基于關(guān)鍵鏈的檔案信息系統(tǒng)項目進度管理研究

0 引言

隨著數(shù)字化進程的加速，檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)方式向數(shù)字化方式轉(zhuǎn)型已成趨勢。這種轉(zhuǎn)變涵蓋了檔案的創(chuàng)建、存儲、索引和檢索等全過程。檔案信息系統(tǒng)是為檔案的組織、存儲、管理和檢索提供服務(wù)的專業(yè)信息系統(tǒng)。當前，以數(shù)字化檔案資源為核心的檔案工作日益普及，其快速增長的數(shù)據(jù)量和日益復(fù)雜的管理需求，使得檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為提高管理效率和信息可用性的必要途徑[]。在開發(fā)檔案信息系統(tǒng)的過程中，制訂和控制項目進度計劃是確保開發(fā)工作順利完成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。工期估算作為項目進度計劃的重要組成部分，對整個進度管理的準確性有著直接影響。

關(guān)鍵鏈項目管理是約束理論在項目管理中的應(yīng)用，主要通過合理估算任務(wù)工期及設(shè)置緩沖區(qū)，在確保項目按時完成的前提下，進一步優(yōu)化工期。緩沖區(qū)大小的科學(xué)估算一直是關(guān)鍵鏈研究的重點領(lǐng)域。然而，針對檔案管理行業(yè)信息系統(tǒng)項目的緩沖區(qū)設(shè)置研究較少。檔案管理軟件的特點要求在緩沖區(qū)計算時充分考慮其特性，以提高估算的準確性。在現(xiàn)有的根方差（RSEM）計算框架基礎(chǔ)上，通過引入反映特定因素的修正系數(shù)，可以更好地適應(yīng)檔案管理軟件項目的需求[2-4]

關(guān)鍵鏈技術(shù)的創(chuàng)新之處在于對資源約束的平衡。通過統(tǒng)一管理安全時間，減少對項目進度的干擾；考慮工序間的邏輯關(guān)系，優(yōu)化資源分配，集中解決項目進度瓶頸問題，降低流程不暢造成的時間浪費；利用緩沖區(qū)動態(tài)監(jiān)控項目進展，通過合理調(diào)配資源，減少意外因素對進度的影響，確保按時完成項目。本文結(jié)合項目經(jīng)理的風(fēng)險偏好、資源緊張度、網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜度和任務(wù)彈性等影響因素，對緩沖區(qū)進行計算和設(shè)置，并通過CrystalBall工具進行工期分布仿真，驗證關(guān)鍵鏈緩沖區(qū)技術(shù)在檔案信息系統(tǒng)項目進度管理中的可行性和有效性[5]

1 緩沖區(qū)的影響因素

緩沖區(qū)設(shè)置的核心是通過合理設(shè)計緩沖，降低項目中的不確定性，從而確保項目能夠在滿足既定要求的基礎(chǔ)上，按時或提前完成。項目的不確定性可以劃分為外部不確定性和內(nèi)部不確定性兩類，其中，外部不確定性包括國家或地方政策等宏觀因素，這類不確定性發(fā)生概率較低，對項自影響較小，因此通常不予考慮。內(nèi)部不確定性是項目進度管理的主要挑戰(zhàn)，涉及項目經(jīng)理、資源及項目本身的復(fù)雜性等多個方面。

項目經(jīng)理的不確定性主要與其管理風(fēng)格、決策偏好及風(fēng)險應(yīng)對能力相關(guān)。例如，風(fēng)險偏好高的項目經(jīng)理可能設(shè)置較小的緩沖，而風(fēng)險規(guī)避型項目經(jīng)理可能傾向于增加緩沖時間。資源的不確定性則體現(xiàn)為資源配置是否充足，以及需要時是否能夠及時到位，這會直接影響項目各環(huán)節(jié)的順利開展。此外，項目的復(fù)雜性由任務(wù)數(shù)量及其邏輯關(guān)系決定，較高的任務(wù)復(fù)雜性可能會增加工期的不確定性，需要通過緩沖區(qū)進行有效管理。

為科學(xué)評估和設(shè)置緩沖區(qū)，本文從項目經(jīng)理風(fēng)險偏好水平、資源緊張度、任務(wù)復(fù)雜度和任務(wù)彈性4個方面進行衡量。項自經(jīng)理風(fēng)險偏好水平?jīng)Q定了緩沖的松緊度；資源緊張度反映了資源在多任務(wù)環(huán)境中的供需關(guān)系；任務(wù)復(fù)雜度體現(xiàn)了活動之間的依賴性和鏈路復(fù)雜性；任務(wù)彈性反映了活動的時間裕度，即活動對不確定性的應(yīng)對靈活性。這些因素的綜合分析為緩沖區(qū)的合理設(shè)置提供了量化依據(jù)，最終得出了更加精確的工期估算。

1.1 項目經(jīng)理風(fēng)險偏好水平

理想情況下，當項目中活動較多時，項目工期呈正態(tài)分布。設(shè)項目經(jīng)理的風(fēng)險偏好水平為 ? ，在 1～?σ 的保證率下，對應(yīng)的標準差倍數(shù)為 f_rg ，則由此可以計算項目經(jīng)理風(fēng)險偏好調(diào)整系數(shù) β= f_rg/2 。當 ?=5% 時，即項目經(jīng)理在 95% 的保證率下設(shè)置緩沖，即有 5% 的可能性緩沖超出控制[6]

1. 2 任務(wù)復(fù)雜度

項目本身的復(fù)雜度通過任務(wù)復(fù)雜度表示，任務(wù)復(fù)雜度 δ 表示活動的緊前活動與該活動所經(jīng)鏈路上的總活動數(shù)的最大值的比值； N_p 表示該活動的緊前活動數(shù)； N 表示該活動所經(jīng)鏈路上的總活動數(shù)的最大值，則任務(wù)復(fù)雜度 δ=N_p/N+1/N 。

1.3 資源緊張度

資源是否足夠及能否及時到位，通常由資源緊張度來衡量，資源緊張度可以以單一資源和多資源緊張度等情形進行衡量。本文采用多資源緊

張度來衡量。在多資源的條件下，可以利用最樂觀值法，將任務(wù)進行差分考慮，提出某活動利用多資源條件下資源緊張度的計算方法為

式中， n 表示活動 i 使用資源種類的數(shù)量； R（j） 表示活動 i 所使用的某種資源 j R_m（j） 表示資源 j 的供應(yīng)限量[6]

1.4 任務(wù)彈性

在三點估算中， t_o?t_m?t_p 分別表示任務(wù) i 的樂觀時間、最可能時間和悲觀時間。在極端情況下，當 t_?m 足夠接近 t_o 時，說明任務(wù) i 基本不會在 t_p 時間完成，任務(wù)可提取的安全時間較為充裕。反之，說明任務(wù)沒有太多安全時間可以提取。任務(wù)彈性系數(shù)計算公式如下

式中， λ_i 表示任務(wù)彈性系數(shù)[7]

1.5 安全時間計算

根據(jù)根方差原理可知，通常將單個工序的安全時間裕量按其標準差的2倍計算[8]，則消除的安全時間裕量 Δt=2σ 。

1. 6 緩沖區(qū)設(shè)置

緩沖區(qū)的計算公式如下

式中， n 表示關(guān)鍵鏈或非關(guān)鍵鏈上的活動數(shù)； β_k 表示活動 k 的項目經(jīng)理風(fēng)險偏好系數(shù)； δ_k 表示活動 k 的任務(wù)復(fù)雜度； Δt_k 表示活動 k 所需消除的安全時間裕量; λ_k 表示任務(wù) k 的彈性系數(shù)[9]

2 檔案信息系統(tǒng)開發(fā)項目工期計算

2.1項目WBS任務(wù)分解

在復(fù)雜項目啟動前，通常需要繪制工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），對工作流程進行詳細分解，將總體目標拆解為更小、更易管理的子項目和小目標。通過明確任務(wù)名稱、編號及分配任務(wù)負責人和執(zhí)行團隊，WBS圖是一種資源分配約束的重要工具。檔案信息系統(tǒng)的項目開發(fā)工作分解流程如下：

（1）需求分析與確定。需求分析團隊在收到客戶需求文檔后，與客戶約定首次會面時間，詳細溝通需求內(nèi)容。項目組成員在充分理解客戶需求的基礎(chǔ)上，運用專業(yè)知識設(shè)計軟件項目的功能模塊及界面原型，對功能模塊中的每個細節(jié)進行具體設(shè)計。形成需求規(guī)格說明書后，與客戶確認并交流，直到界面功能板塊、界面設(shè)計及功能模塊完全滿足客戶需求為止。隨后，公司內(nèi)部審核需求規(guī)格說明書，審核通過后，交由客戶進行最終確認。

（2）產(chǎn)品設(shè)計。產(chǎn)品研發(fā)團隊根據(jù)需求規(guī)格說明書，首次進行概要設(shè)計，包括軟件功能劃分、數(shù)據(jù)庫設(shè)計及數(shù)據(jù)接口設(shè)計。在完成概要設(shè)計后，進一步細化功能模塊設(shè)計，并通過詳細的算法設(shè)計，為后續(xù)代碼編寫奠定基礎(chǔ)。

（3）代碼編寫和測試。根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計方案，分解功能板塊并按模塊編寫代碼程序，確保界面與功能按計劃完成。代碼開發(fā)完成后，軟件產(chǎn)品需通過公司內(nèi)部的嚴格測試，以保證其質(zhì)量和功能的完整性。

（4）項目交付及驗收。在完成整體設(shè)計后，公司項目團隊和技術(shù)人員前往客戶公司進行軟件安裝與調(diào)試，與客戶方使用人員一起進行反復(fù)測試，確保系統(tǒng)無缺陷且能正常運行。隨后，為客戶方使用人員提供系統(tǒng)化培訓(xùn)，并移交《用戶安裝手冊》《使用指南》等相關(guān)文檔。在客戶驗收并簽字確認后，正式宣布軟件項目完成[10]。具體項目任務(wù)分解如圖1所示：

2.2 項目基本信息

對項目進度管理過程中的各項任務(wù)量進行具體的分解、排序和編號，并按照項目任務(wù)量做好資源分配和人員分配。在此過程中，要明確項目進度管理中各項任務(wù)的前后的邏輯順序，形成具體的任務(wù)分解表。項目的主要任務(wù)見表1，項目資源的主要內(nèi)容見表2。其中， R₁ 為項目經(jīng)理， R₂ 為需求分析人員， R₃ 為UI設(shè)計人員， R₄ 為測試人員， R₅ 為方案設(shè)計人員， R₆ 為開發(fā)人員。各活動所需資源數(shù)量表見表3。

根據(jù)項目信息采用三點估算法計算出項目工期的期望值，項目持續(xù)時間估算見表4，項目活動網(wǎng)絡(luò)圖如圖2所示，項目甘特圖如圖3所示。可得出關(guān)鍵鏈A—B—C—D—F—H—I—K—L—N—O，項目工期為130天。

2.3 項目緩沖計算

由PB最終為項目整體的安全性提供保證。

根據(jù)項目信息分別計算資源緊張度、任務(wù)復(fù)雜度、工序彈性、安全時間等信息。假設(shè)項自經(jīng)理的風(fēng)險偏好度為 5% ，則需要在 95% 的保證率下完成項目。通過查閱正態(tài)分布表可得，在 95% 的保證率下所對應(yīng)的標準差倍數(shù) f_rg=1.65 ，則項目經(jīng)理的風(fēng)險偏好度調(diào)整系數(shù)為 β_k=f_rg/2=0.825 。緩沖區(qū)計算表見表5。匯入緩沖區(qū)后的活動網(wǎng)絡(luò)圖如圖4所示。由表可以得出 PB=4.32d ，非關(guān)鍵鏈A—B—C—D—E 的緩沖FB1為0.48d，A—B—C—D—E—H—J的緩沖 FB2 為1.90d，A—B—C—D—E—H—I—K—L—M的緩沖FB3為 4.09d 。項目緩沖FB的插入可能會使非關(guān)鍵鏈的長度超過關(guān)鍵鏈，但因為它包含有緩沖，不能認為該非關(guān)鍵鏈變成了關(guān)鍵鏈。此時，可以看作是該非關(guān)鍵鏈的部分入口緩沖FB融入了最終的項目緩沖PB中，

2.4 仿真模擬與分析

利用CrystalBall對項目進行仿真。CrystalBall簡單實用，可以借助Excel直接進行仿真分析，CrystalBall實質(zhì)上是利用蒙特卡洛法構(gòu)造概率模型，進行重復(fù)抽樣的基礎(chǔ)上得到近似結(jié)果。利用PERT方法對該項目進行仿真，利用Excel建立仿真模型。由于設(shè)置了緩沖區(qū)，工期取樂觀時間，采用正態(tài)分布，仿真次數(shù)為10000次，項目數(shù)據(jù)設(shè)置圖如圖5所示。模擬仿真概率分布圖如圖6所示。從結(jié)果可以看出，完工率為 95% 時，項目工期為112d，相較于傳統(tǒng)的計算方式工期 130d ，其工期縮短 18d 。因此，本文根據(jù)項目特點設(shè)置的關(guān)鍵鏈和緩沖區(qū)的設(shè)置可以有效縮短工期[1]

2.5 敏感性分析

由敏感性分析圖（圖7）可知，項目能否順利完成影響因素最大的任務(wù)活動為活動I，即代碼編寫預(yù)測試任務(wù)，影響因素達到 44.3% ，其余活動影響相對較小。軟件項目不同于其他類型項目的特性，軟件項目受人為影響較大。檔案信息系統(tǒng)開發(fā)的代碼編寫與測試階段的風(fēng)險最大，通常面臨技術(shù)風(fēng)險，關(guān)鍵開發(fā)人員離職風(fēng)險及需求理解不清的風(fēng)險。因此，在檔案信息系統(tǒng)開發(fā)過程中，需著重關(guān)注代碼編寫與測試階段的進度，不斷監(jiān)控、及時糾正，保證進度計劃順利進行和項目成功交付[12]

3 結(jié)語

本文應(yīng)用關(guān)鍵鏈技術(shù)進行檔案信息系統(tǒng)項目的進度管理。首先，對檔案信息系統(tǒng)項目進行WBS任務(wù)分解；其次，對項目基本情況和存在的不確定因素進行分析，通過任務(wù)的時間參數(shù)識別出項目的關(guān)鍵鏈；再次，并將項目經(jīng)理風(fēng)險偏好水平、資源緊張度、網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜度和任務(wù)彈性作為緩沖區(qū)的影響因素，根據(jù)計算公式設(shè)置緩沖區(qū)；最后，通過蒙特卡洛模擬得出項目在 95% 的完工率下的工期。對比傳統(tǒng)的工期計算方法，新方法大大縮短了工期。該研究對檔案信息系統(tǒng)項目的進度管理和工期預(yù)測具有參考意義[13]

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收稿日期：2025-01-13

作者簡介：

朱夢玲（1997—），女，研究方向：檔案信息化。