傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的轉(zhuǎn)型路徑研究

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理作為信息管理和知識管理的重要組成部分，對于維護(hù)歷史記憶、傳承文化遺產(chǎn)和服務(wù)社會發(fā)展具有重要意義。然而，傳統(tǒng)檔案管理模式在應(yīng)對海量信息、提高管理效率和保障信息安全等方面存在局限。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生，其以高效、便捷和安全的特點(diǎn)得到檔案管理人員的青睞。因而探討傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型的路徑，對于推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程具有重要意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理概述

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為管理對象，依靠人工手工操作，煩瑣耗時，存在管理效率低、資源利用受限及安全保障不足等問題。相比之下，現(xiàn)代檔案管理依托數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的自動化和智能化管理，大幅提高了檔案管理效率，突破了時空限制，優(yōu)化了資源共享，保障了檔案信息安全，展現(xiàn)了顯著的優(yōu)勢。

1.傳統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)與存在的局限

（1）特點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理的對象為紙質(zhì)檔案。在檔案整理環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)檔案管理主要依靠人員手工操作。檔案管理人員依據(jù)檔案的類別、時間順序等分類與編號，過程煩瑣且耗時費(fèi)力。檔案一般存儲在密集架上，檔案管理人員按照一定的空間布局存放密集架。在檔案檢索方面，檔案管理人員主要借助紙質(zhì)目錄、索引等工具，通過人工翻閱，查找檔案。檔案管理人員工作強(qiáng)度大且效率低下。

（2）局限。從檔案管理效率的角度看，傳統(tǒng)檔案管理的手工操作方式嚴(yán)重影響了工作效率的提高。隨著檔案數(shù)量的增長，檔案的收集、整理與檢索工作愈發(fā)繁重，難以滿足用戶快速查詢與利用的需求。在檔案資源利用方面，紙質(zhì)檔案的查閱受限于地理位置與開放時間，無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程實(shí)時共享，影響了檔案資源的利用范圍與價值發(fā)揮。在檔案安全保障方面，紙質(zhì)檔案易受自然災(zāi)害，如火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害和霉變等因素的影響。同時，傳統(tǒng)檔案管理容易出現(xiàn)損壞檔案的情況。傳統(tǒng)檔案管理存在諸多局限。

2.現(xiàn)代檔案管理的特點(diǎn)與優(yōu)勢

（1）特點(diǎn)?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并存儲在計(jì)算機(jī)或其他介質(zhì)上?，F(xiàn)代檔案管理建立了檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中管理與網(wǎng)絡(luò)共享。在檔案分類與檢索方面，現(xiàn)代檔案管理借助人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能分類與精準(zhǔn)檢索。例如，一些檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案內(nèi)容自動提取關(guān)鍵詞，并按照預(yù)設(shè)規(guī)則，智能分類數(shù)字檔案，保證了分類的準(zhǔn)確性與效率。同時，用戶通過輸人關(guān)鍵詞或語義查詢，檔案管理系統(tǒng)能夠快速篩選相關(guān)檔案信息，提供精準(zhǔn)的檢索結(jié)果。

（2）優(yōu)勢。在提高檔案管理效率方面，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的自動化操作極大地減少了人工操作的次數(shù)，檔案的收集、整理、存儲與檢索等工作均可通過系統(tǒng)快速完成。例如，檔案數(shù)字化錄入系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的批量掃描與自動識別，大幅縮短了檔案錄入時間。在資源共享方面，網(wǎng)絡(luò)化的管理模式使得檔案資源能夠突破時空限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享。用戶無論是在辦公室、家中還是出差途中，只要具備網(wǎng)絡(luò)接入條件，即可隨時隨地訪問檔案信息。在保障檔案信息安全方面，現(xiàn)代檔案管理采用了多重加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制等，有效防止了檔案信息被竊取、篡改。例如，檔案管理系統(tǒng)能夠定期備份數(shù)據(jù)，即使遭遇硬件故障或自然災(zāi)害，也能保證檔案數(shù)據(jù)的完整性與可用性。

二、檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性與驅(qū)動因素

檔案管理轉(zhuǎn)型不僅是滿足社會信息化需求、提高服務(wù)效率與數(shù)據(jù)價值的必然選擇，還是技術(shù)進(jìn)步推動下的必然趨勢。高性能計(jì)算機(jī)、云存儲、互聯(lián)網(wǎng)及AI技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理轉(zhuǎn)型提供了堅(jiān)實(shí)保障。同時，面對行業(yè)競爭與發(fā)展挑戰(zhàn)，現(xiàn)代化檔案管理模式成為增加服務(wù)競爭力、促進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要路徑。

1.社會發(fā)展需求的推動

隨著社會信息化程度的不斷加深，各行業(yè)對信息的獲取與利用效率提出了更高的要求。政府部門為了提高政務(wù)服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”等便民服務(wù)目標(biāo)，需要快速、準(zhǔn)確地調(diào)用檔案信息。例如，在辦理企業(yè)工商登記、行政審批等業(yè)務(wù)時，檔案管理人員需要迅速查閱企業(yè)檔案、申請人歷史記錄等信息。傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足這種高效服務(wù)的需求。在大數(shù)據(jù)時代，由于海量數(shù)據(jù)的分析與挖掘成為推動各行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要手段。通過深度挖掘與分析檔案數(shù)據(jù)，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策、社會研究等提供有力支持。因此，傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是滿足社會發(fā)展需求的必然選擇。

2.技術(shù)進(jìn)步的促進(jìn)作用

信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理數(shù)字化提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。高性能計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)使得海量檔案數(shù)據(jù)的處理與存儲成為可能。同時，存儲技術(shù)的不斷發(fā)展，如硬盤容量的大幅增加、云存儲技術(shù)的廣泛應(yīng)用，降低了檔案存儲成本，保證了數(shù)據(jù)存儲的安全?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的普及打破了檔案信息傳播的地域限制，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的遠(yuǎn)程共享與實(shí)時傳輸。人工智能技術(shù)不斷在檔案管理中得到應(yīng)用，如智能分類、智能檢索和內(nèi)容識別等，提高了檔案管理的智能化水平。例如，利用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案中的文字快速轉(zhuǎn)化為可編輯的文本，方便后續(xù)的檢索與分析。這些技術(shù)的進(jìn)步為檔案管理向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。

3.行業(yè)競爭與發(fā)展需求

在檔案管理行業(yè)，檔案管理機(jī)構(gòu)面臨日益激烈的競爭。為了在競爭中脫穎而出，提升服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率成為關(guān)鍵。現(xiàn)代檔案管理模式能夠提供便捷、高效的檔案服務(wù)，滿足用戶多樣化的需求，從而增強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的競爭力。例如，一些專業(yè)的檔案服務(wù)公司采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與服務(wù)理念，吸引了大量企業(yè)客戶，占據(jù)了較大的市場份額。從行業(yè)發(fā)展角度看，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理模式，才能促進(jìn)檔案管理行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。通過檔案管理轉(zhuǎn)型，能夠不斷擴(kuò)大檔案服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)模式，為檔案管理行業(yè)注入發(fā)展活力。

三、檔案管理轉(zhuǎn)型存在的問題

在檔案管理轉(zhuǎn)型過程中，技術(shù)安全隱患頻發(fā)，管理體制分散低效，人員素質(zhì)不高，這些問題相互交織，影響檔案管理轉(zhuǎn)型的進(jìn)度。檔案管理單位需要采取有效措施，解決存在的問題，以推動檔案管理向現(xiàn)代化、高效化轉(zhuǎn)型。

1.技術(shù)困境

檔案管理向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，需要解決黑客攻擊、數(shù)據(jù)存儲架構(gòu)不完善、新舊檔案系統(tǒng)不兼容、檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)不兼容和技術(shù)迭代速度快的問題。數(shù)字時代，數(shù)據(jù)安全存在隱患，需要采取有效措施應(yīng)對黑客攻擊。除了外部攻擊，內(nèi)部數(shù)據(jù)存儲架構(gòu)也不完善，數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)較高。新舊檔案管理系統(tǒng)不兼容的問題同樣棘手。不同時期搭建的檔案管理系統(tǒng)，因技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式差異，在整合檔案數(shù)據(jù)時障礙重重。一些舊的檔案管理系統(tǒng)采用特定格式存儲檔案數(shù)據(jù)，新的檔案管理系統(tǒng)難以直接讀取，出現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移困難的問題。檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、人事等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接時，出現(xiàn)接口不匹配的問題，數(shù)據(jù)傳輸不暢，嚴(yán)重影響協(xié)同辦公效率。

技術(shù)迭代速度快，人工智能等新興技術(shù)助力檔案智能編目、物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體實(shí)時監(jiān)控等不斷涌現(xiàn)。若檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時引入新興技術(shù)，管理系統(tǒng)功能將逐漸落后，無法滿足日益增長的精細(xì)化管理需求。但利用新興技術(shù)則需要檔案管理機(jī)構(gòu)持續(xù)投入大量資金用來購置新設(shè)備設(shè)施、更新軟件，對于預(yù)算有限的基層檔案部門而言，無疑是沉重的負(fù)擔(dān)。

2.管理體制障礙

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，各部門各自為政，檔案資源分散存儲，檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)不一。以大型企業(yè)集團(tuán)為例，旗下子公司檔案管理規(guī)范、流程大相徑庭。集團(tuán)整合檔案資源需要耗費(fèi)大量人力與時間，且效率低。這種分散管理模式還造成資源重復(fù)建設(shè)，不同部門針對類似檔案內(nèi)容重復(fù)采集和整理，浪費(fèi)了大量人力和物力。同時，檔案管理流程煩瑣復(fù)雜，從檔案收集、整理到歸檔、利用，涉及多個環(huán)節(jié)，中間審批流程冗長。此外，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，各部門缺乏有效溝通和協(xié)作機(jī)制，信息流通不暢，跨部門利用檔案比較困難，影響檔案資源整體價值的發(fā)揮。

3.人員素質(zhì)不高

檔案管理轉(zhuǎn)型對檔案管理人員素質(zhì)提出了全新的要求。其不僅要具備掌握扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)精通現(xiàn)代信息技術(shù)。但部分檔案管理人員長期專注紙質(zhì)檔案管理，對信息技術(shù)和人工智能技術(shù)的了解相對匱乏。在數(shù)字檔案錄入環(huán)節(jié)，因他們對相關(guān)操作不熟練，易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤、格式不規(guī)范等問題。當(dāng)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，難以快速排查并修復(fù)故障。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)在薪資待遇、職業(yè)發(fā)展空間等方面缺乏足夠的吸引力，難以吸引既懂檔案專業(yè)知識，又掌握前沿信息技術(shù)的復(fù)合型人才。尤為重要的是，部分檔案管理機(jī)構(gòu)尚未構(gòu)建完備且常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，未能依據(jù)行業(yè)發(fā)展態(tài)勢與實(shí)際工作需求，定期組織管理人員參與信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，使得管理人員的知識結(jié)構(gòu)難以得到及時更新，信息技術(shù)應(yīng)用能力也無法得到有效提升，從而在面對檔案管理轉(zhuǎn)型進(jìn)程中的新變化與新挑戰(zhàn)時，往往力不從心，成為阻礙檔案管理向更高水平發(fā)展的重要因素。

4.資源整合難度大

檔案資源整合難度大，主要體現(xiàn)在以下四個方面。第一，檔案數(shù)據(jù)來源廣泛且復(fù)雜，既有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需數(shù)字化處理，又需逐頁掃描與細(xì)致校對，耗時費(fèi)力。第二，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程煩瑣，需投人大量人力物力，耗時長久。第三，不同來源的數(shù)據(jù)在格式與標(biāo)準(zhǔn)上存在差異，直接整合數(shù)據(jù)存在困難，影響數(shù)據(jù)的高效流通與共享。第四，隨著數(shù)據(jù)量的快速增長，對存儲設(shè)備設(shè)施的容量和性能提出了更高要求。這些問題相互交織，使得檔案資源整合成為一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性的任務(wù)，不利于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

四、傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型的路徑

傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型需要檔案管理機(jī)構(gòu)采取多種措施，推動檔案管理向高效、規(guī)范和智能的方向發(fā)展，為現(xiàn)代社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

1.加大檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，深度應(yīng)用信息技術(shù)與人工智能技術(shù)

信息技術(shù)和人工智能技術(shù)為傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型提供了動力。檔案管理機(jī)構(gòu)要加大檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，引入先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施并制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，深度應(yīng)用信息技術(shù)與人工智能技術(shù)，構(gòu)建高效的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動化與智能化。

2.創(chuàng)新管理體制，優(yōu)化管理流程

傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)型還需要管理體制的創(chuàng)新與流程的優(yōu)化。在優(yōu)化流程方面，檔案管理機(jī)構(gòu)需要簡化檔案管理流程，減少不必要的審批環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動。例如，采用電子化審批流程，實(shí)現(xiàn)檔案的快速審批和歸檔。同時，引入智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、智能檢索和數(shù)據(jù)分析等，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)還需要建立科學(xué)的檔案評價體系和考核機(jī)制，定期評估和監(jiān)督檔案管理工作，確保檔案管理的質(zhì)量和效果。通過體制創(chuàng)新和流程優(yōu)化，可以推動檔案管理向高效、規(guī)范的方向發(fā)展。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)

人才培養(yǎng)的關(guān)鍵在于建立科學(xué)的培訓(xùn)體系和學(xué)習(xí)機(jī)制。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該為檔案管理人員提供多樣化的學(xué)習(xí)資源和培訓(xùn)機(jī)會。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面，檔案管理機(jī)構(gòu)需要注重管理人員團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通能力的培養(yǎng)。由于現(xiàn)代檔案管理需要多個部門和多個崗位的協(xié)同合作。因此，檔案管理人員需要具備良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和溝通能力。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動和開展協(xié)作項(xiàng)目，提高檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力和溝通能力。此外，檔案管理機(jī)構(gòu)還需要建立激勵機(jī)制和人員晉升機(jī)制，鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)和進(jìn)步。檔案管理機(jī)構(gòu)要制定合理的薪酬制度和獎勵政策，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。同時，檔案管理機(jī)構(gòu)要為檔案管理人員提供晉升機(jī)會和職業(yè)發(fā)展空間，讓他們看到自己在檔案管理領(lǐng)域的成長前景和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

4.用好檔案的法律法規(guī)，推進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型

檔案法律法規(guī)為檔案管理轉(zhuǎn)型營造了良好的環(huán)境。檔案管理機(jī)構(gòu)要宣傳檔案管理的法律法規(guī)，明確電子檔案的相關(guān)規(guī)范。檔案管理機(jī)構(gòu)要鼓勵檔案管理人員學(xué)好和用好檔案的法律法規(guī)，在實(shí)際工作中，依法依規(guī)開展業(yè)務(wù)，充分利用法律法規(guī)推動檔案管理轉(zhuǎn)型。例如，在電子檔案管理中，依據(jù)法律法規(guī)，規(guī)范電子檔案的管理流程，保障電子檔案的法律效力與信息安全。

五、結(jié)語

傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代檔案管理的轉(zhuǎn)型是時代發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代檔案管理模式不僅提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，還實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和高效利用，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供了有力支撐。檔案管理機(jī)構(gòu)要不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，利用好信息技術(shù)和人工智能技術(shù)，提高檔案管理效率。檔案管理機(jī)構(gòu)要注重人才培養(yǎng)，培訓(xùn)和引進(jìn)人才，還要按照檔案法律法規(guī)的要求，推動檔案管理轉(zhuǎn)型。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，現(xiàn)代檔案管理模式將進(jìn)一步完善，將為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新的活力和動力。

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作者單位：孟子研究院