文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要價值

裴曉第

摘 要：文書檔案是檔案管理的重要組成部分，它的作用不僅在于能客觀的反映出本單位的發(fā)展歷程、各項管理活動的開展方式、發(fā)展方向以及發(fā)展過程中曾出現(xiàn)的一些問題和處理方法，也在于能通過資源的整合、分析和預(yù)測來幫助企業(yè)做出正確決策，實現(xiàn)效能化發(fā)展。但由于各種主客觀方面的影響，文書檔案整理工作并未得到單位的足夠重視，也沒有更加科學(xué)和完善的管理制度予以保障和引導(dǎo)，從而降低了工作的效率，削減了其對單位發(fā)展的積極作用。在此文章就此話題展開了詳細的討論。

關(guān)鍵詞：文書檔案;重要意義;存在問題;解決對策

1 引言

隨著市場經(jīng)濟的持續(xù)推進，現(xiàn)代企業(yè)制度的滲透，事業(yè)單位在發(fā)展經(jīng)營過程中也積極的轉(zhuǎn)變了管理思路，對檔案管理工作也投入了大量的時間與精力，以期通過檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展為單位提供更多有利的檔案資料，促進其健康發(fā)展。其中文書檔案的整理工作則是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)。但長期以來，事業(yè)單位本身的行業(yè)屬性決定了它在市場發(fā)展中的穩(wěn)定性，同樣也讓文書檔案管理工作處于相對穩(wěn)固的狀態(tài)，正因為如此，在面對市場經(jīng)濟沖擊和單位改革的環(huán)境下，該工作不論是在機制上還是內(nèi)容上都無法及時、有效的做出對應(yīng)的變革，加上管理人員固有的管理思想制約著他們無法積極的去學(xué)習(xí)、轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，綜合各類主客觀因素的影響，檔案整理工作中仍然存在著很多不足之處。

2 文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

文書檔案不同于其他檔案資料，在事業(yè)單位中，該類檔案包括的內(nèi)容是多種多樣的，比如公文、會議報告、批復(fù)、文件的通知等都是每個階段、每個時期國家以及社會對該單位活動的具體指示，還有單位在發(fā)展中遇到的一些困境、解決的對策也是單位最真實的活動記錄。但通常這些資料并不集中，需要將其收集起來并進行分析、分類、匯總等整理工作，這樣在查詢中才會一目了然，檔案的價值和作用也才能得到充分的挖掘與利用。如此不僅極大的節(jié)省了用戶查閱的時間，間接地提高了單位的各項工作效率，也為事業(yè)單位的發(fā)展提供一個清晰而明確的方向。從這個角度分析該工作對于單位的檔案管理工作來講具有一定的指導(dǎo)意義。

從另一個角度分析，文書檔案的整理工作實際上是對單位檔案管理工作的監(jiān)管手段。在這個過程中，各類檔案內(nèi)容的篩選、甄別都會得到最大限度的實現(xiàn)，從而有助于事業(yè)單位在后續(xù)的工作過程中進一步優(yōu)化管理行為、提高管理效率，讓檔案管理工作更具科學(xué)化、合

理化。

3 事業(yè)單位文書檔案整理中存在的問題

3.1 思想不重視

事業(yè)單位各個部門的管理內(nèi)容一般都是各自為戰(zhàn)，尤其是檔案管理部門，將文書整理活動作為唯一的工作內(nèi)容，而忽視了其他環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)性。若是單位某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了信息錯誤問題、工作系統(tǒng)運行出現(xiàn)了異常，則無法提供有效的解決辦法，無法制定出有效的決策部署，不利于單位自身的發(fā)展。另外，部門之間的獨立，也會導(dǎo)致檔案信息資源得不到共享，整個單位上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都認為檔案涉及的是機密事項，是不予公開的，只能是專門人員進行保管;此外，單位效益的獲取以及獲取途徑、收益及利潤的效果等要比文書檔案要重要的多，由此單位在安排具體工作事項方面也會有所偏差，因此從整體上看，文書檔案整理工作的活力不足。

3.2 模式不創(chuàng)新

通常情況下對信息技術(shù)的應(yīng)用并不深入，整體的利用率極低。主要表現(xiàn)為單位投入的資金不足、技術(shù)落后，無法實現(xiàn)信息設(shè)備與工作之間的合理匹配，人工操作仍然占據(jù)主要地位，雙套歸檔的保管策略影響了單位效能化的發(fā)展;其次，管理人員整體的發(fā)展是不平衡的。單位任用的一些新員工缺失工作經(jīng)驗，會導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)漏洞;部分員工并未接受過系統(tǒng)而科學(xué)的在崗教育和培訓(xùn)，專業(yè)性不夠，以致于在工作中所采用的模式、思路都有明顯的滯后性。

4 事業(yè)單位文書檔案整理優(yōu)化措施

4.1 強化信息化建設(shè)

信息技術(shù)的普及為單位各項管理活動的開展提供了強大的信息支撐，紛紛進行了信息化建設(shè)，以便通過信息技術(shù)的投入來解放大量的人力、提高工作效率。因此單位要加大資金投入，針對工作的實際情況、結(jié)合本單位的實際財政支出情況購置、更新與工作匹配的現(xiàn)代化硬件設(shè)備，并在單位內(nèi)成立專門的研發(fā)小組針對工作情況研發(fā)對應(yīng)的軟件或者在有資質(zhì)的科研機構(gòu)、社會團體中購買軟件，以此來滿足工作的需求;要建立自己的數(shù)據(jù)檔案室，同時實現(xiàn)省市縣內(nèi)部的三級網(wǎng)絡(luò)平臺，以此來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，實現(xiàn)資源共享、保存即存檔的高效化、信息化管理模式。

4.2 強化隊伍建設(shè)

知識經(jīng)濟時代的檔案管理工作對管理人員有著極其嚴格的要求和標準。因此單位要對在職人員進行全方面的教育和培訓(xùn)。比如定期開展思想教育的培訓(xùn)活動，將最先進的管理理念、模式傳達給管理人員，轉(zhuǎn)變管理人員的思想;定期組織專項培訓(xùn)，強化管理人員知識和技能，做到積極主動收集和整理各類資料，通過自身工作能力的不斷提高來降低工作的出錯率;管理人員自己也要利用工作之余去公共文化場所查閱、學(xué)習(xí)有關(guān)的知識來豐富自己的知識框架、向前輩請教來彌補自己工作經(jīng)驗的不足，尤其需要投入一定的精力讓自己熟練掌握和運用各類信息技術(shù)，更好的服務(wù)管理工作的信息化建設(shè)，如此通過單位與自身的結(jié)合來提升管理隊伍整體的能力與素質(zhì)。

4.3 強化制度建設(shè)

文書檔案的整理工作要規(guī)范化和制度化，因此單位要制定具體、明確的工作制度來約束和引導(dǎo)工作流程、細節(jié)。比如要求工作人員要認真、及時、正確的處理文件，在文件收發(fā)時做好記錄和登記，行文用語、格式要規(guī)范;在文檔的裝訂時要反復(fù)核實該資料的標題、內(nèi)容以及保管期限是否正確，核實無誤要用專門的工具予以裝訂，使其美觀、安全等。一旦違反制度和標準則會受到相應(yīng)的處罰。

5 結(jié)語

文書檔案包括了單位的發(fā)展歷程、工作記錄、職工信息料以及各類事務(wù)往來情況在內(nèi)的人事管理、財務(wù)管理、經(jīng)營管理方面的事項，它是事業(yè)單位發(fā)展經(jīng)驗、發(fā)展成果的濃縮與見證，是事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，因此提高文書檔案整理工作的質(zhì)量和效率是新時期事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。單位要認清形勢、分析該工作內(nèi)涵，并運用新的思維和方法來開啟工作的新局面。

參考文獻

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