論高校圖書館電子閱覽室的科學(xué)化管理

王洪華

摘要：論述了電子閱覽室的特點，并對如何進(jìn)行與這些特點相適應(yīng)的科學(xué)化管理進(jìn)行了探討。明確了圖書館電子閱覽室的重要性及其科學(xué)化管理的重要意義。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；電子閱覽室；科學(xué)化管理；服務(wù)

21世紀(jì)圖書館將進(jìn)入一個人機結(jié)合的時代，作為文獻(xiàn)信息集中地的圖書館，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)對圖書館文獻(xiàn)進(jìn)行科學(xué)管理，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，實現(xiàn)知識資源共享，是圖書館現(xiàn)代化管理的一個重要目標(biāo)。電子閱賢室是以電子計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲技術(shù)、遠(yuǎn)程通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的新型閱覽室。圖書館電子閱覽室是現(xiàn)代圖書館發(fā)展的方向和縮影，未來圖書館的一種存在形式和服務(wù)方式，它不僅要為讀者提供—個良好的電子閱覽環(huán)境，而且要為讀者提供更廣、更精更準(zhǔn)的信息服務(wù)，但是也是最容易出問題的地方。如果管不好就不能有效預(yù)防和控制安全事故的發(fā)生，同時還可能將其演變成“休閑娛樂”場所或變成一種網(wǎng)吧。我們必須以電子閱覽室為平臺，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好圖書館的信息咨詢服務(wù)，增強電子資源和網(wǎng)絡(luò)資源對讀者的吸引力和親和力，使讀者樂于利用電子閱覽室這個平臺，以培養(yǎng)自己的信息意識、信息能力和信息行為。

1加強制度建設(shè)，提高管理水平。在電子閱覽室的建設(shè)和使用過程中，必須制訂和完善各項規(guī)章制度，實行科學(xué)管理，加強技術(shù)防范，保證電子閱覽室整個系統(tǒng)始終處于正常、有序、高效的運行狀態(tài)。①制定讀者上網(wǎng)與上機規(guī)則；②開展讀者培訓(xùn)教育，提高讀者上機操作和情報檢索能力，提高安全使用計算機的自覺性；③明確工作人員職責(zé)，幫助引導(dǎo)讀者正確使用計算機操作系統(tǒng)，以免造成不必要的損失和浪費；④嚴(yán)格執(zhí)行開放時間和保養(yǎng)維護(hù)規(guī)定；⑤加強對讀者的使用監(jiān)控和監(jiān)測，加強技術(shù)防范和安全措施；⑥加強人員管理，提高服務(wù)效率；⑦總結(jié)經(jīng)驗，及時解決工作中存在的問題。

2提高人員素質(zhì)，實現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。要實現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)，最重要的是建立一支素質(zhì)優(yōu)良、掌握現(xiàn)代化技術(shù)的工作人員隊伍。電子閱覽室對工作人員提出了更高的要求。主要是：必須具有堅定正確的政治方向，具有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，始終遵循“讀者第一，服務(wù)至上”的宗旨，滿腔熱情地為讀者提供服務(wù)。必須具有現(xiàn)代化的管理技能，具備一定的英語基礎(chǔ)知識，熟悉各種電子出版物的特點和使用方法，了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的基本知識，還要具有對龐雜無序的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行評估、篩選組織的技能。同時，還必須具有計算機軟、硬件的維護(hù)和管理技能。保持健康良好的心理狀態(tài)，克服不良隋緒，提高工作效率，加強與讀者之間的溝通、交流，提高服務(wù)質(zhì)量。

3對讀者進(jìn)行管理與培訓(xùn)。近年來，雖然計算機逐漸得到普及，但仍有相當(dāng)一部分人對計算機還沒有接觸或接觸不多。讀者在電子閱覽室主要以計算機為閱覽工具，必須具備一定的計算機操作能力。同時，較多讀者對電子閱覽室并不了解，圖書館可利用新生入館教育課，詳細(xì)向讀者介紹電子閱覽室的功能，使讀者知道要利用好電子閱覽室應(yīng)具備哪些技能。同時結(jié)合“上機須知”對讀者進(jìn)行計算機基本操作等培訓(xùn)，避免因讀者在電子閱覽室的不當(dāng)操作而增加計算機等設(shè)備的故障率。引導(dǎo)他們合理利用網(wǎng)絡(luò)及閱讀文明、健康的電子文獻(xiàn)，安全使用計算機。嚴(yán)禁刪改網(wǎng)絡(luò)配置，禁止登陸不健康網(wǎng)站，嚴(yán)格控制外來軟盤、光盤的使用，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備，以確保電子閱覽室成為一個文明、安全、舒適的閱覽環(huán)境。

4建立高質(zhì)量的圖書館主頁，科學(xué)組織網(wǎng)絡(luò)信息資源。高校圖書館是高等學(xué)校中的文獻(xiàn)信息中心，它的主要任務(wù)是為本校的教學(xué)科研、技術(shù)開發(fā)和人才培養(yǎng)，提供全面、優(yōu)質(zhì)、快速、方便的文獻(xiàn)信鼠服務(wù)，因此，主頁代表著圖書館的形象。高質(zhì)量的主頁既反映了母館本身的現(xiàn)代化水平，也能為教學(xué)科研提供更好的服務(wù)。建立主頁內(nèi)容要反映出母館的概況、館藏、性質(zhì)、特點及風(fēng)格，設(shè)計出自身個性，并做到設(shè)計內(nèi)容完整充實、層次分明、布局合理、內(nèi)容簡練，能與其它信息機構(gòu)和精選的Internet網(wǎng)上資源相鏈接。同時，要注意主頁內(nèi)容及時更新，以保持主頁的活力和生命力。

由于網(wǎng)絡(luò)信息資源種類繁多，龐雜無序，網(wǎng)絡(luò)通道狹窄，上網(wǎng)速率遲緩，信息下載速度慢，而且相當(dāng)一部分重要的網(wǎng)絡(luò)資源是收費的，這使得讀者查找網(wǎng)絡(luò)信息既費時又費錢。因此，就需要圖書館對網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行科學(xué)的組織和管理?？梢愿鶕?jù)讀者需要，結(jié)合教學(xué)科研有目的地選擇一些網(wǎng)絡(luò)信息，組成專題數(shù)據(jù)庫，使之成為本館的虛擬館藏。圖書館可在本館Homepage中專門設(shè)置“虛擬參考館藏”網(wǎng)頁，抽調(diào)一些既懂英語，又具有網(wǎng)絡(luò)知識的技術(shù)人才專門負(fù)責(zé)選擇和評論Internet等網(wǎng)絡(luò)資源，并把與教學(xué)科研相關(guān)的信息網(wǎng)址按主題分類組織到“虛擬參考館藏”下。還可將其它大型圖書館的OPAC及虛擬館聯(lián)接點也組織到本館“虛擬參考館藏”中，使其成為館藏的補充資源。此外，圖書館可通過建立“鏡像”服務(wù)器，把網(wǎng)上信息合法地備份下來，刪除重復(fù)、冗余的信息，建立各個專題數(shù)據(jù)庫供讀者重復(fù)取用。這種收集網(wǎng)絡(luò)信息的方法，避免了讀者重復(fù)上網(wǎng)，為讀者節(jié)省了大量的上網(wǎng)時間和費用。

5設(shè)備的維護(hù)與管理。設(shè)備質(zhì)量的好壞及管理維護(hù)的力度，直接關(guān)系到電子閱覽室信息資源利用率的高低。因此，電子閱覽室在硬件配置和網(wǎng)絡(luò)模式的選擇上必須考慮其實用性、可靠性、安全性和先進(jìn)性，以便于管理、維護(hù)和以后的改造升級、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完善等。日常工作中，應(yīng)做好以下工作：定期檢查電腦設(shè)備，及時清理垃圾文件；做好系統(tǒng)文件的備份，以便在系統(tǒng)被意外破壞時能及時恢復(fù)，斷電時有防護(hù)措施，以確保數(shù)據(jù)安全；設(shè)置統(tǒng)一的口令，防止系統(tǒng)參數(shù)被擅自修改；限制用戶權(quán)限，除了某些多媒體數(shù)據(jù)庫的特殊要求外，用戶不能更改服務(wù)器上的文件，以確保網(wǎng)絡(luò)安全；安裝殺毒軟件，預(yù)防計算機病毒；在每臺客戶機上安裝還原保護(hù)卡，保護(hù)卡的安裝給工作站的硬、軟件維護(hù)帶來了很大的方便，它不僅可以在關(guān)機時自動清除學(xué)生操作時臨時下載和存放的東西，而且還可以防范病毒，以便每次啟動計算機時都能恢復(fù)到原始狀態(tài)。

6正確處理好管理與服務(wù)的關(guān)系。管理的理念決不是簡單的禁止?？陀^地說，電子閱覽室的特點、開放模式造成的讀者違規(guī)的機會很多。因此，很多電子閱覽室經(jīng)常會出現(xiàn)禁止讀者使用自帶光盤、軟盤，有的甚至把工作站上的光驅(qū)、軟區(qū)鎖定，把所有的硬盤分區(qū)隱藏的情況。這雖然在一定程度上起到防止讀者破壞操作系統(tǒng)的行為，但同時也剝奪了大部分遵守規(guī)章制度的讀者其合理使用計算機的權(quán)利。還將工作人員應(yīng)努力預(yù)防的情況、應(yīng)承擔(dān)的維護(hù)責(zé)任轉(zhuǎn)嫁到了讀者身上。保障讀者的權(quán)益，是科學(xué)管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)能否實現(xiàn)的重要標(biāo)志，對電子閱覽室進(jìn)行科學(xué)的管理，目的就是要讓電子閱覽室更好地為讀者所利用。

7管理方式的現(xiàn)代化。電子閱覽室是現(xiàn)代化的，其管理方式也應(yīng)是現(xiàn)代化的。早期的電子閱覽室還像傳統(tǒng)的閱覽室一樣，由工作人員手工進(jìn)行入室登記、分配機號、下機結(jié)算收費、統(tǒng)計分析等操作，不但效率低而且極容易出現(xiàn)錯誤。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，電子閱覽室管理系統(tǒng)軟件應(yīng)運而生。管理系統(tǒng)可以從人、財、物等方面提高管理效率，減輕管理人員負(fù)擔(dān)，方便讀者使用。用管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行計算機化的管理，是管理手段的現(xiàn)代化，是電子閱覽室科學(xué)管理的標(biāo)志之一。