淺談醫(yī)院檔案信息化建設(shè)之精細(xì)管理

張娟

摘 要：檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分之一，關(guān)乎醫(yī)院內(nèi)部的人才儲備與人力資源調(diào)整。在社會快速發(fā)展，醫(yī)療水平逐步提高的背景下，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)提高建設(shè)、管理水平。因此，實(shí)施信息化的醫(yī)院檔案精細(xì)管理是非常有必要的。信息化水平的提高能夠加強(qiáng)醫(yī)院管理力度，提高管理水平，保障醫(yī)院未來的穩(wěn)定、健康發(fā)展?；诖?，文章分析了開展信息化檔案精細(xì)管理的必要性，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題以及利用信息技術(shù)開展精細(xì)化檔案管理的途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化建設(shè);精細(xì)化管理

近幾年來，醫(yī)療事業(yè)在社會中的地位越來越高，做出的貢獻(xiàn)也不容小覷。但是隨著社會的發(fā)展，人們對醫(yī)療服務(wù)提出的要求越來越高，醫(yī)院的管理人員也應(yīng)當(dāng)對管理模式做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，提高管理質(zhì)量。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作作為人力資源管理工作的前提和基礎(chǔ)，能夠讓相關(guān)人員快速掌握醫(yī)護(hù)人員、患者的信息和資料。信息化建設(shè)可以提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，例如，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理人員可以將檔案和信息上傳到云端中，既方便了檔案的存儲和收集，提高了檔案的共享程度。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理在發(fā)展過程中同樣也面臨著各種各樣的問題，下面將對問題和解決措施展開具體分析。

一、以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)開展醫(yī)院檔案精細(xì)管理的必要性

1.滿足了現(xiàn)代化檔案管理的需求

隨著社會的不斷發(fā)展，市場競爭越來越激烈，醫(yī)院必須改變曾經(jīng)的人員冗雜情況。因此，醫(yī)院的各個(gè)科室要根據(jù)工作需求和人員實(shí)際情況細(xì)化人員職責(zé)，既能滿足科室未來的發(fā)展需求，又能提高醫(yī)護(hù)人員的工作意識，在職責(zé)的“催促”下提高工作效率。隨著人們對醫(yī)療服務(wù)水平要求的不斷上升，醫(yī)院內(nèi)部的就職人員數(shù)量也在不斷增加，人員數(shù)量增加帶來的是檔案數(shù)據(jù)信息增多，檔案管理工作難度逐步增大。當(dāng)前我國正處于信息時(shí)代，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到了各個(gè)行業(yè)中，提高檔案管理的信息化建設(shè)有助于減少管理人員工作數(shù)量和工作難度。大數(shù)據(jù)能夠幫助工作人員快速搜集各個(gè)科室的人員或患者信息，并按照要求和規(guī)定對其進(jìn)行分類，提高了管理人員的工作效率，同時(shí)也為醫(yī)院其他工作的開展奠定了優(yōu)良基礎(chǔ)。

2.有助于減少工作難度，提高工作效率

由于人們需求的增加，醫(yī)院內(nèi)部的工作人員數(shù)量和日人流量都在呈現(xiàn)快速增長的趨勢，檔案管理人員的工作就是搜集醫(yī)護(hù)人員和患者的各種信息，在實(shí)際情況中醫(yī)護(hù)人員會因?yàn)楣ぷ髑闆r、時(shí)間推移等增加檔案數(shù)量，而患者的信息也是在時(shí)時(shí)更新、變動的。在這樣的情況下，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式容錯率較低，極有可能因?yàn)槭д`出現(xiàn)檔案錯誤、丟失等情況，從而降低檔案管理工作效率。但信息技術(shù)的出現(xiàn)解放了檔案管理工作人員，工作人員可以直接使用相關(guān)系統(tǒng)和應(yīng)用處理人員信息，大數(shù)據(jù)所計(jì)算出的結(jié)果錯誤率較低，檔案管理的工作水平自然會上升。

3.轉(zhuǎn)變了醫(yī)院檔案管理模式

在曾經(jīng)的管理工作中，醫(yī)院高層管理人員和檔案管理人員都未意識到檔案管理工作在整個(gè)醫(yī)院管理中的重要性，這樣一來，極大的限制了醫(yī)院檔案管理工作水平的提高，對醫(yī)院的發(fā)展也產(chǎn)生了一定影響。隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)療水平的不斷提高，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前的時(shí)代，因此醫(yī)院需要引進(jìn)新技術(shù)、新理念，提高自身管理水平，為醫(yī)院未來的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。信息技術(shù)和信息工具的使用，提高了醫(yī)院的檔案收集、整理、歸檔效率，同時(shí)也轉(zhuǎn)變了醫(yī)院的檔案管理模式，促進(jìn)了醫(yī)院的發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院信息化檔案管理中存在的問題

1.沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度

若想建設(shè)信息化醫(yī)院檔案管理模式，最重要的是擁有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和完整的管理制度。完善的醫(yī)院檔案管理制度，有利于信息化建設(shè)的發(fā)展和應(yīng)用，也能夠加強(qiáng)檔案信息在各個(gè)部門之間的共享、交換程度，充分發(fā)揮檔案信息在醫(yī)院管理中的作用。但當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理中，缺乏完整的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)遲遲得不到提高，或者信息化建設(shè)已經(jīng)完成，但卻不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，降低了醫(yī)院檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

2.檔案管理工作的信息化水平較低

雖然我國已經(jīng)處于信息化時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣，但當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的信息化水平仍舊達(dá)不到要求，這也就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量遲遲得不到提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人工管理為主，因此帶有很大的人工工作的特點(diǎn)，非常不利于信息化檔案管理工作模式的開展。例如，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理人員能夠進(jìn)行簡單的檔案信息錄入、歸檔工作，但對于檔案的共享、利用等其他模式缺少創(chuàng)新和探索。因此，醫(yī)院的信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)管理模式，僅僅是在形式上有區(qū)別。

3.檔案管理人員信息技術(shù)能力不高

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門的人員幾乎沒有信息化專業(yè)背景，能夠進(jìn)行基礎(chǔ)的檔案錄入、分類、整理，僅僅是依靠自己的工作經(jīng)驗(yàn)，一旦出現(xiàn)難度更高的信息工作很難勝任。除了缺少信息技術(shù)能力，檔案管理人員對于檔案專業(yè)知識的掌握也不夠，由此可見，檔案管理部門非常缺乏既有信息技術(shù)，又有檔案管理知識的復(fù)合型人才，而人才的缺少是限制信息化醫(yī)院檔案精細(xì)管理的關(guān)鍵問題。

三、利用信息技術(shù)開展精細(xì)化檔案管理的途徑

1.建立醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院內(nèi)部工作人員的數(shù)量和每日人流量也在不斷增加，因此醫(yī)院每天、每月、每年所產(chǎn)生的材料和數(shù)據(jù)比以往多得多。人員和患者的信息初始會由不同的部門進(jìn)行管理，因此醫(yī)院的檔案管理工作需要與各個(gè)部門進(jìn)行結(jié)合，利用信息化、數(shù)字化方式創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理人員還要依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行分類和整理。例如，在人事檔案的歸檔中，要按照人員的基本情況、職位、貢獻(xiàn)等等進(jìn)行合理分類，同時(shí)還要對檔案信息的訪問權(quán)限進(jìn)行管理，杜絕出現(xiàn)盜用信息情況。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，將其當(dāng)作優(yōu)化和完善檔案歸檔工作的重要基礎(chǔ)，有助于優(yōu)化和完善檔案管理工作的細(xì)節(jié)內(nèi)容。加強(qiáng)對細(xì)節(jié)化和精準(zhǔn)度的檔案管理工作內(nèi)容的重視，應(yīng)該積極使用現(xiàn)代化科技手段，更新傳統(tǒng)人事管理觀念，對于不同的職業(yè)和類型的檔案進(jìn)行優(yōu)化管理。數(shù)據(jù)庫模式的有效、全面建立與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)背景下的工作模式要求相符，能夠產(chǎn)生更多的信息量并提高信息的整合、處理能力，進(jìn)而提高信息數(shù)據(jù)管理工作的效率和質(zhì)量，提高檔案管理工作水平。同時(shí)信息化技術(shù)的使用為信息比對等工作提供了便利，并且能夠解決可能發(fā)生的數(shù)據(jù)信息不完整、不真實(shí)的問題。因此，改革對于醫(yī)院檔案管理工作來說具有重要的作用，信息化技術(shù)的有效應(yīng)用不但能夠加快醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)度，可有助于增加數(shù)據(jù)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，并且得到更高難度的檔案管理數(shù)據(jù)，提高管理工作的質(zhì)量和效率，滿足電子檔案的應(yīng)用要求。信息化技術(shù)的使用以及檔案管理模式結(jié)合滿足橫向?qū)Ρ纫螅岣吖芾硭?，確保工作的有效性。

2.建立完整的檔案管理系統(tǒng)

信息化的精細(xì)檔案管理系統(tǒng)必須具備數(shù)據(jù)收集和分析能力，另外信息化的精細(xì)檔案管理系統(tǒng)，還要具備高級檢索功能，使用人可以根據(jù)關(guān)鍵詞或相關(guān)數(shù)據(jù)對符合條件的人進(jìn)行篩選。另外，檔案管理系統(tǒng)還要保證信息的準(zhǔn)確性。檔案信息作為人員任免和工資發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)，只有保證了準(zhǔn)確性和真實(shí)性才能實(shí)現(xiàn)人力資源調(diào)整的公平、公正。檔案信息涉及到人員隱私，醫(yī)院還要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)：第一，建立完整的檔案管理規(guī)章制度，提高人員操作的規(guī)范性，加強(qiáng)管理人員對醫(yī)院內(nèi)部的控制力度。第二，聘請專業(yè)的技術(shù)人員，在檔案管理系統(tǒng)外圍設(shè)置防火墻，提高系統(tǒng)信息的安全性，保障人員隱私。

3.引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)對信息資源的投入力度

檔案管理人員作為檔案管理的主導(dǎo)者，具有人員具備專業(yè)知識和較高的道德素質(zhì)，才能提高醫(yī)院的檔案管理效率?，F(xiàn)階段醫(yī)院開展的是以信息化為基礎(chǔ)的精細(xì)檔案管理工作，醫(yī)院要引進(jìn)專業(yè)人才，引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)不僅僅需要具有專業(yè)的檔案管理知識，還應(yīng)當(dāng)具備信息技術(shù)，只有這樣才能充分發(fā)揮信息化在精細(xì)化檔案管理中的作用，提高檔案管理水平。另外，醫(yī)院還要加強(qiáng)對人才的道德考核，檔案數(shù)據(jù)會涉及到醫(yī)院內(nèi)部人員和患者的個(gè)人隱私，若出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露，將會對醫(yī)院名譽(yù)、工作人員、患者造成很大影響。因此，提高對檔案管理工作團(tuán)隊(duì)及個(gè)人的重視，才有助于實(shí)施細(xì)節(jié)工作相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)而確保人事檔案管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)模式下進(jìn)行檔案管理的工作模式較為落后，需要對管理工作的理念進(jìn)行更新和完善，因此需要合理使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，并且要求管理工作人員能夠通過技能考核，滿足更新后的工作模式及相關(guān)需求。醫(yī)院方面需要定期組織相關(guān)培訓(xùn)活動，旨在強(qiáng)化管理工作人員的思想意識和技能水平，在提高管理工作人員的綜合素質(zhì)的同時(shí)，提高其管理專業(yè)能力。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并且積極主動地加大對信息資源的投入，可以在一定意義上防止工作人員操作發(fā)生失誤等不良問題，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率。除此之外，醫(yī)院方面還需要定期對信息化管理軟件和硬件進(jìn)行升級，有效提高工作效率，及時(shí)更換落后的設(shè)備及軟件，減少后期維護(hù)成本。建立一個(gè)具備良好管理意識的檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)具備良好檔案管理認(rèn)知能力的工作人員，對于保證醫(yī)院檔案管理工作有序進(jìn)行具有重要的作用。當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作人員并沒有意識到自身工作的重要性，因此導(dǎo)致其綜合素質(zhì)參差不齊，沒有全面掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用方式，對檔案數(shù)據(jù)庫建立的效率產(chǎn)生嚴(yán)重影響，實(shí)際信息技術(shù)操作能力及管理水平嚴(yán)重不足。因此，建立具備精細(xì)化檔案管理工作的體系，定期對管理工作人員展開信息技術(shù)培訓(xùn)活動，建立專門的考核機(jī)制進(jìn)行考核，加強(qiáng)對檔案管理工作人員認(rèn)知的培養(yǎng)，對于不具備工作能力的員工應(yīng)及時(shí)進(jìn)行勸退，以防工作過程中發(fā)生嚴(yán)重不良問題。加強(qiáng)對信息化技術(shù)軟件和硬件的投入，有助于推動信息化技術(shù)的發(fā)展，提高管理工作的效率和質(zhì)量，加快其進(jìn)度。

4.創(chuàng)新檔案精細(xì)化管理模式

第一，提高醫(yī)院檔案的日常精細(xì)化管理水平，根據(jù)檔案行業(yè)管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案日常的精細(xì)化管理。對醫(yī)院內(nèi)保管的文書、實(shí)物檔案等，根據(jù)年度集中整理，進(jìn)行立卷歸檔，按照科學(xué)合理的方式進(jìn)行分類，明確其順序和編號，進(jìn)行輸機(jī)、裝訂和入庫。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)明確內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置等重要事項(xiàng)，并且包括醫(yī)務(wù)人員的切身利益等重要問題，進(jìn)行專項(xiàng)管理。

第二，應(yīng)建立立體人防、物防和技防的綜合性檔案安全防范體系，進(jìn)行責(zé)任追查。檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)安全檢查制度，每日做好安全檢查工作并進(jìn)行詳細(xì)記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患問題并進(jìn)行解決。重視檔案的安全防護(hù)工作，加強(qiáng)檔案庫房管理工作，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等多項(xiàng)防護(hù)工作，進(jìn)一步提高檔案管理的安全性。

第三，全部檔案均使用專門的檔案軟件，保證信息化數(shù)字化管理水平。每年上半年階段進(jìn)行文書、實(shí)物類檔案的數(shù)字化管理。根據(jù)案卷的年限、類型、題名、保管期限、目錄號等進(jìn)行一一輸機(jī)處理，尤其是保證一些文字、符號、責(zé)任人和文件題名等重要詞匯的有效精確輸入，做好便于檢索的標(biāo)記詞，保證全查率和查準(zhǔn)率。保證檔案日常管理工作的數(shù)字化管理，根據(jù)序號、借閱的具體時(shí)間、借閱人、歸還具體時(shí)間以及使用方法備注等輸入。實(shí)現(xiàn)檔案庫房安全檢查的數(shù)字化管理，每日做好庫房的巡查工作，將溫度、濕度以及防護(hù)內(nèi)容逐項(xiàng)輸入。

第四，制度具備全局性、穩(wěn)定性，重視長遠(yuǎn)效果。通過建立科學(xué)合理的管理體系，如檔案管理體系、檔案歸檔體系、檔案安全保管保密體系、檔案利用體系、檔案鑒定和銷毀體系、庫房安全保管體系等，保證各項(xiàng)體系制度的有效落實(shí)，加以警示，嚴(yán)格執(zhí)行。

第五，建立專門的檔案編輯年鑒，將年度作為主要時(shí)限，逐年進(jìn)行編輯，匯總為能夠體現(xiàn)年度醫(yī)院重要工作活動及成就的文件、數(shù)據(jù)及檔案信息，根據(jù)欄目和項(xiàng)目對年度的情況進(jìn)行基本概述，生成編研成品。年鑒的內(nèi)容由諸多部分構(gòu)成，詳細(xì)記載一年內(nèi)醫(yī)院的全面工作情況。其主要內(nèi)容包括年度工作總結(jié)、全年大事記等。其次為基本情況，主要包括工作人員基本情況、退休管理情況。獲得獎勵情況及論文發(fā)表情況。之后為醫(yī)療工作統(tǒng)計(jì)，主要內(nèi)容為病房動態(tài)報(bào)表、門診具體工作量、急診工作量及手術(shù)室工作量等。最后為教學(xué)科研工作管理情況及后勤管理情況。

四、結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院在社會中所占的比重越來越大。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化精細(xì)管理不僅僅對內(nèi)部管理效率的提高有作用，更為醫(yī)院未來的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：海南省婦女兒童醫(yī)學(xué)中心）