企業(yè)檔案與文化建設(shè)

摘要：企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)作為企業(yè)重要的文化機(jī)構(gòu)，在企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。文章以我國(guó)企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)文化理論，探討了如何在加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的同時(shí)，推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)的新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案工作；企業(yè)文化

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-2374（2009）05-0082-02

經(jīng)濟(jì)文化一體化發(fā)展趨勢(shì)使得文化因素在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來(lái)越顯著。提高企業(yè)的文化內(nèi)涵和文化附加值，正在成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的手段和追求的目標(biāo)，經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)正在悄悄演變?yōu)楦[蔽的文化競(jìng)爭(zhēng)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善和改革開(kāi)放的不斷深入，許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到企業(yè)精神和企業(yè)形象帶給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，并逐漸在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、銷(xiāo)售等活動(dòng)中形成具有企業(yè)特色的新穎的社會(huì)文化現(xiàn)象企業(yè)文化。與企業(yè)文化建設(shè)有著密切聯(lián)系的企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，它不僅僅是企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形，而且也是企業(yè)文化儲(chǔ)備的一種形式。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理不可缺少的子系統(tǒng)，企業(yè)只有進(jìn)一步強(qiáng)化和發(fā)展企業(yè)檔案工作，才能適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化和企業(yè)文化建設(shè)不斷提出的新要求。

一、企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系

企業(yè)檔案與企業(yè)文化都是企業(yè)基礎(chǔ)管理的一部分，雖然分屬不同的管理范疇，但二者之間既存在區(qū)別，又有著不可割裂的內(nèi)在聯(lián)系。盡管企業(yè)檔案具有多種性質(zhì)各不相同的載體，但其都以具體的物質(zhì)形態(tài)存在，具有直觀性、形象性的特征。而企業(yè)文化不僅可以通過(guò)具體的物質(zhì)形態(tài)表現(xiàn)其精神內(nèi)涵，又可通過(guò)內(nèi)隱的精神和意識(shí)形態(tài)體現(xiàn)企業(yè)文化的獨(dú)特性。企業(yè)檔案具有文化特性，企業(yè)文化又通過(guò)企業(yè)檔案記載的內(nèi)容體現(xiàn)出來(lái)。企業(yè)檔案與企業(yè)文化之間的必然聯(lián)系，決定了二者對(duì)企業(yè)的成長(zhǎng)發(fā)展起著保障作用。

企業(yè)檔案和企業(yè)文化建設(shè)相輔相成，互相依托：

1．企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn)，是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著宣傳推廣和教育作用。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展過(guò)程。企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)成長(zhǎng)、發(fā)展歷程的真實(shí)記載，需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營(yíng)哲學(xué)和企業(yè)精神文化宣傳的記載，而企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長(zhǎng)、發(fā)展歷程的載體，真實(shí)地記錄了企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料，它為能為企業(yè)文化建設(shè)提供寶貴的材料，是企業(yè)文化建設(shè)的保障。企業(yè)檔案工作者在收集企業(yè)檔案時(shí)，要充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的需求，分析哪些文件、檔案或資料是企業(yè)文化建設(shè)所需的資料和素材，能推進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)進(jìn)程。因此，企業(yè)檔案工作者必須具備較強(qiáng)的企業(yè)文化建設(shè)敏感性和企業(yè)文化建設(shè)意識(shí)。

2．企業(yè)文化建設(shè)影響著企業(yè)檔案的收集范圍和企業(yè)檔案的價(jià)值和鑒定工作。企業(yè)檔案的價(jià)值表現(xiàn)為企業(yè)檔案客體對(duì)企業(yè)主體的需求和滿足程度。企業(yè)檔案價(jià)值受多種因素的影響和制約呈現(xiàn)出大小不一的價(jià)值體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策有用的企業(yè)檔案，其檔案價(jià)值要大于對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策沒(méi)用的檔案。企業(yè)檔案價(jià)值的鑒定工作帶有較強(qiáng)的主觀性，受多種因素的影響。企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點(diǎn)，同時(shí)它也影響著企業(yè)檔案信息價(jià)值的鑒定工作。在企業(yè)檔案價(jià)值鑒定過(guò)程中充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響，使企業(yè)檔案價(jià)值表現(xiàn)出多重價(jià)值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價(jià)值內(nèi)涵。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案工作，實(shí)現(xiàn)以人為本的企業(yè)人力資源管理文化

企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開(kāi)企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時(shí)候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個(gè)員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷和實(shí)踐活動(dòng)的全部記載，較為全面地反映了個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。

健全企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開(kāi)發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時(shí)代發(fā)展的要求；結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行評(píng)估，形成切合企業(yè)實(shí)際的人才評(píng)價(jià)體系；企業(yè)人事檔案實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式的管理模式。

三、建立企業(yè)信用檔案，開(kāi)發(fā)企業(yè)誠(chéng)信文化

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展日益完善的今天，企業(yè)的誠(chéng)信、質(zhì)量、創(chuàng)新構(gòu)成了企業(yè)生存、發(fā)展不可缺少的三要素。建立企業(yè)誠(chéng)信文化，健全企業(yè)信用檔案，構(gòu)建企業(yè)信用形象，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)迫在眉睫的工作。誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看能為企業(yè)樹(shù)立良好的口碑和信譽(yù)，進(jìn)而在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中戰(zhàn)勝對(duì)手、贏得客戶，從而贏得整個(gè)市場(chǎng)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，誠(chéng)信成為一種競(jìng)爭(zhēng)力和無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)的生存之道、發(fā)展之本。企業(yè)誠(chéng)信文化，作為企業(yè)文化建設(shè)的有機(jī)組成部分，是企業(yè)文化經(jīng)營(yíng)哲學(xué)的重要內(nèi)容，是企業(yè)文化精神層面的直接體現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)該樹(shù)立“誠(chéng)信第一，品格第一”的企業(yè)文化價(jià)值理念，使誠(chéng)實(shí)守信、公平合法的經(jīng)營(yíng)理念滲透到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，滲透到企業(yè)文化建設(shè)的核心部分。美國(guó)惠普公司的企業(yè)理念是“以誠(chéng)心換忠心”，我國(guó)海爾集團(tuán)把“真誠(chéng)到永遠(yuǎn)”作為企業(yè)的座右銘。這些都表明企業(yè)己經(jīng)意識(shí)到誠(chéng)信文化對(duì)于企業(yè)的生存發(fā)展有著巨大的影響，企業(yè)誠(chéng)信文化的建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)鍵所在。

九屆全國(guó)人大五次會(huì)議上的《政府工作報(bào)告》中強(qiáng)調(diào)要“加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案?！倍髽I(yè)作為市場(chǎng)的主體和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基石，建立企業(yè)信用檔案成為建立社會(huì)信用檔案的重中之重。企業(yè)信用檔案在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中起到了憑證作用，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，能為企業(yè)帶來(lái)隱形利潤(rùn)。企業(yè)信用檔案，就是指在企業(yè)和有關(guān)管理機(jī)關(guān)中形成的，反映企業(yè)從事各種社會(huì)活動(dòng)時(shí)的有關(guān)信譽(yù)和行為規(guī)范狀況的原始記錄，它可以紙質(zhì)或其他存儲(chǔ)載體的形式出現(xiàn)，具有一定的保存?zhèn)洳閮r(jià)值。不同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)范圍不同，因此其信用檔案記錄的內(nèi)容也各有不同。但都能直接或間接地反映企業(yè)的信譽(yù)、誠(chéng)信記錄，具備查考利用的價(jià)值。

企業(yè)信用檔案是企業(yè)誠(chéng)信文化的載體，企業(yè)誠(chéng)信文化則是企業(yè)信用檔案的表現(xiàn)形式。二者相互依存，構(gòu)成了企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)誠(chéng)信文化的建立離不開(kāi)對(duì)企業(yè)信用的管理與監(jiān)督，而對(duì)企業(yè)信用原則實(shí)施過(guò)程的監(jiān)督與管理是建立在掌握了企業(yè)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠以及系統(tǒng)全面的信用數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上的，即對(duì)企業(yè)信用的監(jiān)督與管理是建立在對(duì)企業(yè)信用檔案的規(guī)范化管理基礎(chǔ)上的。從企業(yè)檔案工作的基本屬性來(lái)看，系統(tǒng)、全面的收集并管理企業(yè)的信用數(shù)據(jù)，保證企業(yè)信用數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性，保證企業(yè)信用數(shù)據(jù)的原始憑證性，正是企業(yè)信用檔案管理的基本原則。因此，建立一套規(guī)范的企業(yè)信用檔案，是構(gòu)建企業(yè)信用監(jiān)督與管理機(jī)制必不可少的重要環(huán)節(jié)，即企業(yè)信用檔案的建立是企業(yè)誠(chéng)信文化建設(shè)的重要內(nèi)容和根本。

四、建立企業(yè)形象系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價(jià)值

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)可靠的原始記錄。它反映了企業(yè)在其日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的全部活動(dòng)，蘊(yùn)含著企業(yè)深厚的文化底蘊(yùn)，囊括了企業(yè)豐富的信息資源。企業(yè)形象是社會(huì)公眾對(duì)企業(yè)及其行為產(chǎn)生的各種感知、看法、認(rèn)識(shí)、感情的綜合印象，是企業(yè)以體貌特征等圖像形式表現(xiàn)出來(lái)的企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳，是企業(yè)管理文化的不同層面，它們都對(duì)企業(yè)管理起到了積極的促進(jìn)作用，是企業(yè)管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業(yè)形象，不僅能推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，還能在企業(yè)外部產(chǎn)生巨大的形象推動(dòng)力，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)檔案中記載的企業(yè)在成長(zhǎng)、發(fā)展歷程中所榮獲的各種獎(jiǎng)項(xiàng)和成果，都是樹(shù)立企業(yè)形象的典型素材。

企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳有著極其密切的關(guān)系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財(cái)富，都能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。因此，檔案信息中心應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)宣傳部門(mén)合作，積極開(kāi)發(fā)深層次的檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做好專(zhuān)題服務(wù)工作。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)可以收集企業(yè)榮譽(yù)檔案，對(duì)榮譽(yù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管，通過(guò)整理榮譽(yù)檔案，提取出最能代表企業(yè)精神和價(jià)值觀念的典型代表，樹(shù)立能代表企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念的形象，成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。編寫(xiě)先進(jìn)人物宣傳冊(cè)，發(fā)揮企業(yè)英雄模范作用。企業(yè)先進(jìn)人物是企業(yè)精神的體現(xiàn)，是企業(yè)行為和群體行為規(guī)范化和合理化的優(yōu)秀代表，是無(wú)數(shù)默默無(wú)聞的員工點(diǎn)點(diǎn)滴滴的企業(yè)精神實(shí)踐的集中反映，是企業(yè)組織力量的縮影，是企業(yè)文化的樞紐。企業(yè)發(fā)現(xiàn)了這樣的英雄人物，將其行為和實(shí)際行動(dòng)表現(xiàn)，及其所創(chuàng)造的成果與企業(yè)的價(jià)值觀聯(lián)系起來(lái)，將其作為人們學(xué)習(xí)的典范加以表彰、宣傳和榜樣化。企業(yè)先進(jìn)人物的模范帶頭作用有利于影響其他員工形成和堅(jiān)持正確的觀念。企業(yè)利用檔案信息資源，挖掘企業(yè)的品牌價(jià)值，樹(shù)立企業(yè)的外在社會(huì)形象和企業(yè)內(nèi)部的英雄人物形象，提升企業(yè)社會(huì)地位，增加企業(yè)的文化附加值，不僅拓展了企業(yè)檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能，豐富了企業(yè)檔案工作的內(nèi)容，還在很大程度上推動(dòng)了企業(yè)文化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)企業(yè)全面經(jīng)營(yíng)管理的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：龍秀云（1964－），女，山東人，尤溪縣建設(shè)檔案館館長(zhǎng)，研究方向：檔案管理。