數(shù)字時(shí)代檔案管理問題與對(duì)策分析

檔案管理是單位不可或缺的基礎(chǔ)性工作，它真實(shí)記錄著單位的發(fā)展歷史，在賦能現(xiàn)代化治理和實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。近年來，新技術(shù)的發(fā)展深刻改變了社會(huì)發(fā)展格局，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等前沿技術(shù)與檔案工作的深度融合，推動(dòng)檔案管理朝著智能化、智慧化方向發(fā)展。在此背景下，檔案工作迫切需要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分釋放檔案價(jià)值。本文結(jié)合檔案工作實(shí)際，對(duì)數(shù)字時(shí)代的檔案管理模式進(jìn)行探索與總結(jié)，以期為檔案管理提供理論參考。

一、數(shù)字時(shí)代檔案管理的新要求

（一）檔案治理現(xiàn)代化

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要著力推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。檔案治理現(xiàn)代化要求構(gòu)建全面的檔案管理體系，以實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。具體而言，就是要嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定，明確檔案工作責(zé)任制，建立科學(xué)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和利用規(guī)則，壓實(shí)各級(jí)工作責(zé)任；打造一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)提升基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范化水平；推進(jìn)檔案信息化提檔升級(jí)，加大電子檔案的應(yīng)用力度，穩(wěn)步推進(jìn)“單套制”改革，實(shí)現(xiàn)檔案利用的共享化，通過優(yōu)化檔案治理結(jié)構(gòu)賦能社會(huì)效益的提升；建設(shè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和共享平臺(tái)，建立檔案分級(jí)分類管理機(jī)制，營(yíng)造安全可信的檔案利用空間，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有序流動(dòng)，拓寬檔案服務(wù)半徑，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值得到充分釋放。

（二）存量檔案數(shù)字化

《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》明確指出，要著力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理方式實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，將檔案信息化納入單位數(shù)據(jù)建設(shè)總體規(guī)劃。推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是數(shù)字時(shí)代檔案管理的基礎(chǔ)性工作，這一舉措有利于節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，提高檔案檢索效率。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)有助于增強(qiáng)檔案的安全性和可靠性，避免檔案受自然環(huán)境、人為破壞等因素的影響。特別是數(shù)據(jù)備份技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息安全提供了可靠保障。因此，要優(yōu)先推進(jìn)查閱利用率較高傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，以有效提高檔案查閱速度，及時(shí)滿足公眾的檔案需求。

（三）增量檔案電子化

增量檔案電子化是指在檔案管理中，將新增檔案以電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，推動(dòng)檔案管理從人工歸檔向電子歸檔轉(zhuǎn)變。增量檔案電子化過程中，應(yīng)優(yōu)化檔案管理流程，引入先進(jìn)的管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和高效利用；對(duì)電子檔案移交接收相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和接口進(jìn)行逐一調(diào)試，確保電子檔案應(yīng)用規(guī)范、安全；嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局印發(fā)的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理辦法》，嚴(yán)把檔案歸檔“入口關(guān)”，凡移交歸檔的電子檔案必須符合檔案相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，完成檔案全文數(shù)字化，推動(dòng)實(shí)體檔案與電子檔案實(shí)現(xiàn)同步歸檔。

（四）檔案管理智能化

以人工智能為代表的新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理進(jìn)入數(shù)智化管理新時(shí)代，檔案治理效能顯著提升，檔案事業(yè)發(fā)展邁入新的發(fā)展階段。其主要特征表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和分析能力普遍提高，檔案治理方式豐富多元，檔案資源得到更合理的利用與保護(hù)。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠從海量數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息，處理更為復(fù)雜和多樣化的數(shù)據(jù)類型，提高電子檔案處理效率；機(jī)器學(xué)習(xí)（ML）技術(shù)具備自我學(xué)習(xí)和改進(jìn)的能力，在檔案輔助審核、分級(jí)劃控、語(yǔ)言識(shí)別等方面具有廣闊的應(yīng)用前景；區(qū)塊鏈技術(shù)為檔案管理提供了安全、透明且不可篡改的解決方案，有效防止數(shù)據(jù)被篡改或偽造。這些技術(shù)相互關(guān)聯(lián)、協(xié)同作用，共同推動(dòng)著數(shù)智化時(shí)代檔案管理工作的進(jìn)步，促使檔案管理向智慧化方向發(fā)展。因此，要樹立檔案數(shù)字化、智慧化發(fā)展導(dǎo)向，優(yōu)化資源配置，推動(dòng)技術(shù)落地，實(shí)現(xiàn)新一代信息技術(shù)與檔案工作的深度融合，推動(dòng)檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體保管向智能化、無(wú)人化、協(xié)同化方向發(fā)展。

二、數(shù)字時(shí)代檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理體系建設(shè)亟須提檔升級(jí)

一是數(shù)字化管理系統(tǒng)功能較為單一。當(dāng)前管理系統(tǒng)僅具備存儲(chǔ)、檢索等基礎(chǔ)性功能，信息挖掘、在線編目、智慧服務(wù)等方面功能欠缺，系統(tǒng)的智能化和人性化水平有待提升。二是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和數(shù)據(jù)共享力度亟待加強(qiáng)。在重點(diǎn)工作、重點(diǎn)任務(wù)的檔案數(shù)據(jù)管理上不夠扎實(shí)，專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)推進(jìn)不足，難以高效滿足日常查詢利用需求；檔案數(shù)據(jù)共享和流通機(jī)制尚不健全，部門間協(xié)作不夠充分，需要在技術(shù)和規(guī)則等方面開展流程化重塑工作。

（二）檔案服務(wù)能力亟待提高

一是服務(wù)意識(shí)薄弱。部分檔案管理部門缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，服務(wù)效能較低，查檔利用效率不高，公眾滿意度有待進(jìn)一步提高。二是資源建設(shè)與公眾需求不匹配。在資源建設(shè)方面，未充分從公眾的實(shí)際需求出發(fā)，導(dǎo)致檔案供給與需求不平衡的問題日益凸顯。三是專業(yè)化水平有待提升。檔案服務(wù)大多停留在提供資料等層面，深度挖掘檔案價(jià)值的能力不足。例如，在整合檔案史料方面能力欠缺，難以提供有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)參考。四是信息技術(shù)應(yīng)用能力不足。面對(duì)多元異構(gòu)的海量檔案資源，無(wú)法有效利用新技術(shù)賦能數(shù)據(jù)分析、共享利用和智慧服務(wù)，這在一定程度上阻礙了檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。

（三）檔案管理人員隊(duì)伍亟待優(yōu)化

一是人員培訓(xùn)內(nèi)容不全面。單位多依賴技能訓(xùn)練等方式開展培訓(xùn)，前沿理論知識(shí)的培訓(xùn)力度不足，致使檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程和信息化建設(shè)缺乏必要的知識(shí)儲(chǔ)備。二是自主學(xué)習(xí)意識(shí)薄弱。檔案管理人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的積極性不高，知識(shí)儲(chǔ)備較為單一，難以適應(yīng)數(shù)智時(shí)代的發(fā)展要求。三是人員結(jié)構(gòu)不合理。單位在人才引進(jìn)方面力度不夠，人員老齡化現(xiàn)象凸顯，亟須引進(jìn)新鮮血液，打造一支復(fù)合型人才隊(duì)伍。四是激勵(lì)機(jī)制不完善，導(dǎo)致檔案管理人員創(chuàng)新創(chuàng)造的內(nèi)生動(dòng)力不足。

（四）安全防護(hù)能力亟待加強(qiáng)

檔案安全是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，檔案管理高質(zhì)量發(fā)展必須以安全為前提。檔案安全涵蓋數(shù)據(jù)的機(jī)密性、完整性、可用性、隱私性、真實(shí)性和可控性等多方面。然而，當(dāng)前的檔案防護(hù)體系未能隨著技術(shù)發(fā)展及時(shí)更新，抵御和化解安全風(fēng)險(xiǎn)的能力較弱。因此，要構(gòu)建涵蓋檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生、采集、傳輸、交換、存儲(chǔ)、分析、使用全流程的安全體系，以保障檔案信息安全。

三、數(shù)字時(shí)代檔案管理對(duì)策分析

（一）優(yōu)化檔案管理體系

優(yōu)化檔案管理體系是新時(shí)代檔案高質(zhì)量管理的必然選擇。一是建設(shè)功能齊全的檔案管理系統(tǒng)。依據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，打造具備電子檔案預(yù)覽、歸檔、存儲(chǔ)、借閱等管理服務(wù)功能的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案結(jié)構(gòu)化管理、永久性保存，實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化、保管電子化，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量龐大、檢索效率低、保存成本高等問題。深化技術(shù)賦能，借助大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)，探索智慧化檔案工作新模式，利用模型學(xué)習(xí)和算法驗(yàn)證，對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分批分類標(biāo)注，提升分層管理的科學(xué)化水平；利用智能編研功能，通過設(shè)置編研任務(wù)和形式，推動(dòng)檔案成果以知識(shí)圖譜形式呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變；借助智能編研優(yōu)勢(shì)，通過輸入關(guān)鍵詞構(gòu)建多維語(yǔ)義模型，突破人工模式局限，提高檔案開放審核效率。二是不斷完善檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)。根據(jù)社會(huì)發(fā)展和單位需求，建立涵蓋文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案、音視頻檔案等各類檔案的數(shù)字資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)收集向主動(dòng)構(gòu)建的轉(zhuǎn)變，拓寬檔案收集工作邊界，建設(shè)特色檔案資源體系，融合信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的跨界整合與深度挖掘。三是著力推進(jìn)數(shù)據(jù)共享。加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的協(xié)調(diào)管理，構(gòu)建覆蓋全流程、全部門的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，從技術(shù)層面破解檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)融合難題，實(shí)現(xiàn)檔案資源跨層級(jí)、跨系統(tǒng)的共享利用，促進(jìn)資源優(yōu)化配置，推動(dòng)檔案信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)。例如，引入大系統(tǒng)集成理念，在單位辦公平臺(tái)部署數(shù)據(jù)歸檔接口和共享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔和上傳，破解資源流通難題。

（二）提高檔案服務(wù)能力

一是精準(zhǔn)把握發(fā)展需求。檔案的服務(wù)對(duì)象涵蓋單位各部門和社會(huì)大眾，由于對(duì)象不同，檔案利用需求也各不相同，因此，單位應(yīng)準(zhǔn)確把握服務(wù)對(duì)象的新要求，深入了解各方需求，在資源建設(shè)和服務(wù)時(shí)效上發(fā)力。例如，以單位發(fā)展方向?yàn)橹敢鲃?dòng)制定資源建設(shè)清單，及時(shí)跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，通過“提前介入、過程跟蹤、全程服務(wù)”的閉環(huán)模式，著力破解檔案管理“重建設(shè)、輕歸檔”的難題。二是主動(dòng)服務(wù)發(fā)展。檔案蘊(yùn)含著豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是推動(dòng)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的重要力量，要善于將“資源庫(kù)”轉(zhuǎn)化為“思想庫(kù)”，圍繞社會(huì)發(fā)展主動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考。三是善于運(yùn)用新技術(shù)。遠(yuǎn)程利用是檔案服務(wù)的新發(fā)展方向，要發(fā)揮“數(shù)據(jù)跑路”的優(yōu)勢(shì)，利用共享平臺(tái)、管理系統(tǒng)和新媒體等平臺(tái)，通過檔案信息化轉(zhuǎn)型推動(dòng)服務(wù)效率提升。例如，運(yùn)用云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建線上線下相結(jié)合的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，開展在線答疑、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約等遠(yuǎn)程服務(wù)，最大程度上滿足用戶的檔案利用需求；提供個(gè)性化服務(wù)，借助智能化的數(shù)據(jù)分析工具和算法模型，精準(zhǔn)把握用戶的偏好和需求，為用戶提供有針對(duì)性的檔案推薦服務(wù)，提升用戶的體驗(yàn)。

（三）打造高素質(zhì)人才隊(duì)伍

檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵落腳點(diǎn)在于人，做好人員素質(zhì)提升工作是破解檔案治理難題的有效途徑。一是重視專業(yè)人才培養(yǎng)。要?jiǎng)?chuàng)新人才培養(yǎng)模式，積極組織檔案管理人員參加檔案部門舉辦的培訓(xùn)或研討會(huì)，提高對(duì)檔案管理前沿問題的認(rèn)知與把握能力，提升專業(yè)素養(yǎng)。聚焦檔案收集、管理、保存、利用以及數(shù)字化等業(yè)務(wù)，發(fā)揮先進(jìn)典型的“傳幫帶”作用，通過現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)、交流座談等方式，助力檔案管理人員提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。二是增強(qiáng)自主學(xué)習(xí)意識(shí)。引導(dǎo)檔案管理人員積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，豐富知識(shí)儲(chǔ)備，提高運(yùn)用新技術(shù)的技能，堅(jiān)持理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)相統(tǒng)一，切實(shí)解決檔案管理中存在的問題。三是優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。充分發(fā)揮各年齡段人員的作用，最大限度激發(fā)他們的活力，將年富力強(qiáng)、有責(zé)任心的人員選派到檔案管理崗位上，讓他們?cè)诠ぷ鬟^程中增長(zhǎng)知識(shí)、提升才干、提高能力，發(fā)揮主力軍作用。四是確保檔案管理人員的晉升渠道暢通，在職位晉升、職稱評(píng)聘方面一視同仁，形成“引得進(jìn)、留得住、用得好”的人才發(fā)展環(huán)境，營(yíng)造良好的工作氛圍。五是加大人才引進(jìn)力度。重點(diǎn)招聘具有計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、人工智能等知識(shí)背景的畢業(yè)生，為檔案管理轉(zhuǎn)型注入內(nèi)生動(dòng)力，努力構(gòu)建一支結(jié)構(gòu)優(yōu)化、素質(zhì)優(yōu)良、能力突出的檔案人才隊(duì)伍。

（四）加強(qiáng)安全體系建設(shè)

檔案安全體系現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理工作的重中之重。一是釋放防火墻的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。工作加強(qiáng)內(nèi)部訪問控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，并常態(tài)化提升防火墻的防護(hù)能力，使其與信息技術(shù)發(fā)展保持同步。二是用好數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)是防火墻的有益補(bǔ)充，二者共同構(gòu)成安全體系建設(shè)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)加密通過特定算法將明文檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為不可讀的密文數(shù)據(jù)，只有持有密鑰的人才能將密文數(shù)據(jù)還原為明文數(shù)據(jù)。三是采用數(shù)據(jù)訪問控制技術(shù)。該技術(shù)是檔案數(shù)據(jù)主動(dòng)防御的關(guān)鍵，涵蓋身份認(rèn)證與權(quán)限管理、敏感數(shù)據(jù)保護(hù)、數(shù)據(jù)分類和標(biāo)記、審計(jì)與監(jiān)控等環(huán)節(jié)，能夠有效防止信息安全問題的發(fā)生。四是加強(qiáng)安全漏洞掃描技術(shù)的應(yīng)用。該技術(shù)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全漏洞，生成檢測(cè)報(bào)告并及時(shí)預(yù)警，有效抵御外部入侵。五是深化區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。區(qū)塊鏈本質(zhì)上是一個(gè)分布式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，通過數(shù)據(jù)協(xié)議、加密算法、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸?shù)燃夹g(shù)的結(jié)合應(yīng)用，構(gòu)建一種分布式、不可篡改、安全可驗(yàn)證的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立一種新的信任體系，有助于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全傳輸，解決信任、權(quán)屬問題，實(shí)現(xiàn)檔案可控流通，促進(jìn)檔案價(jià)值利用。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字時(shí)代檔案管理的環(huán)境和方法發(fā)生了顯著變化，檔案數(shù)據(jù)量呈爆炸性增長(zhǎng)，檔案類型日益多樣化，檔案管理迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也對(duì)檔案管理效能、服務(wù)質(zhì)量和安全體系建設(shè)提出了更高要求。相關(guān)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，提高檔案服務(wù)能力，著力培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，推動(dòng)檔案管理與時(shí)代同頻共振，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

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[2]張艷萍.淺談做好新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017（24）：27-28.

（作者簡(jiǎn)介：劉春征，男，本科，北京智寶教育科技有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）