智能檔案管理激活企業(yè)發(fā)展新動(dòng)能

在現(xiàn)代化建設(shè)水平明顯提升的背景下，為進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的效能，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極改進(jìn)、升級(jí)傳統(tǒng)檔案管理理念和模式，引進(jìn)信息化技術(shù)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理的智能化發(fā)展。智能化的檔案管理可以有效減輕檔案管理人員的壓力和負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與質(zhì)量的同步提升，還能對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析與深度研究，指導(dǎo)企業(yè)的后續(xù)生產(chǎn)與管理，讓生產(chǎn)方式更靈活、高效?；诖?，推動(dòng)企業(yè)檔案管理智能化發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)檔案的應(yīng)用，可以使企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境當(dāng)中占據(jù)有利地位，實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。

加強(qiáng)對(duì)檔案資源的安全管理。企業(yè)檔案管理的智能化還能有效加強(qiáng)檔案資源安全管理。在傳統(tǒng)模式下，受技術(shù)等因素限制，檔案管理人員大多只能夠管理紙質(zhì)檔案，既費(fèi)時(shí)間精力，又要將紙質(zhì)檔案放置在專門的儲(chǔ)存室中，還要管控儲(chǔ)藏室環(huán)境以防檔案受損。即使這樣，仍存在安全風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)檔案管理的智能化可以很好地解決此類問(wèn)題，它轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案形式，外界因素不會(huì)損害檔案資源的良好狀態(tài)，還能借助區(qū)塊鏈技術(shù)加密檔案數(shù)據(jù)，避免檔案被隨意篡改，這樣就強(qiáng)化了檔案資源的安全管理，可以更好地維護(hù)企業(yè)的核心利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)建設(shè)水平的有效提升。

實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。企業(yè)檔案管理的智能化可以有效提高工作效率與質(zhì)量?，F(xiàn)如今，新質(zhì)生產(chǎn)力快速發(fā)展，將其中的智能化技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，能夠推動(dòng)傳統(tǒng)工作模式的轉(zhuǎn)變與升級(jí)。借助大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的快速處理與分析，無(wú)需檔案管理人員就能夠依照制度收集、整合與分類檔案信息，很大程度上縮短了檔案管理的時(shí)間，也減少了人為因素給檔案管理帶去的負(fù)面影響，保證企業(yè)檔案管理的高效與優(yōu)質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)的檔案管理人員可以將更多的工作精力放在檔案資源的挖掘當(dāng)中，從中獲取更多有價(jià)值的信息，再結(jié)合企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)以及行業(yè)環(huán)境等，快速制定出科學(xué)合理的決策，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用。企業(yè)檔案管理的智能化為提高檔案資源的利用率也提供了有力支持與幫助。檔案管理不僅要求工作人員收集和整合檔案信息，更要挖掘和利用檔案資源，這樣才能夠充分地體現(xiàn)檔案資源的應(yīng)用價(jià)值?，F(xiàn)如今，隨著企業(yè)建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，檔案資源明顯增多，推動(dòng)檔案管理的智能化發(fā)展，借助先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大量檔案資源的深入挖掘和分析，獲取更多隱藏信息，可以使企業(yè)的管理層站在全新角度進(jìn)行思考，高效利用檔案資源，從而依據(jù)檔案信息促進(jìn)企業(yè)的更好發(fā)展。

企業(yè)檔案管理智能化的重要價(jià)值

推動(dòng)企業(yè)檔案管理智能化發(fā)展的路徑

轉(zhuǎn)變檔案資源的形式。要想推進(jìn)企業(yè)檔案管理的智能化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變檔案資源的形式，使其從紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，為智能化檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。為此，企業(yè)首先要加大資金的投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證掃描設(shè)備的足夠先進(jìn)，結(jié)合光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)掃描紙質(zhì)檔案資料，將其轉(zhuǎn)為電子文檔。檔案管理人員要及時(shí)調(diào)控掃描的分辨率及清晰度，滿足檔案管理的需求。其次，企業(yè)檔案管理人員可以借助光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，方便后期處理利用。同時(shí)，用這項(xiàng)技術(shù)精準(zhǔn)捕捉文字信息，能保證掃描全面、轉(zhuǎn)化徹底，讓電子檔案的編輯和快速查找更方便。另外，企業(yè)要根據(jù)需求構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，按照制度優(yōu)化調(diào)整系統(tǒng)的目錄結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)管理功能，這樣就能快速分類和檢索電子檔案，還能保證系統(tǒng)有較強(qiáng)的兼容性，對(duì)所有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化管理。

重視智能化技術(shù)的引進(jìn)。推動(dòng)企業(yè)檔案管理的智能化發(fā)展，還要重視引進(jìn)智能化技術(shù)，這能為企業(yè)穩(wěn)定良好發(fā)展提供重要支持。企業(yè)管理層要了解檔案管理智能化發(fā)展的需求，聽取專業(yè)建議，掌握多種智能化技術(shù)的應(yīng)用特性，再結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)的應(yīng)用。同時(shí)，借助機(jī)器學(xué)習(xí)算法分析檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案資源的智能化分類，這樣能切實(shí)減輕檔案管理人員的工作壓力，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。企業(yè)在檔案管理智能化發(fā)展中引入智能化技術(shù)時(shí)，還要完善智能檢索功能。這樣管理者、用戶等就能根據(jù)自身需求，在系統(tǒng)上輸入關(guān)鍵詞，快速精準(zhǔn)地定位檔案信息，切實(shí)滿足檢索需求。另外，獲取檔案資源后，還要借助智能化技術(shù)深入分析研究檔案資源，從中提取隱藏的數(shù)據(jù)信息。通過(guò)這些信息明確企業(yè)當(dāng)前的建設(shè)情況，掌握行業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)，從而加快制定精準(zhǔn)科學(xué)的決策，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

加快完善安全管理制度。推動(dòng)企業(yè)檔案管理的智能化發(fā)展，還要重視安全管理，這樣才能保護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息的完整和準(zhǔn)確，維護(hù)企業(yè)核心利益，讓企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位。為此，企業(yè)要健全完善檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理制度。在制度運(yùn)行中，檔案管理人員要規(guī)范工作行為，明確自身職責(zé)，保證檔案數(shù)據(jù)信息在分類、儲(chǔ)存、流轉(zhuǎn)和應(yīng)用時(shí)的規(guī)范與安全。同時(shí)，還要監(jiān)督企業(yè)其他人員，減少人為因素對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息完整性的破壞，提高檔案管理質(zhì)量。另外，企業(yè)在對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全管理時(shí)，為了預(yù)防黑客、病毒等攻擊，要加快構(gòu)建權(quán)限管理與訪問(wèn)控制的系統(tǒng)。通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)約束登錄平臺(tái)的用戶，確保他們只能在相應(yīng)權(quán)限內(nèi)查找檔案數(shù)據(jù)信息，這樣可以維護(hù)隱私數(shù)據(jù)，防止檔案數(shù)據(jù)信息泄露、濫用和被篡改，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)。

開展復(fù)合型人才的培養(yǎng)工作。檔案管理人員作為推動(dòng)企業(yè)檔案管理智能化發(fā)展的重要角色，他們的工作能力、綜合素養(yǎng)等關(guān)系到檔案管理效能，因此，為了有效推動(dòng)檔案管理的智能化發(fā)展，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)積極開展復(fù)合型人才的培養(yǎng)工作，使檔案管理人員不僅有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，能夠有效應(yīng)用專業(yè)知識(shí)和技能，還具備較強(qiáng)的信息化素養(yǎng)，為檔案管理的智能化發(fā)展奠定良好的人才基礎(chǔ)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，使他們能夠?qū)W習(xí)智能化技術(shù)的應(yīng)用方法與技巧，還可以與其他從業(yè)人員進(jìn)行溝通和交流，準(zhǔn)確把握行業(yè)動(dòng)態(tài)信息，使檔案管理人員主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)和自我完善。其次，企業(yè)還可以對(duì)檔案管理人員的選拔機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，提高對(duì)相應(yīng)工作人員的招聘要求，并密切地開展與地方高校的合作，為學(xué)生提供更多實(shí)踐機(jī)會(huì)，也可以從中選拔優(yōu)秀人才，滿足企業(yè)檔案管理智能化發(fā)展對(duì)復(fù)合型人才的需求。

推動(dòng)企業(yè)檔案管理智能化發(fā)展，能有效提高工作效率和質(zhì)量，讓檔案資源得到更好的應(yīng)用。企業(yè)要緊跟時(shí)代發(fā)展，推動(dòng)檔案管理向智能化轉(zhuǎn)型，從制度、人才、資金、技術(shù)等方面優(yōu)化管理，不斷增強(qiáng)檔案管理智能化的效果。