nèi)部透明化,分工明確化,各司其職,對傳達(dá)執(zhí)行情況能有及時反饋。

第二,實現(xiàn)文件共享和知識管理的自動化。同一文件下發(fā)及傳達(dá),可以一文多傳實現(xiàn)各類公文和知識的有序存儲歸檔,并按編號分配權(quán)限進(jìn)行共享的級別限制以及對于特殊內(nèi)容的機(jī)密檔案保密局限范圍。

第三,實現(xiàn)信息發(fā)布平臺。高校作為一個教學(xué)培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu),其工作內(nèi)容有許多可以用內(nèi)部的電子公告或者電子報刊等豐富多彩的電子版內(nèi)容進(jìn)行各種信息發(fā)布。具有發(fā)布容易、傳播快速,有著具體的針對目標(biāo)。傳播的內(nèi)容形式可以是純文本,也可以是WORD格式、音像視頻的等內(nèi)容。可以根據(jù)各個工作人員的工作特點,對不同內(nèi)容,下載細(xì)看,或?qū)崟r在線收看等,使師生能即時了解學(xué)校內(nèi)部動態(tài)信息。

第四,建立內(nèi)部通訊網(wǎng)絡(luò)。提供內(nèi)部電子郵件、在線短信等通訊手段,尤其是對于較大的文件內(nèi)容具有傳播速度快速,不受外網(wǎng)各種因素限制。還可以根據(jù)實際情況建立各學(xué)院甚至各系的論壇,為所有同學(xué)院同學(xué)科員工提供一個開放自由的信息交流社區(qū),加強(qiáng)思想溝通和學(xué)生學(xué)習(xí)或生活需求等方面交流討論的空間,為學(xué)校管理人員也提供一個信息收集反饋的另一種交流工具。

第五,建立公文傳閱及審批制度的安全機(jī)制。為了實現(xiàn)特殊文件的保密安全傳輸,可以利用網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)字簽名技術(shù),保證所發(fā)文件的有效準(zhǔn)確性,對待審批的文件進(jìn)行安全管理措施,逐步實現(xiàn)文件數(shù)字簽名、電子公章、數(shù)據(jù)加密解密。

第六,隨著高校OA系統(tǒng)的運用成熟,可以分步驟分階段把各部門的業(yè)務(wù)管理工作都加放到自動化辦公平里。比如,教學(xué)服務(wù)、科學(xué)研究、教師和職工人力資源管理、實驗室監(jiān)管、校舍住房管理、財務(wù)管理、學(xué)生收費管理、學(xué)生檔案管理、公積金管理、圖書館管理、餐食管理等加入到OA系統(tǒng)中,利用自有的高校管理平臺,實現(xiàn)高校各部門的有機(jī)管理,相關(guān)數(shù)據(jù)可以隨時調(diào)出,對某些共享資源可以有效充分利用。不會因為信息不暢通,造成不必要的資源浪費。對于反饋的信息,也促使學(xué)校能很快有相應(yīng)管理改進(jìn),對整個學(xué)校的管理手段也是一次管理技能的提升。

2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計內(nèi)容

(1)數(shù)據(jù)描述。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括:部門信息、用戶信息等一些最基本的信息;公共信息:電子公告、電子刊物、通訊錄、規(guī)章制度等;基本數(shù)據(jù):文本、圖片、動畫、圖表等。動態(tài)數(shù)據(jù)有:在線人數(shù);監(jiān)控信息;用戶動作命令:登錄、上傳、下載、瀏覽等。數(shù)據(jù)庫有:數(shù)據(jù)源參數(shù)、數(shù)據(jù)庫傳輸?shù)淖兞俊?/p>

(2)結(jié)構(gòu)功能模板本系統(tǒng)包括收文處理、發(fā)文處理、電子公章管理、基礎(chǔ)信息管理、系統(tǒng)管理的5個基本功能模板。

收文處理包括收文審批流程設(shè)定、簽批收文、查閱等待簽批的收文、查閱已經(jīng)簽批的收文、刪除收文的5個功能。這塊主要是完成文件的接收工作,可以在接收后由專人負(fù)責(zé)指定相應(yīng)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多級審批,迅速完成各級各部門間文件處理,對需要打印存檔的進(jìn)行相應(yīng)操作處理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在審批公文時根據(jù)公文不同,可以加蓋電子公章或個人簽字確認(rèn)審閱,并且可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,將公文發(fā)往指定的管理部門處理,使公文流轉(zhuǎn)進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)中。

收文審批流程設(shè)定:在發(fā)出文件的部門發(fā)出公文后,可以根據(jù)內(nèi)容需要進(jìn)行相應(yīng)工作處理設(shè)置,接受公文的職能部門可先在此功能菜單里找到已經(jīng)收到的文件,同時對收到文件內(nèi)容大致了解后,在此欄中將到達(dá)的公文需要傳送到哪個部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批處理。對于要簽發(fā)文件使負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)能隨時查收或等待審批的收件內(nèi)容(收文),在查閱后還要進(jìn)行報送相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)蓋章生效。也可以根據(jù)實際內(nèi)容需要進(jìn)行提出本部門相關(guān)意見,并且根擾發(fā)文的設(shè)置有權(quán)決定是不是進(jìn)入下一項相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批,或者完成審批環(huán)節(jié)后決定讓公文傳達(dá)下一級相關(guān)部門。查閱等待簽發(fā)的批文主要用來查看哪些是正在等待簽批的文件,而此項目中并沒有傳送到下一級部門的文件。也可以是本部門作為送達(dá)文件的最后環(huán)節(jié)但還沒有被指定領(lǐng)導(dǎo)審批通過的公文內(nèi)容。

查閱已經(jīng)簽批的收文主要用來顯現(xiàn)已經(jīng)完成簽發(fā)審核批準(zhǔn)的公文,也可以是完成了流轉(zhuǎn),也可以指在本部門通過到達(dá)了下一部門。刪除收文則表示可以對已經(jīng)傳達(dá)到目標(biāo)部門的公文進(jìn)行刪除處理,并且已經(jīng)被所有需要審批的負(fù)責(zé)人審看過的公文內(nèi)容。

發(fā)文處理板塊包括發(fā)文字號管理、撰寫發(fā)文稿紙、修改發(fā)文稿紙、設(shè)定公文核簽人員、發(fā)文流程設(shè)定、審核發(fā)文、查閱審核未通過公文、查閱未審核公文、查閱已核公文、刪除公文、發(fā)文狀態(tài)查詢的11項功能。發(fā)文處理功能主要完成公文的編輯撰寫,需要發(fā)送的部門挑選,對于編寫的公文需要哪個部門領(lǐng)導(dǎo)審批,還有發(fā)出文件對此文件的跟蹤查看流轉(zhuǎn)情況,負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)文進(jìn)行審批并加蓋電子印章(或簽名)生效,對發(fā)出的公文進(jìn)行收回處理(如刪除或打印存檔)等操作。

在公文流傳環(huán)節(jié)中,發(fā)文處理是第一個發(fā)起步驟。在實際操作中可以在相應(yīng)模版中設(shè)置自己部門的公文的常用字號,還可以按照本單位各部門的簡稱習(xí)慣編寫公文的發(fā)布序列編號。在編寫文件稿紙模板中,使用人可以設(shè)置文件的標(biāo)題,作者署名,發(fā)公的單位或部門的名稱,要發(fā)送傳達(dá)的哪個部門,建議到達(dá)抄送部門,指定的有效時間,發(fā)文的主要事項編寫,發(fā)文的附件可以是文本或是圖片、表格、信息等特殊版本等等。

設(shè)定公文核簽人員是表示在公文發(fā)出前,可以先讓上級或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查看文件內(nèi)容,并作出相應(yīng)審查批準(zhǔn)。對于要發(fā)公文的需要設(shè)置相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)可以按照領(lǐng)導(dǎo)級別順序進(jìn)行發(fā)文傳送審批,在公文全部通過所有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能發(fā)送傳出。

審核發(fā)文是領(lǐng)導(dǎo)打開要發(fā)出的公文,要按照指定加蓋電子公章,對公文進(jìn)行簽批審閱處理意見。相關(guān)人員按照批示進(jìn)行修改,等待不同部門的再次審批,當(dāng)所有領(lǐng)導(dǎo)均同意發(fā)出后,公文發(fā)出進(jìn)入流轉(zhuǎn)中。

電子公章管理包括上傳公章、發(fā)放公章、公章認(rèn)證、注銷公章的功能。在此模塊中,OA系統(tǒng)最關(guān)鍵體現(xiàn)的功能控制就是電子公章的防偽安全。你可以將原有做好的電子公章文件圖上傳到這個欄目上,也可以利用防偽作標(biāo)識技術(shù)處理。對公章的使用權(quán)限你可自行設(shè)定,也就是僅有某個圖章的管理者才有使用權(quán)限。如果你忘記了電子公章原有設(shè)置密碼,你還可以進(jìn)行注銷處理。另外,對于要加蓋公章的公文還可以進(jìn)行圖章認(rèn)證,經(jīng)過此流轉(zhuǎn)的公文一般才具有國家承認(rèn)的法律效力。

對電子圖章的整理收集可以在上傳公章的欄目中實現(xiàn)。圖章管理者可以通過該功能把電子圖章上傳到公章服務(wù)器上,并在公章服務(wù)器上登記備案。如果公章使用者對圖章與公章?lián)碛袡?quán)者之間建立對應(yīng)關(guān)系,并且由OA系自動為圖章添加防偽標(biāo)識,這樣以來電子公章便具有合法使用權(quán)。公章認(rèn)證則是對公文簽批后進(jìn)行合法認(rèn)證步驟,通過上傳文檔中的電子圖章,提取圖章中的經(jīng)過MD5加密過的密碼,與數(shù)據(jù)庫存中的RegSeal表中的密碼比對后,驗證密碼合法時,即可提取原始公章圖片,相反,若不合法加蓋公章失效。隨后,產(chǎn)生與待簽署公文相對應(yīng)的電子公章,最后把簽署人、簽署的文檔MD5信息、電子公章圖片地址、簽署時間、IP地址等寫入signflow數(shù)據(jù)表。這樣即保證了公章的合法性,還可以提取出公章簽署日期,該公文的簽發(fā)人、該公文的詳細(xì)有效內(nèi)容、還可以確認(rèn)公章的防偽標(biāo)識等功能。注銷公章則是對已經(jīng)找不到原來密碼的電子圖章,或是發(fā)現(xiàn)可疑的違法操作的公章進(jìn)行注銷管理。經(jīng)注銷后圖章將不會簽署文件,即使被非法盜用也同樣不具有法定效力。

基礎(chǔ)信息管理有部門管理和職位管理兩項。此欄目主要是對系統(tǒng)的一些基本信息進(jìn)行添加刪除修改等操作。系統(tǒng)管理主要有用戶管理、用戶組管理、系統(tǒng)模塊管理三項操作。這個欄目主要用于對使用者權(quán)利限制進(jìn)行相應(yīng)管理功能的實現(xiàn)。該欄目把使用OA系統(tǒng)的所有用戶分成了不同級別的用戶組,并對每個用戶組進(jìn)行了相應(yīng)權(quán)限的使用分配。

網(wǎng)絡(luò)管理員在對用戶信息進(jìn)行管理時,可以讓每一位用戶建立自己的文件檔,對系統(tǒng)使用的菜單可以進(jìn)行相應(yīng)的管理分配。在用戶管理中,可以添加修正刪除用戶的基本信息,比如,用戶名稱,登錄密碼,真實姓名,所屬部門,用戶所具有的使用權(quán)限組別,職位信息等。系統(tǒng)管理員也可以建立將用戶分門別類分成小組,并對該組使用對象進(jìn)行系統(tǒng)菜單的權(quán)限進(jìn)行劃分。只是分配權(quán)限僅限于系統(tǒng)管理人員使用掌握。系統(tǒng)模塊管理主要是對OA系統(tǒng)的使用功能根據(jù)需要進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置,可以對系統(tǒng)的不常用的菜進(jìn)行增刪,也可以對菜單的連接進(jìn)行修改設(shè)置,此項功能只是僅對系統(tǒng)管理人員開放使用,還有就是原系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計人員掌握。

辦公自動化化建設(shè)是高校建設(shè)的重要部分,是一項基礎(chǔ)性、長期性和經(jīng)常性的工作,其建設(shè)和應(yīng)用不僅是提高學(xué)校管理效率的重要途徑,而且是高校辦學(xué)水平的標(biāo)志之一,是實現(xiàn)校園信息化的必然結(jié)果和時代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的潮流。我們要順應(yīng)形勢要求,有計劃、分步驟地開發(fā)并逐步改進(jìn)高校辦公自動化系統(tǒng),促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研和管理水平的提高。

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