摘" 要:隨著我國醫(yī)藥市場的快速發(fā)展,醫(yī)藥企業(yè)面臨著日益復(fù)雜的市場環(huán)境。經(jīng)銷商作為醫(yī)藥企業(yè)與終端市場之間的紐帶,其管理水平關(guān)系著企業(yè)的市場占有率與品牌形象。然而,當(dāng)前一些醫(yī)藥企業(yè)在經(jīng)銷商管理中仍存在準(zhǔn)入要求不明確、選擇不規(guī)范、合同管理不嚴(yán)密、對經(jīng)銷商缺乏考評和輔導(dǎo)等問題,增加了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)?;诖耍疚膹膬?nèi)部控制的角度提出規(guī)范經(jīng)銷商準(zhǔn)入審核、加強(qiáng)合同審查與執(zhí)行、完善經(jīng)銷商的考評和輔導(dǎo)機(jī)制等優(yōu)化路徑,旨在助力企業(yè)提高經(jīng)銷商管理水平,提升企業(yè)整體運(yùn)營效率。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;醫(yī)藥企業(yè);經(jīng)銷商管理;合規(guī)性
【DOI】10.12231/j.issn.1000-8772.2025.15.109
在我國醫(yī)藥行業(yè)日益激烈的市場競爭中,經(jīng)銷商管理水平已成為影響醫(yī)藥企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素之一。醫(yī)藥企業(yè)依賴經(jīng)銷商進(jìn)行市場渠道開拓與產(chǎn)品推廣,與此同時,經(jīng)銷商日常活動帶來的風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視。由于醫(yī)藥行業(yè)的特殊性,相關(guān)政策和法規(guī)的不斷變化對醫(yī)藥企業(yè)的經(jīng)銷商管理提出了更高的要求。如何優(yōu)化經(jīng)銷商管理,保證合規(guī)性,是醫(yī)藥企業(yè)面臨的重要問題。本文從內(nèi)部控制的視角出發(fā),分析醫(yī)藥企業(yè)經(jīng)銷商管理存在的問題,并提出具體的優(yōu)化路徑,以期幫助醫(yī)藥企業(yè)降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),提高品牌影響力。
1 內(nèi)部控制視角下醫(yī)藥企業(yè)經(jīng)銷商管理存在的問題
1.1 經(jīng)銷商的準(zhǔn)入要求不明確、選擇不規(guī)范
一是部分醫(yī)藥企業(yè)未詳細(xì)界定經(jīng)銷商準(zhǔn)入條件,致使其選擇過程中沒有嚴(yán)格的流程或明確的要求,這種不規(guī)范的選擇方式,容易使企業(yè)與能力不符合、信譽(yù)不佳的經(jīng)銷商建立合作關(guān)系,增加運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。二是在一些醫(yī)藥企業(yè)中雖設(shè)有準(zhǔn)入要求,但具體標(biāo)準(zhǔn)模糊不清,沒有形成統(tǒng)一的篩選框架。例如,醫(yī)藥企業(yè)在選擇經(jīng)銷商時,偏重于價(jià)格競爭,忽視市場定位、覆蓋網(wǎng)絡(luò)、人員素質(zhì)等其他因素,這樣做雖能迅速獲得一定數(shù)量的經(jīng)銷商,但這種短期效應(yīng)并不能帶來長期的穩(wěn)定合作。三是對經(jīng)銷商背景調(diào)查存在疏漏,對經(jīng)銷商的審核只停留在紙面材料,未充分考察經(jīng)銷商的商業(yè)信譽(yù)、市場影響力、財(cái)務(wù)狀況等關(guān)鍵信息,導(dǎo)致不合格或不具備足夠資質(zhì)的經(jīng)銷商進(jìn)入合作體系,增加了醫(yī)藥企業(yè)在合作過程中的風(fēng)險(xiǎn),也進(jìn)一步影響到產(chǎn)品的市場推廣。
1.2 信用管理不完善
一是缺乏系統(tǒng)的信用評估機(jī)制。部分醫(yī)藥企業(yè)并未針對經(jīng)銷商的財(cái)務(wù)狀況、信用歷史、支付能力等因素進(jìn)行綜合評估,沒能全面了解經(jīng)銷商的信用狀況,致使選擇的經(jīng)銷商存在較大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。且在日常合作過程中,雖然與經(jīng)銷商有著長期穩(wěn)定的合作關(guān)系,但缺乏對經(jīng)銷商的動態(tài)信用監(jiān)控,不能及時發(fā)現(xiàn)潛在的信用風(fēng)險(xiǎn)。二是信用額度設(shè)置不合理,一些醫(yī)藥企業(yè)在設(shè)定經(jīng)銷商的信用額度時,沒有根據(jù)經(jīng)銷商的具體經(jīng)營狀況、歷史交易記錄等客觀情況來制定,常常依賴過往的經(jīng)驗(yàn)或憑感覺操作,忽視了對市場環(huán)境、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營能力等綜合因素的考量。這樣一來,醫(yī)藥企業(yè)可能會過于樂觀地給予經(jīng)銷商過高的信用額度,或者反之,過于保守地設(shè)置額度,影響了經(jīng)銷商的經(jīng)營積極性。
1.3 合同管理不嚴(yán)密
一是合同條款制定粗疏,經(jīng)辦人員在合同草擬過程中未充分結(jié)合實(shí)際情況考量合作面臨的復(fù)雜性,條款內(nèi)容僅滿足于形式化的完整,缺乏精細(xì)化設(shè)置,尤其在涉及權(quán)責(zé)分配、費(fèi)用結(jié)算、違約條款等方面表現(xiàn)出明顯的不嚴(yán)謹(jǐn),容易在實(shí)際操作中引發(fā)爭議。二是合同審核環(huán)節(jié)的職責(zé)劃分不清晰,一些部門將合同審核視為例行事務(wù),審核人員的法律知識或合同管理經(jīng)驗(yàn)尚未達(dá)標(biāo),審核過程流于形式,潛在問題未能被充分揭示,進(jìn)而影響合同執(zhí)行的順利性。三是合同變更或補(bǔ)充協(xié)議缺乏有效記錄,有些醫(yī)藥企業(yè)對合同中的修改或補(bǔ)充沒有做出合規(guī)的記錄、管理,未按規(guī)定的程序?qū)贤M(jìn)行調(diào)整或更新,導(dǎo)致合同變更后的執(zhí)行缺乏法律效力,極易帶來一系列不必要的法律糾紛。
1.4 管理層決策信息滯后
一是醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的信息共享機(jī)制不夠完善,尤其是業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈等相關(guān)部門未能實(shí)時向管理層反饋?zhàn)钚碌慕?jīng)營狀況、市場動態(tài)及經(jīng)銷商的實(shí)際表現(xiàn)。在許多情況下,管理層只能依賴周期性的報(bào)告或數(shù)據(jù)匯總,這些數(shù)據(jù)常不能準(zhǔn)確反映出當(dāng)下的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況和市場變化,使管理層的決策缺乏對即時變化的反應(yīng)能力。二是管理層的決策依賴于多個部門的匯報(bào),而這些匯報(bào)通常經(jīng)過多次篩選處理,信息傳遞路徑較長。各個部門的負(fù)責(zé)人會根據(jù)自己的判斷對信息進(jìn)行加工,上報(bào)的信息可能嚴(yán)重失真。在這種情況下,管理層無法第一時間接收到完整、真實(shí)的市場信息,反而受到不完整信息的影響,難以形成準(zhǔn)確的決策判斷。三是雖然一些醫(yī)藥企業(yè)已經(jīng)引入了信息管理系統(tǒng),但在實(shí)際運(yùn)用中仍然存在一定的局限,如未充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段來獲取實(shí)時的市場數(shù)據(jù)和經(jīng)營狀況反饋,因此在做出相關(guān)決策時,企業(yè)的適應(yīng)性明顯不足,不能有效應(yīng)對市場環(huán)境的快速變化。
1.5 對經(jīng)銷商缺乏考評和輔導(dǎo)
一是經(jīng)銷商考評機(jī)制未能形成規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn),醫(yī)藥企業(yè)在實(shí)際操作中常依賴簡單的銷售數(shù)據(jù)或合同執(zhí)行結(jié)果作為評判依據(jù),忽略了對經(jīng)銷商合作意愿、履約能力、風(fēng)險(xiǎn)管理水平等多維度因素的綜合評估,考評結(jié)果準(zhǔn)確性不高。二是考評與輔導(dǎo)的協(xié)同作用未被充分重視,一些醫(yī)藥企業(yè)在實(shí)踐中常將二者分離,導(dǎo)致輔導(dǎo)工作的目標(biāo)未與考評結(jié)果掛鉤,經(jīng)銷商在接受輔導(dǎo)后難以根據(jù)考評反饋改進(jìn)工作。三是輔導(dǎo)工作持續(xù)性不足,醫(yī)藥企業(yè)僅在特定時期會開展一次性輔導(dǎo),缺乏長期跟蹤、定期復(fù)盤的機(jī)制,輔導(dǎo)成果難以固化為經(jīng)銷商的日常實(shí)踐。
1.6 經(jīng)銷商的合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)
一是對經(jīng)銷商合規(guī)經(jīng)營方面培訓(xùn)不足,市場推廣各環(huán)節(jié)的活動和費(fèi)用支出的監(jiān)管手段單一,依賴于定期報(bào)告,沒有組成督導(dǎo)部門進(jìn)行核實(shí)和跟進(jìn),從而無法實(shí)時掌控具體操作,引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。二是經(jīng)銷商定期評估力度不足,如經(jīng)銷商資質(zhì)的有效期審核環(huán)節(jié)松散,內(nèi)部審核人員未能及時發(fā)現(xiàn)相關(guān)證件過期或偽造的問題,個別經(jīng)銷商實(shí)際已失去合作資質(zhì)仍繼續(xù)參與業(yè)務(wù)合作。
2 內(nèi)部控制視角下醫(yī)藥企業(yè)優(yōu)化經(jīng)銷商管理的有效路徑
2.1 規(guī)范經(jīng)銷商準(zhǔn)入審核
首先,由醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部合規(guī)管理部門牽頭,結(jié)合法律法規(guī)及行業(yè)要求,詳細(xì)羅列準(zhǔn)入條件,涵蓋企業(yè)資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、市場信譽(yù)、經(jīng)營能力等方面。以經(jīng)營資質(zhì)為例,采用書面與實(shí)地考察相結(jié)合的方式逐步推進(jìn),不僅要對候選經(jīng)銷商提供的營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證等材料逐項(xiàng)核驗(yàn),還可通過天眼查、企查查調(diào)查候選經(jīng)銷商背景資料是否存在不良記錄。除此之外,還需要進(jìn)行實(shí)地走訪,綜合考察候選經(jīng)銷商市場覆蓋能力、服務(wù)質(zhì)量、配送能力、商業(yè)信譽(yù)等因素。合規(guī)部門組織人員分為兩組,一組負(fù)責(zé)前期資料的收集、初審,另一組則深入經(jīng)銷商實(shí)際經(jīng)營地開展現(xiàn)場核查,包括檢查倉儲環(huán)境、了解運(yùn)輸條件及驗(yàn)證和評估其與客戶的實(shí)際交易記錄是否符合申報(bào)信息。其次,強(qiáng)化審核責(zé)任的分工與追蹤管理,建立“三級審核”機(jī)制:一級由業(yè)務(wù)部門對候選經(jīng)銷商的市場匹配度進(jìn)行初篩,二級由財(cái)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表審查候選者的償付能力與資金流動性,三級由法務(wù)人員和質(zhì)量部審定所有資質(zhì)文件的合法性及合規(guī)性。在具體執(zhí)行過程中,每一級都需要嚴(yán)格記錄審查流程,形成獨(dú)立的審核報(bào)告,同時為下一階段的評估提供完整的輸入材料。各審核環(huán)節(jié)責(zé)任到人,并設(shè)立個人審核任務(wù)臺賬,確保全程信息可溯源,可及時整改遺漏之處。
2.2 完善企業(yè)信用管理
一方面,成立由財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及法律合規(guī)部門組成的信用管理專項(xiàng)小組,明確各部門在信用管理中的具體分工,逐步完善評估流程。財(cái)務(wù)部門應(yīng)著眼于經(jīng)銷商的財(cái)務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流健康程度等核心數(shù)據(jù)展開細(xì)致核查;法律合規(guī)部門則審核其過往經(jīng)營行為的合法性、是否存在未結(jié)法律糾紛等問題;業(yè)務(wù)部門要重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)銷商的市場口碑、歷史合作記錄等情況。各部門在完成自身工作后,須定期組織交叉審核會議,依據(jù)經(jīng)銷商業(yè)務(wù)業(yè)績、回款情況、市場行情、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)等因素結(jié)合統(tǒng)一評分標(biāo)準(zhǔn)劃分信用等級,避免遺漏關(guān)鍵細(xì)節(jié)或出現(xiàn)不公正現(xiàn)象[1]。另一方面,在信息技術(shù)部門的配合下開發(fā)或引入信用管理系統(tǒng),通過系統(tǒng)動態(tài)監(jiān)控經(jīng)銷商的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、貨款回收情況、訂單履約能力等關(guān)鍵指標(biāo)。具體而言,信息技術(shù)部門需要結(jié)合實(shí)際需求設(shè)置預(yù)警閾值,一旦監(jiān)測數(shù)據(jù)觸發(fā)異常值,系統(tǒng)應(yīng)自動向信用管理專項(xiàng)小組發(fā)出提醒,專項(xiàng)小組立即組織相關(guān)部門討論具體應(yīng)對方案。同時,安排專人逐月核驗(yàn)經(jīng)銷商提交的各類證明文件和運(yùn)營數(shù)據(jù),及時更新其信用評分,持續(xù)掌握其最新信用情況。
2.3 加強(qiáng)合同審查與執(zhí)行
首先,制定嚴(yán)格的合同標(biāo)準(zhǔn)模板和審查流程,由醫(yī)藥企業(yè)法律合規(guī)部門牽頭,結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求及行業(yè)法規(guī),設(shè)計(jì)覆蓋主要合同條款的統(tǒng)一模板,模板中必須包含支付條件、貨物交付、違約處理及爭議解決等關(guān)鍵內(nèi)容。為確保每一份合同均符合模板規(guī)范,應(yīng)要求業(yè)務(wù)人員在合同簽訂前,詳細(xì)填寫預(yù)審清單,包括交易背景、雙方義務(wù)、商業(yè)條款等核心信息。合規(guī)部門再逐項(xiàng)審核預(yù)審清單內(nèi)容是否齊備,并利用專業(yè)條款比對工具驗(yàn)證合同文本中是否存在風(fēng)險(xiǎn)條款或不當(dāng)修訂,同時標(biāo)記需要特別注意的部分供管理層核對[2]。其次,明確合同審核的多級負(fù)責(zé)機(jī)制,依業(yè)務(wù)金額及合同復(fù)雜度的不同設(shè)置不同層級的審批權(quán)限,例如對金額較小或條款固定的合同,法律專員即可完成獨(dú)立審查,而涉及金額較大或復(fù)雜交易的合同,則需要提交至法務(wù)主管或總法律顧問進(jìn)行二次審核并簽署意見。法務(wù)人員在審批時須嚴(yán)格按照合同模板檢查核心條款,特別關(guān)注合同履行中的時間節(jié)點(diǎn)、貨款支付方式、質(zhì)量要求及爭議解決方案等易引發(fā)糾紛的內(nèi)容,并將審核意見及調(diào)整建議逐項(xiàng)記錄在合同履歷中,以便后續(xù)執(zhí)行時參考[3]。最后,在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)建立責(zé)任追蹤體系,合同簽訂后,由專門的合同管理團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)動態(tài)記錄每項(xiàng)條款的實(shí)際執(zhí)行狀態(tài),具體做法為將合同內(nèi)容逐條拆解成任務(wù)清單,并按照不同責(zé)任部門進(jìn)行分工。
2.4 提升決策信息及時性
首先,由市場部牽頭,組建專門負(fù)責(zé)信息采集與傳遞的小組,小組成員需要按照既定規(guī)則覆蓋不同區(qū)域,日常工作包括定時拜訪經(jīng)銷商、調(diào)研當(dāng)?shù)厥袌鰟討B(tài)、收集競爭對手相關(guān)情報(bào)等,所有數(shù)據(jù)應(yīng)按照統(tǒng)一模板錄入信息管理系統(tǒng)。小組成員在調(diào)研時需要采用錄音、拍照等方式固定證據(jù),結(jié)束后應(yīng)立即整理歸檔。同時,小組成員需要每周召開例會,匯總采集的信息,篩選出與企業(yè)決策直接相關(guān)的數(shù)據(jù),并按照重要性排序,為后續(xù)數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)資料[4]。其次,醫(yī)藥企業(yè)信息技術(shù)部門需要主導(dǎo)搭建適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的決策支持系統(tǒng),將分散的市場數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化的決策信息。具體操作包括為每類數(shù)據(jù)制定分類規(guī)則,例如銷售數(shù)據(jù)應(yīng)按照區(qū)域、時間及產(chǎn)品線細(xì)化,庫存數(shù)據(jù)需要精確到具體品類及儲存地點(diǎn)等。系統(tǒng)開發(fā)完成后,信息技術(shù)部門安排專人操作系統(tǒng),實(shí)時計(jì)算分析數(shù)據(jù)中的異常情況,生成對應(yīng)的預(yù)警報(bào)告。此過程應(yīng)全程留痕,各環(huán)節(jié)責(zé)任明確。最后,醫(yī)藥企業(yè)管理層應(yīng)根據(jù)內(nèi)部決策的實(shí)際需要,設(shè)定不同類型信息的傳遞時限,例如日常庫存數(shù)據(jù)需要每日更新,應(yīng)收情況每周更新,月度銷售數(shù)據(jù)需要在次月第一周完成匯總等。相關(guān)部門需要根據(jù)既定時限,將責(zé)任細(xì)化到個人,按時完成各環(huán)節(jié)。
2.5 完善經(jīng)銷商的考評和輔導(dǎo)機(jī)制
一方面,建立科學(xué)的經(jīng)銷商考評體系,市場部門應(yīng)與財(cái)務(wù)部門聯(lián)合制定詳細(xì)的考評指標(biāo),涵蓋業(yè)務(wù)業(yè)績、市場開發(fā)、合規(guī)經(jīng)營及客戶反饋等維度,明確各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重及評分標(biāo)準(zhǔn)。每個經(jīng)銷商需要每季度提交包括銷售數(shù)據(jù)、市場活動總結(jié)及其他相關(guān)報(bào)告在內(nèi)的考核材料,企業(yè)考評小組負(fù)責(zé)按照指標(biāo)逐項(xiàng)核實(shí)[5]。另一方面,設(shè)立經(jīng)銷商輔導(dǎo)專職團(tuán)隊(duì),從市場、財(cái)務(wù)、法律及物流等部門抽調(diào)經(jīng)驗(yàn)豐富的員工組成輔導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)分析經(jīng)銷商的具體問題并提出改進(jìn)方案。例如,無償進(jìn)行產(chǎn)品知識和業(yè)務(wù)合規(guī)方面的培訓(xùn),提供產(chǎn)品系列宣傳品、市場運(yùn)作方案等方面支持,當(dāng)經(jīng)銷商存在市場開發(fā)力度不足的情況時,輔導(dǎo)小組中的市場專員可針對目標(biāo)市場制定精準(zhǔn)的市場活動策略,協(xié)助經(jīng)銷商策劃線下推廣活動或優(yōu)化線上市場活動方案,財(cái)務(wù)專員則根據(jù)經(jīng)銷商的財(cái)務(wù)報(bào)表提出資金管理優(yōu)化建議,法律專員需要指導(dǎo)經(jīng)銷商正確理解合同條款并規(guī)避潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。輔導(dǎo)小組定期通過電話、信件、電子郵件等方式對經(jīng)銷商進(jìn)行回訪,建立售后服務(wù)網(wǎng)絡(luò),及時收集市場反饋的信息,定期召開例會,跟蹤改進(jìn)措施的實(shí)施進(jìn)展并結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整輔導(dǎo)方向。
2.6 加強(qiáng)經(jīng)銷商合規(guī)開展業(yè)務(wù),避免商業(yè)賄賂風(fēng)險(xiǎn)
一方面,由醫(yī)藥企業(yè)法律合規(guī)部門牽頭起草《經(jīng)銷商合規(guī)行為準(zhǔn)則》,內(nèi)容需涵蓋禁止商業(yè)賄賂的具體行為界定,例如不得以任何形式向醫(yī)院采購人員贈送禮品、現(xiàn)金或提供其他形式的利益,同時明確要求經(jīng)銷商在開展業(yè)務(wù)時保留所有與客戶往來的記錄和單據(jù)。準(zhǔn)則中需要進(jìn)一步規(guī)定,如有違背合規(guī)要求的行為,將依據(jù)嚴(yán)重程度實(shí)施暫停合作、取消經(jīng)銷商資格等懲戒措施。法律合規(guī)部門在準(zhǔn)則制定完成后,安排專人負(fù)責(zé)向各級經(jīng)銷商逐一宣導(dǎo),將公司倡導(dǎo)遵紀(jì)守法、誠信經(jīng)營、反腐敗反舞弊的信息及要求告知于各經(jīng)銷商,讓每位經(jīng)銷商理解具體要求,同時將其簽字回執(zhí)歸檔保管,以形成清晰的責(zé)任鏈條[6];另一方面,成立稽核小組,對經(jīng)銷商日常業(yè)務(wù)開展情況實(shí)施定期與不定期的檢查。稽核小組需要按照既定時間表實(shí)地走訪,定期調(diào)取經(jīng)銷商的賬目記錄、銷售合同、市場活動記錄及與客戶往來的票據(jù),核查其業(yè)務(wù)合規(guī)性。開通電話、電子郵箱、信函等舉報(bào)渠道,針對突發(fā)事件或異常信息,稽核小組需要立即制訂專項(xiàng)檢查計(jì)劃,例如,通過暗訪或聯(lián)合第三方機(jī)構(gòu)調(diào)查,獲取更多真實(shí)情況。在檢查結(jié)束后,及時撰寫詳細(xì)報(bào)告,記錄檢查范圍、發(fā)現(xiàn)的問題及后續(xù)整改建議,形成全流程閉環(huán)的檢查體系。
3 結(jié)束語
綜上所述,醫(yī)藥企業(yè)優(yōu)化經(jīng)銷商管理不僅能提高企業(yè)管理效率,還可有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),推動企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。未來,醫(yī)藥企業(yè)還應(yīng)積極借助人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建智能化經(jīng)銷商管理系統(tǒng),利用大數(shù)據(jù)分析全面掌握經(jīng)銷商的業(yè)務(wù)能力、市場覆蓋率、合規(guī)性情況,動態(tài)調(diào)整準(zhǔn)入和評估標(biāo)準(zhǔn),提升企業(yè)管理效率。
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作者簡介:朱麟俊(1976-),女,漢族,上海人,本科,中級會計(jì)師,研究方向:工商管理。