事業(yè)單位合同全生命周期管理

在當(dāng)前形勢下，傳統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模式已難以契合財務(wù)一體化的發(fā)展需求。強化對合同起草、審批、履行、監(jiān)控、分析以及評價的全生命周期管理，借助經(jīng)濟合同準(zhǔn)確表達意愿、合理把控風(fēng)險，不僅是事業(yè)單位規(guī)范預(yù)算執(zhí)行、開展績效評估的關(guān)鍵基礎(chǔ)，更是項目順利推進的重要保障。本文將“全生命周期管理”理論引入合同管理領(lǐng)域，從合同全生命周期管理的價值創(chuàng)造入手，結(jié)合合同管理過程中出現(xiàn)的問題，提出事業(yè)單位實施合同全生命周期管理的路徑規(guī)劃，推動合同管理從“被動管理”向“主動賦能”轉(zhuǎn)變。

一、引言

隨著預(yù)算管理制度改革的持續(xù)深化，事業(yè)單位的財務(wù)工作面臨著資金保障與財政監(jiān)管的雙重挑戰(zhàn)。一方面，政府長期秉持過緊日子的理念，這成為國家預(yù)算管理的重要指導(dǎo)方針，如何持續(xù)降低行政成本、提升資金使用效益，成為事業(yè)單位需要長期探索的課題。另一方面，財政監(jiān)管已全面覆蓋預(yù)算管理和資金活動的各個環(huán)節(jié)，這對經(jīng)濟活動的管理者與參與者提出了更高要求。

合同作為經(jīng)濟活動的基本單元，能夠完整呈現(xiàn)單一經(jīng)濟活動的成果與效益。其涉及人員眾多、支出金額較大、業(yè)務(wù)范圍廣泛，且程序標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，要求符合內(nèi)部控制的全面性、重要性和制衡性原則。因此，事業(yè)單位需要以合同全生命周期管理為切入點，對經(jīng)濟行為進行全要素規(guī)范，在全員范圍內(nèi)普及財經(jīng)知識，對經(jīng)濟活動進行全過程控制與評價，以此推動經(jīng)濟管理工作實現(xiàn)提質(zhì)增效。

二、合同全生命周期管理的價值創(chuàng)造

（一）合規(guī)價值：應(yīng)對復(fù)雜監(jiān)管

傳統(tǒng)的合同管理模式以行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范為核心，圍繞業(yè)務(wù)流程展開，存在一定的單一性。全生命周期管理理論源自管理學(xué)領(lǐng)域，強調(diào)對事物從初始階段到最終階段進行全程管理與優(yōu)化[1]。

隨著財政改革的不斷深入，財政監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)日益嚴(yán)格，合同管理需要滿足預(yù)算績效、政府采購、稅法、知識產(chǎn)權(quán)等多方面的監(jiān)管要求，并且要經(jīng)得起各類審計檢查。在新的形勢下，合同全生命周期管理從內(nèi)部控制逐步延伸至風(fēng)險管理、經(jīng)濟效益、稅務(wù)籌劃等經(jīng)濟活動領(lǐng)域，實現(xiàn)全過程留痕，為審計溯源提供支持。

事業(yè)單位通過實施合同全生命周期管理，能夠提升統(tǒng)籌謀劃、規(guī)范管理、工作績效以及風(fēng)險防控等方面的能力，充分發(fā)揮經(jīng)濟工作在單位運轉(zhuǎn)和事業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)保障作用[2]。

（二）數(shù)據(jù)價值：驅(qū)動降本增效

在政府“過緊日子”政策的推動下，財政資金使用的追蹤問效力度不斷加大，項目經(jīng)費常因績效評價、動態(tài)執(zhí)行監(jiān)控等問題被大幅削減。事業(yè)單位必須時刻牢記花錢問效、無效問責(zé)的理念，以合同這一主要經(jīng)濟形式為立足點，將合同績效評價結(jié)果作為資金投入和資源配置的重要參考依據(jù)。

合同全生命周期管理能夠?qū)⒎稚⒌挠媱潯㈩A(yù)算、資產(chǎn)、資金、供應(yīng)商以及業(yè)務(wù)量等數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，形成類型豐富、價值高且顆粒度精細的數(shù)據(jù)源。通過發(fā)揮數(shù)據(jù)要素的驅(qū)動作用，將原始合同數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為對預(yù)算支出標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、項目可行性分析論證、績效評價以及流程優(yōu)化等具有支持作用的有用信息。

借助數(shù)據(jù)之間的因果關(guān)系，能夠確定實現(xiàn)必要功能的最佳預(yù)算支出方案，確保有限的財政資金能夠精準(zhǔn)投入到關(guān)鍵領(lǐng)域，發(fā)揮最大效益，進而推動單位實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

（三）協(xié)同價值：深度業(yè)財融合

經(jīng)濟合同是業(yè)務(wù)與財務(wù)融合的直接體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的合同管理模式下，財務(wù)人員容易輕信低價中標(biāo)結(jié)果，而忽視了諸如因定制化需求導(dǎo)致追加預(yù)算數(shù)倍于合同價等隱性成本。

合同全生命周期管理則可以與業(yè)務(wù)計劃、招投標(biāo)、管理體系以及技術(shù)方案建立緊密關(guān)聯(lián)。業(yè)務(wù)部門能夠向財務(wù)部門詳細傳達簽約背景和關(guān)鍵條款意圖，從而構(gòu)建業(yè)務(wù)項目全生命周期內(nèi)的成本清單，實現(xiàn)單位價值最大化。

此外，合同全生命周期管理需要聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法律部門制定統(tǒng)一的管理規(guī)則，明確數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)“預(yù)算－合同－支付”的自動解鎖，減少人工審核工作量。同時，將合同管理融入業(yè)務(wù)場景，能夠清晰核算成本、實時跟蹤進度、仔細核查明細，切實將業(yè)務(wù)管理落到實處。

二、事業(yè)單位經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀

（一）合同管理系統(tǒng)性不強

在合同管理方面，事業(yè)單位普遍存在“重支出，輕管理”的現(xiàn)象。對細化預(yù)算、明晰產(chǎn)權(quán)、政府采購、有形和無形資產(chǎn)、保密、檔案等經(jīng)濟活動的全過程缺乏明確的約束機制。

合同管理流程呈現(xiàn)碎片化狀態(tài)，簽署環(huán)節(jié)在OA系統(tǒng)進行，支付環(huán)節(jié)在財務(wù)系統(tǒng)操作，驗收環(huán)節(jié)則在業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成；權(quán)責(zé)劃分不清晰，沒有明確具體責(zé)任人對合同履行進度、質(zhì)量、付款等關(guān)鍵節(jié)點進行有效追蹤[3]；風(fēng)險管控失控，各部門往往從自身利益出發(fā)規(guī)避風(fēng)險，忽視了合同整體風(fēng)險。例如，業(yè)務(wù)部門側(cè)重于專業(yè)合規(guī)，法規(guī)部門著重防范法律糾紛，財務(wù)部門則關(guān)注資金安全。

（二）合法合規(guī)性審查不嚴(yán)謹

合同要素不完整、邏輯不嚴(yán)密、細節(jié)不準(zhǔn)確等基礎(chǔ)性問題較為常見，部分制式合同甚至空白送簽。部分合同條款時效性不足，未能隨著上位法、規(guī)章制度、行業(yè)范本、通用附件的更新及時進行調(diào)整和補充，導(dǎo)致部分條款和附件失去應(yīng)有的約束力。

合同內(nèi)容與單位實際情況和規(guī)章制度結(jié)合不夠緊密，事業(yè)單位需要遵循諸多特殊法律法規(guī)以及各部門下發(fā)的文件，如《中華人民共和國預(yù)算法》《中華人民共和國政府采購法》《中國人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)指導(dǎo)文件等。在合同審查過程中，部分單位過度依賴第三方咨詢機構(gòu)提供的法律顧問服務(wù)，使得合同主辦部門容易形成能力依賴。

（三）合同支出績效不高

合同是經(jīng)濟活動的重要載體，但由于事業(yè)單位對財政的依賴性較強，采購人對價格、市場以及合同效力的敏感度較低，缺乏有效的監(jiān)督評價機制和追責(zé)機制，導(dǎo)致其缺乏主動壓縮經(jīng)費、提質(zhì)增效的動力。

在簽訂合同時，存在浪費現(xiàn)象，部分單位未進行充分的市場調(diào)研，定點采購價格相較于市場公開價并無明顯優(yōu)勢，個別計價標(biāo)準(zhǔn)也有失公允，技術(shù)規(guī)格存在盲目追求高端的情況，且未充分考慮相關(guān)稅費對合同價款的影響。在合同執(zhí)行階段，往往僅根據(jù)預(yù)算撥付情況安排進度款，忽視了合同支付風(fēng)險。

三、事業(yè)單位合同全生命周期管理路徑

（一）構(gòu)建合同管理平臺，實現(xiàn)智慧一體化管理

合同全生命周期管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，事業(yè)單位需要搭建標(biāo)準(zhǔn)化、動態(tài)化、精細化的合同綜合管理平臺，并與財務(wù)信息系統(tǒng)協(xié)同運作，整合各個業(yè)務(wù)模塊，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與交換。通過打通合同訂立、審批、履行、評價等各個管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)智慧化合同管理，為合同管理提供多樣化的功能應(yīng)用。

（二）對接相關(guān)平臺，開展多維度背景調(diào)查

一方面，接入工商、稅務(wù)、司法等政府開放平臺，對簽約方的經(jīng)營資格與資信情況進行全面調(diào)查。在合同提交審批時，要求提供簽約方營業(yè)執(zhí)照、簽約人法人授權(quán)書，并留存證照和簽名的影像資料，構(gòu)建多維度的背景調(diào)查數(shù)據(jù)庫。另一方面，對接財務(wù)信息系統(tǒng)中的供應(yīng)商和客戶數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)限定合同訂立的范圍和條件，確保部分合同按照規(guī)定面向中小企業(yè)采購。

同時，接入第三方數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建關(guān)聯(lián)方網(wǎng)絡(luò)，強化廉政風(fēng)險防控，嚴(yán)格執(zhí)行回避制度，杜絕利益輸送行為，從源頭上防范“影子股東”“影子公司”等廉政問題。此外，核查簽約方的歷史履約記錄，對于供應(yīng)商數(shù)量較多、競爭充分的常態(tài)化經(jīng)濟業(yè)務(wù)，原則上簽約單位續(xù)簽期限不得超過三年，避免出現(xiàn)“殺熟”和利益固化現(xiàn)象，推動經(jīng)濟行為更加公開透明、公平競爭、優(yōu)質(zhì)高效。

（三）智能分析合同文本，嵌入關(guān)鍵要素控制

合同管理平臺內(nèi)置合同審查規(guī)則，運用技術(shù)手段解析合同文本，提取關(guān)鍵條款，并對不合理的設(shè)定進行干預(yù)。在合法性審核方面，要求主辦部門充分掌握經(jīng)濟合同相關(guān)的法律法規(guī)和上級政策規(guī)定，及時在合同管理平臺更新適用的法律法規(guī)和國家范本。合同提交審批時，必須提供《法律顧問審核意見書》，嚴(yán)守合法底線。

在規(guī)范性審核方面，實現(xiàn)合同條款自動校驗，對高風(fēng)險條款進行預(yù)警，確保合同符合市場經(jīng)濟規(guī)律、科學(xué)常識和社會共識，內(nèi)容完整、條款齊全、文字嚴(yán)謹、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)對等、違約責(zé)任明確、期限和數(shù)字準(zhǔn)確、仲裁或訴訟方式合理。對于無確定金額的協(xié)議類合同，在提交審批時要明確注明結(jié)算依據(jù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息。針對涉及信息化建設(shè)和單位關(guān)鍵數(shù)據(jù)安全的合同，同步簽訂保密協(xié)議和網(wǎng)絡(luò)安全責(zé)任承諾書，或在合同中增加相關(guān)條款。

（四）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫，共享共用法律資源

為提高合同文本的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，提升審簽工作效率，組織相關(guān)職能部門、法律顧問、公職律師梳理關(guān)鍵業(yè)務(wù)場景，審定主要經(jīng)濟合同參考范本，并上傳至合同管理平臺的通知公告專欄，供各職能部門參考使用。

對審核過程中發(fā)現(xiàn)的合同文本存在的條款不完整、附件更新不及時、邏輯不嚴(yán)謹以及與單位相關(guān)規(guī)章制度不符等問題，定期進行通報，督促相關(guān)部門進行整改。

（五）全生命流程設(shè)計，全流程線上審批

前置政府采購管理，建立流程銜接機制。事業(yè)單位簽訂政府采購合同，必須以程序合規(guī)為導(dǎo)向，依法開展政府采購活動，確保財政資金使用的公平、公正、公開。在采購方式上，嚴(yán)格規(guī)范操作，嚴(yán)禁將應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式采購的貨物或服務(wù)化整為零，或以其他方式規(guī)避公開采購。合同提交審批時，公開招標(biāo)合同、競爭性談判合同、競爭性磋商合同需提供中標(biāo)通知書，詢價類合同則要提供比選情況說明。

在招標(biāo)管理方面，禁止對潛在投標(biāo)人實施歧視待遇或設(shè)置不合理限制，不得設(shè)置明顯針對特定投標(biāo)人的技術(shù)規(guī)格，規(guī)范招標(biāo)信息發(fā)布和招標(biāo)評標(biāo)備案工作。提高采購?fù)该鞫龋凑照少徯畔⒐_要求，由合同主辦部門在規(guī)定期限內(nèi)完成政府采購合同公示、單一來源公示。

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，建立三級管理責(zé)任制。財務(wù)部門負責(zé)合同的經(jīng)濟審查，確保合同資金納入年度預(yù)算，經(jīng)濟業(yè)務(wù)納入歸口管理，資金支付方式符合財務(wù)制度要求，合同標(biāo)的按照國家有關(guān)規(guī)定實施政府采購。

經(jīng)濟業(yè)務(wù)歸口管理部門負責(zé)合同的業(yè)務(wù)審查，落實歸口管理責(zé)任，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)納入單位規(guī)范管理框架，全面核查預(yù)算、計劃、標(biāo)準(zhǔn)、程序等相關(guān)情況，確保經(jīng)濟活動合規(guī)開展。充分發(fā)揮歸口管理部門的業(yè)務(wù)優(yōu)勢，系統(tǒng)分析預(yù)測經(jīng)濟活動風(fēng)險和績效情況，提出改進措施，化解風(fēng)險，減少無效支出。同時，組織或參與經(jīng)濟合同驗收工作，形成合同管理的閉環(huán)，防止國有資產(chǎn)流失。

法規(guī)部門負責(zé)法律顧問的聘請、日常管理和考核工作，確保法律顧問具備相應(yīng)的履職能力，充分發(fā)揮法律顧問和公職律師在規(guī)范經(jīng)濟行為、化解糾紛、防范風(fēng)險、提高效益等方面的保障作用。

多部門協(xié)同審簽，完善縱向?qū)徟鷻C制。全生命周期下的合同審批摒棄了以往單線條的審批模式，采用會簽?zāi)Ｊ?。合同主辦部門可邀請經(jīng)濟活動中的相關(guān)職能部門參與合同審核，打破部門壁壘，增加審批的靈活性。

按照“誰發(fā)起，誰負責(zé)”“誰審核，誰負責(zé)”“誰簽訂、誰負責(zé)”的原則，經(jīng)濟合同的主辦部門承擔(dān)第一責(zé)任部門的責(zé)任，合同管理部門、歸口管理部門、會簽部門履行審核監(jiān)督責(zé)任，各部門緊密配合、層層把關(guān)，共同做好經(jīng)濟合同管理的各項工作，實現(xiàn)合同管理與業(yè)務(wù)管理、預(yù)算管理、收支管理的有效融合。

（六）風(fēng)險控制嵌入，實時監(jiān)控合同履行

重視合同風(fēng)險管理，加強質(zhì)量控制和過程控制，對合同履行情況進行有效監(jiān)控。在履行合同義務(wù)方面，在符合合同約定、保障資金安全的前提下，根據(jù)預(yù)算考核要求合理安排付款進度。合同管理系統(tǒng)依據(jù)合同條款生成應(yīng)收、應(yīng)付計劃，并自動觸發(fā)開票、催收、付款指令。

當(dāng)因?qū)Ψ交蜃陨碓蚩赡軐?dǎo)致合同無法按時履行時，應(yīng)及時采取應(yīng)對措施，按照合同審批程序簽訂補充合同，或辦理變更、解除手續(xù)，確保所有經(jīng)濟行為都在合同約束下進行。同時，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密，維護雙方的合法權(quán)益。在預(yù)算指標(biāo)控制方面，將協(xié)議供貨合同金額與預(yù)算科目綁定，一旦超預(yù)算，自動凍結(jié)合同付款審批流程。

（七）加強跟蹤分析，做好合同績效評價

績效評價是合同全生命周期管理的重要環(huán)節(jié)，合同主辦部門作為績效管理的主體，對已執(zhí)行完畢的合同，應(yīng)對照合同條款，從數(shù)量、質(zhì)量、時效、社會效益、滿意度等多個維度收集數(shù)據(jù)資料，分析合同執(zhí)行情況，評估執(zhí)行成果，并提出下一周期合同簽約的意見和建議。通過合同管理平臺將績效評價結(jié)果上報，為單位決策提供參考依據(jù)。

為提高經(jīng)濟合同評價工作的效率和質(zhì)量，可采用多種評價方式相結(jié)合的方法。一是進行數(shù)據(jù)分析，對經(jīng)濟合同項下的合同主體、合同標(biāo)的、價款或報酬等數(shù)據(jù)進行比對分析，為實地評價提供有力的數(shù)據(jù)支持。二是開展“案頭+現(xiàn)場”聯(lián)動審核，按照業(yè)務(wù)管理脈絡(luò)，調(diào)閱預(yù)算分配下達文件、工作量確認單、會計憑證等資料，逐筆核查合同款支付的合規(guī)性。同時，深入合同標(biāo)的現(xiàn)場，實地查看進度、質(zhì)量、配套等情況，與合同項目聯(lián)系人進行面對面溝通，全面掌握實際情況，確保合同執(zhí)行實際情況與申報資料相符。三是充分利用第三方專業(yè)機構(gòu)的成果，在對復(fù)雜合同項目和關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行審核時，借助監(jiān)理、審計等機構(gòu)出具的報告進行深入分析，發(fā)揮其在工程審計、績效評價等方面的專業(yè)優(yōu)勢，為合同評價工作提供專業(yè)的意見和技術(shù)支持。

加強合同分析數(shù)據(jù)復(fù)用，合同管理平臺能夠?qū)崿F(xiàn)合同全生命周期的數(shù)據(jù)采集，并提供包含成本、稅費、結(jié)算、供應(yīng)商等信息的可視化看板。財務(wù)部門可根據(jù)動態(tài)數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常，能夠進行穿透式查詢，追溯到原始合同條款。同時，依據(jù)靜態(tài)數(shù)據(jù)，從全生命周期的視角分析合同數(shù)據(jù)的波動情況，為預(yù)算編制、資金分配、供應(yīng)商管理等決策提供參考依據(jù)，實現(xiàn)合同的閉環(huán)管理[4]。

四、結(jié)語

事業(yè)單位通過實施合同全生命周期管理，有效解決了合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，將合同從靜態(tài)文本轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資產(chǎn)，實現(xiàn)了風(fēng)險可控、業(yè)財深度融合以及可視化數(shù)據(jù)分析，最終為單位的核心事業(yè)發(fā)展和高效管理提供有力支持。

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（作者單位：中華人民共和國河北海事局后勤管理中心）

作者簡介：李淼，女，漢族，1990年6月出生，河北秦皇島人，研究生，中級會計師。研究方向：事業(yè)單位財務(wù)管理、預(yù)算管理。