高職院校圖書館文獻管理與服務的矛盾關系

項桂芳 柳較乾

[摘 要] 圖書館文獻管理與服務是一對矛盾關系,也是事物的辯證統(tǒng)一。本文就集中管理與分散管理、分類排架與字順等排架、復本與品種、面對大眾化的信息服務與個性化需求的信息服務進行重新認識和思考,探討其辯證關系,提出了看法。

[關鍵詞] 高職院校圖書館;信息管理;信息服務;辯證關系

[中圖分類號] G251[文獻標識碼] A[文章編號] 1008-4738(2009)06-0086-03

[收稿日期] 2009-10-20

[作者簡介] 項桂芳(1963-),女,十堰職業(yè)技術學院經(jīng)濟貿(mào)易系,館員; 柳較乾(1954-),男, 十堰職業(yè)技術學院圖書館館長,研究館員。

高職院校圖書館文獻管理與服務過程中,存在著諸多矛盾,在實際管理過程中,如何認識和處理好這些矛盾,是圖書館經(jīng)常面對的問題,文章就此進行探討。

一、文獻管理——集中管理與分散管理矛盾

在高職院校的合并、重組和擴招中,高職院校圖書館資源與服務需求矛盾相對突出,在對高職院校辦學水平評估中,生均文獻擁有量比以前也大有減少,減少比例達50%。當然,由于數(shù)字文獻的大量涌現(xiàn),以及人們獲取信息手段和信息傳播渠道的多樣化,學生在校學習閱讀也呈多樣化趨勢,相對減少紙質文獻也是合理的。但由于圖書館的特有功能,圖書館資源集中管理與分散管理的矛盾還十分突出,特別是占地上千畝以上的院校,各系比較分散,學生到圖書館借閱有時需要半個多小時,因此,如何方便學生借閱值得分析。

對圖書館來說,集中管理猶如大型圖書超市,有利于提高工作效率和規(guī)范化管理,同時也方便讀者利用。如果設立若干個分館,看起來方便了讀者,也給讀者利用帶來不便,所謂不便,是指讀者所需的文獻,一個分館無收藏,就需要到總館或其他幾個分館分頭查尋。解決這個矛盾,一是建立總書目數(shù)據(jù)庫,利用檢索系統(tǒng)。對一個大學圖書館來說,無論是合并院校還是校舍分散的院校,一般都建立有總書目數(shù)據(jù)庫,問題是讀者要善于通過書目數(shù)據(jù)庫進行檢索;二是完善咨詢服務與網(wǎng)絡服務體系,讓讀者來有所獲;三是整合館藏紙質書目與電子圖書書目,使館藏兩種類型文獻形成互補,提高電子圖書的利用率;四是建設文獻調劑制度,但由于圖書館人力有限,即使建立有調劑制度,也不能及時調劑分館所需。

在管理體系方面,目前大部分高職院校,都設立有系資料室,作為同類資源,也存在集中管理與分散管理的矛盾。如何處理這些矛盾,要根據(jù)具體情況來處理,不能采取統(tǒng)一模式。一般來說,高職院校不宜設立系資料室,這樣不利于文獻管理與服務,一是系資料室無專人管理,文獻管理不規(guī)范;二是開放時間不正常,形成學生上課時間開放,下課關門;三是系里自己購書容易造成重復浪費;四是文獻資源不能共享。當然分散管理也有其有利的一面,可以提高專業(yè)文獻的利用率。如果是分散管理和服務,應做到統(tǒng)一采集、統(tǒng)一加工、統(tǒng)一報導和統(tǒng)一書目數(shù)據(jù),使檢索集中化。避免分散采集中的資源重復與資源匱乏的矛盾,避免文獻目標不一致等。

二、文獻組織——分類排架與字順等多種方式排架的矛盾

分類排架是按照文獻所屬學科類別組織與排列文獻,具有觸類旁通的作用,便于開架借閱和讀者在書庫查找,是大多數(shù)圖書館采取的文獻排列方式。字順排架是按書名字順方式排列,有字順主題組織的,有拼音字母組織的,有筆畫順序組織排列的等等。字順排架雖然具有多方面的優(yōu)點,但在開架借閱情況下,這類排列方式不符合讀者的檢索習慣。讀者如果查同一類型的文獻,需要分別按不同的字順進行查找,這與分類排架是矛盾的,故這種排架方式圖書館很少采用。但這種排架可能更適合閉架借閱與管理,也可能適合其他類型文獻管理,如專利文獻、標準文獻等。

分類排架或字順排架是矛盾的統(tǒng)一,主題和分類屬不同的檢索語言,分類語言雖有諸多優(yōu)點,但也有其自身難以克服的缺點,如集中與分散的矛盾,從而產(chǎn)生了分類主題一體化的研究,并產(chǎn)生分類主題詞表大型研究成果。

固定排架是按館藏號或年代下按館藏號組織排架,這種排架方式是在紙質文獻大量增長的情況下,閉架借閱采取的排架方式。其優(yōu)點是密集排架,節(jié)省書庫空間,讀者必須通過目錄才能知道某書的索取號。這是上世紀70年代前許多大型圖書館采取的一種排架方式,如有的省館對外文圖書采取這種方式,目前仍有館延用這種方式。但這種方式不利于開架借閱,主要缺點是不能觸類旁通。必須通過目錄查找。但在網(wǎng)絡環(huán)境下,利用書目數(shù)據(jù)庫檢索也十分方便,不像傳統(tǒng)手工檢索,且書目數(shù)據(jù)庫檢索途徑多樣,分類、主題、書名、作者、出版社、ISBN號等,只是這種排架方式不利于開架借閱,不利于圖書推薦,不方便讀者在書庫直接查找。

三、文獻收藏——復本量與品種量的矛盾

高職院校是改革開放后發(fā)展起來的,大多數(shù)高職院校由過去中專合并而成,圖書館文獻收藏量少,資料陳舊,利用率低。1998年起,高職院校進入一個新的發(fā)展時期,無論是學校數(shù)量還是年招生數(shù)量都超過本科院校,在校生規(guī)模成為高等教育的半壁江山。但從圖書館的經(jīng)費投入上看,高職院校與本科院校圖書館相差較大。這不僅與高職辦學經(jīng)費和辦學歷史有關,更重要的是兩類高校在培養(yǎng)人才方面區(qū)別較大。因此高職院校圖書館要根據(jù)本校的學生規(guī)模、培養(yǎng)目標和知識水平與層次結構制定自己的采購原則和復本量,不應采取一刀切的辦法,即不管何種圖書,不考慮使用對象,統(tǒng)一復本量的辦法。

復本與品種量的矛盾是辯證的統(tǒng)一。滿足復本量,品種自然減少,教師科研和廣大學生的廣泛需求就難以滿足。需求矛盾突出。滿足品種量,服務主體(學生讀者)所需的圖書收藏的復本自然減少,一些熱門圖書一個時間就會增加拒借率,讀者意見也會增多。解決復本與品種矛盾的根本辦法是增加經(jīng)費投入,加大紙質文獻采購經(jīng)費。

正確制定本館不同學科文獻采購的復本量,以及不同價位紙質文獻的復本量,總的原則是紙質文獻的種多冊少,紙質圖書與數(shù)字圖書互為補充,相得益彰。在考慮兩種文獻互補的前提下,利用有限的經(jīng)費,采取招標方式,以更低價位,采集更多更適合讀者需要的紙質文獻,并購買圖書數(shù)據(jù)庫,是解決復本與品種的關鍵。具體應考慮以下因素:本校重點專業(yè),如國家示范性專業(yè)、省級重點專業(yè)、本院支撐專業(yè);專業(yè)用書與非專業(yè)用書(拓展知識面的用書);專業(yè)教育用書與素質教育用書。

具體做法是保證重點專業(yè),因為重點專業(yè)是學院發(fā)展的支柱專業(yè),重點專業(yè)宜保證品種,在此前提下,考慮專業(yè)用書,專業(yè)用書應有復本,然后是非專業(yè)用書,非專業(yè)用書對理論較深不適應學生閱讀而教師需要的圖書只考慮品種,廣大學生素質修養(yǎng)方面需要的熱門書應有相應的復本率。高職院校圖書館的復本量控制在以1-5本為宜,不宜過多。

四、信息服務——大眾化與個性化的矛盾

在信息服務方面,大眾化需求與個性化需求的矛盾可以歸納為普遍性與特殊性的矛盾,一般讀者與重點讀者的矛盾。對大眾讀者普遍需求的信息服務,應予以盡量滿足,如延長開放時間,實行開架借閱,開展咨詢服務、新書報導,開展讀者使用圖書館的培訓和數(shù)據(jù)庫培訓等。組織讀者開展讀書活動、演講比賽,激發(fā)廣大學生讀者的學習熱情等。對讀者的個性需求和對重點讀者的服務,要采取多樣化服務方式。如建立聯(lián)絡員制度,深入到讀者中開展咨詢和培訓,開展短信、電話服務等,滿足重點讀者一些特殊需求。對于重點讀者所需文獻,館里沒收藏,應及時選購,或利用館藏電子文獻以及共享資源和從網(wǎng)上查找,滿足其需求。一般情況下大眾化服務側重廣度,個性化服務側重深度。如圍繞學院或省級以上的教學與科研項目開展的課題查新、跟蹤服務等側重廣度;圍繞學院一些特定任務開展的定題服務,如示范專業(yè)建設等側重深度。

大眾化服務與個性化服務是矛盾的統(tǒng)一,面向廣大學生讀者的服務和面向教師讀者的服務是廣度與深度的關系。面向學生讀者要拓展服務內(nèi)容和服務形式,重在為學生創(chuàng)建良好的讀書學習環(huán)境,通過多種形式,引導、激發(fā)學生學習興趣;面向教師讀者的服務重點應在深度上下工夫,多開展一些個性化的服務,滿足他們特定的信息需求。所謂個性化服務就是圍繞讀者個體的需要進行服務,與大眾化服務不同的是,一是服務的內(nèi)容體現(xiàn)個性化需求,其內(nèi)容并非大多數(shù)讀者所需;二是服務的對象文化知識層次較高;三是所需文獻較專,服務內(nèi)容對口,多為研究性的學術資料。因此如何正確處理這對矛盾,使服務過程達到和諧與統(tǒng)一,關鍵是處理好服務廣度與深度的關系。在做好常規(guī)服務的同時,一方面不斷開拓服務領域,擴展服務市場,另一方面是圍繞讀者的個性需要,多開展一些深層次服務的工作,其重點側重于教師讀者。

做好信息服務廣度與深度的工作是高職院校圖書館性質的需要,高職院校圖書館具有學術性與服務性的雙重性質,服務性是高職院校圖書館的性質的體現(xiàn),是面向廣大讀者開展的常規(guī)性的信息服務與創(chuàng)新性的信息服務;學術性是高職院校圖書館性質的深層體現(xiàn),是圖書館在信息服務過程中圍繞個體需要,主動開展的創(chuàng)新性的服務項目,學術性與服務性相輔相成,服務性要求有學術性,學術性又促進服務性[1]。

[參考文獻]

[1] 俞元士,柳較乾. 高校圖書館學術性與服務性淺析[J]. 情報探索,2007(9):21-22.

On Contradictory Relations between Technical Institute Library Document Management and Service

XIANG Gui-fang1, LIU Jiao-Qian2

(1.Dept.ofTrade and Economics , Shiyan Technical Institute; 2. Shiyan Technical Institute Library, Shiyan 442000, China)

Abstract:The relations between library document management and service is a contradictory and dialectical unity. This article discusses from a new and dialectical perspective the centralized management and classification of decentralized management, classified and alphabetical shelf arrangement, copies and varieties, mass and individualized information service.

Key words: technical institute library; information management; information service; dialectics