基于數(shù)字化時代的不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設探究

DOI：10.12433/zgkjtz.20250613

在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)不動產(chǎn)登記檔案管理模式已經(jīng)不能適應新時期的發(fā)展需要，進一步提高不動產(chǎn)登記檔案管理水平，增強不動產(chǎn)登記檔案管理與開發(fā)利用能力，是當前不動產(chǎn)登記檔案管理工作需要解決的一個重要問題。在解決這一問題的過程中，信息化建設乃至關重要的手段與路徑，各地不動產(chǎn)登記管理機構務必積極推進不動產(chǎn)登記檔案管理信息化進程。借助信息化建設，不僅能夠提升不動產(chǎn)登記檔案管理的效率，還能進一步強化不動產(chǎn)登記檔案的開發(fā)與利用能力，從而使其在經(jīng)濟社會的發(fā)展中發(fā)揮更為顯著的作用。

一、不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設的意義

（一）提升檔案管理效率

信息化建設通過引入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理的電子化存儲、檢索和查閱，這不僅提高了檔案管理的效率，還有效地避免人工操作的效率低下和錯誤的出現(xiàn)，達到提高檔案管理效率的目的。另外，信息化建設也有助于提升不動產(chǎn)登記檔案管理的規(guī)范化和標準化水平，在信息化建設的過程中，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和檔案管理信息化平臺，確保檔案信息的準確性、完整性和一致性。電子檔案管理信息系統(tǒng)還能對不動產(chǎn)登記檔案進行自動分類、整理和歸檔，有效地避免紙質檔案因人為因素或其他因素導致的損壞或丟失等現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）保證檔案服務管理水平

如何進一步提高不動產(chǎn)登記檔案的服務管理水平，是新時期不動產(chǎn)登記檔案管理工作需要解決的一個核心問題。解決這一問題的過程中，不動產(chǎn)檔案信息化建設是一項重要措施，依托不動產(chǎn)登記電子檔案管理系統(tǒng)，可以快速查詢和獲取不動產(chǎn)的物權信息，可以為不動產(chǎn)的物權交易抵押等活動提供便利的條件。同時，也方便相關利益主體及時查詢和了解不動產(chǎn)的權利狀態(tài)，有效地節(jié)約時間和成本，提高不動產(chǎn)物權管理的準確性和可靠性。

（三）適應社會發(fā)展現(xiàn)實需要

通過對不動產(chǎn)登記檔案信息的統(tǒng)計和分析，政府可以較為客觀準確地了解房地產(chǎn)市場發(fā)展、不動產(chǎn)的建設情況，為制定和實施房地產(chǎn)調控政策提供科學的依據(jù)。而信息化建設也是推動檔案管理現(xiàn)代化的重要方法和手段，在引入現(xiàn)代信息技術和管理理念以后，不動產(chǎn)登記檔案管理步入數(shù)字化和智能化時代，顯著提高不動產(chǎn)登記檔案管理的效率和質量，還能推動不動產(chǎn)登記檔案管理事業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展，為不動產(chǎn)登記檔案價值的深度挖掘創(chuàng)造良好的條件，從而更好地發(fā)揮不動產(chǎn)登記檔案對經(jīng)濟社會發(fā)展的價值和作用[。

二、不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設的問題

（一）缺乏完善的信息化建設標準

不動產(chǎn)登記檔案涉及國土、住房和城鄉(xiāng)建設、海洋以及林業(yè)等多個領域，這些領域的內容原來由不同的國家機關負責，實行分權管理。在日常管理活動中，各機關在檔案管理的標準和方法上存在顯著差異，尤其在信息化管理的理解和應用上，差異更為突出，這無疑加大了不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的復雜性。由于缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和接口規(guī)范，不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務系統(tǒng)之間無法進行有效對接，導致“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象嚴重，無法實現(xiàn)信息的共享和互聯(lián)互通。同時，不動產(chǎn)登記檔案在信息化建設過程中面臨著較大的信息安全隱患，如數(shù)據(jù)泄露、篡改等風險。缺乏完善的不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設標準對實際工作產(chǎn)生了多方面的影響，由于各地在推進信息化建設時缺乏統(tǒng)一標準，導致系統(tǒng)差異性較大，加大了工作難度，降低了檔案信息化管理的工作效率。

（二）檔案信息化管理制度不完善

不動產(chǎn)登記檔案管理工作相對比較復雜，涉及的范圍比較多，但是其同樣屬于檔案管理。針對檔案管理，國家有明確的法律規(guī)定，具體的管理制度和規(guī)范都是由國家層面制定的。但是網(wǎng)絡環(huán)境建設工作則不同，國家并沒有對此作出詳細的規(guī)定，在實際實施過程中都是由地方政府的相關部門具體負責的。由于檔案信息化建設是一項非常復雜且系統(tǒng)的工作，所需要的資金比較多，并且也不是一朝一夕能夠達成的，在建設過程中所需的時間也比較多。這種情況下，地方政府相關職能部門對不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設的重視程度并不是很高，這也是導致不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設比較滯后的主要原因[。在缺乏具體制度的情況下，各地在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的過程中，只能是根據(jù)自身的發(fā)展需要進行探索，影響了整體進度和建設效果。

（三）檔案信息共享率比較低

不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的一個非常重要的目的就是更好地推動檔案信息的共享和利用，進一步發(fā)揮不動產(chǎn)登記檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用。當前，雖然各地在不動產(chǎn)登記檔案管理工作中已經(jīng)開始進行信息化探索，并且不少地區(qū)已經(jīng)開始應用信息化管理系統(tǒng)，但是在實際建設的過程中不動產(chǎn)檔案信息的共享率仍然比較低，所建立起來的管理信息系統(tǒng)并沒有與其他管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，導致信息孤島的現(xiàn)象仍然比較嚴重。由于城市建設發(fā)展速度的不斷加快，不動產(chǎn)登記檔案在城市建設和發(fā)展中的地位和作用非常重要，而信息孤島問題的長期存在，極大地影響了不動產(chǎn)登記檔案在城市建設和發(fā)展中的作用，也影響了其在地方經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用。

（四）電子檔案、歸檔保存調閱管理不足

不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的目的是更好地開發(fā)利用不動產(chǎn)登記檔案，進一步發(fā)揮其在經(jīng)濟社會發(fā)展中的價值。從現(xiàn)有的一些研究情況來看，雖然部分地區(qū)已經(jīng)初步實現(xiàn)了不動產(chǎn)登記檔案的信息化建設，并且開始著力推動不動產(chǎn)登記檔案的電子化建設，但是在不動產(chǎn)登記檔案的利用過程中，很多地區(qū)仍然采用傳統(tǒng)的掃描方式進行，尤其是跨部門的不動產(chǎn)登記檔案的深層次利用機制建設相對比較滯后[。之所以存在這樣的問題，主要是因為不同地區(qū)的技術因素的限制，因為不同地區(qū)的不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化建設和電子化建設的進度不一樣，于是開發(fā)利用機制也存在著明顯的不同，由于缺乏同步性，很多部門在開發(fā)利用的過程中，仍然習慣性地采用傳統(tǒng)的掃描方式。

（五）檔案信息安全問題突出

不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及國家和個人的核心利益，尤其是與個人隱私和財產(chǎn)安全等息息相關，因此，在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設過程中，信息安全問題備受關注。當前，對于不動產(chǎn)信息數(shù)字化成果，已實現(xiàn)互聯(lián)共享的部分信息，尤其是在數(shù)據(jù)推送、交匯過程中的數(shù)據(jù)安全更是當前系統(tǒng)建設的重中之重。共享與保密共存，完整與準確并存。實際工作中，不動產(chǎn)登記過后，存在個人信息被第三人不合理取得，尤其對于權利人，在信息溝通中，將證載信息、個人身份信息通過自助小程序或是微信公眾號實名認證查詢到本人名下的不動產(chǎn)登記信息未經(jīng)加密處理，直接發(fā)送給其他人，或是讓其他登錄自己的相關賬號來獲取登記信息的行為。

（六）檔案管理人員的信息化素養(yǎng)比較低

在推進不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的進程中，對檔案管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更為嚴格的標準和要求。然而，根據(jù)目前可獲取的研究資料和成果分析，不動產(chǎn)登記檔案管理人員普遍年齡較大，尤其是檔案管理專業(yè)出身的管理人員相對比較少，很多都是非檔案管理專業(yè)出身，檔案管理的基礎理論知識相對比較薄弱、能力有待提升。在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的過程中，這些檔案管理人員的信息化素養(yǎng)無法滿足現(xiàn)實要求，政府在檔案管理信息化建設當中有沒有建立與之對應的培訓提升機制，檔案管理人員的知識與能力長期以來未能得到及時更新與提升，這已成為制約不動產(chǎn)登記檔案信息化建設順利推進及其目標達成的關鍵因素。

三、數(shù)字化時代下不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設的對策

（一）健全不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設標準

盡管存在多種類型的不動產(chǎn)登記檔案，且各類檔案均具有其獨特特征，但它們的本質屬性是一致的。所以，在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的過程中，應該制定全國或地區(qū)性的統(tǒng)一標準和規(guī)范，確定各類不動產(chǎn)登記檔案信息的格式、存儲、交換等方面的標準和要求，確保不動產(chǎn)登記檔案管理工作的一致性。其中，要建立一個標準化的管理流程，明確包括采集、錄入、處理、存儲、查詢、開發(fā)利用等流程的每一個操作步驟的具體標準和規(guī)范。國家相關主管部門應該推出一個標準框架體系，供不同的不動產(chǎn)登記檔案管理部門學習和利用。

（二）完善不動產(chǎn)登記檔案信息化管理制度

由于不動產(chǎn)登記檔案信息化建設相對比較復雜，在建設過程中為了確保其順利實施并達到預期目標，各地應該進一步完善不動產(chǎn)登記檔案信息化管理制度，針對不動產(chǎn)登記檔案信息化建設過程中的各項問題作出詳細規(guī)定。主要包括檔案分類編碼、存儲、備份、查詢和使用等方面，確保制度能夠覆蓋不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的每一個環(huán)節(jié)和內容。除此之外，還應該通過制度建設明確不動產(chǎn)登記檔案的具體管理機構，必要情況下應該將分散的不動產(chǎn)登記檔案管理權限統(tǒng)一到一個部門，尤其是要明確檔案管理人員的具體職責和權限，確保檔案信息的合法合規(guī)使用，解決不動產(chǎn)登記檔案分散管理帶來的信息化建設難題。

（三）提升檔案信息共享水平

在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的過程中，解決檔案信息共享問題的方式，直接關聯(lián)到不動產(chǎn)登記檔案信息的開發(fā)與利用。解決這些問題的關鍵是建立不動產(chǎn)登記檔案的共享平臺，利用該平臺可以滿足跨部門、跨地區(qū)的不動產(chǎn)登記檔案信息共享問題。在平臺建設過程中，要依托云計算和大數(shù)據(jù)等技術，建立不動產(chǎn)登記檔案信息共享平臺，將不同管理部門當中所保存的不動產(chǎn)登記檔案信息集成在同一個平臺。這樣，即便是不動產(chǎn)登記檔案管理工作分屬于不同的部門，也可以利用同一個平臺實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案信息的共享。在這個過程中，關鍵是要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標準，方便不同管理部門的系統(tǒng)與平臺系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和信息共享，切實解決不動產(chǎn)登記檔案管理過程中存在的信息孤島問題。

（四）做好電子檔案歸檔保存、調閱管理

不動產(chǎn)登記檔案信息化建設要將重點放在電子檔案的歸檔上，要按照不動產(chǎn)登記檔案管理制度的相關規(guī)定，對電子檔案進行分類、編號、打包和存儲，確保電子檔案的完整性和可用性。尤其是要建立完善的電子檔案管理制度，明確具體的責任部門和責任單位，以及相應的管理權限。要完善電子檔案的調閱管理制度（包括調閱申請、調閱形式、調閱監(jiān)督機制等），確保不動產(chǎn)登記檔案在調閱的過程中能夠保證其安全性。在電子檔案的調閱當中，要明確調閱的技術機制，要明確具體的實現(xiàn)技術方案和手段，比如說關鍵詞查詢等方式。另外，考慮到電子檔案在使用過程中，可能會出現(xiàn)丟失和損壞，所以在保存過程中需要采用多重存儲技術和備份策略，確保電子檔案能夠得到長期保存和安全。

（五）認真做好檔案信息的安全管理

在不動產(chǎn)登記檔案信息化建設過程中，要做好管理信息系統(tǒng)和平臺的安全防護工作，積極應用防火墻、入侵檢測和數(shù)據(jù)加密等安全防護措施，尤其在數(shù)據(jù)傳輸過程中一定要采用加密傳輸方式，最大限度地保證檔案信息的安全性。除此之外，不動產(chǎn)登記檔案的管理機構應該建立健全安全管理制度，明確每一個工作崗位的具體安全責任，在制度建設過程中，應該包括具體的安全策略、安全操作規(guī)程和安全審計的內容等，確保不動產(chǎn)登記檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)都可以被追溯，一旦出現(xiàn)安全問題，可以及時確定責任。

（六）提升檔案管理人員的信息化水平

檔案管理人員的信息化水平直接關系不動產(chǎn)登記檔案信息化建設的順利實施及其目標的實現(xiàn)，為了進一步提高檔案管理人員的信息化水平，不動產(chǎn)登記檔案的管理機關可以定期組織檔案管理人員參加信息化知識和技能的專項培訓教育活動，學習檔案管理信息化的基礎理論知識和相關的操作技能，不斷提高他們的信息化素養(yǎng)。在培訓教育過程中，要借助先進的檔案管理技術和系統(tǒng)，讓檔案管理人員在實踐操作過程中應用和鍛煉自已所學的專業(yè)知識，不斷提高基礎理論知識的應用能力，將所學的知識真正轉化為自身的檔案管理能力。另外，為了滿足信息化建設的需要，不動產(chǎn)登記檔案管理機關可以定期組織檔案管理人員與其他部門或其他檔案管理機構進行交流和合作，分享管理經(jīng)驗和技術，進一步提高信息化建設能力和水平。

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（作者單位：南京鑫土地信息技術有限公司）