核電全生命周期文檔數(shù)字化管理的創(chuàng)新與實踐以深圳某核工程設(shè)計有限公司為例

近年來，數(shù)字化經(jīng)濟大潮奔涌而至，企業(yè)信息文檔的數(shù)字化發(fā)展與轉(zhuǎn)型成為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。深圳某核工程設(shè)計公司（以下簡稱“設(shè)計公司”）以國家“十四五”信息化規(guī)劃為綱要，以國務(wù)院國資委《國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型行動計劃》為指導，全面貫徹落實上級集團數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略，探索并實施核電設(shè)計文檔全生命周期管理質(zhì)量創(chuàng)新與實踐]。通過“鞏固場景數(shù)字化、發(fā)力業(yè)務(wù)數(shù)字化、著眼數(shù)據(jù)資產(chǎn)化”推動核電設(shè)計文檔向數(shù)字化、智慧化方向轉(zhuǎn)型，以業(yè)務(wù)變革創(chuàng)新引領(lǐng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，賦能核電設(shè)計業(yè)務(wù)生產(chǎn)效率提升，助力核電設(shè)計高質(zhì)量發(fā)展2。

1核電文檔管理數(shù)字化的背景與意義

1.1傳統(tǒng)核電文檔管理的挑戰(zhàn)

核電工程建設(shè)是一項資金投入大、建設(shè)周期長、技術(shù)要求高的復雜系統(tǒng)工程，涵蓋設(shè)計、制造、建造、施工、安裝、調(diào)試、移交、運行以及退役等多個子項活動，涉及上千家各類承包單位，特別是安全質(zhì)量要求尤為嚴格。核電工程設(shè)計文檔數(shù)量以百萬份計且關(guān)系復雜，在當今電子文件與紙質(zhì)文件交替的轉(zhuǎn)型過程中，傳統(tǒng)管理方式面臨著諸多挑戰(zhàn)。以國內(nèi)某在建項目為例，單機組文件量約為50萬份，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)、電子文件雙套、雙軌管理方式，管理成本高、人力投人大、流轉(zhuǎn)效率低。同時，項目建設(shè)周期內(nèi)并行辦理紙質(zhì)、電子文件，由于運轉(zhuǎn)時效差異，不同介質(zhì)文件的一致性、先予執(zhí)行文件的可靠性及涉及變更和作廢文件處理的準確性成為核電項目文檔管理的關(guān)鍵問題。

1.2文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理念與框架

堅持科技創(chuàng)新驅(qū)動，設(shè)計公司提出核電工程設(shè)計電子文檔單軌制管理以及數(shù)據(jù)全息管理理念，基于大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、三維仿真、工作流引擎等新技術(shù)應用，全面構(gòu)建核電設(shè)計文檔管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型框架，打造核電設(shè)計從文檔生成、交付、變更、應用的全生命周期數(shù)字化體系，實現(xiàn)文檔一體化、分階段、全流程電子化閉環(huán)管理，有效改變和優(yōu)化核電設(shè)計傳統(tǒng)的生產(chǎn)關(guān)系，整體提升核電工程設(shè)計文件質(zhì)量、運行效率以及抗風險能力，為數(shù)字核電、智能核電建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。

在核電設(shè)計全過程中，每個業(yè)務(wù)流程、設(shè)計工具、文件數(shù)據(jù)間均存在直接或間接關(guān)系，核電設(shè)計的各項活動相互作用、相互影響，通過信息交換形成相互依賴共同發(fā)展的有機整體?；诖撕穗娫O(shè)計全應用生態(tài)系統(tǒng)，為有效控制項目實施過程以及工作質(zhì)量，該項目充分應用“PDCA循環(huán)”管理工具開展全面質(zhì)量管理工作。通過“PLAN（計劃）—DO（執(zhí)行）—CHECK（檢查）—ACT（改進）”四個階段的工作程序，科學、系統(tǒng)地落實項目方案，以鞏固核電設(shè)計文檔全生命周期管理及質(zhì)量過程管控創(chuàng)新成果，更加保證電子文件和電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性的“四性”目標要求。

2全生命周期文檔數(shù)字化管理體系建設(shè)

2.1組織與管理體系創(chuàng)新

2.1.1全方面強化組織資源保障。為確保項目實施，強化業(yè)務(wù)職責，對內(nèi)部組織機構(gòu)職責和分工開展全面優(yōu)化，并組建以項目負責人統(tǒng)籌，技術(shù)專家指導、各業(yè)務(wù)團隊聯(lián)合的專項團隊落實項目推進。其中，項目負責人統(tǒng)籌項目實施全過程，項目專家提供技術(shù)指導和決策保障，下設(shè)項目質(zhì)控、平臺開發(fā)、流程實施、業(yè)務(wù)執(zhí)行的團隊協(xié)同配合，以實現(xiàn)項目的統(tǒng)一領(lǐng)導和有序分工。

2.1.2建立“五位一體”程序體系，讓管理有章可循。根據(jù)現(xiàn)行檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準規(guī)范，全面梳理核電工程設(shè)計文件業(yè)務(wù)流程和主要類別，遵照公司管理程序和技術(shù)規(guī)定頂層設(shè)計，從經(jīng)營管理與項目管理兩個序列，制定了涵蓋過程記錄、文件管理、項目文件控制在內(nèi)的管理政策、管理制度、管理規(guī)定、業(yè)務(wù)細則和工作指引五個層級的程序體系，從而確保電子文件單軌制管理在相應程序中得以體現(xiàn)和內(nèi)化，做到有章可循。

2.1.3建立文檔監(jiān)查和經(jīng)驗反饋機制，讓業(yè)務(wù)有質(zhì)可保。根據(jù)文檔工作符合性要求和公司內(nèi)外部監(jiān)督檢查制度，在全面開展質(zhì)量保證工作的基礎(chǔ)上，一方面積極配合和接受外部監(jiān)管機構(gòu)及單位文檔質(zhì)量監(jiān)督檢查活動，另一方面對公司內(nèi)部各設(shè)計專業(yè)及相關(guān)歸口部門開展文檔職能監(jiān)督，以及時發(fā)現(xiàn)問題和改進提升。同時，為不斷提升管理能力和水平，系統(tǒng)總結(jié)和推廣影響核電文檔管理和質(zhì)量管理的良好實踐，形成經(jīng)驗反饋和知識積累，對于工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時編寫成實踐或經(jīng)驗總結(jié)報告，為后續(xù)核電項目建設(shè)提供參考和借鑒。

2.2業(yè)務(wù)流程與數(shù)字平臺構(gòu)建

2.2.1重構(gòu)文件全生命周期全景流程。著眼文件全生命周期理念，結(jié)合核電項目業(yè)主以及參建單位的常年協(xié)同運作反饋，搭建以設(shè)計為源頭的文件生成、交付、變更、應用全生命周期的全景流程。其中，基于集成化平臺實現(xiàn)文件生成數(shù)字化，基于區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)文件交付數(shù)字化，基于“技術(shù)狀態(tài)變更”管控實現(xiàn)文件變更數(shù)字化，基于大數(shù)據(jù)和三維仿真技術(shù)實現(xiàn)文件與檔案關(guān)聯(lián)應用數(shù)字化。同時，也按照核電工程建設(shè)“事前有依據(jù)，事中有記錄，事后有證明”的質(zhì)量保證理念和要求，以程序化、標準化、流程化為手段，建立一整套基于業(yè)務(wù)流的文檔一體化控制方式，從設(shè)計策劃到設(shè)計輸出，將電子文件控制要求前置，將電子文件全流程運轉(zhuǎn)與利用有機整合，逐步消除電子文件全生命周期各管理環(huán)節(jié)的重復和疏漏，最大程度地提升電子文件的管理效率，實現(xiàn)單軌制模式下電子文檔的完整、準確、可控。

2.2.2打通異地協(xié)同業(yè)務(wù)渠道。核電設(shè)計涉及上下游單位的協(xié)同與成果交付，在充分保障內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息安全與數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，通過嵌入統(tǒng)一對外交換系統(tǒng)建立相關(guān)單位數(shù)據(jù)接口，建立異地協(xié)同流程，從而打破協(xié)同項目的文檔管理相互隔離的局面，以提升生產(chǎn)效率。

2.2.3打造全生命周期搭建數(shù)字化管理平臺。結(jié)合核電工程設(shè)計業(yè)務(wù)內(nèi)容和特點，在滿足《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T31914-2015）、《SpaceDataSystemPractices—Referencemodelforanopenarchival information system （OAIS） （IsO 14721：2025）等標準的前提下，設(shè)計公司采用統(tǒng)一信息門戶，實現(xiàn)統(tǒng)一入口控制、統(tǒng)一任務(wù)中心和統(tǒng)一工作訪問界面的數(shù)字化文檔管理平臺，強化了信息化數(shù)據(jù)、應用系統(tǒng)、設(shè)備、人員等的集中管理和全息關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了文檔數(shù)據(jù)的深度挖掘和利用

2.3質(zhì)量控制體系落實

2.3.1文件出版控制“三統(tǒng)一”。為了提升文件出版質(zhì)量，在設(shè)計成品文件、設(shè)計管理文件、設(shè)計過程文件出版環(huán)節(jié)設(shè)置平臺的校審機制，此模塊持續(xù)優(yōu)化與改進，采取一系列措施以確保文件出版規(guī)范與統(tǒng)一。一是統(tǒng)一元數(shù)據(jù)設(shè)置，根據(jù)《核電電子文件元數(shù)據(jù)》（NB/T20418-2017）標準在平臺校審單中設(shè)置標準元數(shù)據(jù)，以充分滿足核電設(shè)計文件專業(yè)性、可拓展性、結(jié)構(gòu)性、關(guān)聯(lián)性特點要求以及不同核電技術(shù)路線的文件要求5。二是統(tǒng)一標準模板，模板格式包含元數(shù)據(jù)中文件實體主要元數(shù)據(jù)信息。三是統(tǒng)一編碼控制，工程文件編碼是核電工程文件的重要標識，設(shè)計成品文件的編碼結(jié)構(gòu)和格式按照核電技術(shù)路線的文件編碼系統(tǒng)以及內(nèi)部編碼規(guī)則確定。

2.3.2文件流轉(zhuǎn)實施數(shù)據(jù)監(jiān)控。為應對文件龐大、關(guān)聯(lián)復雜、同步頻繁和多技術(shù)路線、多項目等挑戰(zhàn)，加強文檔質(zhì)量管控和安全防范，建設(shè)文檔質(zhì)量全流程數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)，通過內(nèi)置規(guī)范化模塊及人工干預方式，確保生成的流程文件規(guī)范。在文檔業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，監(jiān)控覆蓋一般信函、文件交付、會議紀要、移交歸檔、FU信函、文件利用和設(shè)計審查全類型文件，通過實時取號、文檔服務(wù)、文檔分發(fā)和數(shù)據(jù)同步，建立流程監(jiān)控服務(wù)、任務(wù)監(jiān)控服務(wù)、文檔監(jiān)控服務(wù)、日常監(jiān)控服務(wù)與數(shù)據(jù)統(tǒng)計服務(wù)。在流程分發(fā)環(huán)節(jié)，做好文檔業(yè)務(wù)流程的內(nèi)外部分發(fā)和數(shù)據(jù)同步。在歸檔人庫環(huán)節(jié)，通過將具體的文檔業(yè)務(wù)流程與工程文件、函件之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系并同步到文檔模塊中，確保數(shù)據(jù)可追溯。同時在文件流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)具有自動檢測校核、審核、批準人資質(zhì)功能，確保和文件級別相匹配。

2.3.3反饋與改進。以文檔數(shù)字化為驅(qū)動，重塑業(yè)務(wù)流程，完成相關(guān)信息系統(tǒng)的開發(fā)和優(yōu)化，初步具備開展核電全生命周期文檔數(shù)字化管理的條件，在項目推進過程中，通過持續(xù)評估與反饋，以及大量經(jīng)驗反饋工作，也發(fā)現(xiàn)一些問題和不足。一是管理流程和模式迭代式革新的推廣面臨傳統(tǒng)習慣的沖擊和壓力；二是以數(shù)據(jù)為中心的核電全生命周期文檔數(shù)字化管理對文檔管理人員的知識與技能的深度和廣度提出了更高要求；三是核電領(lǐng)域任何技術(shù)和管理的創(chuàng)新必須以安全和穩(wěn)定為前提，以數(shù)據(jù)為中心的文檔管理方式是核電文檔管理的未來，但也必須堅守集團“嚴慎細實”工作作風和“安全第一、質(zhì)量第一、追求卓越”的基本原則來穩(wěn)步推進。

3文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實施成效與價值

3.1新穎性

本項目根據(jù)設(shè)計文件全生命周期活動規(guī)律和特點，遵循全過程管理和前端控制原則，在核電設(shè)計文件管理領(lǐng)域，采用實時控制系統(tǒng)，建立了貫穿核電項目設(shè)計文件全過程的電子文件管理質(zhì)量控制體系和集成信息平臺，在核電行業(yè)內(nèi)首次實現(xiàn)了以文件為中心向以數(shù)據(jù)為中心的文件管理轉(zhuǎn)型。文件質(zhì)量管理以過程質(zhì)量控制平臺為基礎(chǔ)，建設(shè)覆蓋全流程貫通的信息系統(tǒng)，運用一系列的工具手段，確保成果文件和過程文件數(shù)字化運轉(zhuǎn)，保證了電子文件和電子檔案“四性”目標。同時采取系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)為主、人工干預為輔等控制措施，利用一系列覆蓋全流程的自動化處理和檢查工具，有效避免了人為失誤，節(jié)約了文檔管理各環(huán)節(jié)的時間成本。在文件和數(shù)據(jù)外部傳輸環(huán)節(jié)，制定了文檔內(nèi)外部傳輸信息控制措施，實現(xiàn)與外部單位協(xié)同控制文檔，項目部分成果對標國內(nèi)外同行業(yè)單位具有一定領(lǐng)先地位

3.2示范性

項目成果不僅可以解決核電工程設(shè)計領(lǐng)域文件檔案管理問題，還可以為建設(shè)行業(yè)尤其是大型工程建設(shè)領(lǐng)域提供可參考的文檔單軌制質(zhì)量管理和前端控制管理方案，從效率提升和成本節(jié)約等方面有效推動行業(yè)內(nèi)的檔案管理理念和技術(shù)革新。2022年4月，防城港核電項目也已被國家檔案局列為全國建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點，并于2023年4月順利通過驗收，目前正在全國范圍內(nèi)的應用推廣。更鑒于文檔管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程和管理手段較強的實踐性、完備性、可復制性，設(shè)計公司積極打破行業(yè)限制和同行壁壘，已將項目成果推廣至集團外企業(yè)進行市場拓展和應用。

3.3有效性

3.3.1經(jīng)濟效益。核電設(shè)計文件全生命周期數(shù)字化管理體系的建立和平臺應用，在公司內(nèi)部取得了良好的管理成效和經(jīng)濟效益，特別是應用于國內(nèi)在建核電項目期間，大大提升了項目設(shè)計質(zhì)量和設(shè)計文件流轉(zhuǎn)的效率。截至目前，為公司降低紙質(zhì)文件打印成本1100萬元、紙質(zhì)檔案管理人工成本500萬元、庫房設(shè)備設(shè)施管理成本580萬元。通過流程優(yōu)化和信息系統(tǒng)建設(shè)，提升設(shè)計工作效率10% （以設(shè)計文件流轉(zhuǎn)時間計算），按1500名設(shè)計人員計算，通過效率提升節(jié)省人力成本折約合45000萬元。

3.3.2效益。項目成果在一體化方案，即體系優(yōu)化、流程重構(gòu)、平臺建設(shè)、技術(shù)應用、能力建設(shè)的立體建設(shè)模式基礎(chǔ)上，基于大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、三維仿真、工作流引擎等當前最新技術(shù)，積極探索新技術(shù)應用于核電設(shè)計文件全生命周期管理。例如，運用自動化分割OCR識別與數(shù)據(jù)校驗等方法代替人工作業(yè)，開展前端質(zhì)量控制和接收檢查工作。綜合運用單點登錄、數(shù)字水印、電子文件保護和防擴散技術(shù)，確保電子文件的安全保密管理。運用電子文件格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)壓縮和傳送、數(shù)字化信息生成技術(shù)，提升電子文件及其元數(shù)據(jù)規(guī)范性。運用電子表單和智能內(nèi)容填充、電子簽章、電子文件檢測和安全保密等技術(shù)，保證了電子文件真實性、完整性、有效性和安全性等。

3.3.3社會效益。在國家“雙碳”目標愿景的引領(lǐng)下，傳統(tǒng)的電子紙質(zhì)雙軌制管理顯然已不符合新發(fā)展格局下的綠色、可持續(xù)發(fā)展大勢。而文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型的探索和實踐已充分證明，運用信息化、技術(shù)化手段實現(xiàn)文檔的全電子化管理，是一種高效、安全、綠色、環(huán)保的生產(chǎn)方式。以國內(nèi)某在建項目設(shè)計文件及竣工圖為例，紙質(zhì)文件打印減少20萬份，節(jié)省紙張約143.7噸，相當于少砍3305顆樹，減少碳排放約33噸，核電設(shè)計文檔人，正在用“建設(shè)綠色生態(tài)核電”理念，探索文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展之路。

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作者簡介：許建兵（1974—）大學學歷，深圳中廣核工程設(shè)計有限公司副研究館員。研究方向：核電文檔信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)治理。