檔案管理現(xiàn)狀與對策

、金融企業(yè)檔案管理的實際情況

2015年5月5日我國頒布了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），這是我國第一個專門為金融行業(yè)的檔案管理工作提出來的規(guī)范性文件，為我國各個地區(qū)對于當?shù)亟鹑谄髽I(yè)檔案管理的工作提供了指導(dǎo)。金融企業(yè)檔案記錄了金融企業(yè)在資本市場、保險、信托等金融服務(wù)辦理和服務(wù)活動中形成的有價值的各種載體內(nèi)容的記錄，是保障經(jīng)濟安全、促進經(jīng)濟和社會發(fā)展、防控金融風險的有力手段。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，金融企業(yè)的檔案數(shù)量不斷增多，而且由于金融業(yè)務(wù)檔案與全社會資本和財務(wù)有密切的關(guān)系，金融業(yè)務(wù)檔案的應(yīng)用需求也在發(fā)生了不斷的變化：檔案資源利用更加頻繁、利用目的多樣性加強，在我國社會經(jīng)濟發(fā)展上發(fā)揮著重要的作用。隨著我國金融企業(yè)對于檔案管理工作給予重視，雖然管理水平不斷提高，但也存在著一大問題，就是過度關(guān)注管理類檔案的管理，忽略了業(yè)務(wù)檔案的管理，檔案丟失以及造假的情況比較突出。

金融企業(yè)檔案主要記錄的內(nèi)容反映了金融活動和金融制度，既是金融企業(yè)的重要資產(chǎn)，也是國家以及社會的重要財富。金融檔案具有法律效力，能保障金融企業(yè)及客戶的基本權(quán)益；金融檔案也具有歷史價值，反映了金融企業(yè)的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展歷程，同時為金融相關(guān)理論的研究也提供了很多的依據(jù)。傳統(tǒng)的金融企業(yè)檔案管理中存在很多問題，如檔案數(shù)據(jù)量較大、保存環(huán)境差、檔案資料利用率較低等，最終導(dǎo)致金融企業(yè)檔案無法為社會發(fā)展做出貢獻，也無法滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求。隨著我國步人互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代，金融行業(yè)也開展了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，因此大數(shù)據(jù)時代下為金融企業(yè)檔案管理帶來了機會和挑戰(zhàn)，作為檔案管理人員需要具有創(chuàng)新意識、突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，做好信息化建設(shè)充分將金融檔案的服務(wù)性發(fā)揮出來。2014年，國家開發(fā)銀行在第1次行長辦公會審議工作《國家開發(fā)銀行檔案管理規(guī)定》，要求加強和改進新形勢下開發(fā)銀行檔案工作的重要舉措，對開發(fā)銀行檔案工作做好頂層設(shè)計，并且對檔案內(nèi)容提出了原則性和基礎(chǔ)性的要求。具體內(nèi)容包括檔案工作體制、管理原則、責任分工、檔案管理、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案安全保密、檔案鑒定、檔案銷毀、檔案統(tǒng)計、教育培訓等，該規(guī)定有效提升了金融行業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學化水平。

、金融企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理的重視程度較差在金融企業(yè)的檔案管理工作中，最突出的問題可以發(fā)現(xiàn)：上到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下到普通員工對于檔案管理工作的認識不足、對檔案管理的重要性也缺乏正確的理解，導(dǎo)致無法重視檔案管理工作的開展。很多企業(yè)采用的檔案管理模式也趨于落后，依然受到傳統(tǒng)思維的影響，認為檔案管理只是進行文書資料的保存和管理，沒有技術(shù)含量，因此很多企業(yè)都會招聘兼職人員來完成。隨著時代的發(fā)展，特別是步人大數(shù)據(jù)、信息化時代后，檔案承載的信息具有重要的意義，檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展進程和發(fā)展規(guī)律，還包含關(guān)于企業(yè)經(jīng)營、管理等各個方面的重要信息，只有做好這些信息的管理才可以在企業(yè)未來經(jīng)營中提供支持，由此可知，在記錄數(shù)據(jù)和信息的同時也要善于利用這些數(shù)據(jù)，才可以提高企業(yè)的核心競爭力。檔案管理對各行業(yè)的企業(yè)發(fā)展來說都非常重要，在金融行業(yè)的檔案管理中通過總結(jié)以往的經(jīng)驗、分析數(shù)據(jù)可以幫助企業(yè)找到發(fā)展方向、制定戰(zhàn)略目標，可企業(yè)對檔案管理的這一價值缺乏認知則成為阻礙金融企業(yè)發(fā)展的主要因素。

2.檔案管理水平較差針對金融企業(yè)的檔案管理工作進行分析，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)在檔案管理上存在著很多問題，主要表現(xiàn)在以下幾點內(nèi)容。第一，金融企業(yè)檔案管理人員雖然是專業(yè)的檔案管理人員，了解專業(yè)的檔案管理知識，但是缺乏金融相關(guān)知識，這就導(dǎo)致在處理金融檔案的時候無法發(fā)現(xiàn)與企業(yè)金融活動相關(guān)的信息，導(dǎo)致金融檔案中的有價值信息被忽略，無法得到良好的記錄。第二，金融檔案管理不規(guī)范。在《規(guī)定》中明確了金融檔案管理的原則，例如第七條表示：金融企業(yè)需要將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理以及歸納工作都納入業(yè)務(wù)流程中、納入業(yè)務(wù)部門職責范疇中、納入企業(yè)考核體系和獎懲機制中，只有這樣才可以保證業(yè)務(wù)文件材料的齊全。但很多企業(yè)并未按照“四列入”的要求管理業(yè)務(wù)文件資料，導(dǎo)致很多資料發(fā)生丟失。

3.檔案管理的先進性較差隨著時代的發(fā)展，越來越多的新技術(shù)、新設(shè)備被用于檔案管理中，這也是檔案管理近幾年來得到提升的重要原因。不過分析金融企業(yè)檔案管理的實際情況，在管理中依然存在著無法結(jié)合新技術(shù)、新設(shè)備的情況，依然采取傳統(tǒng)的管理手段或管理設(shè)備進行，嚴重影響了檔案管理的工作效率，造成這一問題的原因主要有以下幾點。第一，檔案管理人員的理念較為落后，很多金融企業(yè)的檔案管理依然存在著管而不理的情況，即雖然進行了檔案信息的記錄，但是并未對內(nèi)容進行整理與應(yīng)用，檔案的價值則沒有發(fā)揮出來。第二，管理設(shè)備應(yīng)用不足。很多企業(yè)的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手段，嚴重影響了工作效率，也容易因為人為因素而出現(xiàn)檔案破損、丟失的情況。第三，無法重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。我國步人互聯(lián)網(wǎng)時代，金融行業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營也與大數(shù)據(jù)及時實現(xiàn)了結(jié)合，如果檔案管理工作依然采取傳統(tǒng)的手段則無法與業(yè)務(wù)經(jīng)營的速度相匹配，不論是記錄數(shù)據(jù)還是提供數(shù)據(jù)上都處于落后狀態(tài)，在一定程度上也會影響企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營，阻礙金融企業(yè)的發(fā)展。

三、金融企業(yè)檔案管理的發(fā)展對策

1.促進《規(guī)定》的落實《規(guī)定》的下發(fā)對于促進我國金融企業(yè)檔案管理水平提升有重要意義，在金融行業(yè)的檔案管理發(fā)展進程中是一個里程碑式的代表，各級檔案行政部門及金融企業(yè)都必須積極促進《規(guī)定》的落實，由此促進我國金融企業(yè)檔案管理能夠步人新的臺階。第一，檔案行政管理部門要積極開展關(guān)于《規(guī)定》中內(nèi)容的解讀，并且做好推廣，將其下發(fā)到本轄區(qū)的行政管理部門，還要將其下發(fā)到各個金融企業(yè)，組織金融企業(yè)學習和解讀《規(guī)定》的內(nèi)容，促進其中各項要點都能得到應(yīng)用。第二，各級檔案行政管理部門要加強對金融企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督，將檢查工作作為日常工作的重點。第三，金融企業(yè)要組織專業(yè)人員吃透《規(guī)定》中的政策、精神內(nèi)涵等，對照《規(guī)定》中的要求檢查企業(yè)的檔案管理存在的問題，制定相應(yīng)的優(yōu)化對策。同時，金融企業(yè)也要通過檔案管理制度完善的機會將《規(guī)定》中的要點與制度內(nèi)容結(jié)合起來，從而提高檔案管理制度的專業(yè)性和規(guī)范性。

2.加強金融企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)第一，制定合理的數(shù)字化發(fā)展標準。按照不同類型、不同時期、不同用途進行檔案內(nèi)容的區(qū)分，同時也能夠明確數(shù)字化檔案的應(yīng)用范圍。結(jié)合金融企業(yè)的實際情況構(gòu)建數(shù)字化技術(shù)標準和質(zhì)量標準，讓檔案掃描、校對、命名、儲存等工作都有據(jù)可依，操作更加規(guī)范；制定完善的數(shù)字化管理制度，進一步完善數(shù)字化工作的考核評估制度、監(jiān)督檢查制度等內(nèi)容，為金融企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)保駕護航。第二，通過利用先進的設(shè)備與技術(shù)，按照不同載體、不同格式、不同內(nèi)容的檔案選擇合適的掃描儀器和儲存介質(zhì)等。同時也要積極應(yīng)用人工智能技術(shù)、圖像識別技術(shù)以及語義分析技術(shù)，提高檔案管理的自動化、智能化；云計算和物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用實現(xiàn)了檔案的云端儲存以及遠程管理。第三，構(gòu)建數(shù)字化檔案資源共享平臺。構(gòu)建開放的資源共享平臺，將各種金融檔案資源展示在平臺上。同時構(gòu)建便捷的檔案資源共享機制，實現(xiàn)金融檔案的跨機構(gòu)、跨地區(qū)、跨行業(yè)的共享。構(gòu)建完善數(shù)字化資源保護機制，保證金融資源的安全，資源利用也更加合法合規(guī)。

3.促進檔案治理體系的構(gòu)建在

《中華人民共和國檔案法》中明確了企業(yè)要構(gòu)建檔案工作責任制，企業(yè)要制定專門的檔案管理崗位，還要制定完善的任免機制、人員背調(diào)、獎懲機制、培訓機制等促進崗位的完善。金融企業(yè)要盡快地將檔案管理工作統(tǒng)一起來，確定好企業(yè)中檔案管理部門的職責、構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)、完善管理制度等，對檔案資源的收集、儲存、整理、應(yīng)用等工作進行規(guī)范。在金融企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負責監(jiān)督檔案管理工作的開展并給予一定的引導(dǎo)，切實提高檔案管理部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，保障金融企業(yè)檔案管理實現(xiàn)統(tǒng)一管理，管理工作也能有序開展。

4.加強檔案的安全管理檔案的安全管理能保證有價值的資源不會受到損壞、遺失等，要提高檔案安全管理的落實就要先構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責任制、檔案管理主體責任制等，體系構(gòu)建和完善可以規(guī)范檔案管理人員的行為，促進安全管控體系的建設(shè)，保證安全管理職責能夠落實到各個人員身上。管理人員要制定輪班監(jiān)督機制，主要做好檔案儲存室、檔案儲存設(shè)備等方面的檢查，日常檔案出人要記錄準確，保證檔案有借有還，不會出現(xiàn)檔案遺失的情況。信息化社會下，也要善于利用信息化技術(shù)開展檔案管理，如構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化安全保護系統(tǒng)，保證檔案信息的安全，不同涉密等級的資料也要做好不同程度的保護，加強防火墻和訪問限制，避免重要資料被竊取。

社會經(jīng)濟的發(fā)展推動了金融行業(yè)的進步，金融企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴大也形成了大量的檔案信息，因此各個金融企業(yè)必須重視結(jié)合自身情況制定合理的檔案管理對策，規(guī)范檔案收集、儲存、應(yīng)用等流程，只有做好檔案健康管理才可以為金融企業(yè)更加高速、穩(wěn)定的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：青海銀行股份有限公司）