淺析新時(shí)期檔案工作人員能力體系建設(shè)的路徑

一、引言

檔案作為各單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要記錄載體，其管理工作涵蓋收集、整理、移交、保管、利用、安全防護(hù)、信息化建設(shè)及銷(xiāo)毀處置等多個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力提出了全方位要求。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作正經(jīng)歷從傳統(tǒng)被動(dòng)型管理模式向主動(dòng)型服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備、業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新思維都提出了更高要求。現(xiàn)代檔案管理不僅要滿(mǎn)足傳統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，還要適應(yīng)數(shù)字化、智能化的發(fā)展趨勢(shì)。然而，當(dāng)前檔案工作人員普遍存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏、能力結(jié)構(gòu)單一、技術(shù)應(yīng)用能力不足、跨領(lǐng)域協(xié)作能力欠缺等問(wèn)題。基于此，本文深入探索檔案人才能力體系建設(shè)的路徑，旨在為各單位檔案管理部門(mén)構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍提供理論參考。

二、研究背景及意義

（一）研究背景

《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案工作人員提出了明確的要求：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能”。各單位檔案作為記錄工作活動(dòng)的原始憑證，在推動(dòng)業(yè)務(wù)開(kāi)展和服務(wù)保障方面發(fā)揮著重要作用，既要為單位提供業(yè)務(wù)支撐，又要做好文化服務(wù)保障，這對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高要求。然而，當(dāng)前檔案工作人員能力體系建設(shè)仍存在諸多不足，嚴(yán)重制約了檔案工作的有效開(kāi)展。為此，必須采取綜合措施，全面推進(jìn)檔案工作人員能力體系建設(shè)，充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，從而促進(jìn)各單位檔案管理工作的持續(xù)開(kāi)展。

（二）研究意義

檔案工作人員是檔案工作的具體執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)直接決定著檔案工作的質(zhì)量。加強(qiáng)檔案工作人員能力體系建設(shè)，既能有效滿(mǎn)足新時(shí)代檔案工作需求，也能契合檔案工作人員提升自身能力的期望。因此，全面提升檔案工作人員的能力，不僅能為各單位、各部門(mén)工作的順利開(kāi)展提供有力支撐，還能顯著提升檔案服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)新時(shí)期檔案工作整體水平的提升，為檔案工作人員能力體系建設(shè)提供有益參考。

筆者通過(guò)系統(tǒng)梳理相關(guān)文件及學(xué)術(shù)文獻(xiàn)，綜合分析該領(lǐng)域研究現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案體系等方面規(guī)定較多、較具體，但對(duì)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定較少；雖然目前相關(guān)研究已取得一定成果，但關(guān)于檔案工作人員能力體系建設(shè)的專(zhuān)題研究仍相對(duì)匱乏且缺乏系統(tǒng)性，尚未建立起科學(xué)完善的檔案工作人員能力體系框架?；诖耍涌鞓?gòu)建檔案工作人員能力體系已成為當(dāng)前亟待解決的重要問(wèn)題。

三、檔案工作人員能力體系建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）人員業(yè)務(wù)能力、知識(shí)儲(chǔ)備有限

各單位檔案建設(shè)涉及文書(shū)管理、人事人才、財(cái)務(wù)資產(chǎn)、基礎(chǔ)建設(shè)、房產(chǎn)管理和安全保密等多個(gè)領(lǐng)域，其工作內(nèi)容的復(fù)雜性要求檔案工作人員必須兼具跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合技能。然而，當(dāng)前檔案工作人員能力結(jié)構(gòu)普遍較為單一，多數(shù)人員僅掌握基礎(chǔ)檔案整理技能，既缺乏各業(yè)務(wù)領(lǐng)域所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又未能掌握區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的應(yīng)用能力。

（二）培訓(xùn)機(jī)制不健全

當(dāng)前檔案工作人員培訓(xùn)體系不健全，尚未建立起包含知識(shí)、能力、素質(zhì)全方位內(nèi)容且線上線下形式相結(jié)合的培訓(xùn)體系。當(dāng)前，培訓(xùn)內(nèi)容更多側(cè)重于理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，缺乏針對(duì)服務(wù)場(chǎng)景的動(dòng)手實(shí)踐能力培養(yǎng)和綜合素質(zhì)提升策略。一些單位仍沿用傳統(tǒng)培訓(xùn)模式，課程內(nèi)容以紙質(zhì)檔案管理為主，缺乏對(duì)信息化技術(shù)的系統(tǒng)培訓(xùn)，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代檔案工作人員的業(yè)務(wù)需求。隨著信息化的迅猛發(fā)展，檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也同步增加，檔案工作人員的安全知識(shí)和保密意識(shí)培訓(xùn)也應(yīng)同步加強(qiáng)。

（三）考核機(jī)制不完善

現(xiàn)有檔案工作考核體系側(cè)重于檔案收集整理的數(shù)量指標(biāo)，而普遍缺乏對(duì)檔案質(zhì)量評(píng)估與人員創(chuàng)新能力的考核標(biāo)準(zhǔn)，如檔案利用率、跨部門(mén)協(xié)作效率等關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)尚未被納入考核體系。同時(shí)，考核對(duì)信息化水平和安全保密工作的指標(biāo)設(shè)置不足，這不僅會(huì)影響檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，還會(huì)導(dǎo)致檔案工作人員的檔案安全意識(shí)薄弱，對(duì)單位的整體工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

（四）職業(yè)發(fā)展路徑模糊

當(dāng)前檔案人員面臨晉升渠道單一、職業(yè)發(fā)展空間受限，且現(xiàn)行職稱(chēng)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)與崗位能力要求脫節(jié)的挑戰(zhàn)，這種狀況直接導(dǎo)致檔案人才流失嚴(yán)重。某農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的專(zhuān)項(xiàng)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，僅有30%的檔案從業(yè)人員對(duì)現(xiàn)有激勵(lì)機(jī)制表示認(rèn)可，這一數(shù)據(jù)充分反映出當(dāng)前檔案人才隊(duì)伍建設(shè)中激勵(lì)機(jī)制亟待完善的問(wèn)題。

四、檔案工作人員能力體系框架

筆者通過(guò)系統(tǒng)梳理單位檔案工作重點(diǎn)內(nèi)容，科學(xué)劃分檔案類(lèi)型并深入調(diào)研檔案工作現(xiàn)狀，在全面分析檔案工作人員能力體系建設(shè)存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，借鑒先進(jìn)的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建出檔案工作人員能力體系框架。具體而言，筆者立足檔案管理體系、資源體系、利用體系、安全體系和信息化建設(shè)現(xiàn)狀，覆蓋文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案，綜合考慮政策法規(guī)、技術(shù)應(yīng)用等實(shí)際因素，運(yùn)用歸納法與演繹法等研究方法，創(chuàng)新構(gòu)建了以“1個(gè)核心能力、3個(gè)類(lèi)型能力、17個(gè)具體能力”為框架的檔案工作人員能力體系。

（一）1個(gè)核心能力

“1個(gè)核心能力”即系統(tǒng)性思維與創(chuàng)新思維的有機(jī)融合能力。系統(tǒng)性思維有助于強(qiáng)化檔案全流程管理的整體性和協(xié)調(diào)性，而創(chuàng)新思維則能夠提升數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案的設(shè)計(jì)水平，二者的協(xié)同作用將有效促進(jìn)檔案資源整合與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。

（二）3個(gè)類(lèi)型能力

“3個(gè)類(lèi)型能力”即學(xué)習(xí)能力、自我管理能力和可遷移能力。擁有學(xué)習(xí)能力的檔案工作人員能夠主動(dòng)拓展知識(shí)維度，系統(tǒng)掌握檔案學(xué)理論、業(yè)務(wù)知識(shí)及信息化技術(shù)；自我管理能力強(qiáng)調(diào)檔案工作人員提升個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的自覺(jué)性；可遷移能力則強(qiáng)調(diào)檔案工作人員在不同工作情境中均能有效運(yùn)用通用職業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)跨崗位、跨領(lǐng)域的技能遷移。

（三）17個(gè)具體能力

“17個(gè)具體能力”包括：法律知識(shí)、檔案知識(shí)、崗位知識(shí)、后勤知識(shí)、辦公知識(shí)、信息化知識(shí)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，溝通能力、協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)新能力、技術(shù)應(yīng)用能力、管理能力等業(yè)務(wù)能力，以及思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)、生理心理素質(zhì)、工作作風(fēng)、責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)、安全保密意識(shí)等職業(yè)素養(yǎng)。具體而言，在專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面，要求檔案工作人員系統(tǒng)完善各類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系，豐富自身知識(shí)儲(chǔ)備。在業(yè)務(wù)能力方面，重點(diǎn)培養(yǎng)持續(xù)創(chuàng)新能力以推動(dòng)檔案管理模式革新，提升溝通協(xié)調(diào)能力以實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)高效協(xié)作，提升終身學(xué)習(xí)能力以應(yīng)對(duì)技術(shù)發(fā)展挑戰(zhàn)。在職業(yè)素養(yǎng)方面，著力強(qiáng)化保密責(zé)任與服務(wù)意識(shí)，確保檔案管理的合規(guī)性與安全性。

值得注意的是，各單位檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)服務(wù)需求的變化，建立檔案工作人員能力體系動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制。例如，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)注重檔案工作人員信息化技術(shù)應(yīng)用能力提升；在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，則應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與應(yīng)急響應(yīng)等檔案工作人員能力建設(shè)，確保能力體系始終與檔案事業(yè)發(fā)展需求相適應(yīng)。

五、檔案工作人員能力體系建設(shè)路徑

在新時(shí)期背景下，必須準(zhǔn)確把握檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)、新要求，客觀分析檔案工作中存在的問(wèn)題，深入剖析問(wèn)題產(chǎn)生的根源，為加強(qiáng)檔案工作人員能力體系建設(shè)提供新思路。同時(shí)科學(xué)界定檔案工作人員的工作范疇，全面梳理單位核心業(yè)務(wù)，合理劃分檔案管理類(lèi)型，系統(tǒng)構(gòu)建檔案工作人員分類(lèi)體系，明確各類(lèi)檔案工作人員的崗位能力需求，建立健全檔案工作人員能力素質(zhì)模型，并有針對(duì)性地制定能力提升的具體實(shí)施方案。

（一）構(gòu)建知識(shí)、能力、素質(zhì)“三位一體”培養(yǎng)體系

1.建立分層次、分類(lèi)別的培訓(xùn)機(jī)制

為系統(tǒng)提升檔案工作人員綜合能力，應(yīng)構(gòu)建多層次培訓(xùn)體系。在基礎(chǔ)層面，重點(diǎn)開(kāi)展檔案理論知識(shí)、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、辦公知識(shí)以及信息化技術(shù)培訓(xùn)。在進(jìn)階層面，通過(guò)工作坊等形式，強(qiáng)化檔案工作人員的學(xué)習(xí)能力、協(xié)調(diào)能力、技術(shù)應(yīng)用能力和管理能力，培養(yǎng)解決復(fù)雜問(wèn)題的能力。在高階層面，依托案例研討與項(xiàng)目實(shí)戰(zhàn)，著力提升檔案工作人員的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德修養(yǎng)、工作作風(fēng)、責(zé)任擔(dān)當(dāng)和安全保密意識(shí)等素質(zhì)。以中核戰(zhàn)略規(guī)劃研究總院為例，其創(chuàng)新采用“定培訓(xùn)計(jì)劃、定培訓(xùn)內(nèi)容、定培訓(xùn)形式、定培訓(xùn)老師”的“四定法”培訓(xùn)模式，成功構(gòu)建了高效、便捷、全覆蓋的培訓(xùn)體系，顯著提升了檔案工作人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力。

2.搭建分崗位、跨單位的實(shí)踐平臺(tái)

其一，可組建“檔案工作協(xié)同創(chuàng)新小組”，通過(guò)模擬文書(shū)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、基建及其他業(yè)務(wù)檔案的全流程管理場(chǎng)景（包括檔案形成、整理、收集、歸檔、移交、接收、保管、保護(hù)、利用、開(kāi)發(fā)、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)），以及信息化建設(shè)、安全保密和監(jiān)督檢查等重點(diǎn)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)理論研究和實(shí)踐應(yīng)用的有機(jī)統(tǒng)一。其二，應(yīng)建立跨行業(yè)、跨單位的交流學(xué)習(xí)機(jī)制，借鑒經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)。以國(guó)家電網(wǎng)公司山東濟(jì)寧供電公司為例，該公司通過(guò)搭建“思想淬煉、政治歷練、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、實(shí)踐鍛煉”四個(gè)平臺(tái)，著力打造一支政治堅(jiān)定、素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)精進(jìn)、作風(fēng)優(yōu)良的新時(shí)代檔案工作人員隊(duì)伍，進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理水平。具體實(shí)施路徑包括：創(chuàng)新開(kāi)展“講師輪值”活動(dòng)，全面梳理檔案管理工作中存在的問(wèn)題，明確培訓(xùn)內(nèi)容，以講促學(xué)；建立常態(tài)化自查自糾工作機(jī)制，形成問(wèn)題清單，明確整改時(shí)限，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

（二）完善能力評(píng)價(jià)與激勵(lì)機(jī)制

1.優(yōu)化多維度評(píng)價(jià)指標(biāo)

應(yīng)建立科學(xué)的檔案工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。在定性指標(biāo)方面，重點(diǎn)考核操作程序規(guī)范性、成果完備性、服務(wù)滿(mǎn)意度及創(chuàng)新提案采納率等維度；在定量指標(biāo)方面，著重評(píng)估檔案管理制度文件數(shù)量、工作流程精細(xì)化程度、文件分類(lèi)顆粒度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化率、檢索響應(yīng)速度、歸檔材料總量及鑒定銷(xiāo)毀周期等可量化指標(biāo)。通過(guò)定性與定量相結(jié)合的方式全面客觀評(píng)價(jià)檔案工作績(jī)效。

2.構(gòu)建職業(yè)發(fā)展激勵(lì)機(jī)制

各單位應(yīng)建立健全檔案部門(mén)機(jī)制，設(shè)置專(zhuān)職或兼職檔案管理崗位，并配套建立專(zhuān)門(mén)的檔案職稱(chēng)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)制定不同職稱(chēng)層級(jí)的能力標(biāo)準(zhǔn)和晉升條件，通過(guò)系統(tǒng)化地將日常工作積累轉(zhuǎn)化為業(yè)績(jī)成果，將業(yè)績(jī)成果整理為職稱(chēng)評(píng)審材料，為檔案工作人員的職稱(chēng)評(píng)定和職務(wù)晉升創(chuàng)造制度條件。同時(shí)，還要將檔案工作的業(yè)務(wù)量、工作質(zhì)量和實(shí)際成效作為職稱(chēng)評(píng)審和崗位競(jìng)聘的核心考核指標(biāo)和重要評(píng)價(jià)依據(jù)，形成以工作實(shí)績(jī)?yōu)閷?dǎo)向的人才評(píng)價(jià)機(jī)制。

六、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期背景下，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)和新挑戰(zhàn)，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了檔案人才隊(duì)伍建設(shè)要取得新發(fā)展的目標(biāo)——“檔案人才培養(yǎng)激勵(lì)和教育培訓(xùn)機(jī)制更加健全、成效日益明顯，人才評(píng)價(jià)體系更加科學(xué)，檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)更加合理、素質(zhì)更加優(yōu)良、作風(fēng)更加過(guò)硬，職業(yè)認(rèn)同感、自豪感明顯提升”。為切實(shí)落實(shí)這一發(fā)展目標(biāo)，必須緊密?chē)@單位中心工作和主營(yíng)業(yè)務(wù)，結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀、檔案分類(lèi)特點(diǎn)以及實(shí)際歸檔使用需求，通過(guò)優(yōu)化檔案管理體系、強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)等舉措，全面提升檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和工作水平。

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（作者簡(jiǎn)介：申世園，男，碩士研究生，中國(guó)科學(xué)院行政管理局，中級(jí)，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）