淺談圖書館檔案管理工作

霍紅麗

摘要：檔案管理作為圖書館管理的一部分肩負(fù)圖書館檔案收集、掌管、傳播、開發(fā)與利用等職責(zé)。加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫。但是圖書館檔案管理建設(shè)上面臨一些問題需要認(rèn)真研究。

關(guān)鍵詞：圖書館檔案管理

檔案管理工作的創(chuàng)新是高校圖書館實現(xiàn)信息化建設(shè)。提升高校圖書館社會地位的重要途徑，也是高校圖書館建設(shè)與時俱進(jìn)的具體體現(xiàn)。高校圖書館要努力創(chuàng)新檔案工作，要敢于突破那些與當(dāng)前圖書館工作不相適應(yīng)的工作觀念和管理模式，積極主動地研究高校圖書館發(fā)展過程中所面臨的新情況、新問題，用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術(shù)和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題，促進(jìn)高校圖書館檔案工作水平的全面提升，加快高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。

一、檔案管理的內(nèi)容、性質(zhì)和特點

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容。通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的資源體系，是對管理中各項工作記錄的科學(xué)合理的管理，同時也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。檔案信息組織是對檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示、加工和存貯，形成二次文獻(xiàn)，便于檔案信息的開發(fā)和利用，它是為管理工作服務(wù)并對促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料。

就圖書館來說，檔案管理是管理工作的一部分，又是圖書館各項管理工作的組成部分，如設(shè)備管理檔案是設(shè)備管理的一部分；人事檔案是人事管理的一部分；行政管理檔案是行政管理的一部分；技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。因為檔案具有原始紀(jì)錄性的特點，所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性。

二、檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性以及面臨的問題

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工、輸出又為管理工作服務(wù)、提供各項數(shù)據(jù)。同時，通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是圖書館管理的一部分，同時又顯現(xiàn)和作用于整個圖書館管理當(dāng)中。所以說，而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對圖書館有著很重要的意義。

目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識不足，長期以來各級領(lǐng)導(dǎo)存在“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作作風(fēng)，常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒有及時建立完整的檔案，認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān)，這樣就不能為今后工作的總結(jié)和改進(jìn)提供必要的資料。

三、檔案工作的創(chuàng)新

圖書館是每個高校必不可少的教輔機(jī)構(gòu)，也是學(xué)校對外的“門面”，有其特殊性和相對獨立性。圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考、保存價值。因此。開展獨立的檔案工作，建立完整的現(xiàn)代化檔案體系，有利于圖書館制定各項方針政策，有利于提高圖書館為讀者服務(wù)的質(zhì)量和管理水平。更有利于圖書館整體事業(yè)的發(fā)展。圖書館的檔案工作并非可有可無，它是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分，在某種意義上說，圖書館檔案是“圖書館歷史文明之母”、“高校文化之母”。在樹立檔案工作是圖書館工作一部分的觀念的同時，也要樹立檔案信息化意識。信息化時代的到來，從時間和空間上大大拓展了檔案工作的范疇，從而給檔案學(xué)基礎(chǔ)理論帶來沖擊，也給圖書館檔案管理工作帶來變革和發(fā)展機(jī)遇。受其影響，管理文件的數(shù)量和質(zhì)量都有所提高，管理對象更加復(fù)雜、多元化。圖書館檔案管理工作只有順應(yīng)時代潮流，在改革創(chuàng)新中不斷前進(jìn)，才能更好地為圖書館建設(shè)服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，是信息社會圖書工作的需要，也是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

高校圖書館檔案工作本質(zhì)上是一項管理性工作，不管是什么類型的創(chuàng)新，最終要通過一定的管理機(jī)制來實現(xiàn)。機(jī)制創(chuàng)新是其他創(chuàng)新工作實現(xiàn)的條件、途徑和保障。傳統(tǒng)的檔案管理模式與管理機(jī)制已不能適應(yīng)日益發(fā)展的現(xiàn)代化需要，因此，檔案工作創(chuàng)新最重要的環(huán)節(jié)就是要實現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。早期圖書館由于人員少、業(yè)務(wù)范圍狹窄等因素，在檔案管理方面，采用傳統(tǒng)的兼職檔案員管理模式，即由辦公室文書一人擔(dān)當(dāng)兼職檔案員進(jìn)行全館檔案管理工作。近年來，伴隨著普通高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的壯大，圖書館也隨之發(fā)展壯大，館員隊伍得到擴(kuò)充，業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)展，更因普通高等學(xué)校本科教學(xué)水平評估的具體要求，使圖書館在教學(xué)和科研中的重要作用越來越明顯。因此，建立一套完整的檔案管理體系，不但是圖書館自身發(fā)展的客觀要求，也是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的體制保障。

圖書館分三級檔案管理體系。第一級管理：一個單位工作情況開展得如何，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接關(guān)系。館領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作得以順利開展的根本保障。因此，館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自主抓并參與檔案體系的建設(shè)工作，不僅要隨時提供領(lǐng)導(dǎo)級檔案材料，更要在人力、物力、財力方面給予檔案工作大力支持和幫助。第二級管理：由專職檔案員負(fù)責(zé)全館檔案的管理工作。它繼承了傳統(tǒng)檔案管理模式一一辦公室文書模式，但不同的是檔案員是專職負(fù)責(zé)全館檔案的收集、整理、歸檔工作。他向上直接對館長負(fù)責(zé)，執(zhí)行館長決策，向下對基層檔案員布置工作，聽取基層意見和建議，將館長決策及時傳達(dá)，將基層意見及時反饋。第三級管理：由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個部門力所能及，圖書館各部門有其相對獨立的業(yè)務(wù)范圍、工作活動，這就要求各部門分設(shè)自己獨立的兼職檔案管理員，同時圖書館工會、共青團(tuán)組織、黨支部也作為基層檔案歸檔部門，向?qū)Ｂ殭n案員負(fù)責(zé)，及時準(zhǔn)確地提交歸檔材料，如此形成了檔案管理體系的最基層管理。出于工作便利考慮，第三級兼職檔案員通常是由各部室主任、工會主席、共青團(tuán)書記、黨支部書記擔(dān)當(dāng)，負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案材料的整理上報工作。圖書館三級檔案管理體系的創(chuàng)建是圖書館檔案建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。

高校圖書館檔案建設(shè)是一個循序漸進(jìn)的創(chuàng)新過程，有了思想上的創(chuàng)新認(rèn)識做基礎(chǔ)，有了機(jī)制上的創(chuàng)新變革作保障，有了技術(shù)上的創(chuàng)新應(yīng)用做動力，另外再加之檔案工作者在工作中不斷積累的創(chuàng)新實踐，高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的嶄新局面即將出現(xiàn)。