高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀分析

高校教學(xué)秘書的工作是保證高校教學(xué)工作正常運行的重要環(huán)節(jié)，是教學(xué)管理環(huán)節(jié)中聯(lián)系學(xué)校教學(xué)管理部門、院系教學(xué)管理層面、院系師生的重要紐帶。如今高校的持續(xù)擴招和學(xué)分制教學(xué)管理模式的推廣實施，教學(xué)秘書的工作特點也隨之發(fā)生了變化。因此，通過對教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀分析，研究提高教學(xué)秘書的工作水平和質(zhì)量的對策，對適應(yīng)高校新的教學(xué)改革形勢，提升教學(xué)管理水平具有重要意義。

高校教學(xué)秘書工作的特點分析

教學(xué)秘書，顧名思義就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)維護好日常教學(xué)管理，輔助教師和學(xué)生完成“教”與“學(xué)”任務(wù)的管理服務(wù)人員，既從屬于學(xué)校教務(wù)處及院（系）領(lǐng)導(dǎo)，又處于院（系）教學(xué)管理的獨立地位，既是管理者又是服務(wù)者，但最終本質(zhì)還是服務(wù)者。教學(xué)秘書的工作特點體現(xiàn)在：

1.特殊性。首先是服務(wù)對象的特殊性。教學(xué)秘書工作的主要內(nèi)容是服務(wù)，為教學(xué)中心工作服務(wù)，為師生服務(wù)。高校尤其是知識分子匯萃的地方，其職稱、年齡、閱歷等均有所區(qū)別，加上成百上千特質(zhì)各異的學(xué)生，都使得教學(xué)秘書的服務(wù)對象有了特殊性，服務(wù)的難度增大。其次是身份的特殊性。教學(xué)秘書的行政隸屬關(guān)系在各教學(xué)單位，教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)工作是教學(xué)管理。而教務(wù)部門是教學(xué)管理的“調(diào)度室”，因此教學(xué)秘書又要接受教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，從而教學(xué)秘書工作就具有了雙重領(lǐng)導(dǎo)的特點。

2.繁雜性。教學(xué)秘書工作的范圍涉及到教學(xué)管理工作的各個方面，很多可能涉及師生的切身利益。例如:工作量的統(tǒng)計、學(xué)生學(xué)分的核對等，既有常規(guī)性的教學(xué)管理工作，又有一些突發(fā)性的教學(xué)異常情況。

3.時效性和規(guī)律性。教學(xué)秘書工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，但這些工作滲透在一定的周期之中。高校教學(xué)管理以每個專業(yè)的不同年級每個學(xué)期的各個階段為周期不停地運轉(zhuǎn)，課程的安排、課程的考試考查及學(xué)籍管理、教學(xué)檔案的建立等，都屬于例行性程序化的管理。

4.原則性和協(xié)調(diào)性。教務(wù)秘書工作雖然平凡，卻是一份原則性很強的工作，這就要求實際從事教務(wù)答理的教學(xué)秘書在工作中頭腦清晰，冷靜客觀地反映和處理情況。教學(xué)秘書工作是穿針引線于教學(xué)主管部門、教師、學(xué)生三者之間，具有承上啟下、溝通信息的作用，需要協(xié)調(diào)各種關(guān)系。

高校教學(xué)秘書工作的主要工作

根據(jù)教學(xué)秘書的工作特點，其主要工作內(nèi)容從宏觀來看，有教學(xué)質(zhì)量的控制和教學(xué)管理的研究。教學(xué)質(zhì)量的控制包括前期協(xié)作制定長期的培養(yǎng)方案和教學(xué)計劃，科學(xué)地安排教學(xué)環(huán)節(jié)及協(xié)作教學(xué)規(guī)章制度的制定和修改。中后期工作主要是做好教學(xué)檢查和總結(jié)，例行聽課或展開教學(xué)質(zhì)量的調(diào)查，協(xié)助檢查教學(xué)質(zhì)量，評估教學(xué)效果。另外教學(xué)秘書還要開展教學(xué)研究工作。

從微觀來看教學(xué)秘書的工作主要有日常教學(xué)管理，教學(xué)信息綜合處理等。日常教學(xué)管理包括協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)實施各項教學(xué)計劃，協(xié)調(diào)并及時解決教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題。教學(xué)信息綜合處理又包括保存和傳遞兩大方面。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，尤其是學(xué)分制管理模式在各高校的實施，信息交流的高速度轉(zhuǎn)化成了管理工作的高效率。信息的保存方面，教學(xué)信息的種類很多，可區(qū)分為傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息和數(shù)字化信息。教學(xué)秘書要收集這些重要信息，甄別分類并妥善保管，為主管教學(xué)管理的領(lǐng)導(dǎo)提供有效意見，共同創(chuàng)造教學(xué)管理工作的最高效益。信息的傳遞方面，教學(xué)秘書起著“上令下達、下情上奏”的作用。既要準(zhǔn)確地將教務(wù)處的規(guī)章制度、通知及時傳達給院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，又要將師生的意見和教學(xué)管理中出現(xiàn)的問題及時向上級匯報。

高校教學(xué)秘書工作存在的問題

高校教學(xué)秘書的工作的特殊性和重要性不容忽視，與保障高校的教學(xué)質(zhì)量和水平息息相關(guān)。但是在目前高校教學(xué)秘書工作中存在一系列問題：

1.對于教學(xué)秘書工作的重視不夠。部分高校校級管理機構(gòu)龐大，管理混亂，導(dǎo)致管理職責(zé)不明，任務(wù)難以落實，對院(系)教學(xué)管理的不重視，教學(xué)秘書疲于協(xié)調(diào)各種關(guān)系。

2.高校教學(xué)秘書工作與新的教學(xué)管理體制脫節(jié)。隨著招生規(guī)模的擴大，學(xué)生人數(shù)大量增加，教師人數(shù)增多，特別是實行學(xué)分制管理后，教學(xué)管理有了極強的動態(tài)性，選課制和彈性學(xué)制的實施，學(xué)生的學(xué)習(xí)計劃和學(xué)習(xí)進程各不相同，學(xué)生從注冊、選課、上課、考試等都具有很大的不確定性，教學(xué)秘書的工作任務(wù)因此此更加繁重。

3.忽視教學(xué)秘書隊伍建設(shè)。教學(xué)秘書的工作性質(zhì)、地位和作用，決定了高校教學(xué)秘書必須具有較高的素質(zhì)。而有些高校把教學(xué)管理看成是事務(wù)性工作，對教學(xué)秘書工作缺乏培訓(xùn)和指導(dǎo)。教學(xué)秘書人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)與工作待遇、職稱評定等成了學(xué)校管理的盲點。對于教學(xué)秘書工作缺乏有效的激勵機制，教學(xué)秘書待遇低，不利于調(diào)動管理人員的工作積極性和主觀能動性，造成一些教學(xué)秘書心理失衡，對工作沒有熱情，缺乏創(chuàng)新性和靈活性。

4.信息溝通渠道不暢通。目前部分高校的信息化建設(shè)遠遠不能達到教學(xué)管理的要求。信息傳遞受硬件和軟件的制約，不能實現(xiàn)流暢和準(zhǔn)確。教學(xué)資源和設(shè)備缺乏，電腦等設(shè)備的陳舊，都成為制約信息流暢傳遞的瓶頸。

改變高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的對策和措施

高校教學(xué)秘書工作于高校管理質(zhì)量緊密相連，教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理的重要力量，針對上述問題就改變高校教學(xué)秘書的工作的現(xiàn)狀提出以下對策和建議：

1.提高認(rèn)識，充分肯定教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中的地位和作用。教學(xué)秘書工作是一個多層次、多序列、多因素的動態(tài)過程，沒有高效有序的教學(xué)管理，即使有再好的教學(xué)設(shè)施和條件，也不能卓有成效地開展教學(xué)活動，因此教學(xué)秘書工作應(yīng)該在學(xué)校諸多的管理工作中占有舉足輕重的地位。

2.轉(zhuǎn)變管理體制，適應(yīng)新形勢的教學(xué)管理需求。高校要轉(zhuǎn)變管理體制，建立健全適應(yīng)擴招，學(xué)分制下的各項配套管理，這是實行教學(xué)管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。教學(xué)管理制度體系要完備并做到令行禁止。關(guān)注師生的切實利益，堅持以人為本。

3.加強對于教學(xué)秘書的激勵，建立一支優(yōu)秀的教學(xué)秘書隊伍。高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高需要具備一支優(yōu)秀的師資隊伍，同時也需要一批優(yōu)秀的教學(xué)管理人才。只有充分肯定和正確認(rèn)識教學(xué)秘書工作，才能促進教學(xué)秘書煥發(fā)工作熱情，發(fā)揮主觀能動性，開拓進取，大膽創(chuàng)新，才能促使我們的高等教學(xué)管理向著規(guī)范、科學(xué)、高效的方向發(fā)展。因此要加強培訓(xùn)，提高教學(xué)秘書的素質(zhì)；引入有效的激勵方式，以人為本，提供多樣化的職業(yè)前景，從而提高教學(xué)管理的整體素質(zhì)和水平。

4.搭建教學(xué)秘書工作的流暢的信息傳遞平臺。完善與教學(xué)秘書工作相適應(yīng)的管理設(shè)施。改善教學(xué)條件、教學(xué)環(huán)境。不斷完善教務(wù)管理軟件，維護好高校網(wǎng)絡(luò)平臺。從硬件和軟件兩方面保證教學(xué)秘書工作的信息傳遞的基本條件。

總之，高校教學(xué)秘書的工作是高校管理中的重要一環(huán)，直接影響到高校教學(xué)管理的正常運行。因此，需切實解決高校教學(xué)秘書工作中存在的問題，重視和加強對高校教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)，教學(xué)秘書自身也要努力提高自身素質(zhì)，強化服務(wù)意識和奉獻精神。從而達到真正規(guī)范高校教學(xué)管理水平，服務(wù)師生，提高教學(xué)質(zhì)量，推進高校發(fā)展的目的。

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