梅 雨
[摘要]財務(wù)監(jiān)控由內(nèi)部環(huán)境、信息溝通、風(fēng)險評估、監(jiān)控運作和監(jiān)督反饋五個因素構(gòu)成。本文在分析財務(wù)監(jiān)控機制受到?jīng)_擊和挑戰(zhàn)的原因的基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)管理的實際情況從企業(yè)財務(wù)監(jiān)控內(nèi)部環(huán)境、企業(yè)信息化平臺、全面風(fēng)險管理、全面財務(wù)監(jiān)控和財務(wù)監(jiān)控評價等方面提出全新解決對策。
[關(guān)鍵詞]財務(wù)監(jiān)控;企業(yè)信息化;內(nèi)部環(huán)境;信息溝通;風(fēng)險評估
近年來,國內(nèi)外上市公司重大財務(wù)事件頻仍出現(xiàn),說明為合理保證財務(wù)活動可靠性和企業(yè)經(jīng)營效率效果而構(gòu)造的財務(wù)監(jiān)控機制正受到不同程度的沖擊和挑戰(zhàn)。特別是現(xiàn)在已進入新世紀(jì),企業(yè)已開始全面進入信息化環(huán)境,如何進一步完善和有效運作財務(wù)監(jiān)控機制是一個新課題。
一、企業(yè)財務(wù)監(jiān)控要素的構(gòu)成
財務(wù)監(jiān)控是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分,它是由企業(yè)管理團隊和普通員工共同實施的,為財務(wù)活動的可靠性、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃遵循性以及企業(yè)經(jīng)營效率效果提供合理保證的過程。其構(gòu)成要素應(yīng)該來源于企業(yè)的經(jīng)營實踐,并與管理過程相結(jié)合。具體應(yīng)該包括內(nèi)部環(huán)境、信息溝通、風(fēng)險評估、監(jiān)控運作和監(jiān)督反饋五個方面。
(一)內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是指能對企業(yè)決策和行動產(chǎn)生直接影響并與實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相關(guān)的要素。任何財務(wù)監(jiān)控活動都必須基于既有的內(nèi)部環(huán)境進行。企業(yè)內(nèi)部環(huán)境包括管理者素質(zhì)、管理哲學(xué)和管理風(fēng)格、經(jīng)營理念、企業(yè)文化、員工勝任能力、組織結(jié)構(gòu)、管理技術(shù)和企業(yè)運營等。內(nèi)部環(huán)境作用的發(fā)揮在很大程度上取決于企業(yè)最高管理者。在企業(yè)內(nèi)部,根據(jù)企業(yè)最高管理者的管理哲學(xué)和管理風(fēng)格,以及由其演繹而成的企業(yè)文化和組織結(jié)構(gòu),形成財務(wù)監(jiān)控環(huán)境和建立相應(yīng)財務(wù)監(jiān)控框架,包括確立企業(yè)章程的主要內(nèi)容,選聘管理層高管和財務(wù)負責(zé)人等。由此形成的企業(yè)財務(wù)監(jiān)控環(huán)境,從全局上保證企業(yè)運營服從企業(yè)的整體戰(zhàn)略,實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
(二)信息溝通。企業(yè)的信息溝通是一個比較復(fù)雜的過程,在此過程中應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集與企業(yè)經(jīng)營管理相關(guān)的各種信息,并使這些信息以適當(dāng)?shù)姆绞皆谄髽I(yè)有關(guān)層級之間進行及時傳遞,有效溝通和正確應(yīng)用。信息溝通過程始于被傳遞的信息。信息被轉(zhuǎn)化為信號形式,并通過媒介傳遞至接受者,由接受者將收到的信號再轉(zhuǎn)譯過來。在整個信息傳遞過程中容易發(fā)生遺漏,失真,傳遞環(huán)節(jié)越多,傳遞時間越長,遺漏就可能越多,失真也就可能越嚴(yán)重,必然影響企業(yè)信息的有效溝通和正確使用。財務(wù)監(jiān)控是合理確保企業(yè)經(jīng)營效率效果、財務(wù)活動可靠性和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃遵循性的一種監(jiān)控活動,圍繞著這種監(jiān)控活動的是企業(yè)信息溝通系統(tǒng),這些信息系統(tǒng)使得企業(yè)內(nèi)部的員工能夠獲取和交換他們所需要的信息,以指揮、管理和控制企業(yè)的運營。
(三)風(fēng)險評估。企業(yè)風(fēng)險評估是分析和發(fā)現(xiàn)那些影響企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)的風(fēng)險的過程,主要包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險識別、風(fēng)險分析和風(fēng)險控制等方面。企業(yè)要生存和發(fā)展,必須清楚并應(yīng)付其面對的各種風(fēng)險,在不斷變化的財務(wù)管理宏觀環(huán)境中進行認(rèn)真分析,把握其變化趨勢,并制定多種應(yīng)變措施,適時調(diào)整財務(wù)監(jiān)控政策和方法,提高企業(yè)對財務(wù)監(jiān)控環(huán)境變化的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力。這必然要求企業(yè)財務(wù)監(jiān)控要以更廣闊的視野和更長遠的時間來關(guān)注風(fēng)險,將風(fēng)險意識貫穿于財務(wù)監(jiān)控運作的始終,不斷完善包括經(jīng)營理念、方式、風(fēng)格等在內(nèi)的控制風(fēng)險環(huán)境。為此,企業(yè)必須制定目標(biāo),并將這些目標(biāo)與銷售、生產(chǎn)、營銷等活動進行整合,才能使企業(yè)營運協(xié)調(diào)一致。此外,企業(yè)還必須建立可識別的分析和管理相關(guān)風(fēng)險的機制和方法,以了解自身面臨的風(fēng)險,并加以處理。
(四)監(jiān)控作業(yè)。企業(yè)必須制定監(jiān)控的政策與程序,才能有助于確保既定目標(biāo)和必要改進措施的有效實施。作為企業(yè)制度的設(shè)立者,在設(shè)立企業(yè)的財務(wù)監(jiān)控制度時,應(yīng)考慮設(shè)立那些監(jiān)控政策和程序。過于集權(quán)的監(jiān)控政策會導(dǎo)致信息缺乏而引起的成本,過于分權(quán)的監(jiān)控政策則會出現(xiàn)目標(biāo)不一致引起的成本。企業(yè)財務(wù)監(jiān)控的最優(yōu)權(quán)衡結(jié)果是使這兩類成本之和最小。為此,根據(jù)企業(yè)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃,協(xié)調(diào)具體的經(jīng)營策略、風(fēng)險管理策略和財務(wù)監(jiān)控政策,制定相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營計劃、風(fēng)險管理程序、財務(wù)監(jiān)控措施等,并在此基礎(chǔ)上強化業(yè)績考核與激勵制度,形成重大事項的報告制度。
(五)監(jiān)督反饋。企業(yè)應(yīng)注重對財務(wù)監(jiān)控制度本身的實施進行檢查和評估。好的政策制度,能有效協(xié)調(diào)和激勵合意的行為,約束和懲罰不合意的行為,從而帶來良好的經(jīng)濟績效。差的政策制度,則產(chǎn)生相反的結(jié)果。因此,我們要設(shè)計前者,防范后者。另外,政策制度的好差,還與實施環(huán)境有很大關(guān)聯(lián)。實施環(huán)境的變化,可能會使原本可以帶來良好經(jīng)濟績效的政策制度,不能有效地協(xié)調(diào)和激勵合意的行為,約束和懲罰不合意的行為,從而成為企業(yè)經(jīng)濟績效提高的阻礙。因此,我們要時刻監(jiān)督,適時反饋。為此,整個財務(wù)監(jiān)控的過程必須受到監(jiān)督,監(jiān)督可以通過持續(xù)的監(jiān)控活動,單獨的評價以及兩者的配合加以實施。這樣,系統(tǒng)及政策才能反應(yīng)自如,并能視情況而隨時調(diào)整。
二、企業(yè)財務(wù)監(jiān)控存在的主要問題
企業(yè)管理實踐中財務(wù)監(jiān)控受到?jīng)_擊和挑戰(zhàn)的原因有很多種,但不外乎集中于企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境、信息溝通、風(fēng)險評估意識和體系以及對財務(wù)監(jiān)控制度本身的認(rèn)識和執(zhí)行這五個方面。
(一)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境問題。企業(yè)內(nèi)部環(huán)境最容易出現(xiàn)的問題源于企業(yè)的最高管理者自身。因為在知識經(jīng)濟的背景下,由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)的復(fù)雜化和經(jīng)濟組織多級化,企業(yè)出現(xiàn)分級授權(quán)管理,在一定程度上促使原代理人內(nèi)部又出現(xiàn)新的委托人和新的代理人,形成多層委托——代理關(guān)系。這樣,企業(yè)最高管理者與下屬高級管理人員之間,高級人員與低層級管理人員,管理人員與一般員工之間的委托——代理關(guān)系行成企業(yè)財務(wù)監(jiān)控的基礎(chǔ),最高管理者通過財務(wù)監(jiān)控來防止下級管理人員和一般員工的偷懶、盜竊、欺騙和其他導(dǎo)致企業(yè)運營低效率效果行為,保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。財務(wù)監(jiān)控并不能約束企業(yè)最高管理者本身,最高管理者可以凌駕于財務(wù)監(jiān)控之上。如果企業(yè)最高管理者本身存在危害企業(yè)運營的行為,那么必然會給企業(yè)帶來危害。
(二)內(nèi)部信息溝通問題。財務(wù)監(jiān)控體系的有效性在很大程度上來于企業(yè)內(nèi)部有效的信息溝通。一方面,財務(wù)監(jiān)控政策和程序必須傳達給那些使用或依賴它們的人員。企業(yè)員工應(yīng)當(dāng)知道這些都是重要的活動,并可以恰當(dāng)?shù)剡\用。另一方面,企業(yè)員工應(yīng)該明白如何就問題和所關(guān)心的事情進行溝通。他們應(yīng)當(dāng)明白該向誰報告以及應(yīng)該報告哪類監(jiān)控信息,而且他們應(yīng)該知道報告或沒有報告的后果。然而,由于諸多影響因素的存在卻導(dǎo)致了監(jiān)控信息的不確定性,這種不確定性導(dǎo)致信息可能呈現(xiàn)出真實有用的信息、錯誤的信息和虛假的信息三種情況。錯誤和虛假的信息,會給信息使用者造成決策失誤,財務(wù)監(jiān)控的有效性也就大打折扣,給企業(yè)帶來損失。
(三)企業(yè)風(fēng)險評估意識、體系的問題。一方面,企業(yè)管理人員風(fēng)險意識淡薄,認(rèn)識不到風(fēng)險的客觀性。所有企業(yè)都面臨風(fēng)險,風(fēng)險是與威脅企業(yè)實現(xiàn)其目標(biāo)能力的事件相關(guān)聯(lián)的。風(fēng)險意識要求對貫穿于整個企業(yè)方方面面的所有風(fēng)險有一個清晰的認(rèn)識。另一方面,企業(yè)沒有形成一套有效的風(fēng)險評估體系來對風(fēng)險進行評估。風(fēng)險評估體系確立了企業(yè)各種行為的邊界,明確了什么可以做,什么不可以做。如果發(fā)現(xiàn)有越界行為,要能及時發(fā)現(xiàn)并對其進行控制,以把損失降至最低。企業(yè)員工風(fēng)險意識淡薄,企業(yè)風(fēng)險評估體系的不完善,會導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)監(jiān)控有名無實,給企業(yè)運營帶來嚴(yán)重后果。比如,在買方市場條件下,企業(yè)普遍存在著產(chǎn)品滯銷現(xiàn)象。一些企業(yè)為了增加銷量,擴大市場占有率,大量采用賒銷方式銷售產(chǎn)品,導(dǎo)致應(yīng)收帳款大量增加。從銷售策略上來說,這種銷售方式無可厚非,但是問題的關(guān)鍵在于,許多企業(yè)在賒銷過程中,由于缺乏財務(wù)監(jiān)控,特別是有些財務(wù)管理人員風(fēng)險意識淡薄,對客戶的信用等級缺乏真實了解,從而導(dǎo)致盲目賒銷,造成應(yīng)收帳款長期無法收回,直至形成壞帳。由于資產(chǎn)長期被債務(wù)人無償占用,嚴(yán)重影響了企業(yè)資產(chǎn)的流動性及安全性,必然給企業(yè)帶來巨大的財務(wù)風(fēng)險。
(四)對財務(wù)監(jiān)控作業(yè)的連續(xù)流動過程認(rèn)識不足。財務(wù)監(jiān)控作業(yè)可以劃分為三個步驟:(1)衡量實際績效;(2)將實際績效與標(biāo)準(zhǔn)進行比較;(3)采取管理行動來糾正偏差和不足。這個連續(xù)流動過程說明,財務(wù)監(jiān)控的有效性歸根結(jié)底是要取決于衡量、比較和糾偏的,其中任何一個步驟或者幾個步驟低效率或不作為就會極大地影響財務(wù)監(jiān)控作業(yè)的有效性。然而,在企業(yè)管理實際中,由于企業(yè)員工認(rèn)識不到財務(wù)監(jiān)控是一個在衡量、比較和糾偏之間的連續(xù)流動過程,過度強調(diào)某一個步驟或某幾個步驟,而沒有從整個體系上宏觀考慮。這樣導(dǎo)致財務(wù)監(jiān)控作業(yè)運行不暢,甚至導(dǎo)致監(jiān)控收益不能完全覆蓋監(jiān)控成本,使財務(wù)監(jiān)控的效率效果大打折扣,最終財務(wù)監(jiān)控的有效性就會受到質(zhì)疑,動搖財務(wù)監(jiān)控在企業(yè)管理中不可或缺的地位。
(五)財務(wù)監(jiān)控制度沒有得到有效執(zhí)行。任何制度都是由人來執(zhí)行的,要保證制度執(zhí)行效果,就必須對執(zhí)行人進行激勵。人們采取某種行動方式,是因為他們認(rèn)為這種方式將產(chǎn)生有價值的回報。這樣,激勵的作用在于當(dāng)個人的行為促進了企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)時,向他們提供相應(yīng)的價值回報。也就是說,一方面,通過績效評價系統(tǒng)把個人績效同個人價值回報聯(lián)系起來,從而使價值回報加強了激勵功能。另一方面,要注意績效評價系統(tǒng)的結(jié)果或者說績效指標(biāo)的作用。因為它為個人動機和企業(yè)目標(biāo)間建立了聯(lián)系。這些結(jié)果或績效指標(biāo)必須具有這樣的性質(zhì),即當(dāng)個人追求這些結(jié)果時,他們推動了企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)。因此,在制度的執(zhí)行過程中,必須建立有效績效指標(biāo)體現(xiàn)個人的工作如何為企業(yè)目標(biāo)做出貢獻。如果某項制度為績效指標(biāo)所忽略,也將為個人所忽略或輕視。從某種程度上講,制度的執(zhí)行人沒有得到適當(dāng)激勵,導(dǎo)致了制度沒有得到有效執(zhí)行。
三、強化企業(yè)財務(wù)監(jiān)控的對策
(一)加強企業(yè)財務(wù)監(jiān)控內(nèi)部環(huán)境建設(shè)。企業(yè)財務(wù)監(jiān)控內(nèi)部環(huán)境建設(shè),可以從構(gòu)建適宜的企業(yè)文化和重視人的因素兩個方面入手。首先,要加強企業(yè)文化建設(shè),形成企業(yè)全體員工共同遵循的信念、意識、價值觀念、企業(yè)愿景、經(jīng)營哲學(xué)等,為企業(yè)財務(wù)監(jiān)控制度的設(shè)計和執(zhí)行提供共同的理念支撐。在這種企業(yè)文化下,不斷增強財務(wù)監(jiān)控政策的透明度和政策制定的廣泛參與度,以實現(xiàn)更加公平透明的財務(wù)監(jiān)控文化。其次,要充分重視人的因素。一是充分重視財務(wù)監(jiān)控執(zhí)行人的作用。加強員工的職業(yè)道德教育,業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng),提高其勝任能力,充分發(fā)揮其在完善財務(wù)監(jiān)控制度方面的主觀能動性作用,使其樹立學(xué)習(xí)理念,從“我應(yīng)該怎么做”變?yōu)椤拔抑涝趺醋觥?,保證每位員工自覺地優(yōu)化自己行為。二是充分重視企業(yè)高管績效考核制度。通過評估企業(yè)價值和業(yè)績?nèi)ピu價企業(yè)高管,使企業(yè)高管獲得報酬的變量和風(fēng)險根植于企業(yè)基本業(yè)績面。一方面,能使他們以其能力、專業(yè)、信息資源、熱情和權(quán)威,使企業(yè)不僅能應(yīng)對變化,而且能從變化中獲利,甚至可以領(lǐng)導(dǎo)變化。另一方面,保證企業(yè)高管和其他成員之間有足夠的平衡,以保證企業(yè)高管所做的決定總體上是基于企業(yè)的長期利益,而不是他自己的利益。
(二)構(gòu)建集成共享的企業(yè)信息化平臺。在知識經(jīng)濟時代,為實現(xiàn)企業(yè)資金流、物流和信息流的融合,及時對外部環(huán)境、客戶、供應(yīng)商變化作出反應(yīng),企業(yè)應(yīng)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息管理軟件構(gòu)建企業(yè)信息平臺。企業(yè)信息化平臺建設(shè)的關(guān)鍵在于信息的集成和共享,即實現(xiàn)將關(guān)鍵的準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)及時地傳輸?shù)较鄳?yīng)的決策人手中,為企業(yè)的各種運作決策提供數(shù)據(jù)支持。這樣,通過集成共享的企業(yè)信息化平臺,整合單證管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng),業(yè)務(wù)流程分析和監(jiān)控系統(tǒng)、信息采集與信息統(tǒng)計及分析系統(tǒng),投資風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng),新型財務(wù)管理系統(tǒng),由計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)收集企業(yè)各監(jiān)控點的信息,實時地向財務(wù)監(jiān)控執(zhí)行者提供監(jiān)控報告,包括監(jiān)控對象的圖象、數(shù)據(jù)、聲音、控制標(biāo)準(zhǔn)及差異等信息,幫助企業(yè)管理人員及其他員工實時掌控企業(yè)財務(wù)狀況,財務(wù)監(jiān)控的執(zhí)行者可對信息及時作出反饋和處理可以強化企業(yè)全面風(fēng)險管理能力。
(三)建立企業(yè)全面風(fēng)險管理體系。由于財務(wù)風(fēng)險的客觀存在,企業(yè)在強化企業(yè)財務(wù)監(jiān)控時應(yīng)盡可能全面收集與本企業(yè)風(fēng)險及風(fēng)險管理相關(guān)的信息,包括歷史數(shù)據(jù)和預(yù)測數(shù)據(jù)。首先,通過全面分析企業(yè)經(jīng)營過程中所面臨的風(fēng)險,對風(fēng)險點進行歸集和分類,界定企業(yè)面臨的主要風(fēng)險,建立完善的風(fēng)險集成機制。其次,在此基礎(chǔ)上再通過對主要風(fēng)險的性質(zhì)、影響度、交互作用方式及量化波動水平的分析、研究、測量和評估,制定統(tǒng)一的風(fēng)險管理策略,確定具體的風(fēng)險掛管理準(zhǔn)則,以此應(yīng)對可能發(fā)生的風(fēng)險。最后,根據(jù)業(yè)務(wù)特點和企業(yè)風(fēng)險承受能力,將相關(guān)職責(zé)分工落實到實處,建立風(fēng)險管理三道防線,第一道防線是各職能部門和業(yè)務(wù)單位;第二道防線是風(fēng)險管理職能部門及董事會下設(shè)的風(fēng)險管理委員會;第三道防線是內(nèi)部審計部門及董事會下設(shè)的審計委員會。
(四)推行企業(yè)全面財務(wù)監(jiān)控。財務(wù)監(jiān)控不應(yīng)該是一個僅僅涉及到財務(wù)的狹小范疇的概念,應(yīng)該是一個綜合的概念,要把戰(zhàn)略、領(lǐng)導(dǎo)、計劃、組織、質(zhì)量、價格、成本、服務(wù)、人力資源、能源和環(huán)境一起來考慮,即要認(rèn)識到現(xiàn)代企業(yè)中財務(wù)管理的廣泛性,樹立全面財務(wù)監(jiān)控概念,使之成為一種管理哲學(xué)。為此,要在企業(yè)中通過培訓(xùn)教育制造良好的企業(yè)文化氛圍,改變企業(yè)文化和管理形態(tài),制定企業(yè)人、事、物及環(huán)境的各種標(biāo)準(zhǔn),以人為本,充分調(diào)動各級人員的積極性,推動全員參與。首先,要做到內(nèi)容與方式上的全面。不僅要著眼于企業(yè)財務(wù)的監(jiān)控,而且要注重從企業(yè)戰(zhàn)略的高度審視企業(yè)財務(wù)監(jiān)控。同時,還要注重采用多種方法和技術(shù),包括科學(xué)的組織管理工作、各種專業(yè)技術(shù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計方法、成本分析等。其次,要做到全過程控制。要把財務(wù)監(jiān)控作為核心貫穿到企業(yè)業(yè)務(wù)流程的管理中,即從市場調(diào)查、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、檢查、倉儲、銷售一直到售后服務(wù)的各個環(huán)節(jié)都要進行財務(wù)監(jiān)控,不但要生產(chǎn)出物廉價美的產(chǎn)品,而且要為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃服務(wù),實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。最后,要做到全員性。即企業(yè)全體員工包括企業(yè)高管、工程技術(shù)人員、一般管理人員和一般企業(yè)員工等都要參與到全面財務(wù)監(jiān)控中,并各司其職對財務(wù)監(jiān)控負責(zé)。
(五)加強財務(wù)監(jiān)控評價體系建設(shè)。首先要建立財務(wù)監(jiān)控評價目標(biāo)體系。財務(wù)監(jiān)控評價目標(biāo)是以財務(wù)監(jiān)控的健全性和執(zhí)行有效性為一般目標(biāo),再根據(jù)各控制環(huán)節(jié)設(shè)置具體目標(biāo),如業(yè)務(wù)執(zhí)行的正確性,及時性等目標(biāo)。其次,按照授權(quán)批準(zhǔn)崗位牽制和資源接觸等控制類型,找出各業(yè)務(wù)流程和各部門的一般控制點和關(guān)鍵控制點。最后,根據(jù)控制點設(shè)置財務(wù)監(jiān)控評價指標(biāo),并對每個指標(biāo)進行說明,給出各種指標(biāo)評價方法以及評分標(biāo)準(zhǔn)。這樣,企業(yè)內(nèi)審人員就可以對照各項指標(biāo)對財務(wù)監(jiān)控進行評價,以此來提高企業(yè)財務(wù)監(jiān)控水平。
四、結(jié)束語
企業(yè)財務(wù)監(jiān)控在經(jīng)濟秩序的維護,市場經(jīng)濟的建立健全和企事業(yè)單位的管理等方面發(fā)揮的作用是不容置疑的,但也要看到,我國關(guān)于財務(wù)監(jiān)控的研究和實踐起步比較遲,與發(fā)達市場經(jīng)濟國家有不同的初始狀況和約束條件,應(yīng)該考慮到我國企業(yè)所處市場的特殊性。因此企業(yè)財務(wù)監(jiān)控的完善既是一個不斷解決問題的過程,也是一個不斷迎接挑戰(zhàn)的過程。
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