智慧校園背景下高校電子文件在線歸檔建設(shè)思考

近年來，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)被廣泛應(yīng)用，深刻改變了高校的教育模式和管理方式，推動(dòng)高校教育信息化向數(shù)字化、智能化方向加速邁進(jìn)。智慧校園已成為引領(lǐng)高校信息化建設(shè)的新方向。在這一時(shí)代背景下，高校檔案館肩負(fù)著更加重要的歷史使命，需要積極擁抱信息技術(shù)變革，充分利用智慧校園建設(shè)所帶來的信息化成果，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)新時(shí)代高校智慧化發(fā)展需要。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要大力推進(jìn)“增量電子化”，著力提升電子文件的歸檔率和電子檔案的接收率，實(shí)現(xiàn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收。這一戰(zhàn)略部署不僅為高校電子檔案管理指明了前進(jìn)的方向，也賦予了電子文件在線歸檔更為深遠(yuǎn)的意義。電子文件在線歸檔不再是簡單的業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，而是高校數(shù)字檔案館資源體系建設(shè)中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校通過積極參與智慧校園建設(shè)，推動(dòng)OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的集成對接，可以逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)新增電子文件的在線歸檔，為高校數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為學(xué)校的治理決策、教學(xué)科研提供有力支撐。

一、智慧校園與電子文件在線歸檔

智慧校園的概念興起于2010年，并迅速成為眾多高校信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。智慧校園是指充分利用信息化相關(guān)技術(shù)，綜合學(xué)校各職能部門，融合優(yōu)化現(xiàn)有資源，提供更優(yōu)質(zhì)的教學(xué)、更好的服務(wù)，構(gòu)建綠色的環(huán)境、和諧的校園，以保證學(xué)校教育的持續(xù)發(fā)展[。智慧校園具備環(huán)境全面感知、網(wǎng)絡(luò)無縫互通、海量數(shù)據(jù)支撐、開放學(xué)習(xí)環(huán)境、師生個(gè)性服務(wù)等特點(diǎn)。智慧校園建設(shè)包括統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)、科研系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等關(guān)鍵內(nèi)容。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，使得高校在教育教學(xué)、科學(xué)研究及行政管理等活動(dòng)中，能夠以電子形式直接記錄各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和辦理過程，形成了海量且具有長期保存價(jià)值的電子文件。例如，教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠管理學(xué)生成績數(shù)據(jù)、課程信息、專業(yè)信息等，最后形成學(xué)生的電子成績單；科研管理系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠記錄科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、進(jìn)展、結(jié)題等過程，形成科研項(xiàng)目的電子檔案。

可見，智慧校園建設(shè)為電子文件在線歸檔提供了良好的技術(shù)基礎(chǔ)和應(yīng)用環(huán)境。智慧校園所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)中心、統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)等，為電子文件在線歸檔提供了可靠的技術(shù)保障；智慧校園所形成的信息化應(yīng)用習(xí)慣，為電子文件在線歸檔提供了良好的用戶基礎(chǔ)；智慧校園的數(shù)據(jù)共享和開放理念，為電子文件在線歸檔提供了重要的數(shù)據(jù)保障。與此同時(shí)，電子文件在線歸檔也促進(jìn)了智慧校園的建設(shè)和發(fā)展。實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范管理和有效利用，能夠?yàn)橹腔坌@的應(yīng)用提供信息服務(wù)，促使前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理應(yīng)用更加深化。

二、加強(qiáng)電子文件在線歸檔的意義

（一）有助于降低檔案管理的成本

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔模式弊端叢生，面臨諸多挑戰(zhàn)。例如，存在手工收集易重復(fù)、紙質(zhì)打印數(shù)量大、數(shù)字化加工成本高等問題。這些問題導(dǎo)致檔案管理成本居高不下，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。以學(xué)校教務(wù)處為例，每年學(xué)生成績單的歸檔通常是從教務(wù)系統(tǒng)中打印出成績單，隨后進(jìn)行手動(dòng)蓋章，最后將其移交給檔案館。這一過程不僅消耗了大量紙張，還存在打印不清晰、缺頁或漏頁、格式不統(tǒng)一等問題。此外，紙質(zhì)成績單移交檔案館后，還需進(jìn)行數(shù)字化處理，這不僅耗時(shí)耗力，還增加了財(cái)務(wù)成本。電子文件在線歸檔作為一種新型檔案管理模式，通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案從收集、整理、鑒定、保管、編目、蓋章、歸檔等全過程電子化管理。它不僅具有可追溯、可留痕的特點(diǎn)，還能夠降低數(shù)字化加工成本、打印耗材成本等。因此，積極推進(jìn)電子文件在線歸檔是實(shí)現(xiàn)檔案管理成本有效控制的關(guān)鍵策略。通過減少紙質(zhì)文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)，既降低了物理存儲(chǔ)空間的需求，又減少了工作人員在紙質(zhì)文件整理、歸檔、查找等方面的工作量。

（二）有助于提升檔案資源利用的及時(shí)性

當(dāng)前，許多高校年度歸檔工作常常存在檔案資料收集不齊全、不及時(shí)的問題。這一現(xiàn)象不僅源于各部門人員對歸檔工作的重視程度不足，還與檔案管理過程中資源利用不便密切相關(guān)。許多檔案移交部門不僅是檔案的生產(chǎn)者，還是檔案利用者，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理流程冗長、煩瑣，例如，需要經(jīng)過數(shù)字化加工采購、招標(biāo)、合同簽訂等審批流程，還需要經(jīng)過原文掃描、圖像處理、條目著錄、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢等數(shù)字化處理步驟，最終實(shí)現(xiàn)線上查閱。這導(dǎo)致線上檢索存在嚴(yán)重的滯后性，影響了檔案的及時(shí)查找和利用。例如，一個(gè)普通的A4紙張文件，從掃描到數(shù)據(jù)錄入，可能需要數(shù)分鐘甚至更長時(shí)間，而這僅是針對單個(gè)文件。為了解決這個(gè)問題，高校檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念，從單純的保管轉(zhuǎn)向開放與利用并重。然而，與傳統(tǒng)載體檔案相比，電子文件在線歸檔具有顯著優(yōu)勢。它能夠?qū)崟r(shí)將電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案管理數(shù)據(jù)庫中，省去了煩瑣的數(shù)字化處理步驟，從而大幅提高文件歸檔的及時(shí)性。這一優(yōu)勢不僅方便了各部門對檔案資源及時(shí)地進(jìn)行共享和利用，還使得檔案工作能夠形成一個(gè)收集、保管與利用相互促進(jìn)的良性循環(huán)。例如，科研人員可以及時(shí)查閱科研項(xiàng)目立項(xiàng)、進(jìn)展和結(jié)題的相關(guān)電子文件，為后續(xù)的研究提供參考。

（三）有助于提升傳統(tǒng)載體檔案安全性

檔案的本質(zhì)屬性是原始性，通常只有一份原件。傳統(tǒng)載體檔案利用方式，如頻繁的調(diào)卷、復(fù)印等人工操作，會(huì)對檔案的物理載體造成磨損，縮短其壽命，增加檔案丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是老舊檔案。為了保護(hù)檔案的完整性，延長其壽命，提升其利用效率，實(shí)施電子文件在線歸檔成為一種有效的方法。這種方法使得立卷歸檔部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的文件，以電子形式直接傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中。這一轉(zhuǎn)變不僅減少了對傳統(tǒng)載體檔案的物理接觸，降低其損耗風(fēng)險(xiǎn)，還最大限度地保護(hù)了檔案利用時(shí)的安全性和完整性。即使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞或丟失，也可以通過電子檔案進(jìn)行恢復(fù)或替代，從而使檔案信息的永久保存。

三、高校電子文件在線歸檔存在的問題及對策

（一）在線歸檔的制度建設(shè)

規(guī)范管理，制度先行。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，在線歸檔已成為高校檔案資源建設(shè)的重要手段。然而，如果缺乏完善的體制機(jī)制，那么在線歸檔過程中各方的責(zé)任將變得模糊不清，遇到問題時(shí)也難以追責(zé)，從而在很大程度上影響部門之間的協(xié)作與溝通。在線歸檔的本質(zhì)是通過網(wǎng)絡(luò)將各類電子文件從業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接傳輸至檔案管理系統(tǒng)，這一過程依賴于多個(gè)部門的協(xié)同合作，涉及檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、信息化部門、軟件技術(shù)供應(yīng)商及數(shù)據(jù)保密部門等。然而，目前各部門在在線歸檔實(shí)踐中，普遍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)采取各自的歸檔方式。這種不統(tǒng)一可能造成歸檔數(shù)據(jù)的不齊全、不完整和不規(guī)范，進(jìn)而影響檔案的管理質(zhì)量。因此，高校迫切需要建立和健全電子文件在線歸檔的相關(guān)制度。首先，高校應(yīng)成立檔案管理部門、信息中心、職能部門共同參與的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)電子文件在線歸檔實(shí)施的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查工作。其次，應(yīng)制訂詳細(xì)的電子文件在線歸檔實(shí)施管理辦法，明確各部門及人員在電子文件在線歸檔過程中的職責(zé)，規(guī)范歸檔的對象、范圍、格式和流程，明確電子文件的鑒定標(biāo)準(zhǔn)、保管期限和利用方式。此外，還應(yīng)建立電子文件在線歸檔的質(zhì)量控制體系，定期對歸檔的電子文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。最后，應(yīng)建立電子文件在線歸檔的績效考核機(jī)制，將電子文件在線歸檔工作納入各部門和人員的績效考核體系，激勵(lì)各部門和人員積極參與電子文件在線歸檔工作。

（二）在線歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)

在智慧校園建設(shè)背景下，高校大力開展了信息化建設(shè)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門逐步實(shí)現(xiàn)了信息化管理。然而，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，各部門往往各自為政，獨(dú)立開展，選擇不同的供應(yīng)商進(jìn)行采購。這種分散的做法雖然在短期內(nèi)提高了各部門的效率，但從長遠(yuǎn)來看，給信息的整合和管理埋下了隱患。在這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的采購和建設(shè)過程中，各部門并未與檔案管理部門進(jìn)行在線歸檔需求溝通。這一缺乏協(xié)調(diào)的狀況，將導(dǎo)致檔案管理部門在后續(xù)的歸檔工作中面臨重重困難。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的供應(yīng)商在技術(shù)水平、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等方面存在顯著差異，建設(shè)和運(yùn)維的時(shí)間線也各不相同，系統(tǒng)上線后，往往會(huì)出現(xiàn)歸檔需求與實(shí)際情況不符的情況，確保這些系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔成為一項(xiàng)復(fù)雜且重要的任務(wù)。因此，在實(shí)施電子文件在線歸檔之前，檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地參與到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的需求建設(shè)中，確保在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和功能實(shí)現(xiàn)的初期階段就考慮到歸檔的需求。檔案管理部門應(yīng)與信息化部門、業(yè)務(wù)部門共同制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口規(guī)范，確保不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠順利交換和共享。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，檔案管理部門應(yīng)定期參與項(xiàng)目評審和驗(yàn)收，確保系統(tǒng)滿足電子文件在線歸檔的要求。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)供應(yīng)商的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其了解高校的檔案管理制度和要求，從而更好地支持電子文件在線歸檔工作。

（三）在線歸檔的數(shù)據(jù)安全

安全性是電子檔案“四性檢測”的重要內(nèi)容之一。隨著電子文件數(shù)量的不斷增長，數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失等風(fēng)險(xiǎn)日益增加，這對高校電子文件的安全構(gòu)成了威脅。目前，很多檔案管理系統(tǒng)的四性檢測功能中，并未與安全軟件進(jìn)行集成，沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)電子文件的安全性檢測，一旦在線歸檔的數(shù)據(jù)出現(xiàn)安全問題，將對檔案系統(tǒng)造成嚴(yán)重影響。因此，檔案部門要加強(qiáng)與信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門、軟件廠商的溝通與協(xié)作，從技術(shù)保障、系統(tǒng)權(quán)限、管理制度等多個(gè)方面考慮，確保在電子文件歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)中，安全性問題得到充分考慮和解決。首先，應(yīng)建立完善的安全防護(hù)體系，配備防火墻、入侵檢測、漏洞掃描、安全審計(jì)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)施，對電子文件傳輸過程進(jìn)行全方位的保護(hù)。其次，應(yīng)加強(qiáng)對電子文件的訪問控制，實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問和修改電子文件。最后，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員、兼職檔案員和業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，使其能夠正確管理電子文件，防止人為因素導(dǎo)致的安全問題。

（四）在線歸檔的對接方式

目前，高校在實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔方面主要采用兩種方式：一種是通過WebService服務(wù)集成的方式，即直接將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對接；另一種則是中間庫的方式，即各業(yè)務(wù)系統(tǒng)將電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝，推送到中間庫，然后由中間庫將數(shù)據(jù)傳輸至檔案系統(tǒng)。

然而，在采用WebService方式進(jìn)行電子文件在線歸檔時(shí)，面臨著對接數(shù)量龐大、成本較高、對接過程復(fù)雜及歸檔功能過于集中的挑戰(zhàn)[。相比之下，中間庫方式在電子文件在線歸檔中展現(xiàn)出顯著優(yōu)勢。它通過統(tǒng)一的中間層進(jìn)行數(shù)據(jù)交互和信息共享，首先，有效減少了各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的兼容性問題，進(jìn)而降低了系統(tǒng)集成成本；其次，中間庫的緩沖機(jī)制，使得系統(tǒng)在應(yīng)對數(shù)據(jù)高峰時(shí)更加從容；此外，中間庫支持多方提供，增強(qiáng)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，為未來的系統(tǒng)升級和功能擴(kuò)展提供了便利。因此，許多高校更傾向于選擇中間庫的方式來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線歸檔。

在智慧校園建設(shè)的背景下，各高校建立了大數(shù)據(jù)中心，以便統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，共同建設(shè)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。這種方式能夠在保障信息安全的前提下，有序開放數(shù)據(jù)。因此，依托智慧校園建設(shè)的成果，將中間庫建立在大數(shù)據(jù)中心之上，能夠更高效地實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的接收與傳輸。此外，還可以利用大數(shù)據(jù)中心的分析能力，對歸檔的電子文件進(jìn)行深度挖掘和分析，從而為學(xué)校的決策提供數(shù)據(jù)支持。

結(jié)束語

總之，高校電子文件在線歸檔是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然選擇。它不僅能有效降低檔案管理成本，提高檔案資源利用的及時(shí)性，還能提升傳統(tǒng)載體檔案的安全性，為高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展注入新的活力。然而，當(dāng)前高校在電子文件在線歸檔方面仍面臨諸多挑戰(zhàn)，包括制度建設(shè)的滯后、業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的壁壘、數(shù)據(jù)安全隱患及對接方式的選擇等。通過建立健全電子文件在線歸檔制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接溝通，引入成熟的安全技術(shù)和依托大數(shù)據(jù)中心構(gòu)建歸檔中間庫等方式，可以有效地解決這些問題。未來，隨著智慧校園建設(shè)的不斷深入和技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校電子文件在線歸檔將會(huì)更加全面和系統(tǒng)，為學(xué)校的信息化管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高校檔案館應(yīng)繼續(xù)積極參與智慧校園建設(shè)，推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為教育信息化的持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

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作者簡介：危艷華（1989—），女，漢族，湖北仙桃人碩士。

研究方向：檔案信息化。