在項(xiàng)目管理中,非招標(biāo)采購(gòu)作為一種靈活的采購(gòu)方式,對(duì)于滿足特定需求和應(yīng)對(duì)緊急情況具有不可替代的作用。然而,由于其固有的特點(diǎn),如缺乏競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和透明度,非招標(biāo)采購(gòu)的成本控制往往面臨諸多難題。這些難題不僅影響了采購(gòu)效率,還可能導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算的超支。因此,探討有效的成本控制方法,對(duì)于提高項(xiàng)目管理的效率和效益具有重要意義。本文旨在分析非招標(biāo)采購(gòu)成本控制的現(xiàn)狀和挑戰(zhàn),并提出相應(yīng)的解決策略,以期為項(xiàng)目管理實(shí)踐提供參考。
一、非招標(biāo)采購(gòu)在項(xiàng)目管理中的重要性
非招標(biāo)采購(gòu)在項(xiàng)目管理中扮演著至關(guān)重要的角色,尤其是在需要快速響應(yīng)市場(chǎng)變化、處理緊急情況或采購(gòu)特殊物品時(shí)。與傳統(tǒng)的招標(biāo)采購(gòu)相比,非招標(biāo)采購(gòu)具有靈活性高、效率快的特點(diǎn),能夠有效縮短采購(gòu)周期,加快項(xiàng)自進(jìn)度。在項(xiàng)自管理中,時(shí)間往往是決定成敗的關(guān)鍵因素,非招標(biāo)采購(gòu)能夠幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)迅速獲得所需資源,確保項(xiàng)目按時(shí)完成[。此外,非招標(biāo)采購(gòu)在處理緊急需求時(shí)顯得尤為重要。例如,在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,可能會(huì)出現(xiàn)設(shè)備故障或材料短缺等突發(fā)狀況,此時(shí)通過(guò)非招標(biāo)采購(gòu)能夠迅速采購(gòu)到必要的備件或材料,避免項(xiàng)目延期。此外,非招標(biāo)采購(gòu)還可以通過(guò)談判獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和條件,進(jìn)一步降低項(xiàng)目成本。
二、項(xiàng)目管理中非招標(biāo)采購(gòu)成本控制的難題
(一)采購(gòu)價(jià)格難以透明
1.供應(yīng)商報(bào)價(jià)不透明,難以進(jìn)行合理比較非招標(biāo)采購(gòu)模式中,供應(yīng)商一般都是以自主談判的形式給出報(bào)價(jià),但是這種報(bào)價(jià)往往沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),造成透明度不高。不同的供應(yīng)商對(duì)于類(lèi)似產(chǎn)品或者服務(wù)可能會(huì)采取完全不同的定價(jià)策略,一方面體現(xiàn)出供應(yīng)商之間成本結(jié)構(gòu)與利潤(rùn)需求上的差別,另一方面卻給采購(gòu)方進(jìn)行合理對(duì)比帶來(lái)較大困難[。比如,有些供應(yīng)商會(huì)夸大技術(shù)要求或者隱性費(fèi)用等,使采購(gòu)方很難判斷出價(jià)是否屬實(shí)。另外,信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題廣泛存在,供應(yīng)商對(duì)市場(chǎng)價(jià)格信息的把握較多,采購(gòu)方難以獲得完整數(shù)據(jù),信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題直接影響采購(gòu)決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性,并加大成本風(fēng)險(xiǎn)。
2.采購(gòu)過(guò)程缺乏競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,導(dǎo)致效率低下
非招標(biāo)采購(gòu)一般由于時(shí)間緊或者要求特殊等原因繞過(guò)傳統(tǒng)招標(biāo)程序進(jìn)行采購(gòu),雖然加快了采購(gòu)過(guò)程,一定程度上也使采購(gòu)方失去了運(yùn)用競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制進(jìn)行成本壓縮的可能性。在競(jìng)爭(zhēng)不充分的情況下,供應(yīng)商易采用保守乃至激進(jìn)報(bào)價(jià)策略向采購(gòu)方轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)[。另外,由于受競(jìng)爭(zhēng)者報(bào)名數(shù)量的制約,缺乏足夠多的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,采購(gòu)方議價(jià)能力減弱,致使得不到有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)價(jià)。實(shí)際運(yùn)作中采購(gòu)人員對(duì)單一供應(yīng)商的過(guò)分依賴會(huì)造成“路徑依賴”,議價(jià)能力較弱,從而導(dǎo)致成本較高。競(jìng)爭(zhēng)的缺失不僅會(huì)影響采購(gòu)的效率,還會(huì)造成項(xiàng)目整體效益不高。
(二)數(shù)字化合同開(kāi)發(fā)工作量難以確認(rèn)
1.需求不能準(zhǔn)確預(yù)估
在國(guó)家“十三五”規(guī)劃中,數(shù)字化轉(zhuǎn)型被作為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略之一,尤其在項(xiàng)目管理領(lǐng)域,數(shù)字化合同的應(yīng)用逐漸成為企業(yè)提高效率、降低成本的關(guān)鍵手段。然而,在非招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目中,數(shù)字化合同的開(kāi)發(fā)工作量難以準(zhǔn)確確認(rèn),其中一個(gè)主要原因是需求難以預(yù)估。由于項(xiàng)目的復(fù)雜性和多樣性,尤其是對(duì)于一些新興行業(yè)或技術(shù)領(lǐng)域,需求往往無(wú)法在項(xiàng)目初期就完全明確。這種不確定性導(dǎo)致了數(shù)字化合同開(kāi)發(fā)過(guò)程中,需求和功能的反復(fù)調(diào)整,增加了開(kāi)發(fā)工作量。例如,在一些非招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目中,需求可能因?yàn)槭袌?chǎng)變化、技術(shù)創(chuàng)新或政策調(diào)整而發(fā)生改變,導(dǎo)致合同開(kāi)發(fā)方需要頻繁修改合同條款和內(nèi)容。
2.價(jià)格未能完全覆蓋,容易導(dǎo)致條款變更
由于非招標(biāo)采購(gòu)具有靈活性,合同價(jià)格中一般都含有大量彈性條款,這可能會(huì)給今后價(jià)格調(diào)整與變動(dòng)埋下了隱患。合同條款可能沒(méi)有涉及全部細(xì)節(jié)和附加服務(wù),而且在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中要加上工作內(nèi)容,供應(yīng)商很容易提出附加費(fèi)用補(bǔ)償。這種改動(dòng)不僅使采購(gòu)成本提高,而且使預(yù)算的編制與控制十分困難。另外,由于合同范圍不明,采購(gòu)方也會(huì)喪失對(duì)價(jià)格的控制,長(zhǎng)時(shí)間積累下來(lái)的微小變動(dòng)也會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用產(chǎn)生重大影響。
3.供應(yīng)商長(zhǎng)期盤(pán)踞
非招標(biāo)采購(gòu)模式中的一些供應(yīng)商由于與采購(gòu)方的長(zhǎng)期合作而逐步形成了市場(chǎng)壟斷地位。在技術(shù)門(mén)檻很高或者供應(yīng)資源受限的地區(qū),這一現(xiàn)象特別普遍。供應(yīng)商處于壟斷地位會(huì)使議價(jià)權(quán)發(fā)生偏向,從而使采購(gòu)方不得不接受不合理價(jià)格。另外,長(zhǎng)期的合作會(huì)造成供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的降低和創(chuàng)新能力的削弱,進(jìn)而給項(xiàng)目績(jī)效帶來(lái)不利影響。供應(yīng)商在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)盤(pán)踞在市場(chǎng)上,妨礙新供應(yīng)商的進(jìn)入,降低市場(chǎng)活力和競(jìng)爭(zhēng)力,并從實(shí)質(zhì)上提高了采購(gòu)成本。
(三)采購(gòu)合同管理難度大
1.合同條款不清晰,容易導(dǎo)致后期的糾紛增加
在合同談判階段,迫于壓力,有些條款可能沒(méi)有得到充分論述或者明確細(xì)化,造成合同內(nèi)容出現(xiàn)表達(dá)不清、范圍不明等問(wèn)題。這類(lèi)模糊性條款對(duì)雙方以后的認(rèn)識(shí)與實(shí)施都提出了相當(dāng)大的挑戰(zhàn)。例如交付標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有詳列就會(huì)使雙方當(dāng)事人在交付內(nèi)容與交付質(zhì)量上預(yù)期不一而引起糾紛。因合同缺乏明確條款,當(dāng)事人在實(shí)施過(guò)程中易陷入法律糾紛之中,加大項(xiàng)目管理的復(fù)雜性與風(fēng)險(xiǎn)性,并可能會(huì)影響到項(xiàng)目的圓滿完成。
2.無(wú)法有效控制變更費(fèi)用,導(dǎo)致預(yù)算不準(zhǔn)確
對(duì)于非招標(biāo)采購(gòu)而言,變更條款一般是針對(duì)項(xiàng)自需求進(jìn)行調(diào)整與變更,但過(guò)于松散或者不夠清晰的變更條款容易造成預(yù)算不能得到有效管控。在更改期間,供應(yīng)商可能會(huì)使用這些不嚴(yán)格的規(guī)定來(lái)夸大實(shí)際需求,或者提高隱性費(fèi)用,從而使項(xiàng)目預(yù)算不能按期完成。采購(gòu)方往往很難在變更過(guò)程中及時(shí)確定這些不合理或者無(wú)效的成本調(diào)整,因?yàn)闆](méi)有對(duì)變更過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)測(cè)與審核,從而造成嚴(yán)重的預(yù)算超支現(xiàn)象。頻繁發(fā)生項(xiàng)目變更,不僅會(huì)擾亂原有資金安排,而且會(huì)造成資源浪費(fèi),嚴(yán)重者會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度與質(zhì)量。
(四)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督與管理不足
1.采購(gòu)環(huán)節(jié)中缺乏有效監(jiān)督,導(dǎo)致成本超支由于對(duì)采購(gòu)過(guò)程缺乏嚴(yán)格的審核和監(jiān)督程序,采購(gòu)人員在進(jìn)行決策時(shí)可能會(huì)受主觀因素或者外部壓力等因素的影響而做出不合理選擇,從而造成采購(gòu)價(jià)格過(guò)高或者數(shù)量過(guò)大。比如采購(gòu)人員有可能對(duì)市場(chǎng)價(jià)格評(píng)估不足,或者一味地追求采購(gòu)的合規(guī)性而忽視供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性,又會(huì)導(dǎo)致超出預(yù)算。沒(méi)有行之有效的責(zé)任劃分與審計(jì)機(jī)制使采購(gòu)中發(fā)生錯(cuò)誤或不規(guī)范行為時(shí)不能快速追究并整改,造成不正當(dāng)開(kāi)支不能及時(shí)整改,采購(gòu)成本進(jìn)一步提高。最后這些問(wèn)題累積起來(lái)可能會(huì)造成整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算失控,影響項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益及實(shí)施進(jìn)度。
2.監(jiān)控手段不完善,難以實(shí)時(shí)掌握采購(gòu)動(dòng)態(tài)
在國(guó)家“十三五”規(guī)劃中,數(shù)字化轉(zhuǎn)型被視為提升產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要驅(qū)動(dòng)力。然而,目前許多企業(yè)面臨著數(shù)字化系統(tǒng)間“信息孤島”的問(wèn)題,尤其是公司內(nèi)部的數(shù)字化系統(tǒng)與集團(tuán)及國(guó)資委要求的系統(tǒng)之間缺乏有效接口,導(dǎo)致數(shù)據(jù)源不統(tǒng)一。為了滿足各方監(jiān)管要求,企業(yè)需要反復(fù)進(jìn)行信息錄入,這樣既會(huì)增加工作量,也會(huì)導(dǎo)致監(jiān)督成本上升,還會(huì)直接影響采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督與管理,難以實(shí)時(shí)掌握采購(gòu)動(dòng)態(tài)。換句話說(shuō),企業(yè)將更多精力花費(fèi)在了信息的重復(fù)錄入和數(shù)據(jù)不一致的處理上,而不是通過(guò)技術(shù)手段提升采購(gòu)的透明度和監(jiān)控效率。
三、項(xiàng)目管理中非招標(biāo)采購(gòu)成本控制策略
(一)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研與定價(jià)透明化
1.通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研來(lái)了解市場(chǎng)行情,合理定價(jià)
進(jìn)行采購(gòu)之前,綜合考察供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格,服務(wù)質(zhì)量及市場(chǎng)份額,能夠形成較為明確的市場(chǎng)定位。特別是在瞬息萬(wàn)變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,原材料、人工成本以及物流費(fèi)用的價(jià)格易出現(xiàn)波動(dòng),市場(chǎng)信息不足可能造成采購(gòu)價(jià)格過(guò)高或者資源浪費(fèi)。另外,市場(chǎng)調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的潛在資源,從而避免了在有限選擇下找不到最優(yōu)解決方案的問(wèn)題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過(guò)系統(tǒng)性市場(chǎng)分析可以把握市場(chǎng)實(shí)際狀況,為制定合理定價(jià)打下基礎(chǔ)。合理的市場(chǎng)定價(jià)既有利于采購(gòu)成本的降低,又可以在一定程度上增加談判的主動(dòng)權(quán)與靈活性,從而有效避免由于信息不充分而造成的成本支出過(guò)高。
2.利用大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)提高定價(jià)準(zhǔn)確性
對(duì)于非招標(biāo)采購(gòu)而言,運(yùn)用大數(shù)據(jù)與信息化技術(shù)來(lái)分析采購(gòu)定價(jià)能夠顯著提高定價(jià)科學(xué)性與精準(zhǔn)性。大數(shù)據(jù)技術(shù)從歷史價(jià)格數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈波動(dòng)趨勢(shì)、區(qū)域性成本差異等方面對(duì)大量市場(chǎng)信息進(jìn)行采集與分析,有助于企業(yè)對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)有一個(gè)更全面的認(rèn)識(shí)。同時(shí)信息化技術(shù)可以快速地對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行集成并產(chǎn)生詳細(xì)定價(jià)模型,以供采購(gòu)決策時(shí)參考。比如,通過(guò)云計(jì)算、數(shù)據(jù)分析平臺(tái)等,采購(gòu)團(tuán)隊(duì)能夠?qū)崟r(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格變化情況,并且根據(jù)企業(yè)本身采購(gòu)需求做出準(zhǔn)確匹配。
(二)規(guī)范合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制
1.明確合同條款,特別是價(jià)格、交付時(shí)間及質(zhì)量要求
明確合同條款對(duì)于規(guī)范非招標(biāo)采購(gòu)管理具有重要意義,同時(shí)對(duì)有效避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)有一定依據(jù)。就非招標(biāo)采購(gòu)而言,合同條款不明確容易造成采購(gòu)過(guò)程實(shí)施偏差,特別是價(jià)格,交付時(shí)間及質(zhì)量要求這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一是價(jià)格條款上,如果對(duì)報(bào)價(jià)方式及支付條件不作明確規(guī)定,易引起當(dāng)事人糾紛,甚至導(dǎo)致預(yù)算超支。二是交付時(shí)間不清晰會(huì)造成供應(yīng)鏈銜接問(wèn)題,影響項(xiàng)目進(jìn)度。比如,一些供應(yīng)商會(huì)因?yàn)槿狈贤s束而延誤交付,這對(duì)工程的執(zhí)行造成了不應(yīng)有的費(fèi)用增加。
2.采用績(jī)效考核與付款聯(lián)動(dòng)機(jī)制,控制項(xiàng)目變更費(fèi)用
項(xiàng)目變更費(fèi)用失控是非招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中普遍存在的一種成本風(fēng)險(xiǎn),績(jī)效考核和付款聯(lián)動(dòng)機(jī)制可以較好地解決這一難題。通過(guò)把供應(yīng)商績(jī)效表現(xiàn)同付款條件聯(lián)系起來(lái),可促使供應(yīng)商按照合同規(guī)定執(zhí)行工作,減少由于質(zhì)量問(wèn)題和進(jìn)度拖延而增加的費(fèi)用支出。比如,合同可對(duì)階段性任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的規(guī)定,并且直接和付款比例掛鉤,這樣既可保證供應(yīng)商集中精力履約,又可降低因變更而產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
(三)優(yōu)化供應(yīng)商選擇與評(píng)估機(jī)制
1.制定供應(yīng)商評(píng)選標(biāo)準(zhǔn),選擇合適的供應(yīng)商
在制定供應(yīng)商評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)時(shí),企業(yè)往往設(shè)定了具體要求,包括質(zhì)量控制、交貨期、價(jià)格水平、技術(shù)能力等。然而,盡管這些標(biāo)準(zhǔn)在理論上具有一定的指導(dǎo)意義,但在實(shí)際業(yè)務(wù)中往往難以完全落地。市場(chǎng)上大多數(shù)供應(yīng)商存在差異化,而不同的項(xiàng)目需求往往要求更靈活的應(yīng)對(duì)機(jī)制,這使得統(tǒng)一的評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)很難適應(yīng)各種不同情況。供應(yīng)商管控的不足常常源于對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理力度不夠,尤其是在長(zhǎng)期合作中,企業(yè)可能對(duì)部分供應(yīng)商產(chǎn)生依賴,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)防控薄弱。企業(yè)應(yīng)在評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)中留有一定的彈性,兼顧標(biāo)準(zhǔn)化與靈活性,通過(guò)優(yōu)化供應(yīng)商選擇與管理機(jī)制,確保既能保證質(zhì)量、降低成本,又能保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的多樣性。
2.增強(qiáng)供應(yīng)商的信譽(yù)調(diào)查與歷史的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估
供應(yīng)商的聲譽(yù)與歷史業(yè)績(jī),是評(píng)價(jià)供應(yīng)商是否適于長(zhǎng)期合作的一個(gè)重要參考指標(biāo)。非招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中忽略供應(yīng)商信譽(yù)調(diào)查會(huì)導(dǎo)致隱性成本的產(chǎn)生,如交付不按時(shí)或者產(chǎn)品質(zhì)量不過(guò)關(guān)。分析供應(yīng)商以往的合作記錄可清晰地認(rèn)識(shí)供應(yīng)商的履約能力及誠(chéng)信程度。比如,考察其歷史合同履行情況,糾紛記錄及客戶反饋等,可提供數(shù)據(jù)支持來(lái)評(píng)價(jià)其風(fēng)險(xiǎn)水平。另外,供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)的聲譽(yù)也可作為一個(gè)重要參考依據(jù),聲譽(yù)好的供應(yīng)商一般更關(guān)注履約質(zhì)量以降低后續(xù)管理難度。
(四)加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)控與管理
1.引入信息系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)進(jìn)行監(jiān)控
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)在采購(gòu)管理中逐漸擺脫了傳統(tǒng)的手工操作,轉(zhuǎn)而依賴更加智能化的系統(tǒng)平臺(tái)。許多企業(yè)已經(jīng)部署了合同管理系統(tǒng),但單一的系統(tǒng)往往無(wú)法滿足全面監(jiān)控采購(gòu)全過(guò)程的需求。通過(guò)信息系統(tǒng)的集成化設(shè)計(jì),企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)采購(gòu)流程的全程可視化與透明化。系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控供應(yīng)商的履約情況,自動(dòng)記錄合同的執(zhí)行進(jìn)度,及時(shí)反饋潛在的風(fēng)險(xiǎn)或偏差。
2.定期進(jìn)行采購(gòu)審計(jì),檢查成本控制情況
定期審計(jì)采購(gòu)活動(dòng)能夠發(fā)現(xiàn)可能存在的浪費(fèi)或者不規(guī)范行為,及時(shí)采取補(bǔ)救措施。審計(jì)內(nèi)容涉及供應(yīng)商合同履行情況,采購(gòu)成本是否合理,實(shí)施中存在哪些問(wèn)題。尤其對(duì)于大規(guī)模的采購(gòu)項(xiàng)目,審計(jì)有助于發(fā)現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)如重復(fù)采購(gòu)或者價(jià)格異常。另外,采購(gòu)審計(jì)也能為后續(xù)項(xiàng)目提供數(shù)據(jù)支撐,并通過(guò)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來(lái)優(yōu)化采購(gòu)策略。該流程在提升采購(gòu)規(guī)范性的同時(shí),也加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)成本的控制,對(duì)實(shí)現(xiàn)更加有效的采購(gòu)管理起到了保證作用。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,非招標(biāo)采購(gòu)雖然存在諸多挑戰(zhàn),但通過(guò)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研、規(guī)范合同管理、優(yōu)化供應(yīng)商選擇和加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程監(jiān)控等措施,可以有效提高成本控制的透明度和效率。這些措施的實(shí)施,不僅有助于降低采購(gòu)成本,還能提升項(xiàng)目管理的整體水平。
參考文獻(xiàn):
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(作者單位:中國(guó)核電工程有限公司)