如何提高高校教學(xué)秘書(shū)工作效率

馮元

摘 要 教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校與院（系）教學(xué)工作的紐帶，是師生溝通的橋梁，起著協(xié)調(diào)各部門及教師學(xué)生之間關(guān)系的作用。是領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者和參謀者，是教學(xué)秩序正常運(yùn)行的維持者，它集輔助性、服務(wù)型、繁雜性于一體的崗位，是高校管理不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，要提高教學(xué)秘書(shū)工作效率，教學(xué)秘書(shū)就要做到準(zhǔn)確定位，明確職責(zé)，執(zhí)行制度，提升素質(zhì)。

關(guān)鍵詞 教學(xué)秘書(shū) 工作效率 專業(yè)素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.06.014

Abstract Teaching secretary is the link between the school and the College （Department） teaching， is the bridge of communication between teachers and students， and plays the role of coordinating the relationship between different departments and teachers. Is leadership decision-making executives and staff， it's the maintenance person of normal operation of teaching order， it set auxiliary， service type， complicated in various positions， is indispensable to the management of colleges and universities is an important link， to improve the efficiency of teaching secretary work， teaching secretary to achieve accurate positioning， clear responsibilities， implementation of the system and upgrade the quality.

Key words teaching secretary； work efficiency； professional quality

教學(xué)秘書(shū)作為高校日常教學(xué)活動(dòng)的組織者和直接參與者，其工作效率直接影響到高校的教學(xué)秩序。因此怎樣激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情，提高他們的工作效率，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著非常重要的作用，下面筆者就結(jié)合自身工作對(duì)如何提高教學(xué)秘書(shū)的工作效率談一點(diǎn)的建議。

1 準(zhǔn)確定位，圍繞服務(wù)做管理是提高教學(xué)秘書(shū)工作效率的前提

教學(xué)秘書(shū)作為學(xué)校最基層的管理者，首先必須熱愛(ài)這個(gè)崗位，明白自己應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，增強(qiáng)做好本職工作的責(zé)任心和自信心，從而主動(dòng)投身到到工作中去，積極為學(xué)校的教師及學(xué)生服務(wù)，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，老師學(xué)生的貼心朋友。這樣工作效率才會(huì)提高。

1.1 服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，做好助手和參謀

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在做好日常工作的同時(shí)，還要從事正常教學(xué)、教學(xué)指導(dǎo)，學(xué)校事務(wù)的宏觀調(diào)控等工作，不可能事無(wú)巨細(xì)，親力親為。所以更多的具體性工作還需要教學(xué)秘書(shū)按照規(guī)定去督促，去落實(shí)，并及時(shí)把工作進(jìn)度和工作中存在的問(wèn)題反饋給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握第一手資料，做出相應(yīng)的決策。

1.2 服務(wù)于教師，做好配合工作

傳授知識(shí)是老師的天職，教學(xué)秘書(shū)要根據(jù)院校各位老師的具體情況安排好教學(xué)工作，讓教師資源做到合理化的配置，并及時(shí)準(zhǔn)確把學(xué)生對(duì)老師的建議反饋給老師，保證教學(xué)秩序的正常進(jìn)行和改進(jìn)。

1.3 服務(wù)于學(xué)生，做好管理工作

高校學(xué)生來(lái)自全國(guó)各地，他們對(duì)學(xué)校的希望和教師的期許，都需要教學(xué)秘書(shū)這個(gè)平臺(tái)來(lái)完成。因此教學(xué)秘書(shū)要盡可能地深入到學(xué)生中去，耐心地向?qū)W生介紹有關(guān)選修課程，必修課程及考試、補(bǔ)考等相關(guān)制度，了解學(xué)生對(duì)課程設(shè)置的要求，并反饋給學(xué)校，以促進(jìn)高校工作的良性進(jìn)行。

2 明確職責(zé)，做到心中有數(shù)是提高秘書(shū)工作效率的基礎(chǔ)

2.1 常規(guī)工作要有計(jì)劃

教學(xué)秘書(shū)的工作雖然繁雜，但每學(xué)年的工作也有規(guī)律可循。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該參考往年的工作進(jìn)度，對(duì)常規(guī)工作及早做出安排。比如，制定本學(xué)期教學(xué)工作計(jì)劃，做好各科老師的日程安排，打印課程表，組織學(xué)生補(bǔ)考，安排學(xué)生考試時(shí)間和監(jiān)考、巡考人員，包括每年應(yīng)屆畢業(yè)生的學(xué)位審定，每學(xué)期的教學(xué)檢查和學(xué)生對(duì)任課老師及課程設(shè)置的評(píng)價(jià)等，都是常規(guī)性的工作，要及早部署，以保證教學(xué)按計(jì)劃運(yùn)行。否則，如果都放在開(kāi)學(xué)時(shí)一起做，由于時(shí)間緊，任務(wù)多，就會(huì)手忙腳亂，不僅累，還容易出差錯(cuò)，影響工作效率和教學(xué)進(jìn)程。另外，對(duì)有預(yù)見(jiàn)性的工作，應(yīng)該以服務(wù)為主，及早著手。比如，對(duì)需要重修的學(xué)生，可以提醒他們及早進(jìn)行，這樣做既提供了服務(wù)，又分散化解了集中工作的強(qiáng)度，提高了工作效率。

2.2 臨時(shí)工作要有條理

教學(xué)秘書(shū)工作有很多突發(fā)情況，需要及時(shí)處理，比如臨時(shí)調(diào)課、考試等通知，都需要教學(xué)秘書(shū)在日常工作中積累知識(shí)，了解學(xué)校的基本情況，學(xué)生的基本信息，輔導(dǎo)員的通訊方式等，才能做到不慌不忙，需要時(shí)就不會(huì)胡子眉毛一起抓，疲于應(yīng)付。

2.3 日常工作要做好記錄

作為一個(gè)管理人員，一定要養(yǎng)成做好日常工作記錄的好習(xí)慣，一上班，就要做好一天的工作計(jì)劃，今天主要做什么工作，哪些工作必須要做，等到下班時(shí)，要認(rèn)真地排除一下，哪些工作做了，哪些還需要完善，還有一些臨時(shí)文件的傳達(dá)，臨時(shí)電話的安排落實(shí)等等，這樣一天的工作情況就清清楚楚，避免工作重復(fù)，相應(yīng)地就大大地提高了工作效率。

3 嚴(yán)格管理，認(rèn)真執(zhí)行制度是提高教學(xué)秘書(shū)工作效率的手段

家有家法，校有校規(guī)，教學(xué)規(guī)章制度就是學(xué)校師生教和學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)學(xué)校都有各自的管理制度，教學(xué)秘書(shū)要做的就是對(duì)規(guī)章制度的落實(shí)和執(zhí)行，執(zhí)行力才是實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的重要手段。只有將各項(xiàng)制度落實(shí)好、執(zhí)行好，發(fā)揮出應(yīng)有的威力，才能促進(jìn)學(xué)校的進(jìn)一步管理，實(shí)行良性循環(huán)。

首先，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校管理規(guī)章制度的宣傳力度，利用各種可以宣傳的平臺(tái)，讓老師和學(xué)生了解和熟悉這些規(guī)章制度，知道事情該怎么去做，讓同學(xué)清楚學(xué)校的辦事流程，自覺(jué)地去執(zhí)行，這樣就減少了不必要的解釋工作。其次，教學(xué)秘書(shū)在各項(xiàng)管理工作中，必須以學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度秉公辦事，對(duì)事公平公正，對(duì)人不偏不倚，用制度說(shuō)話，按規(guī)矩辦事，就會(huì)減少不必要的糾紛，提高制度的威懾力，讓大家養(yǎng)成按規(guī)矩辦事的良好習(xí)慣，就能節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。另外，教學(xué)秘書(shū)還要學(xué)會(huì)運(yùn)用制度保護(hù)自己，避免深陷繁雜事務(wù)中。屬于自己工作服務(wù)的范圍，要認(rèn)真地去完成，范圍之外的就要學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。比如，你正在處理一些工作，忽然有老師要請(qǐng)你代替監(jiān)考，這些看似助人為樂(lè)的小事，合起來(lái)卻會(huì)占據(jù)不少時(shí)間，分散人的精力，降低工作效率。因此，教學(xué)秘書(shū)要學(xué)會(huì)利用學(xué)校的管理制度，藝術(shù)地處理好這些事。

4 不斷學(xué)習(xí)，提升素質(zhì)是提高教學(xué)秘書(shū)工作效率的保證

無(wú)論做什么工作，人的素質(zhì)水平?jīng)Q定了工作的高度和效率。教學(xué)秘書(shū)作為基層管理者，既要?jiǎng)幽X，又要?jiǎng)邮?，既要溝通上下，又要協(xié)調(diào)左右。所以，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，充實(shí)自己，提高素質(zhì)，與時(shí)俱進(jìn)，才能夠做到得心應(yīng)手，促進(jìn)工作效率的提高。

4.1 提升文化素質(zhì)

所謂文化素質(zhì)，是指人在工作或處事過(guò)程中所體現(xiàn)出來(lái)的風(fēng)格和能力，它不僅指一個(gè)人的學(xué)歷有多高，還表現(xiàn)在他在處理事務(wù)中的判斷力、言語(yǔ)節(jié)奏、原則掌握，局面調(diào)控等各個(gè)方面。作為教秘，要做到得心應(yīng)手，就必須要知道自己所在學(xué)校的人文歷史，管理制度，教學(xué)風(fēng)格，了解與本崗位相關(guān)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，教師的專業(yè)需求，這樣才能做到胸有成竹，制定的應(yīng)急解決方案和措施才具有前瞻性和可操作性。

4.2 提升專業(yè)素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)，顧名思義首先是秘書(shū)，必須具備秘書(shū)所必須具有的基本能力，即書(shū)面寫作和語(yǔ)言表達(dá)能力，這樣才能完成自己所在崗位所必須要做的工作。比如轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校的通知，籌備教學(xué)工作會(huì)議方案，貫徹落實(shí)上級(jí)及本院系領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)決策精神、反映學(xué)校老師對(duì)教學(xué)的建議，學(xué)生對(duì)教學(xué)的要求，對(duì)外預(yù)訂各種教材、處理學(xué)生學(xué)籍等工作中與對(duì)方進(jìn)行交涉，在師生對(duì)學(xué)校所做的一些決策發(fā)生誤解和疑問(wèn)時(shí)進(jìn)行解釋等，都要求教學(xué)秘書(shū)做到言簡(jiǎn)意賅，措詞準(zhǔn)確，文筆優(yōu)美，行文流暢。所以，教學(xué)秘書(shū)要堅(jiān)持學(xué)習(xí)，掌握與學(xué)科有關(guān)的相關(guān)知識(shí)，這樣在完成所需工作時(shí)，才能做到提筆有神，提高工作效率。

4.3 提升能力素質(zhì)

一是溝通協(xié)調(diào)能力，教學(xué)秘書(shū)的所在的崗位，是學(xué)校的前沿陣地。教學(xué)秘書(shū)在工作中，要與各個(gè)部門打交道。要處理好與各部門的關(guān)系，把領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作落實(shí)下去，都需要有效溝通。可以說(shuō)溝通是教學(xué)秘書(shū)必不可缺的利器，只有彼此有了良好的溝通，才能談到理解和支持，所以溝通是教學(xué)秘書(shū)必須要掌握的技能。在溝通時(shí)，要和氣謙虛，卻不能低三下四，要逐步摸索，掌握一個(gè)合適的“度”。有了有效的溝通，才有去協(xié)調(diào)的可能。只有建立起彼此了解、彼此合作的和諧關(guān)系，減少大家不必要的摩擦和誤解，才能齊心協(xié)力去完成各項(xiàng)工作任務(wù)，保證學(xué)校教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率。二是應(yīng)變能力。在學(xué)校的教學(xué)過(guò)程中，總會(huì)有些意外的情況發(fā)生，此時(shí)應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)稟報(bào)，等候指示及處理。遇到此類情況教學(xué)秘書(shū)不能坐視不理，而要做到臨危不亂，利用應(yīng)變能力來(lái)平息緩和事態(tài)，從而保障教學(xué)秩序。三是心理素質(zhì)能力 ，教學(xué)秘書(shū)每天面對(duì)繁瑣的工作，有時(shí)還出力不討好，難免會(huì)心情煩躁，影響工作效率和心態(tài)，因此教學(xué)秘書(shū)要學(xué)會(huì)豁達(dá)開(kāi)朗，遇事不急不躁、保持輕松平和的心態(tài)，能夠促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

4.4 提升情感素質(zhì)

一是要有積極向上的精神，尋找發(fā)展機(jī)會(huì)，不斷提升自己，保持樂(lè)觀心態(tài)，給人以正能量。二是要有專業(yè)操守，誠(chéng)實(shí)守信，對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要端正自己的態(tài)度，有事情多請(qǐng)示，多匯報(bào)，多溝通，不亂說(shuō)亂講，對(duì)任課教師要態(tài)度謙虛，提供最佳服務(wù)，對(duì)莘莘學(xué)子，要熱情幫助，體現(xiàn)學(xué)校的溫暖。三是要有團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，個(gè)人只有融入集體里，在實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的同時(shí)才能更好地發(fā)展和完善自己，教學(xué)秘書(shū)，生活在人才濟(jì)濟(jì)的高校，更需要團(tuán)隊(duì)的精誠(chéng)合作，在工作時(shí)不斷聽(tīng)取大家的意見(jiàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，群策群力，才能更好地提高工作質(zhì)量和效率。四是要重實(shí)效，面對(duì)繁雜的工作，雖不能拖拉推諉，但也要分先后緩急，在服務(wù)時(shí)，要把生硬的制度和條文變得人性化，急教師之所急，想學(xué)生之所想，工作要有預(yù)見(jiàn)性，做到井井有條，才能提高工作效率。

4.5 提升管理素質(zhì)

一是教學(xué)檔案管理，要做好日常工作的搜集和整理，及時(shí)入檔，規(guī)范管理。二是網(wǎng)絡(luò)管理，教學(xué)秘書(shū)要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)辦公和管理。如學(xué)校的一些通知，活動(dòng)安排，學(xué)生每學(xué)期成績(jī)公布，都可以用計(jì)算機(jī)、手機(jī)去完成。同時(shí)，還可以在網(wǎng)上進(jìn)行課程設(shè)置、教學(xué)活動(dòng)等調(diào)查，聽(tīng)取學(xué)生對(duì)學(xué)校教學(xué)的意見(jiàn)和建議，發(fā)揮學(xué)生在教管中的作用。

以上是筆者在幾年從事教秘工作中，從教秘工作人員層面摸索出的能夠提高工作效率的一點(diǎn)體會(huì)，要全面提高工作效率，學(xué)校還需要從引進(jìn)高素質(zhì)人才，為教秘人員規(guī)劃工作前景，提高教秘人員待遇，穩(wěn)定職工隊(duì)伍著手，調(diào)動(dòng)起從事教秘崗位的工作熱情。

參考文獻(xiàn)

[1] 呂陽(yáng).高校教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)之我見(jiàn).浙江工商大學(xué)學(xué)報(bào)，2005（2）：86-90.

[2] 徐東.教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求.山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2005（3）：58-60.

[3] 陳文貴，楊玉林.教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中的作用及隊(duì)伍建設(shè).天津職業(yè)技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2002（4）：41-44.