新一代信息技術(shù)賦能人事檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)新研究

課題項目：2024年河南省檔案科技項目“新一代信息技術(shù)在人事檔案收集、保管、查詢業(yè)務(wù)中的應(yīng)用研究”（項目編號：2024-X-021）。

在當今數(shù)字化時代，信息技術(shù)飛速發(fā)展，新一代信息技術(shù)逐漸成為各領(lǐng)域變革的關(guān)鍵驅(qū)動力。人事檔案業(yè)務(wù)作為組織管理的重要組成部分，面臨著從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)型的迫切需求。傳統(tǒng)人事檔案管理在收集效率、保管安全和查詢便捷性等方面存在諸多不足，而新一代信息技術(shù)的興起為解決這些問題提供了新的思路和方法，對其深入研究具有重要意義。

1新一代信息技術(shù)的定義與發(fā)展

1.1新一代信息技術(shù)

新一代信息技術(shù)是國務(wù)院確定的七個戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一，國務(wù)院要求要加大財稅金融等扶持的政策力度。新一代信息技術(shù)分為六個方面，分別是下一代通信網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、三網(wǎng)融合、新型平板顯示、高性能集成電路和以云計算為代表的高端軟件。新一代信息技術(shù)是一個在傳統(tǒng)信息技術(shù)基礎(chǔ)上不斷演變與拓展的綜合性技術(shù)體系，涵蓋了大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等核心領(lǐng)域。這些技術(shù)的融合與創(chuàng)新，不僅推動了信息技術(shù)的進步，也在各行各業(yè)引發(fā)了深刻的變革。

1.2新一代信息技術(shù)的發(fā)展

大數(shù)據(jù)的崛起源于互聯(lián)網(wǎng)和移動設(shè)備的廣泛普及。如今，海量、多樣且快速增長的數(shù)據(jù)被稱為大數(shù)據(jù)，涵蓋了社交媒體、傳感器、交易記錄等形式。其核心技術(shù)包括數(shù)據(jù)采集、存儲、處理和分析。這些環(huán)節(jié)通過先進的算法和模型，提取數(shù)據(jù)中的潛在價值，為決策提供科學依據(jù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的發(fā)展，使得企業(yè)能夠在復(fù)雜的市場環(huán)境中做出更為精準的判斷，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)優(yōu)化。例如，零售行業(yè)通過分析消費者行為數(shù)據(jù)，能夠精確制定營銷策略，以提高客戶滿意度和提升銷售額。

人工智能作為模擬人類智能的科學，經(jīng)歷了從符號主義到連接主義的演變，并隨著深度學習等技術(shù)的融合取得了突破性進展。深度學習利用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的多層結(jié)構(gòu)，通過大量數(shù)據(jù)的學習，使機器具備了自我學習和推理的能力。這種能力在圖像識別、語音識別、自然語言處理等領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。例如，在醫(yī)療領(lǐng)域，人工智能通過分析醫(yī)學影像，能夠輔助醫(yī)生進行疾病診斷，提高了診斷的準確性和效率。進一步而言，人工智能的應(yīng)用正在推動自動駕駛、智能客服等新興行業(yè)的發(fā)展，展現(xiàn)出其廣泛的應(yīng)用潛力2。

區(qū)塊鏈技術(shù)以其去中心化和安全性正在重新定義傳統(tǒng)的交易與數(shù)據(jù)管理模式。作為一種分布式賬本技術(shù)，區(qū)塊鏈利用密碼學確保數(shù)據(jù)的安全與不可篡改。這一特性使得區(qū)塊鏈在金融、供應(yīng)鏈管理等領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。在金融行業(yè)，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠減少交易的中介環(huán)節(jié)，降低交易成本，提高交易效率。在供應(yīng)鏈管理中，通過區(qū)塊鏈技術(shù)，實現(xiàn)了對商品流動全過程的透明追蹤，增強了各方的信任度。區(qū)塊鏈的去中心化特征打破了以往中心化系統(tǒng)的局限，為構(gòu)建更加開放、透明的商業(yè)環(huán)境提供了新的可能。

新一代信息技術(shù)的相互關(guān)聯(lián)與協(xié)同發(fā)展，不僅推動了技術(shù)本身的進步，也促使了整個社會的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在教育、醫(yī)療、金融、制造等領(lǐng)域，這些技術(shù)的應(yīng)用正不斷深化，影響著人們的生活方式和社會結(jié)構(gòu)。

2人事檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求

2.1人事檔案收集方面

人事檔案收集是檔案管理的起始環(huán)節(jié)，在數(shù)字化時代面臨著全新的需求。傳統(tǒng)的收集方式多依賴于紙質(zhì)材料的人工遞交，這種模式效率低下且容易出現(xiàn)信息缺失或錯誤。如今，隨著組織規(guī)模的擴大和人員流動的頻繁，信息來源愈發(fā)多樣化，從招聘環(huán)節(jié)的在線簡歷、各類資格證書的電子文檔，到員工在日常工作中產(chǎn)生的績效數(shù)據(jù)、培訓記錄等，都需要納入檔案的收集范疇3

在招聘階段，線上招聘平臺成為人才信息的重要來源，這些平臺存儲著應(yīng)聘者豐富的背景資料，包括教育經(jīng)歷、工作履歷、技能證書等。將這些電子信息直接整合到人事檔案中，可避免重復(fù)錄人的煩瑣過程。對于新人職的員工，可通過設(shè)定統(tǒng)一的電子檔案導人模板，引導其準確上傳各類資料，如身份證掃描件、學歷學位證書電子版等，系統(tǒng)能夠自動識別并提取關(guān)鍵信息。同時，與企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理系統(tǒng)集成，使得員工在日常工作中產(chǎn)生的績效評估結(jié)果、培訓課程完成情況、崗位晉升信息等數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r同步到人事檔案中，確保檔案信息的及時性和完整性。這不僅提高了收集效率，還能減少因人為因素導致的信息誤差，為后續(xù)的檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。

2.2人事檔案保管方面

人事檔案保管的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求主要體現(xiàn)在安全與存儲優(yōu)化上。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管面臨諸多風險，如火災(zāi)、潮濕、蟲害等可能對檔案造成不可挽回的損害，而且紙質(zhì)檔案需要大量的物理空間存放，長期保管成本高昂。

數(shù)字化保管則通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保檔案內(nèi)容的保密性。采用高級加密標準（AES）等加密算法，對檔案數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中加密，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶通過特定解密密鑰才能訪問。同時，利用冗余存儲技術(shù)，如分布式存儲系統(tǒng)，將檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，避免因單點故障導致數(shù)據(jù)丟失。通過定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制，即使在遇到系統(tǒng)崩潰、網(wǎng)絡(luò)攻擊等極端情況時，也能迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。此外，數(shù)字化檔案的存儲不再受物理空間限制，可以根據(jù)組織的發(fā)展靈活擴展存儲容量。通過建立數(shù)據(jù)倉庫，對檔案數(shù)據(jù)進行分類存儲，根據(jù)檔案的類型（如員工基本信息、績效檔案、培訓檔案等）、時間范圍等因素進行分層管理，提高數(shù)據(jù)檢索和調(diào)用的效率，實現(xiàn)檔案保管的高效化和安全化。

2.3人事檔案查詢方面

在人事檔案查詢環(huán)節(jié)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢需要人工翻閱目錄和檔案卷宗，這種方式在面對大量檔案時耗時費力，且難以滿足快速查詢的需求。

數(shù)字化的查詢系統(tǒng)需要具備強大的搜索引擎功能。通過對檔案內(nèi)容進行全文索引，不僅可以根據(jù)員工姓名、工號等基本信息查詢，還能依據(jù)關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，如查找特定項目參與人員、具備某一技能的員工等。引入智能檢索算法，能夠自動識別用戶的查詢意圖，提高查詢結(jié)果的準確性5。同時，為了方便不同權(quán)限用戶的查詢需求，可設(shè)置分層級的查詢界面。例如，普通員工可以查詢自己的基本檔案信息和部分與自身發(fā)展相關(guān)的培訓、績效記錄；部門主管可以查詢本部門員工的詳細檔案信息，用于人員管理和績效評估；而人力資源管理人員和高層領(lǐng)導則可以對全公司的人事檔案進行全面查詢和分析。此外，查詢系統(tǒng)應(yīng)具備查詢記錄功能，以便對檔案的訪問情況進行審計和監(jiān)控，確保檔案信息的使用符合組織規(guī)定和安全要求。通過數(shù)字化查詢系統(tǒng)的建立，能夠極大地提高人事檔案的利用效率，為組織的人力資源管理和決策提供有力支持。

3新技術(shù)對人事檔案業(yè)務(wù)的賦能

3.1人工智能在檔案管理中的應(yīng)用

3.1.1人工智能在人事檔案數(shù)據(jù)處理與分析方面展現(xiàn)出卓越能力。在數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)，機器學習算法可對大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如簡歷、工作報告等進行預(yù)處理。例如，自然語言處理技術(shù)中的命名實體識別算法能夠準確提取檔案文本中的姓名、職位、技能等關(guān)鍵信息，將其轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，便于后續(xù)存儲和管理。對于圖像形式的檔案資料，如員工證件照、證書掃描件，計算機視覺技術(shù)可識別其中的文字信息和圖像特征。在分析層面，通過深度學習算法構(gòu)建預(yù)測模型。以員工績效預(yù)測為例，模型可以分析員工的歷史績效數(shù)據(jù)、培訓記錄、工作經(jīng)歷等多維度信息，挖掘數(shù)據(jù)間的潛在關(guān)聯(lián)，從而預(yù)測員工在未來特定工作場景下的績效表現(xiàn)。這種基于大數(shù)據(jù)的分析結(jié)果為人力資源管理提供了精準的參考依據(jù)，改變了傳統(tǒng)依靠經(jīng)驗和簡單統(tǒng)計的分析模式。

3.1.2人工智能驅(qū)動的信息檢索系統(tǒng)為檔案查詢帶來質(zhì)的飛躍?；谡Z義理解的搜索引擎利用知識圖譜技術(shù)構(gòu)建檔案知識網(wǎng)絡(luò)，它能理解用戶查詢意圖的語義內(nèi)涵，而非僅僅匹配關(guān)鍵詞。當查詢“有項目管理經(jīng)驗且具備高級編程技能的員工”時，系統(tǒng)可以準確地在檔案知識圖譜中搜索出符合條件的人員信息，大大提高了檢索效率和準確性。在決策支持方面，人工智能系統(tǒng)可根據(jù)不同的管理場景生成分析報告。例如，在人才選拔決策中，系統(tǒng)通過分析候選人員的檔案數(shù)據(jù)，對比崗位需求模型，給出每個候選人的匹配度評分和詳細分析，包括優(yōu)勢和潛在風險，幫助管理者做出更科學合理的人才選拔決策，優(yōu)化人力資源配置。

3.2大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用

3.2.1大數(shù)據(jù)技術(shù)為提升人事決策的科學性提供有力支持。它能夠整合多源數(shù)據(jù)，包括員工在企業(yè)內(nèi)部各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)（如辦公自動化系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)）以及外部招聘平臺的數(shù)據(jù)等。通過數(shù)據(jù)挖掘算法，可以發(fā)現(xiàn)隱藏在這些海量數(shù)據(jù)中的模式和規(guī)律。比如，分析員工在不同項目中的角色、工作時長、項目成果等數(shù)據(jù)，可確定員工的專業(yè)技能優(yōu)勢和發(fā)展?jié)摿?。同時，聚類分析可根據(jù)員工的行為特征、績效表現(xiàn)等將員工劃分為不同類型，如高績效穩(wěn)定型、高潛力成長型等。這些分析結(jié)果為制定個性化的員工發(fā)展計劃、薪酬福利策略等人事決策提供了豐富的信息，避免了決策的盲目性，使決策更加貼合組織和員工的實際情況。

3.2.2大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對人事檔案信息的實時監(jiān)控和動態(tài)反饋。通過在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置數(shù)據(jù)采集點，可實時獲取員工的工作狀態(tài)信息。例如，對員工在辦公軟件中的操作記錄進行實時分析，若發(fā)現(xiàn)某員工頻繁訪問與工作無關(guān)的網(wǎng)站或操作效率異常低下，可及時反饋給管理者，以便進行相應(yīng)的溝通和管理調(diào)整。在培訓效果評估方面，通過實時收集員工在培訓后的工作表現(xiàn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)考核數(shù)據(jù)等，與培訓前的能力水平進行對比分析，快速評估培訓效果，進而優(yōu)化培訓內(nèi)容和方式。這種實時監(jiān)控和反饋機制使人事管理從靜態(tài)的事后分析轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的過程管理，增強了組織對人力資源的把控能力。

3.3區(qū)塊鏈技術(shù)的引入

3.3.1區(qū)塊鏈技術(shù)為人事檔案數(shù)據(jù)安全提供可靠保障。其分布式賬本的特性使檔案數(shù)據(jù)存儲在多個節(jié)點上，每個節(jié)點都保存了完整或部分數(shù)據(jù)副本。這種去中心化的存儲結(jié)構(gòu)避免了因單點故障或惡意攻擊導致的數(shù)據(jù)丟失或篡改風險。例如，即使某個存儲節(jié)點遭受黑客攻擊，其他節(jié)點的數(shù)據(jù)依然完整，系統(tǒng)可通過共識機制迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。同時，區(qū)塊鏈采用密碼學技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加密，每一筆檔案數(shù)據(jù)的修改都需要經(jīng)過復(fù)雜的加密驗證過程。在數(shù)據(jù)透明度方面，區(qū)塊鏈上的所有交易記錄（即檔案數(shù)據(jù)的更新操作）都是公開透明且可追溯的。每一次檔案信息的修改、查詢等操作都會在區(qū)塊鏈上留下不可篡改的記錄，管理者和授權(quán)人員可以清晰地了解檔案的歷史變化情況，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

3.3.2區(qū)塊鏈技術(shù)在人事檔案領(lǐng)域有力地促進了信息共享和信任機制的形成。在跨組織或部門的信息共享場景中，如集團公司內(nèi)部不同子公司之間、企業(yè)與政府人力資源管理部門之間，區(qū)塊鏈可作為共享平臺?；趨^(qū)塊鏈的智能合約機制，各方可以在滿足預(yù)先設(shè)定的條件下安全地共享人事檔案信息。例如，當子公司需要向總公司共享員工績效數(shù)據(jù)時，智能合約會自動驗證數(shù)據(jù)的合法性和訪問權(quán)限，只有符合條件的請求才能獲取數(shù)據(jù)。這種機制消除了信息共享過程中的信任障礙，因為所有參與方都信任區(qū)塊鏈的技術(shù)特性，所以無需擔心數(shù)據(jù)被濫用或篡改，從而提高了信息共享的效率和范圍，為人力資源的協(xié)同管理和宏觀決策提供了便利。

結(jié)語

新一代信息技術(shù)為人事檔案業(yè)務(wù)帶來了前所未有的機遇，從數(shù)據(jù)處理到?jīng)Q策支持，從安全保障到信息共享，其在各個環(huán)節(jié)的應(yīng)用都展現(xiàn)出巨大潛力。通過充分利用這些技術(shù)，人事檔案業(yè)務(wù)能夠突破傳統(tǒng)局限，實現(xiàn)更高效、安全和智能的管理模式，進而推動人力資源管理水平的提高，促進組織在數(shù)字化時代的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：毛茂（1983—），碩士研究生學歷，商丘醫(yī)學高等?？茖W校人事處副處長、館員，研究方向：檔案管理。