高校評(píng)估前的檔案工作

支貴生

教育部在全國(guó)普通高等院校開展的本科教學(xué)工作水平評(píng)估是正在實(shí)施中的高等教育質(zhì)量工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是推動(dòng)高校提高教學(xué)質(zhì)量、提升辦學(xué)水平、擴(kuò)大社會(huì)聲譽(yù)的重大舉措。依據(jù)以往高校評(píng)估過(guò)程看,評(píng)估專家除了實(shí)地考察了解高校的實(shí)際情況之外,一項(xiàng)重要的工作就是系統(tǒng)地審閱學(xué)校各項(xiàng)工作形成的檔案資料,通過(guò)審閱原始檔案資料了解學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展過(guò)程,從而做出客觀的估價(jià)。檔案工作在評(píng)估中顯示了它無(wú)可替代的作用。

一、增強(qiáng)檔案工作的自評(píng)自建意識(shí)和全體教職工的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案服務(wù)意識(shí)

教學(xué)評(píng)估是高校檔案工作發(fā)展的良好契機(jī)，在教學(xué)評(píng)估之前要重視檔案的自查自評(píng)工作，全體動(dòng)員，努力使高校檔案工作形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制，使這種周期性的自評(píng)機(jī)制能夠成為高校檔案工作自我驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力，推動(dòng)檔案工作構(gòu)筑扎實(shí)基礎(chǔ)，與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)發(fā)展，使高校檔案工作步入規(guī)范化的軌道。

無(wú)論綜合性評(píng)估還是專項(xiàng)評(píng)估，其評(píng)價(jià)指標(biāo)體系都是系統(tǒng)而完整的，觀測(cè)點(diǎn)是全方位的，特別是本科教學(xué)工作水平評(píng)估，它涉及學(xué)校工作的方方面面，要求各方面的檔案都應(yīng)當(dāng)是齊全完備的。因此，迎評(píng)過(guò)程中的檔案建設(shè)需要?jiǎng)訂T各方面和各層面的人員積極參與，使每位教師都要參與對(duì)歷年試卷、畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計(jì)等存檔資料的自查與整理，通過(guò)全員參與的過(guò)程全面促進(jìn)自評(píng)自建意識(shí)，盡可能使檔案材料規(guī)范完善。

學(xué)校在迎接評(píng)估的準(zhǔn)備過(guò)程中，應(yīng)將評(píng)估指標(biāo)各項(xiàng)內(nèi)容所需文件、檔案材料細(xì)化，并層層落實(shí)到各個(gè)院系、處室，使全校教職工和專兼職檔案員緊密結(jié)合，增強(qiáng)歸檔自覺(jué)性，做好歸檔工作。要使檔案人員認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任,更加自覺(jué)地努力工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓寬知識(shí)面，積極主動(dòng)地提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù),充分發(fā)揮高校檔案在評(píng)估中的作用。

第一，積極主動(dòng)做好檔案資源的收集工作。從實(shí)際情況看，相當(dāng)一部分檔案資源長(zhǎng)期散存在部門或個(gè)人手中，尤其是科技、聲像檔案收集難度大，這就需要檔案工作者變被動(dòng)收集檔案為主動(dòng)上門服務(wù)，宣傳檔案工作的重要性、增強(qiáng)檔案意識(shí)。

第二，準(zhǔn)確地把握評(píng)估工作對(duì)檔案工作的要求，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，為評(píng)估工作進(jìn)行全面服務(wù)。檔案部門要借助評(píng)估工作的強(qiáng)大推動(dòng)力，進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)功能，檔案管理人員要更新觀念，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作在當(dāng)今高校評(píng)估中的重要地位和所發(fā)揮的巨大作用，在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。

第三，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，力爭(zhēng)在評(píng)估中為評(píng)估專家提供快捷、準(zhǔn)確的檔案材料。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案材料是評(píng)估專家衡量高校管理水平的重要依據(jù)，在目前信息查閱、信息處理、信息傳輸速度日益發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理人員更應(yīng)該提高業(yè)務(wù)水平、更新觀念、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)效率，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)，以便迅速準(zhǔn)確地從浩如煙海的檔案信息中找到評(píng)估專家所需的檔案信息。

二、豐富館藏，查漏補(bǔ)缺是本科教學(xué)工作水平評(píng)估之前檔案工作的首要任務(wù)

高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的指標(biāo)體系包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)和思想道德修養(yǎng)七項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)，評(píng)估范圍涉及學(xué)校整體工作的方方面面，所以完整、充實(shí)、豐富的檔案材料在教學(xué)工作水平評(píng)估中的作用是不可替代的。任何一所高校要接受本科教學(xué)工作水平評(píng)估,無(wú)論是評(píng)估的程序，還是各級(jí)指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開檔案信息，最有說(shuō)服力的依據(jù)也是檔案材料，評(píng)估專家只有全面掌握了解由檔案材料整理歸納出來(lái)的真實(shí)數(shù)據(jù)資料，才能對(duì)一個(gè)評(píng)估單位的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。若在評(píng)估過(guò)程中拿不出“真憑實(shí)據(jù)”，評(píng)估工作也就難以進(jìn)行。

目前高校檔案室?guī)觳貦n案，在數(shù)量與質(zhì)量上都難以滿足各級(jí)評(píng)估材料整理工作的需要。因此，檔案部門必須以迎接本科教學(xué)工作水平評(píng)估為契機(jī)，遵循一定的原則和方法，從其形成、積累開始入手，加以規(guī)范或統(tǒng)一，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類整理等系統(tǒng)化處理，對(duì)照教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系方案要求,加大檔案建設(shè)的宣傳力度,強(qiáng)化各職能部門和二級(jí)學(xué)院檔案員建檔、收集、整理、歸檔、立卷等技能培訓(xùn)工作,擴(kuò)大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道，查漏補(bǔ)缺；盡量做到經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合，主動(dòng)送交與上門收集相結(jié)合，歸檔范圍內(nèi)與歸檔范圍外相結(jié)合，特別是對(duì)師資隊(duì)伍、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、教學(xué)評(píng)價(jià)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、多媒體課件、專業(yè)地位與特色、畢業(yè)生在各自工作崗位上的業(yè)績(jī)成就等非文件材料和電子文件多加關(guān)注，不斷豐富館藏,做到數(shù)量充足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理，全面反映學(xué)校的教書育人情況，為準(zhǔn)備豐富、翔實(shí)的本科教學(xué)工作水平評(píng)估匯報(bào)材料打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

迎評(píng)材料主要來(lái)源于學(xué)校教學(xué)檔案資料，而教學(xué)檔案資料是長(zhǎng)期教學(xué)改革實(shí)踐中形成的原始記錄。在日常檔案工作中，要堅(jiān)持檔案工作“四同步”的原則，在教學(xué)改革實(shí)踐的同時(shí)，同步做好教學(xué)檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，真實(shí)系統(tǒng)地記載和反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，使評(píng)估支撐材料準(zhǔn)備工作形成良好的先天基礎(chǔ)。努力使管理工作規(guī)范，該建檔的建檔、該歸檔的歸檔，功夫下在平時(shí)。

近些年來(lái)，伴隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，各高校的教學(xué)、科研以及基本建設(shè)等方面都在發(fā)生著日新月異的變化，反映改革建設(shè)與發(fā)展的信息資料應(yīng)當(dāng)是十分豐富的。由于在學(xué)校各層面的工作群體中客觀存在著檔案意識(shí)的強(qiáng)弱差異，使得某些工作或環(huán)節(jié)的檔案資料未能及時(shí)整理成卷或未能及時(shí)收集入檔，要彌補(bǔ)這些缺失，充實(shí)檔案卷宗，就要借迎評(píng)階段全面動(dòng)員，全員參與之機(jī)，組織相關(guān)人員在對(duì)具體工作實(shí)踐的真實(shí)過(guò)程進(jìn)行回顧的基礎(chǔ)上，廣泛收集散存的原始件，匯總整理并充實(shí)到檔案資料體系中去。

與此同時(shí)，由于迎評(píng)工作本身又是對(duì)至少近三年時(shí)限長(zhǎng)度的學(xué)校工作的整體總結(jié)或?qū)ｍ?xiàng)總結(jié)，所以，可以借此機(jī)會(huì)形成具有較為完備的階段性總結(jié)材料及時(shí)歸入檔案資料庫(kù)，充實(shí)檔案全宗。

再者，近些年來(lái)多數(shù)高校始終處于快速變化的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程，師資隊(duì)伍、學(xué)生規(guī)模、基本建設(shè)、體制結(jié)構(gòu)、課程體系等方面的資料，尤其是各種數(shù)據(jù)變化頻繁。再加上不同的職能部門依據(jù)本部門的職能職責(zé)會(huì)對(duì)相同項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和使用，使有些數(shù)據(jù)出現(xiàn)多頭統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)象，檔案資料會(huì)或多或少地存在數(shù)據(jù)矛盾和表述不一的問(wèn)題。 在迎評(píng)階段的檔案建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)校狀態(tài)數(shù)據(jù)及各方面資料進(jìn)行全面的核實(shí)與修正，明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的統(tǒng)一口徑和標(biāo)準(zhǔn)，明確特定部門統(tǒng)計(jì)的特定數(shù)據(jù)的權(quán)威性。

三、優(yōu)化檔案工作隊(duì)伍，使之與檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和高效化的要求相適應(yīng)

高校評(píng)估中的考察不僅依重于校級(jí)檔案資料庫(kù)的信息途徑，而且由于評(píng)估工作要求全面、深入、細(xì)致，評(píng)估專家還要在走訪基層單位的過(guò)程中隨時(shí)調(diào)閱各職能部門和院系的檔案庫(kù)存資料。而就高校檔案管理隊(duì)伍的普遍現(xiàn)狀來(lái)看，學(xué)校各職能部門和各教學(xué)單位的多數(shù)檔案工作人員還兼任著本單位其他業(yè)務(wù)管理工作，且接受過(guò)檔案專業(yè)高等學(xué)歷教育者較少。高校評(píng)估中的指標(biāo)要求和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的逐步提高以及檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)都對(duì)檔案工作人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平提出了更高的要求。這就使得檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)和訓(xùn)練顯得尤為重要。高校應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地對(duì)檔案工作人員進(jìn)行多種形式的教育培訓(xùn)和指導(dǎo)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)規(guī)律和方法，并實(shí)現(xiàn)工作理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能的同步更新，不斷增強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的適應(yīng)性。要通過(guò)建立和完善有效的培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制為檔案管理水平的不斷提高提供有力保證。

作者單位：南陽(yáng)師范學(xué)院文學(xué)與新聞傳播學(xué)院